Insight Talenta

Pelajari Hal-Hal Wajib dalam Membuat SOP Pemerintahan

Pelajari Hal-Hal Wajib dalam Membuat SOP Pemerintahan

Pada dasarnya, kegiatan di dalam perusahaan atau organisasi akan berjalan dengan lancar karena adanya standar dan aturan sesuai tujuan yang diinginkan. Hal ini tentu wajib ditentukan sebagai petunjuk staff atau karyawan dalam melakukan pekerjaan. Aturan atau standar ini biasa disebut dengan Standar Operasional Prosedur, disingkat SOP. Perusahaan yang ingin membuat sebuah SOP tentu harus melakukan riset atau mencontoh SOP yang sudah ada salah satunya SOP Pemerintahan. Hal ini digunakan untuk menghindari prosedur-prosedur yang tidak cocok atau justru memperlambat aktivitas perusahaan. Seperti apa SOP Pemerintahan yang mengatur para stafnya untuk melakukan kegiatan pemerintahan secara lancar, berikut penjelasannya.

Apa Itu Standar Operasional Prosedur?

Definisi standar operasional prosedur sendiri adalah sebuah pedoman yang digunakan suatu perusahaan atau organisasi dalam mendukung aktivitas pekerjaan. Di mana, seorang karyawan mampu menyelesaikan pekerjaan secara maksimal karena mereka mengetahui apa yang harus dan tidak perlu dilakukan. SOP juga digunakan sebagai tolak ukur apakah pekerjaan sudah sesuai aturan atau belum.
Mengacu pada SOP yang telah dibuat oleh Pemerintah melalui Kementrian Dalam Negeri atau KEMENDAGRI dan tertuang pada PERMENDAGRI Nmoer 52 Tahun 2011. Peraturan ini berkaitan tentang SOP yang diterapkan pada lingkungan pemerintah provinsi serta kabupaten atau kota. Selain itu, SOP juga masuk ke dalam Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan disingkat SOP-AP.

Fungsi dan Manfaat Standar Operasional Prosedur

Fungsi dari SOP-AP ini dibuat sebagai acuan berjalannya kinerja pemerintahan, di mana tugas serta fungsi pemerintah dapat dilaksanakan sesuai dengan SOP. Mencakup siapa, kapan, dan di mana pemerintahan bisa melaksanakan tugas mereka. Dengan begitu, pemerintahan dapat fokus melaksanakan tugas sesuai porsi dan bidangnya.
Selain fungsi, SOP juga memiliki manfaat yang begitu banyak ketika diterapkan. Berdasarkan Permenpan tahun 2008, tertulis pada Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008:

  1. Sebagai standarisasi atau ukuran cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri serta tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan cara mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan ukuran dan standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan program-program training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6. Menunjukkan bukti kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan acuan serta pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan serta menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Fungsi dan manfaat yang ada pada Standar Operasional Prosedur tentu memiliki dampak positif bagi perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuan. Lalu, apa yang menjadi langkah awal untuk membuat SOP sebagai aturan dan pedoman suatu perusahaan?

Langkah Awal Membuat SOP Pemerintahan

Sebelum membuat SOP, perusahaan atau organisasi harus memperhatikan hal-hal penting dalam membuat SOP. Mengingat aturan SOP nantinya digunakan sebagai pedoman perusahaan atau organisasi dalam melaksanakan pekerjaan. Lewat Peraturan Menteri Hukum dan HAM pada Nomor 14 tahun 2012, mekanisme penyusunan SOP tertuang di dalamnya. Di mana, mekanisme ini terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:

  • Persiapan Penyusunan SOP

Perusahaan atau organisasi biasanya harus membagi jenis penyusunan SOP pada level organisasi dan level kegiatan kerja. Penyusunan ini harus melibatkan jajaran dari anggota perdivisi. Dalam penyusunan SOP di level organisasi, biasanya melibatkan anggota pada level konsultan atau profesional yang berkompeten mengoptimalkan penyusunan SOP.
Lain halnya dengan penyusunan SOP untuk kegiatan kerja. Biasanya organisasi akan membentuk sebuah tim yang melibatkan anggota dari jajaran pelaksana sehingga penyusunan SOP ditangani oleh orang-orang yang paham dengan cara kerja SOP

  • Penilaian Kebutuhan SOP

Setelah proses penyusunan yang ditangani anggota terkait, proses penilaian dengan menganalisa kebutuhan SOP juga penting untuk dilakukan. Pada fase ini, tim terkait akan menentukan kebutuhan SOP apa yang sesuai dan mana yang kurang sesuai. Baik unit kerja atau organisasi sekalipun dapat mengidentifikasi apakah SOP membutuhkan tambahan kebutuhan atau dilakukannya beberapa revisi dari susunan SOP.

