Pengajuan Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Pengajuan Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Dalam dunia kerja, reimbursement adalah hal yang sangat wajar dilakukan. Bagi Anda yang sering melakukan perjalanan bisnis di luar kantor atau bahkan di luar kota, terkadang perusahaan tidak bisa membayarkan anggaran tersebut secara langsung. Misalnya saja biaya transportasi selama perjalanan bisnis, biaya konsumsi, atau biaya telekomunikasi. Mau tidak mau, karyawan harus membayarkan terlebih dahulu menggunakan uang pribadi yang kemudian akan diganti oleh perusahaan. 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Secara sederhana, reimbursement adalah penggantian uang karyawan atas pengeluaran yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait dengan reimbursement. Yang terpenting, dalam pengajuan klaim wajib menyertakan bukti-bukti yang relevan seperti nota pembayaran, kuitansi atau invoice. Bukti tagihan atau bukti bayar ini umumnya berkaitan dengan biaya konsumsi, transportasi dan komunikasi.

Perusahaan berhak menolak reimbursement yang diajukan oleh karyawan jika tidak disertai bukti yang lengkap. Biasanya perusahaan akan membuat kebijakan dalam pengajuan reimbursement agar tidak mudah dilakukan penyelewengan oleh karyawan. Kebijakan tersebut dibuat agar karyawan lebih bertanggung jawab atas pengeluaran yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Untuk mempelajari perihal klaim dan reimbursement lebih lanjut, berikut ini akan dibahas mengenai proses pengajuan hingga masalah apa saja yang sering dihadapi.

Hal Penting yang Harus Diperhatikan Saat Mengajukan Reimbursement

Saat Anda hendak mengajukan reimbursement ke perusahaan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan secara teliti.

  • Paham Standar Operasional Prosedur (SOP) yang Berlaku

Seperti yang sudah dijelaskan di awal bahwa setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait reimbursement, termasuk juga SOP yang berlaku. Terlebih lagi untuk perusahaan besar, tentu aturan yang berlaku cukup rumit. Sebagai karyawan, sebaiknya Anda mengetahui bagaimana SOP yang berlaku di perusahaan untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur. 

  • Mempersiapkan Kelengkapan Dokumen

Sebelum mengajukan klaim reimbursement, pastikan bahwa seluruh dokumen yang dibutuhkan telah lengkap. Dokumen yang dibutuhkan biasanya berupa bukti pembayaran atau invoice dan lain sebagainya. Pastikan juga bahwa dokumen-dokumen tersebut asli, karena perusahaan hanya menerima pengajuan reimbursement sesuai bukti bayar yang asli. 

  • Jangan Ditunda

Perusahaan dengan skala besar biasanya akan membutuhkan waktu yang lama untuk proses reimbursement karyawannya. Sebaiknya Anda melakukan pengajuan reimbursement secepat mungkin setelah beban tersebut diterima. Beberapa perusahaan juga mungkin menerapkan aturan batasan waktu untuk menerima reimbursement  karyawan. Hal tersebut dilakukan untuk mengantisipasi adanya dokumen yang hilang. Semakin cepat Anda mengajukan klaim semakin cepat juga diproses oleh bagian terkait.

  • Cek Kembali Pengajuan Reimbursement

Setelah Anda menerima uang penggantian dari perusahaan, jangan lupa untuk mengecek kembali apakah jumlah yang diterima sama dengan klaim yang diajukan. Jika tidak, Anda dapat langsung menanyakan kepada pihak terkait dan jangan lupa menyertakan fotokopi bukti bayar sebagai pendukung. Dengan begitu, Anda sudah membantu perusahaan untuk menangani kesalahan informasi dalam pengajuan reimbursement.

Baca juga : Hindari Menunda Proses Reimbursement Jika Tidak Ingin Mengalami 3 Kerugian Ini!

Masalah yang Sering Terjadi saat Proses Reimbursement

Dalam prakteknya, seringkali terdapat masalah-masalah yang menghambat proses reimbursement. Masalah tersebut bisa saja datang dari peraturan perusahaan atau bisa juga dari kesalahan karyawan.

  • Dokumen Kurang Lengkap

Selama ini, dalam proses pengajuan reimbursement karyawan selalu disibukkan dengan pembuatan laporan secara manual. Ditambah lagi pengumpulan dokumen-dokumen pendukung, seperti nota atau struk pembayaran kepada bagian keuangan. Pengumpulan dokumen secara manual ini terkadang peluang untuk dokumen terselip atau hilang sangat besar. Apalagi jika dokumen tersebut jumlahnya cukup banyak. 

  • Proses Persetujuan Dokumen yang Lama

Di sisi lain, ada bagian keuangan yang sangat kerepotan dengan kegiatan administrasi secara manual. Setelah menerima dokumen yang diajukan oleh karyawan, bagian keuangan harus mendata bukti pembayaran. Selanjutnya dilakukan pengecekan atas limit nominal reimbursement karyawan tersebut. Setelah semua lengkap, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dari atasan sebelum mencairkan uang. Proses ini tentu memakan waktu yang cukup lama karena semua prosedurnya dilakukan secara manual.

  • Adanya Potensi Kecurangan 

Ternyata ada beberapa karyawan yang tidak jujur dalam mengajukan klaim perusahaan. Misalnya saja melakukan mark-up terhadap pengeluaran-pengeluaran yang nilainya kecil atau sedikit. Tentu saja hal ini sangat merugikan perusahaan. Untuk itu, tidak ada salahnya jika perusahaan memantau pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan. Dengan tidak adanya bantuan teknologi, potensi kecurangan ini sangat besar dilakukan oleh karyawan. 

Permudah Pengajuan Reimbursement dengan Fitur dari Talenta

Seiring berkembangnya teknologi, kini pengelolaan perusahaan menjadi lebih modern. Untuk membantu pencatatan dan pengajuan reimbursement, kini dapat dilakukan dengan adanya software HR. Sebelum memilih software HR terbaik untuk perusahaan Anda, pastikan juga bahwa software tersebut memiliki fitur reimbursement

Dengan menggunakan software reimbursement, perusahaan dapat menyesuaikan proses administrasi sesuai dengan rencana yang sudah dibuat. Dari sisi perusahaan juga bisa mengelola penggantian dana menjadi lebih cepat dan mudah. Bagi karyawan tentu akan merasa sangat dimudahkan dengan teknologi ini karena tidak perlu lagi mengumpulkan dokumen secara manual.

Software reimbursement adalah solusi dari masalah-masalah yang kerap dihadapi saat pengajuan reimbursement. Secara umum reimbursement yang dilakukan melalui perangkat lunak dapat mengurangi waktu administrasi dari layanan yang diberikan. Apalagi jika layanan ini dapat terintegrasi dengan layanan lain seperti payroll atau administrasi personalia. Dengan begitu, proses penggantian dana akan berjalan otomatis karena serba terintegrasi, misalnya saja dengan nomor rekening karyawan yang telah tersimpan di dalam sistem.

Jika Anda sedang mencari software reimbursement bagi perusahaan, software Talenta bisa menjadi pilihan yang tepat. Dengan Talenta, karyawan Anda dapat dengan mudah mengajukan reimbursement hingga memeriksa status pembayaran. Proses persetujuan klaim tentunya menjadi semakin cepat dilakukan karena jika dokumen sudah lengkap, maka pihak atasan dapat langsung memberikan persetujuan di mana saja dan kapan saja. 

Berbagai fitur yang ada pada Talenta dapat mempermudah pekerjaan administrasi perusahaan yang berhubungan dengan karyawan. Tidak hanya itu, Talenta juga dilengkapi dengan fitur payroll yang mempermudah perhitungan gaji karyawan. Semua proses administrasi dapat disesuaikan dengan aturan yang berlaku, termasuk potongan pajak atau iuran BPJS Ketenagakerjaan

Cara menggunakan fitur reimbursement Talenta cukup mudah. Anda diminta untuk mengisi form secara online kemudian jangan lupa untuk menambahkan unggahan foto struk atau nota bukti pembayaran. Selanjutnya akan diproses oleh sistem dan diteruskan kepada pihak keuangan serta pihak atasan untuk disetujui. Fitur ini sangat cocok untuk perusahaan yang karyawannya sering keluar kantor atau melakukan perjalanan dinas.

Harapannya produktivitas karyawan menjadi lebih meningkat dengan menggunakan fitur ini karena waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan administrasi manual jadi lebih sedikit. Dari sisi perusahaan juga diharapkan waktu untuk mengurus administrasi manual menjadi lebih efisien sehingga dapat digunakan untuk kegiatan yang lain. Dari sisi transparansi, tentu saja lebih terpantau karena ada sistem yang mengawasi secara otomatis. Mari bergabung sekarang dengan ribuan pengguna Talenta lainnya.


PUBLISHED03 Jan 2020
Risna
Risna