Pembahasan Lengkap Seputar Software Employee Database

Pembahasan Lengkap Seputar Software Employee Database

Mencari software employee database yang ideal bukanlah hal yang mudah. Padahal, dengan software, pengelolaan semua data karyawan dalam satu pusat basis data HRD menjadi terorganisir dan lebih aman daripada cara manual.

Apa Itu Software Employee Database?

Software database karyawan adalah aplikasi yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan, mengelola dan melacak semua data karyawan.

Biasanya, software yang digunakan untuk program basis data karyawan berisikan serangkaian profil karyawan beserta informasinya.

Hal ini seperti nama, usia, jabatan, gaji, berapa lama bekerja, dan-lain-lain.

Software employee database biasanya berbasis employee self service (ESS), atau dikenal juga sebagai akses layanan mandiri karyawan sehingga setiap karyawan dapat menambah atau mengedit informasi mereka sendiri.

Note: Setiap pebisnis harus menyadari tentang adopsi teknologi yang harus dilakukan sesegera mungkin, seperti pengelolaan database karyawan. Baca artikel Mudah Kelola Database Karyawan dengan Aplikasi Talenta

Kenapa Harus Menggunakan Software Employee Database?

1. Menyimpan Data dengan Rapi

Mengakses data karyawan secara aman dan eksklusif berdasarkan peran dan tanggung jawab karyawan perusahaan. Perusahaan dapat menentukan dan membatasi editabilitas dan visibilitas setiap pengguna ke data. Tak ada lagi kehilangan data karena berada di tangan yang salah.

2. Mengawasi Data dengan Mudah

Software employee database memungkinkan karyawan mengetahui keseluruhan tim perusahaan dengan mudah. Kemudian HRD juga dengan mudah melihat keganjilan atas perilaku karyawan seperti sering sakit, absen, dan-lain.

3. Mengakses Data secara Mandiri

Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, ESS, yang berguna untuk mengurangi beban kerja dan kesalahan HRD dengan memberdayakan karyawan untuk mengakses dan mengedit data mereka pribadi. Namun, HRD tetap perlu menyetujui informasi tersebut demi keamanan.

4. Menghindari Kesalahan Entri Ganda

Memang, sulit untuk menjaga data karyawan ketika jumlah karyawan semakin banyak, berlapis sheet di excel, beratus data yang masuk di email, bahkan beberapa dokumen yang masih dalam berbentuk kertas, perlu didigitalkan.

Maka dari itu, software employee database membuat HRD dapat memasukan, memperbarui dan memeriksa catatan karyawan dengan cepat tapi juga tepat. HRD dapat dengan mudah mengetahui mana data yang pernah diinput dan belum.

5. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki keunikan masing-masing, termasuk soal kebutuhan data karyawan mereka. Biasanya, program dalam software dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Bahkan sampai ukuran t-shirt, golongan darah hingga alokasi peralatan kantor sekalipun. Alih-alih menyimpan detail tambahan seperti ini di excel terpisah, lebih baik dalam satu data terpusat.

6. Menjaga Keamanan Data 

Data karyawan tentu bersifat rahasia, data di excel dapat saja rusak terkena virus, hilang atau bahkan dicuri orang. Berbeda halnya dengan software, software employee database dapat memastikan akurasi dan keamanan tingkat tinggi untuk data perusahaan.

Secara singkatnya, software employee database yang ideal dapat…

  • Mudah digunakan dan diterapkan
  • User friendly dan mobile friendly
  • Akses yang disesuaikan dengan peran di perusahaan
  • Dilengkapi dengan akses layanan mandiri karyawan
  • Penyedia dapat dihubungi 24/7
  • Memberikan pemberitahuan otomatis kepada pemangku kepentingan
  • Menawarkan laporan dan rekapan yang dinamis dan kaya akan visual

Ketika Memilih Software, Apa yang Perlu Dihindari?

