Aplikasi Project Management Membantu Pekerjaan Lebih Lancar

Setiap perusahaan pasti mengharapkan hasil yang memuaskan dari suatu project, tetapi  kadang suatu project menghasilkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor yang salah satunya adalah pengelolaan yang rumit, sehingga penting untuk menggunakan aplikasi project management untuk memaksimalkan hasil.

Aplikasi project management atau software manajemen proyek merupakan aplikasi yang dirancang untuk memfasilitasi pengerjaan proyek dan membuatnya lebih efisien. Aplikasi project management bisa diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga dapat digunakan oleh berbagai jenis dan ukuran bisnis.

Baca Juga : Ini Dia Fitur Unggulan Talenta untuk Kelancaran WFH Anda

Namun, ketika seorang project manager memutuskan untuk menggunakan aplikasi project management, mungkin akan terdapat beberapa anggota tim yang masih ragu.

Benarkah aplikasi manajemen proyek atau project management software dapat mempermudah alur kerja mereka? Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang diberikan? Simak penjelasannya berikut ini.

Tantangan Pada Proses Pengerjaan Project

Tantangan merupakan bagian dari pekerjaan itu sendiri, karenanya setiap pekerjaan pasti memiliki tantangannya masing-masing yang harus diatasi oleh setiap pekerja dan perusahaan agar visi perusahaan dapat tercapai.

Setidaknya ada 3 (tiga) tantangan yang seringkali muncul pada pengerjaan suatu pekerjaan atau project, yaitu:

Miscommunication pada Deadline

Tantangan pertama yang paling mungkin terjadi adalah miscommunication pada deadline pengerjaan suatu project, karena pengerjaan project sendiri sangat bergantungan dengan deadline agar waktu penyelesaian tetap dapat terkontrol dengan baik maka tantangan ini bisa menjadi permasalahan yang kemudian memicu terjadinya konflik pada tim.

Konflik dengan Atasan

Lanjutan dari tantangan yang pertama, tantangan kedua yang seringkali muncul pada pengerjaan suatu pekerjaan atau proyek adalah adanya konflik yang terjadi, baik itu antara karyawan dan atasan maupun dengan sesama karyawan atau peer.

Konflik ini akan berpengaruh terhadap pengerjaan dan hasil yang dapat dicapai dari suatu project, karena pada dasarnya sebuah project sangat mengandalkan kemampuan team work yang baik antarkaryawan.

Baca Juga : Berbagi Strategi Untuk Menghindari Konflik di Tempat Kerja

Jalur Komunikasi

Yang ketiga adalah tidak ada atau belum adanya jalur komunikasi yang tepat dan mumpuni untuk memenuhi kebutuhan komunikasi internal antartim, tantangan ini sebenarnya merupakan tantangan yang utama harus diperhatikan dan dicari jalan keluarnya, karena tantangan pada komunikasi bisa menjadi titik awal dari kedua tantangan yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Aplikasi Project Management

Untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut diatas, project management harus diterapkan dalam setiap pekerjaan. Yang dimaksud dengan project management sendiri adalah suatu metode yang dilakukan secara sistematis untuk mengatur sebuah pekerjaan atau proyek agar hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan.

Pada project management sendiri meliputi beberapa tahapan atau proses manajemen yang William M. Fox adalah:

• Planning, tahapan dimana merencanakan suatu pekerjaan atau suatu proyek
• Organizing, tahapan yang bertujuan untuk melakukan pengaturan dan pengelompokkan kegiatan pekerjaan atau proyek setelah adanya tahap planning
• Controlling, tahapan melakukan kontrol terhadap proses pengerjaan dan evaluasi dari pekerjaan-pekerjaan yang sudah dilakukan pada proyek tersebut.

Namun meskipun sudah menerapkan project management lengkap dengan proses manajemennya, masih ada tantangan-tantangan yang harus dihadapi sebuah tim agar project yang dikerjakan dapat menghasilkan output yang diharapkan perusahaan.

Salah satu alasannya adalah project management yang dilakukan secara manual, dimana proses manual tersebut biasanya membutuhkan proses administrasi yang memakan banyak waktu. Untuk mengatasi tantangan ini, aplikasi project management bisa menjadi jawaban.

Aplikasi project management secara umum dapat diartikan sebagai suatu software yang khusus dikembangkan untuk dapat melakukan manajemen terhadap suatu project secara otomatis dan tersistem.

Baca Juga : Mengapa Software HR Berbasis Cloud Lebih Baik dari yang On-Premise?

Fitur ‘Create Task’ Aplikasi Project Management Talenta

Salah satu contoh aplikasi project management adalah Talenta dengan fitur Create Task yang memungkinkan pengelolaan manajemen seperti membagikan tugas, pengingat deadline dan pembagian informasi-informasi penting terkait dengan pengerjaan project dapat dilakukan dengan lebih cepat dan otomatis.

Berikut adalah tahap-tahap dalam membuat Task pada Talenta:

• Klik menu Dashboard
• Pilih Tab
• Klik Add
• Mengisi kolom yang tersedia sesuai dengan Task yang ingin dibuat seperti Task Name, Task Giver, Given to dan Time dan kirimkan Task yang telah dibuat tersebut menggunakan email kepada karyawan
• Anda dapat melihat Task yang sudah dibuat dan memantau perkembangan Task tersebut melalui halaman Dashboard

Fitur Create Task pada Talenta ini dapat memberikan banyak manfaat kepada tim khususnya dalam mengerjakan suatu project, seperti meminimalisir adanya miscommunication tentang deadline karena keterangan tenggat waktu sudah terekam dan dapat diinformasikan dengan baik.

Selain itu, dapat menjadi saluran komunikasi yang tepat bagi tim, sehingga meminimalisasi adanya konflik antara karyawan dan atasan. Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan project management. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis software untuk membuat jadwal kerja shift milik Talenta secara langsung.