Hal Yang Harus Anda Ketahui Tentang Onboarding Karyawan

Hal Yang Harus Anda Ketahui Tentang Onboarding Karyawan

Sumber Daya Manusia atau SDM merupakan salah satu pilar penting dalam berdirinya suatu bisnis atau perusahaan, oleh karena itu pengelolaan SDM di perusahaan juga harus menjadi hal penting yang harus diperhatikan. Dimulai dari pencarian talent terbaik dari kandidat yang ada untuk kemudian ditempatkan pada posisi yang dibutuhkan, hingga proses pengembangan karyawan menjadi SDM yang berkualitas dan dapat memberikan feedback yang diharapkan oleh perusahaan.
Pada perusahaan sendiri, hal-hal yang terkait dengan pengelolaan karyawan akan ditangani oleh satu departemen khusus yaitu Human Resource Department atau tim SDM. Salah tugas penting dari tim SDM adalah recruiting karyawan yang biasanya ditugaskan kepada tim recruitment.
Tugas utama tim rekrutmen, seperti namanya adalah melakukan rekrutmen untuk mencari talent terbaik untuk ditempatkan pada suatu posisi yang dibutuhkan perusahaan dengan melalui proses screening profile, interview dan kalibrasi dengan user untuk menyamakan pendapat tentang seorang kandidat.
Jika tim rekrutmen telah berhasil menjalankan fungsinya dengan baik, yaitu menemukan talent dengan kualitas dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan. Maka tugas tim HR lainnya adalah melakukan proses onboarding karyawan tersebut. Lalu apa yang dimaksud dengan onboarding karyawan, bagaimana prosesnya  dan apa fungsi dari proses tersebut?

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Apa itu Onboarding Karyawan?

Pada saat kandidat sudah dinyatakan lulus proses rekrutmen dan masuk menjadi bagian dari sebuah perusahaan, tentu perusahaan harus menyiapkan berbagai hal untuk menyambut karyawan tersebut agar nantinya ia dapat bekerja secara efektif sesuai dengan job description-nya di perusahaan tersebut.
Untuk memastikan karyawan yang baru masuk tersebut sudah menerima penyambutan dan penerimaan yang terstandarisasi, tim SDM perlu melakukan proses onboarding karyawan yang sudah tersistematis dengan baik.
Onboarding karyawan pada dasarnya merupakan proses transisi atau penyesuaian karyawan baru terhadap hal-hal yang menyangkut perusahaan, hal-hal tersebut dapat merupakan budaya kerja, sistem yang digunakan pada perusahaan, jenis pekerjaan, pengenalan kepada karyawan dan berbagai hal lainnya sehingga karyawan baru tersebut dapat memahami perusahaan tempatnya bekerja dengan lebih baik.

Apa Fungsi Dari Proses Onboarding Karyawan?

Anda mungkin berpikir apakah proses onboarding karyawan benar-benar dibutuhkan? Jika nantinya karyawan baru tersebut perlahan akan mempelajari hal-hal yang harus diketahui seiring dengan berjalannya waktu.
Hal ini dapat menjadi pemikiran yang salah, karena fungsi proses onboarding sendiri adalah pengenalan karyawan kepada perusahaan dan orang-orang didalamnya. Fungsi ini menjadikan proses onboarding penting untuk meningkatkan dan menjaga antusiasme new employee terhadap pekerjaannya di perusahaan tersebut dan membantu membentuk hubungan kerja yang baik antar karyawan.
Bila proses onboarding tidak dilaksanakan dengan baik dalam artian pelaksanaannya tidak terstruktur, maka akan ada kemungkinan karyawan baru yang sebelumnya sangat antusias untuk bisa berkontribusi pada sebuah perusahaan malah kehilangan motivasi karena merasa tidak diterima dan akhirnya meningkatkan jumlah turnover pada perusahaan tersebut.
Sedangkan, tingginya tingkat turnover karyawan akan memberikan dampak negatif kepada perusahaan seperti meningkatnya anggaran keuangan dan menghabiskan banyak waktu untuk mencari karyawan baru sebagai pengganti karyawan yang resign.
Baca juga: Ketahui 5 Manfaat Onboarding bagi Karyawan dan Perusahaan

Bagaimana Proses Onboarding Yang Baik?