Kompleksitas Penyediaan fungsionalitas dari fitur basis data yang rumit dan sulit diatur. HRD dan karyawan perlu memahami dalam waktu lama untuk memanfaatkan software secara sepenuhnya. 
Biaya  Biaya untuk mengadopsi software sangat bervariasi, beberapa bahkan memerlukan biaya tambahan untuk setiap tambahan fitur.
Konversi & Transisi Hal ini termasuk biaya konversi data ke aplikasi, biaya pelatihan staff untuk menggunakan sistem baru dan mungkin tambahan staf spesialis aplikasi untuk membantu konversi data dan menjalankan sistem.
Kinerja Ketika berbagai data dimasukkan, maka penyimpanan data menjadi lebih besar. Tidak jarang aplikasi yang semakin banyak data semakin berjalan lebih lambat.
Kerentanan Karena semua desentralisasi pada satu aplikasi, kegagalan pada fitur tertentu dapat menghentikan sebagian operasional perusahaan.

 

Maka dari itu, ketika memilih software employee database, diperlukan kehati-hatian dan persiapan yang matang. 

Setidaknya, software sudah dipercaya dan digunakan oleh banyak perusahaan terutama di Indonesia.

Kenapa Harus Pilih Software Lokal dari Indonesia?

Dengan adanya globalisasi dan komunikasi yang sudah mendunia tanpa batas, mungkin perusahaan berpikir akan menggunakan software mana saja di dunia asalkan menguntungkan dari segi biaya dan operasional. 

Namun, beberapa hal ini membuat perusahaan berpikir ulang kenapa harus memilih software employee database dari Indonesia:

1. Lebih Mudah Berdiskusi dengan Penyedia

Ketika akan menggunakan software, perusahaan perlu bertukar gagasan dengan penyedia baik secara desain maupun proses pemindahan data yang aman untuk data karyawan.

Ketika berdiskusi dengan mudah, mengajukan pertanyaan, mendapat rincian dalam persyaratan perjanjian dan mendesain bagaimana kebutuhan perusahaan akan lebih terarah.

Hal ini juga mengurangi kesalahpahaman. Apalagi dengan pertemuan langsung, memungkinkan kedua belah pihak saling membaca bahasa tubuh dan lebih memahami apa yang dibicarakan.

2. Kolaborasi yang Lebih Baik

Kolaborasi memang mengasyikan dan menjadi tempat datangnya ide-ide, terutama saat akan memproses pemindahan data dari manual ke digital.

Perusahaan akan mendapatkan insight tentang pengelolaan data karyawan yang lebih baik, penyedia juga akan lebih memahami kebutuhan berbagai sektor industri akan data karyawan mereka.

3. Komunikasi yang Lebih Baik

Penyedia software mana pun pasti memiliki proses untuk memberi komunikasi rutin seperti pembaruan dan perubahan pada aplikasi, jenis komunikasi ini mungkin dapat disampaikan, diklarifikasi dan dipahami secara efektif dari jarak jauh.

Namun, beberapa komunikasi seperti feedback atas percobaan aplikasi, masalah yang terjadi karena satu dan lain hal, maupun proses transisi dari manual hingga go-live, lebih baik dikomunikasikan secara langsung.

Hal ini kembali ke bahasa tubuh dan intonasi karena pada kenyataanya,  kedua hal tersebut bisa menimbulkan kekhawatiran, kebingungan atau kekecewaan kedua belah pihak.

Note: Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan sehingga sistem databa karyawan berjalan maksimal. Bagaimana caranya? Ini 5 Cara Optimalkan Program Database Karyawan

4. Lebih Berkomitmen terhadap Perusahaan Anda

Tak kenal maka tak sayang, seperti istilah tersebut, yang melahirkan sebuah komitmen. Sama halnya dengan hubungan perusahaan dan penyedia software. 

Dalam satu negara, terlebih dalam pulau yang sama. Kedua pihak dapat mengenal satu sama lain dengan lebih baik lagi. Lalu, ketika terjadi masalah terhadap software, penyedia pasti langsung berusaha memperbaikinya.

Kenapa? Karena hal ini dalam menjadi citra penyedia dihadapan perusahaan lain. Ketika satu perusahaan nyaman, ribuan lain berdatangan. Tapi ketika perusahaan Anda kecewa dan tidak diperbaiki, maka kepercayaan perusahaan lain pun  mungkin akan hilang.

