Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah standar ketentuan dasar perusahaan yang digunakan untuk mengatur kinerja karyawan dan operasional secara keseluruhan. Tujuan utama dari SOP adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja yang harus karyawan ketahui agar dalam penerapannya mudah dipahami. Selain itu, adanya SOP menunjukkan bahwa perusahaan tersebut memiliki proses kerja yang efisien dan dapat dikelola dengan baik.

Dengan demikian, SOP dibuat dengan harapan dapat menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kualitas kerja. Serta memudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi program atau kinerja.

Standar Operasional Prosedur tersebut umumnya dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD, atau bahkan beberapa perusahaan menggunakan konsultan SOP. Dalam menyusun SOP perusahaan perlu adanya konsentrasi dan pertimbangan yang matang. Sebab, SOP tersebut akan menjadi acuan operasional perusahaan secara keseluruhan dan harus ditaati oleh karyawan. Oleh karena itu, dalam penyusunannya harus dipikirkan dengan seksama. Agar penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, simak 8 (delapan) langkah mudah menyusun SOP berikut ini.

1. Membentuk tim pembuatan SOP

Idealnya pembentukan tim SOP melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan. Selain itu, Human Resource Department (HRD) adalah bagian yang paling terlibat dalam proses ini. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan SOP sebagai bantuan eksternal perusahaan. Kunci utama dalam pembentukan tim penyusun SOP adalah mengikutsertakan orang-orang yang mengenal cara kerja, visi dan misi, serta prosedur perusahaan dengan baik.

2. Mempelajari proses bisnis perusahaan

Setelah tim terbentuk, pelajari keseluruhan proses yang berlangsung di perusahaan. Contohnya, apa saja yang terjadi sejak proses produksi, penjualan, pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa yang dibutuhkan? Siapa yang terlibat dalam setiap proses? Setiap perwakilan departemen bisa menganalisa secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Setelah data telah terkumpul, hubungan antar departemen dalam proses bisnis perusahaan bisa terlihat dengan jelas.

3. Menyusun flow chart

Buatlah urutan alur kerja berupa narasi yang sesuai dalam proses bisnis di perusahaan. Tujuan pembuatan flow chart tersebut adalah untuk memvisualisasikan data yang terkumpul sehingga hubungan antar departemen dapat terlihat dengan mudah. Tuliskan pula person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi masing-masing aktivitas.

4. Review hasil penyusunan flow chart setelah alur kerja dibuat

Periksa ulang flow chart yang telah dibuat dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen. Setiap departemen bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan pada flow chart yang telah dibuat. Hal ini untuk menemukan beberapa poin yang mungkin dianggap belum sesuai di masing-masing departemen. Setelah itu, perbaiki flow chart tersebut dengan hasil yang sudah final.

5. Simulasi SOP sebelum menerapkan SOP secara langsung

Setelah flow chart dengan hasil final telah selesai dibuat, saatnya untuk uji coba SOP perusahaan. Tujuan uji coba atau simulasi ini adalah untuk mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya. Setiap bagian SOP harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidaksesuaian saat penerapan, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.

6. Evaluasi dan lakukan perbaikan setelah simulasi dilakukan

Temukan ketidaksesuaian apa saja yang terjadi saat simulasi SOP. Segera evaluasi dengan tim penyusun SOP dan temukan bagian yang harus diperbaiki. Mengingat masing-masing departemen perusahan memiliki tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda. Maka, SOP dengan hasil final harus selaras dengan kondisi yang sebenarnya di perusahaan dan mewakili proses bisnis setiap elemen perusahaan agar SOP tetap dinilai fair.

7. Approval dan terapkan SOP yang telah dibuat

Setelah proses perbaikan selesai, maka SOP sudah bisa diterapkan. Mintalah persetujuan dan otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Setelah disetujui, SOP bisa mulai diterapkan. Buatlah salinan SOP, kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen untuk segera diterapkan.

8. Sosialisasikan SOP Perusahaan

Saat SOP telah bisa diterapkan, jangan lupa bahwa perusahaan perlu melakukan sosialisasi terkait SOP yang telah dibuat agar setiap karyawan tahu dan tidak melakukan kesalahan dalam bekerja. Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, menyebarkan informasi tentang SOP, atau membuat seminar dan penyuluhan terkait SOP perusahaan.

Baca juga: Mengenal Beragam Tipe Software HR yang Populer di Indonesia

 

SOP yang telah dibuat tersebut bisa segera diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dengan memiliki sistem SOP yang baik, karyawan dapat bekerja sesuai acuan dasar, lebih teratur, dan meminimalisasi adanya kesalahan dalam bekerja. Umumnya departemen HRD yang akan bertanggung jawab mengawal pelaksanaan SOP tersebut.

Sebagai HRD, Anda bisa membantu karyawan mematuhi SOP dengan memanfaatkan layanan software HR Talenta. Anda dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien, mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, penggajian, pemotongan pajak, THR dan BPJS. Dengan menggunakan teknologi berbasis cloud, karyawan pun bisa ikut menggunakannya sehingga memudahkan mereka dalam mematuhi SOP yang dibuat. Yuk daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga!

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
  • Indonesia
  • English
loading