Insight Talenta

Apa itu Competency Matrix System dan Manfaatnya untuk Perusahaan?

Dalam dunia kerja, Competency Matrix dikenal sebagai sistem penganalisis kemampuan karyawan di sebuah perusahaan. Pakar Human Resource dan salah satu instruktur AIHR Academy, Eric van Vulpen, lebih lanjut menjelaskan bahwa Competency Matrix System atau Skill Matrix sebagai alat untuk memetakan kemampuan (skill) yang dibutuhkan sebuah tim dalam proyek tertentu di perusahaan.

Matriks tersebut biasanya disajikan dalam bentuk table atau grid yang memperlihatkan kemampuan setiap karyawan yang terlibat. Staf HR profesional biasanya memakai alat ini sebagai sumber tepercaya.

competency matrix system

Peran Competency Matrix untuk perusahaan

Competency Matrix mengalami perkembangan sejak awal kemunculannya. Kini, alat tersebut sudah diaplikasikan dalam sebuah program yang terintegrasi. Versi software-nya mengadopsi sejumlah karakter sistem kompetensi terbaik dan disesuaikan dengan negara yang menggunakannya.

Sebagian besar perusahaan lantas memanfaatkan hasil dari Competency Matrix System untuk menilai performa para karyawan dengan akurasi tinggi. Hasil yang diperlihatkan berlaku untuk tiap kompetensi, entah secara umum untuk seluruh staf perusahaan maupun secara khusus di masing-masing divisi atau departemen yang bersangkutan.

Dengan ukuran jelas dan akurat, Competency Matrix System dapat dipahami karyawan secara cepat. Jadi, mereka dapat meningkatkan kemampuan mereka atau memperbaiki kesalahan yang selama ini tak mereka sadari.

Tahap-tahap penilaian dengan Competency Matrix

Ada pun langkah-langkah untuk menciptakan penialaian yang akurat dengan metode ini, antara lain:

  • Mendefinisikan skill yang relevan dengan proyek

Seperti yang telah disinggung, Competency Matrix System sering kali ditangani manajer dan staf HR untuk meningkatkan performa tim. Manajer perusahaan biasanya akan mengevaluasi kemampuan atau skill mana saja yang hilang. Dengan demikian tim tak akan ketinggalan tenggat, mampu menghindari konflik, dan mengatasi masalah lainnya. Oleh karena itu manajer dan staf HR akan menilai kemampuan yang dianggap relevan dengan proyek yang sedang ditangani.

  • Menilai anggota tim berdasarkan level kemampuan

Langkah selanjutnya yang dilakukan untuk mengevaluasi anggota tim untuk kebutuhan Competency Matrix adalah menganalisis level skill yang mereka kuasai sekarang. Sebenarnya, Anda dapat tanyakan langsung kepada mereka. Namun, kalau ingin mendapatkan hasil lebih baik, tes kompetensi bisa dipakai perusahaan.

Setidaknya ada empat kategori penilaian kinerja yang digunakan untuk mengetahui keahlian karyawan, antara lain 1) tidak punya kemampuan 2) level kemampuan dasar 3) level kemampuan menangah 4) level kemampuan tinggi. Akan tetapi, ada juga perusahaan yang punya kategori lain untuk mendapatkan hasil akurat dari tes kompetensi tersebut.

  • Menentukan minat karyawan sesuai tugasnya

Langkah ini sebenarnya merupakan tambahan untuk melengkapi langkah sebelumnya, terutama untuk mengetahui minat yang dikuasai karyawan berdasarkan tugas yang dikerjakan. Hasil yang terlihat dalam Competency Matrix pun beragam. Ada orang-orang yang baru mengeluarkan kemampuan terbaiknya saat dihadapkan pada tugas-tugas krusial dan ada pula yang kepayahan karena tidak mau mengerjakan tugas tersebut.

  • Menggabungkan semua informasi ke dalam matriks

Sudah mendapatkan informasi yang Anda butuhkan? Sekarang, masukkan data-data tersebut ke dalam Competency Matrix System. Jika langkah-langkah yang dilakukan sudah tepat, Anda bisa mendapatkan matriks berupa kemampuan yang ada dalam karyawan dan yang tak mereka kuasai.

Sebagai gambaran, berikut contoh sederhana dari Competency Matrix yang diperoleh dari empat langkah di atas.

Soraya Jamal Amalia Dona

Keahlian Minat Keahlian Minat Keahlian Minat Keahlian Minat

Penulisan teknis (0,0) 0 (0,0) 0 (3,1) 1 (0,0) 1

Penelitian legal (0,0) 1 (0,0) 0 (0,0) 1 (3,2) 0

Desain grafis (3,2) 1 (0,0) 1 (1,0) 0 (3,2) 1

Public speaking (1,1) 1 (0,0) 0 (0,0) 1 (0,0) 1

Peringkat keahlian diperlihatkan sebagai (X,Y) dengan keterangan:

X = level kemampuan atau pengetahuan karyawan

Y = level tanggung jawab dalam aplikasi kemampuan atau pengetahuan

Manfaat-manfaat Competency Matrix untuk perusahaan

Dengan penggunaan Competency Matrix System, berikut manfaat-manfaat yang akan didapatkan perusahaan.

1. Mengenal kemampuan tim proyek

Seperti yang telah disinggung, Competency Matrix merupakan alat utama yang membantu perusahaan membangun dan menilai tim secara keseluruhan.

Data-data yang dihasilkan akan membantu korporasi meninjau kemampuan yang sedang dikuasai maupun yang sudah lama hilang. Perusahaan pun akan dengan cepat memperkerjakan orang-orang baru untuk melengkapi kekosongan.

2. Memberi masukan kepada karyawan

Ada kalanya perusahaan kesulitan memberi masukan pada karyawannya. Namun, kehadiran matriks dapat membantu mereka dalam menyampaikan pendapat, saran, maupun kritik atas kinerja karyawan dengan landasan kuat.

Di lain pihak, karyawan dapat melihat langsung penilaian mereka dalam tabel, sehingga bisa mengembangkan talenta dan mengatasi kekurangan yang dimiliki.

3. Mengulik bakat-bakat tersembunyi

Ada kalanya, karyawan maupun perusahaan tak menyadari bakat maupun skill tersembunyi yang baru terlihat dari Competency Matrix.

Dari sini, korporasi pun dapat membantu pekerja-pekerja dengan mendaftarkan mereka ke pelatihan atau seminar untuk mengasahnya. Apalagi kalau bakat tersebut bisa memberikan pengaruh yang bagus untuk perusahaan.

4. Memberikan gambaran kepada klien

Ingin menarik perhatian klien? Supaya lebih meyakinkan dan profesional, perusahaan bisa menunjukkan tabel matriks kepada mereka. Biarkan klien menilai sejenak kemampuan yang dikuasai karyawan, tetapi jangan sembunyikan kekurangannya juga.

Dari sini, perusahaan dapat bernegosiasi dengan klien untuk mendapatkan kontrak kerja sama yang selama ini diincar.

Demikian informasi seputar Competency Matrix beserta cara perhitungan dan benefit-benefitnya terhadap perusahaan.

Mudah-mudahan penjelasan ini membantu Anda untuk memperoleh penilaian tentang keahlian dan minat para karyawan. Jadi perusahaan bisa mencapai tujuan yang selama ini ditargetkan dengan hasil maksimal.

Kelola Ribuan Matrik Kompetensi Jabatan Karyawan dengan Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan database karyawan.

Dengan software database karyawan perusahaan semua informasi kepegawaian akan terpusat dalam satu aplikasi saja, sehingga akan semakin mempermudah HR dalam mengelola database karyawan. Kunjungi https://www.talenta.co/fitur/software-hris/software-database-karyawan-perusahaan/ untuk mengetahui keunggulan lainnya.

Selain itu, Talenta juga dilengkapi dengan aplikasi penilaian kinerja karyawan yang akan membantu HR dalam menilai KPI karyawan secara kuantitatif berdasarkan capaian KPI masing-masing karyawan. Masih terdapat benefit lainnya yang dapat Anda temukan pada: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur – fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co.

Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

 


PUBLISHED01 Apr 2022
Made
Made