  • Pengembangan SOP

Pada tahap ini, sebuah organisasi atau perusahaan harus mengembangkan susunan yang telah ditentukan. Proses ini membutuhkan peninjauan tidak hanya satu kali, tetapi ada tahap-tahap yang harus dilalui sehingga menghasilkan SOP yang valid dan terverifikasi kredibilitasnya. Mengingat SOP ini akan dijadikan acuan dan aturan baku dalam menjalankan serta mencapai tujuan.

  • Penerapan SOP

Setelah penyusunan telah selesai ditinjau, dikembangkan, dan dirumuskan oleh pimpinan, tahap selanjutnya adalah penerapan SOP itu sendiri. Di mana, organisasi mulai melaksanakan kegiatan sesuai dengan SOP. Kebijakan SOP pada seluruh unit kerja harus sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Setiap unit kerja wajib mengetahui tentang ketentuan SOP seperti berikut:

    • Setiap unit pelaksana wajib mengetahui SOP baik yang baru atau diubah serta mengetahui alasan revisi SOP.
    • SOP wajib disebarluaskan dan digunakan oleh seluruh pelaksana, baik salinan asli atau fotokopi.
    • Seluruh pelaksana wajib menjalankan perannya sesuai SOP, di mana pengetahuan dan kemampuan untuk menerapkan SOP secara efektik dan optimal.
    • Setiap pelaksana wajib mengetahui mekanisme SOP dengan menganalisa, mengidentifikasi, dan mendukung penerapan SOP.
  • Pemantauan dan Evaluasi Penerapan SOP

Setiap aturan tentu memiliki celah atau kekurangan yang bisa muncul karena proses penerapannya. Oleh karena itu, sebagai acuan dan pedoman dalam melaksanakan kegiatam SOP harus dipantau dan dievaluasi sesuai dengan keefektifannya demi mencapai tujuan. Hasil evaluasi ini akan terus disempurnakan sejalan dengan permasalahan yang ditemukan ketika menerapkan SOP.

Jenis-Jenis SOP-AP

Menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan kerja, SOP-AP terbagi menjadi dua jenis yaitu SOP Teknis serta SOP Administrasi. Berdasarkan ketetapan hukum yang diatur oleh Menteri Hukum dan HAM tahun 2012, berikut penjelasan mengenai jenis SOP:

  • SOP Teknis

Berdasarkan fungsinya, SOP teknis yaitu rincian SOP yang sifatnya teknis. Seluruh prosedur dijelaskan secara teliti dan valid. SOP teknis bisa digunakan untu beberapa hal seperti pembimbingan pemasyarakatan, perawatan lahan, pembinaan narapidana, perawatan tahanan, pelayanan jasa hukum, dan layanan keimigrasian. Selain itu, SOP teknis juga dapat digunakan pada bidang kearsipan, pemeriksaan keuangan, perawatan sarana dan prasarana, layanan masyarakat dan kepegawaian, serta korespondensi.

  • SOP Administratif

Lain halnya bagi SOP yang sifatnya administratif. Di mana SOP ini digunakan pada bidang-bidang administratif pemerintahan mencakup perencanaan, penganggaran, dan penyelenggaraan dalam versi makro. Lain halnya pada versi makro, mencakup administratif operasional serta unit kerja dari yang kecil sampai besar dalam mengatur fungsi dan tugas suatu organisasi.
Setiap organisasi atau perusahaan yang ingin membuat SOP secara baik dan benar, bisa mengambil contoh dari SOP Pemerintahan. Hal ini dilakukan demi mengoptimalisasi aturan-aturan yang akan dibuat. Tentunya, SOP dibuat sebagai langkah jelas suatu organisasi atau perusahaan dalam mendidik anggotanya agar lebih disiplin dan paham setiap aturan yang sudah ditetapkan.
Nantinya, staf atau karyawan mampu menerapkan SOP dengan kemampuan dan pengalamannya dalam mencapai tujuan. Selain itu, perusahaan kini bisa memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan kinerja karyawannya dengan bantuan aplikasi karyawan yaitu Talenta. Fitur-fitur yang ada di Talenta ditujukan untuk dapat memudahkan suatu perusahaan seperti sistem payroll, absensi online, dan penyimpanan database karyawan. Ketahui lebih banyak tentang Talenta di sini.


PUBLISHED25 Nov 2019
Ervina
Ervina