Jadi, dapat dipastikan bahwa penyedia lokal pasti berkomitmen melayani perusahaan Anda.

5. Menyesuaikan Regulasi Pemerintah dengan Lebih Mudah

Memang, tidak ada salahnya jika perusahaan memilih penyedia dari luar negeri yang mungkin saja sesuai kebutuhan dan harganya begitu menggiurkan.

Namun, bukannya lebih baik, jika penyedia sudah menyesuaikan diri dengan regulasi pemerintah yang ada sehingga perusahaan Anda tidak perlu takut melewati kewajiban yang harus dilakukan?

Jika perusahaan sudah pasti memilih penyedia Indonesia, maka dapat mencoba demo gratis Talenta.

Kenapa Harus Talenta?

Berkat software employee database Talenta, mengelola karyawan tidak pernah semudah ini. Mulai dari hal kecil seperti informasi pribadi dan pembayaran, hingga data yang perlu disesuaikan perusahaan.

HRD dan perusahaan memiliki kendali penuh atas semua data utama hanya di Talenta, di mana saja dan kapan saja. Menempatkan data secara terorganisir dan terpusat hanya di ujung jari Anda kapan pun membutuhkannya.

Cari software dengan keuntungan lebih banyak? Talenta jawabannya.

Apa sih yang diberikan Talenta untuk mengelola database karyawan? Fitur Add Employee salah satu contohnya!

Personal Data Karyawan

Employee ID* Isi dengan nomor ID karyawan. Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Format ID karyawan disesuaikan dengan ketentuan perusahaan. 
Barcode Isi dengan nomor yang digunakan karyawan pada saat absen di mesin finger print.Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Nomor ini akan mempengaruhi proses upload absensi. 
First Name Isi dengan nama depan karyawan (sesuai dengan kartu identitas). 
Last Name Isi dengan nama belakang karyawan (sesuai dengan kartu identitas). 
Email* Isi dengan email karyawan. Email ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Dapat diisi dengan dummy terlebih dahulu. Jika karyawan belum memiliki email dengan syarat unsur email terdapat “@namacompany.com” (simbol yang dibold wajib ada).
Identity Type Pilih jenis identitas yang akan digunakan pada data karyawan.
Expired Date Identity Isi dengan tanggal kadaluarsa. Centang checkbox untuk kartu identitas yang berlaku seumur hidup
No Identity Isi dengan nomor identitas yang berlaku. 
Postal Code Isi dengan nomor kode pos dari alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas. 
Citizen ID Address Isi dengan alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas. 
Residential Address Isi dengan alamat tempat tinggal. Centang apabila Residential Address sama dengan Citizen ID Address.
Place of Birth Isi dengan tempat lahir yang tertera pada kartu identitas. 
Date of Birth* Isi dengan tanggal lahir yang tertera pada kartu identitas. 
Mobile Phone Isi dengan nomor handphone. 
Phone Isi dengan nomor telepon rumah atau nomor telepon lain. 
Gender* Pilih jenis kelamin.
Marital Status* Pilih status perkawinan.
Blood Type Pilih golongan darah.
Religion* Pilih agama

 

Untuk lebih lengkapnya, pahami bagaimana dan cara menggunakan Talenta.

Selain database, Talenta juga menghadirkan solusi lain untuk perusahaan. Diantaranya:

  • Payroll: Menghitung dan membayar gaji karyawan dimana pun dan kapan pun. Diintegrasikan dengan absensi online,  benefit karyawan layanan HR lain. Potongan Tapera, BPJS serta insentif pajak dalam satu aplikasi.
  • Manajemen Waktu: Absensi berbasis mobile yang memudahkan, atur jam kerja parsial dan shift serta perhitungan cuti dan lembur yang otomatis.
  • HRIS: Kebutuhan HR akan database, payroll hingga survei kesehatan dan pengumuman dapat dilakukan dalam aplikasi.


PUBLISHED03 Jul 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah