Insight Talenta

SOP Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

SOP Reimbursement jadi lebih mudah dengan Mekari Talenta, kok bisa? Begini penjelasannya!

Dalam dunia kerja, pengajuan reimbursement adalah hal yang sangat wajar dilakukan.

Bagi Anda yang sering melakukan perjalanan bisnis di luar kantor atau bahkan di luar kota, terkadang perusahaan tidak bisa membayarkan anggaran secara langsung.

Misalnya seperti biaya transportasi, biaya konsumsi, atau biaya telekomunikasi.

Mau tidak mau, karyawan harus membayarkan terlebih dahulu menggunakan uang pribadi yang kemudian akan diganti oleh perusahaan.

Secara sederhana, reimbursement adalah penggantian uang karyawan atas pengeluaran yang berkaitan dengan operasional perusahaan.

Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait dengan reimbursement.

Yang terpenting, dalam pengajuan klaim wajib menyertakan bukti-bukti yang relevan seperti nota pembayaran, kwitansi atau invoice.

Perusahaan berhak menolak pengajuan reimbursement yang diajukan oleh karyawan jika tidak disertai bukti yang lengkap.

Biasanya perusahaan akan membuat kebijakan dalam pengajuan agar tidak mudah dilakukan penyelewengan oleh karyawan.

Kebijakan tersebut dibuat agar karyawan lebih bertanggung jawab atas pengeluaran yang berkaitan dengan operasional perusahaan.

Bagaimana dan Kenapa SOP Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta?

Untuk mempelajari perihal klaim dan reimbursement lebih lanjut, berikut ini akan dibahas mengenai proses pengajuan hingga masalah apa saja yang sering dihadapi.

Bagaimana Dan Kenapa SOP Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta?

Hal Penting dan SOP yang Harus Diperhatikan Saat Pengajuan Reimbursement

Saat Anda hendak mengajukan reimbursement ke perusahaan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan secara teliti.

  • Paham Standar Operasional Prosedur ( SOP ) yang Berlaku

Seperti yang sudah dijelaskan di awal bahwa setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait reimbursement, termasuk juga SOP yang berlaku.

Terlebih lagi untuk perusahaan besar, tentu aturan yang berlaku cukup rumit.

Sebagai karyawan, sebaiknya Anda mengetahui bagaimana SOP yang berlaku di perusahaan untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur.

  • Mempersiapkan Kelengkapan Dokumen

Sebelum mengajukan klaim reimbursement, pastikan bahwa seluruh dokumen yang dibutuhkan telah lengkap.

Dokumen yang dibutuhkan biasanya berupa bukti pembayaran atau invoice dan lain sebagainya.

Pastikan juga bahwa dokumen-dokumen tersebut asli, karena perusahaan hanya menerima pengajuan SOP reimbursement sesuai bukti bayar yang asli.

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

  • Jangan Ditunda

Perusahaan dengan skala besar biasanya akan membutuhkan waktu yang lama untuk proses reimbursement karyawannya.

Sebaiknya Anda melakukan pengajuan reimbursement secepat mungkin setelah beban tersebut diterima.

Beberapa perusahaan juga mungkin menerapkan aturan batasan waktu untuk menerima reimbursement  karyawan.

Hal tersebut dilakukan untuk mengantisipasi adanya dokumen yang hilang.

Semakin cepat Anda mengajukan klaim semakin cepat juga diproses oleh bagian terkait.

  • Cek Kembali SOP Pengajuan Reimbursement

Setelah Anda menerima uang penggantian dari perusahaan, jangan lupa untuk mengecek kembali apakah jumlah yang diterima sama dengan klaim yang diajukan.

Jika tidak, Anda dapat langsung menanyakan kepada pihak terkait dan jangan lupa menyertakan fotokopi bukti bayar sebagai pendukung.

Dengan begitu, Anda sudah membantu perusahaan untuk menangani kesalahan informasi dalam pengajuan reimbursement.

Baca juga : Hindari Menunda Proses Reimbursement Jika Tidak Ingin Mengalami 3 Kerugian Ini!

Masalah yang Sering Terjadi saat Proses Reimbursement

Dalam prakteknya, seringkali terdapat masalah-masalah yang menghambat proses SOP reimbursement.

Masalah tersebut bisa saja datang dari peraturan perusahaan atau bisa juga dari kesalahan karyawan.

  • Dokumen Kurang Lengkap

Selama ini, dalam proses pengajuan reimbursement karyawan selalu disibukkan dengan pembuatan laporan secara manual.

Ditambah lagi pengumpulan dokumen-dokumen pendukung, seperti nota atau struk pembayaran kepada bagian keuangan.

Pengumpulan dokumen secara manual ini terkadang peluang untuk dokumen terselip atau hilang sangat besar.