Proses onboarding karyawan pada setiap perusahaan bisa sangat berbeda-beda, lalu bagaimana cara Anda mengetahui bahwa proses onboarding yang sudah diterapkan di perusahan Anda merupakan proses onboarding yang baik? Beberapa hal inilah yang harus dilakukank dalam proses onboarding karyawan yang baik:

  • Company Tour

Salah satu tahapan awal dalam proses onboarding karyawan pada sebuah perusahaan adalah mengajak karyawan tersebut untuk berkeliling dan memperkenalkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan tersebut, hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut dapat mengenal lebih baik mengenai perusahaan dan mengenal divisi-divisi mana saja yang akan terlibat langsung dengan pekerjaannya nantinya.
Selain memperkenalkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan, company tour juga berfungsi untuk memperkenalkan karyawan baru kepada karyawan lama. Hal ini berfungsi untuk membantu karyawan baru tersebut merasa diterima pada lingkungan perusahan yang akan meningkatkan rasa nyaman dan aman pada hubungan pekerjaan.

  • Proses yang Interaktif

Hal lainnya yang harus dilakukan adalah menciptakan komunikasi yang interaktif antara karyawan baru dan karyawan lama diperusahaan pada saat proses onboarding berlangsung, hal ini bisa Anda lakukan dengan cara membuat program seperti workshop yang menjelaskan mengenai hal-hal apa saja yang ada di perusahaan tersebut sehingga karyawan baru memiliki wadah untuk mengajukan pertanyaan kepada karyawan lama terkait dengan perusahaan pada saat workshop tersebut.
Atau hal lainnya adalah memperkenalkan karyawan baru pada saat acara rutin yang biasa diadakan oleh perusahaan sehingga karyawan lama dapat mengajukan pertanyaan langsung kepada new employee dan juga bisa menjadi proses ice breaking sehingga melatih karyawan baru tersebut untuk terbiasa melakukan pembicaraan dengan karyawan lama.

  • Memberikan Penjelasan Singkat Mengenai Perusahaan

Pada saat proses onboarding karyawan, hal penting yang harus dilakukan adalah memberikan informasi dan penjelasan singkat mengenai perusahaan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan rasa loyalitas kepada karyawan baru, dengan mengetahui informasi tentang perusahaannya maka karyawan baru tersebut akan merasa diikut sertakan dalam lingkungan pekerjaan.

  • Memberikan Beban Kerja Yang Ringan

Seperti hal baru lainnya, karyawan baru juga sedang dalam proses transisi dan masih perlu banyak belajar serta bimbingan. Oleh karena itu, penting untuk memberikan beban kerja yang tidak terlalu berat kepada karyawan baru. Hal ini bertujuan untuk membuat karyawan baru tersebut mengenal terlebih dahulu pekerjaan yang akan dia kerjakan nantinya sehingga bisa terbiasa dengan pekerjaannya.
Hal ini juga dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi akibat dari human error, karena seperti yang sama-sama kita ketahui bahwa karyawan baru masih memerlukan bimbingan untuk bisa mengerjakan pekerjaannya dengan benar sesuai dengan kebutuhan perusahan.

  • Ikut Setakan Dalam Diskusi

Semakin banyaknya diskusi yang dilakukan oleh karyawan baru, maka semakin cepat pemebelajaran yang bisa diserap oleh karyawan baru tersebut. Oleh karena itu, penting untuk mengikutsertakan karyawan baru pada diskusi-diskusi yang dilakukan oleh karyawan lama.
Diskusi ini juga dapat meningkatkan ikatan antar karyawan sehingga karyawan baru tidak lagi merasa enggan untuk bisa menanyakan atau bahkan memberikan ide-ide baru untuk perusahaan.

Software HR untuk Membantu Proses Onboarding Anda

Salah satu hal penting yang harus diperhatikan pada proses onboarding karyawan adalah kelengkapan data dan perlengkapan perusahaan untuk mendukung karyawan dalam pekerjaannya seperti laptop, id card, dan lain-lain. Karena masing-masing perusahaan memiliki peraturan untuk proses onboarding yang berbeda maka software HR yang digunakna juga harus memiliki kemampuan fleksibilitas yang sangat tinggi untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
Seperti Talenta, dengan aplikasi HR Talenta memungkinkan Anda untuk melakukan proses onboarding karyawan yang sesuai dengan peraturan perusahaan Anda. Talenta juga dapat membantu Anda mengelola tugas apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan baru dalam proses onboarding tersebut. melalui list of task dari fitur onboarding karyawan.
Karena Talenta dapat membantu Anda mengelola data secara terpusat, sehingga memudahkan Anda untuk membuat akun asuransi, mempersiapkan id card, ataupun kebutuhan-kebutuhan lain yang membutuhkan data karyawan secara lengkap dengan lebih cepat.
Beberapa hal mengenai proses onbaording karyawan yang telah dijelaskan diatas, semoga dapat menjadi bahan pertimbangan Anda yang mungkin  belum menerapkan proses onboarding karyawan yang sesuai maupun bagi Anda yang sedang mempertimbangkan dalam menggunakan software HR untuk memudahkan pekerjaan Anda.


PUBLISHED09 Dec 2019
Ervina
Ervina