Apalagi jika dokumen tersebut jumlahnya cukup banyak.

  • Proses Persetujuan Dokumen yang Lama

Di sisi lain, ada bagian keuangan yang sangat kerepotan dengan kegiatan administrasi secara manual.

Setelah menerima dokumen yang diajukan oleh karyawan, bagian keuangan harus mendata bukti pembayaran.

Selanjutnya dilakukan pengecekan atas limit nominal reimbursement karyawan tersebut.

Setelah semua lengkap, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dari atasan sebelum mencairkan uang.

Proses ini tentu memakan waktu yang cukup lama karena semua prosedurnya dilakukan secara manual.

  • Adanya Potensi Kecurangan 

Ternyata ada beberapa karyawan yang tidak jujur dalam mengajukan klaim perusahaan.

Misalnya saja melakukan mark-up terhadap pengeluaran-pengeluaran yang nilainya kecil atau sedikit.

Tentu saja hal ini sangat merugikan perusahaan. Untuk itu, tidak ada salahnya jika perusahaan memantau pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan.

Dengan tidak adanya bantuan teknologi, potensi kecurangan ini sangat besar dilakukan oleh karyawan.

Permudah SOP Reimbursement dengan Fitur dari Talenta

Seiring berkembangnya teknologi, kini pengelolaan perusahaan menjadi lebih modern.

Untuk membantu pencatatan dan pengajuan reimbursement, kini dapat dilakukan dengan adanya software HR.

Sebelum memilih software HR terbaik untuk perusahaan Anda, pastikan juga bahwa software tersebut memiliki fitur reimbursement.

Dengan menggunakan software reimbursement, perusahaan dapat menyesuaikan proses administrasi sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.

Dari sisi perusahaan juga bisa mengelola penggantian dana menjadi lebih cepat dan mudah.

Bagi karyawan tentu akan merasa sangat dimudahkan dengan teknologi ini karena tidak perlu lagi mengumpulkan dokumen secara manual.

Software reimbursementn seperti Mekari Talenta adalah solusi dari masalah-masalah yang kerap dihadapi saat pengajuan reimbursement.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Secara umum reimbursement yang dilakukan melalui perangkat lunak dapat mengurangi waktu administrasi dari layanan yang diberikan.

Apalagi jika layanan ini dapat terintegrasi dengan layanan lain seperti payroll atau administrasi personalia.

Dengan begitu, proses penggantian dana akan berjalan otomatis karena serba terintegrasi, misalnya saja dengan nomor rekening karyawan yang telah tersimpan di dalam sistem.

Jika Anda sedang mencari software dengan SOP reimbursement yang mudah bagi perusahaan, software Talenta bisa menjadi pilihan yang tepat.

Dengan Talenta, karyawan Anda dapat dengan mudah mengajukan reimbursement hingga memeriksa status pembayaran.

Proses persetujuan klaim tentunya menjadi semakin cepat dilakukan karena jika dokumen sudah lengkap, maka pihak atasan dapat langsung memberikan persetujuan di mana saja dan kapan saja.

Berbagai fitur yang ada pada Talenta dapat mempermudah pekerjaan administrasi perusahaan yang berhubungan dengan karyawan.

Tidak hanya itu, Talenta juga dilengkapi dengan fitur payroll yang mempermudah menghitung gaji pokok karyawan.

Semua proses administrasi dapat disesuaikan dengan aturan yang berlaku, termasuk potongan pajak atau iuran BPJS Ketenagakerjaan.

Mari bergabung sekarang dengan ribuan pengguna Talenta lainnya.

Cara Menggunakan Fitur Reimbursement Mekari Talenta

Permudah SOP Reimbursement dengan Fitur dari Talenta

 

Cara menggunakan fitur reimbursement Talenta cukup mudah.

Anda diminta untuk mengisi form secara online kemudian jangan lupa untuk menambahkan unggahan foto struk atau nota bukti pembayaran.

Selanjutnya akan diproses oleh sistem dan diteruskan kepada pihak keuangan serta pihak atasan untuk disetujui.

Fitur ini sangat cocok untuk perusahaan yang karyawannya sering keluar kantor atau melakukan perjalanan dinas.

Harapannya produktivitas karyawan menjadi lebih meningkat dengan menggunakan fitur ini karena waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan administrasi manual jadi lebih sedikit.

Dari sisi perusahaan juga diharapkan waktu untuk mengurus administrasi manual menjadi lebih efisien sehingga dapat digunakan untuk kegiatan yang lain.

Dari sisi transparansi, tentu saja lebih terpantau karena ada sistem yang mengawasi secara otomatis.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi absen Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!

Semoga penjelasan mengenai SOP Reimbursement jadi lebih mudah dengan Mekari Talenta diatas bisa berguna buat Anda.


PUBLISHED03 Jan 2022
Risna
Risna