Tips Evaluasi Kinerja Karyawan yang Efisien untuk Perusahaan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu mengadakan evaluasi kinerja karyawan .Namun, manfaat utamanya adalah untuk menciptakan sistem penilaian dan penghargaan yang efektif bagi karyawan suatu perusahaan.

Evaluasi kerja yang efektif berisikan masukan positif serta poin-poin yang perlu diperbaiki oleh karyawan. Dengan begitu, para karyawan dapat mengenali keunggulan yang dapat dipertahankan dan kelemahan yang harus diperbaiki.

Apa itu evaluasi kinerja?

Dilansir dari Freshbook, evaluasi kinerja adalah penilaian dan peninjauan berkala terhadap karyawan di tempat kerja. Umumnya, manajer sumber daya manusia akan melakukan evaluasi kinerja setiap tahun atau periode tertentu secara reguler. Evaluasi kinerja memungkingkan pemberi kerja untuk mengukur keberhasilan karyawan. Informasi yang dikumpulkan melalui evaluasi kinerja ini nantinya dapat membantu pengambilan keputusan terkait kenaikan gaji, promosi, dan pemutusan hubungan kerja.

Susan M. Heathfield dari The Balance Career mendefinisikan evaluasi kinerja karyawan sebagai penilaian dan peninjauan terhadap kinerja pekerja. Sebagian besar perusahaan memiliki sistem evaluasi karyawan di mana karyawan akan dievaluasi secara teratur. Evaluasi kinerja yang dilakukan secara teratur dapat membantu mengingatkan para karyawan tentang harapan dan tuntutan manajer perusahaan kepada mereka.

Secara umum, evaluasi kinerja adalah penilaian berkala atas kinerja karyawan oleh manajer terkait dalam suatu perusahaan atau instansi. Evaluasi kinerja dapat digunakan untuk mengidentifikasi kemajuan kinerja karyawan, pencapaian, kolaborasi, dan hambatan mereka.

Adapun beberapa manfaat dari evaluasi kinerja ini antara lain adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan
• Meningkatkan kepuasan dan retensi kerja
• Meningkatkan kinerja dan profitabilitas
• Mengidentifikasi kandidat untuk promosi
• Memberikan bantuan bagi karyawan yang membutuhkan pelatihan
• Meningkatkan budaya perusahaan

Tujuan dibuatnya evaluasi kinerja karyawan

Melalui evaluasi kinerja, perusahaan dan karyawan sama-sama mendapatkan keuntungan sebagai berikut: 

• Memberikan penghargaan karyawan dengan kinerja yang baik

Evaluasi kinerja karyawan adalah momen bagi para manajer untuk mengukur kinerja individu maupun kelompok selama jangka waktu tertentu. Dari sinilah ditentukan siapa saja karyawan terbaik dan kompensasi apa yang akan diberikan. Bagi karyawan, penghargaan dari perusahaan dapat meningkatkan kepuasan dan semangat kerja. Karyawan yang bahagia dan bersemangat memiliki produktivitas lebih tinggi sehingga memberikan keuntungan bagi perusahaan.

• Mengetahui aspek yang harus diperbaiki

Selain menunjukkan keunggulan, evaluasi kinerja juga menunjukkan berbagai aspek yang harus diperbaiki oleh karyawan agar bisa bekerja dengan efektif. Akan tetapi, hal ini tidak menjadikan evaluasi kinerja sebagai suatu hal yang negatif. Contohnya, karyawan bisa membahas berbagai kesulitan terkait pekerjaan selama evaluasi kinerja. Jika seorang karyawan memiliki skill yang kurang, maka ini adalah kesempatan yang tepat untuk mencanangkan sebuah program pelatihan.

• Melindungi perusahaan secara hukum

Perusahaan berhak memutus hubungan kerja bila karyawan melakukan kesalahan yang amat fatal, tidak mampu memenuhi kewajiban, atau memiliki masalah lain yang berpengaruh terhadap perusahaan. Hasil evaluasi kinerja selalu disimpan dalam sebuah dokumen. Dokumen ini merupakan bentuk antisipasi terhadap mantan karyawan yang datang untuk menggugat perusahaan. Mereka mungkin adalah orang-orang yang diputus hubungan kerjanya karena alasan tertentu.

• Untuk menentukan pelatihan karyawan yang tepat

Setelah perusahaan tahu kelemahan dan kelebihan karyawan melalui proses evaluasi ini, maka dengan begitu perusahaan dapat menentukan jenis training  apa yang tepat untuk mendorong kemajuan karyawan. Melalui program pelatihan ini akan mampu menambah pengetahuan karyawan, meningkatkan skill  dan baik untuk pengembangan karier. Diharapkan setelah pelatihan ini, karyawan akan dapat berkontribusi maksimal bagi perusahaan.

Kapan evaluasi kinerja karyawan dilakukan?

Selanjutnya setelah mengetahui cara melakukan evaluasi kinerja, perusahaan perlu tahu kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut. Perlu kamu tahu bahwa, setiap perusahaan berbeda-beda dalam menentukan waktu yang tepat melakukan evaluasi kinerja ini. Hal itu tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Adapun umumnya evaluasi kinerja dilakukan dalam:

• Tahunan

Evaluasi kinerja setiap satu tahun sekali merupakan evaluasi yang umum dilakukan oleh perusahaan, terutama oleh perusahaan yang masih menerapkan sistem tradisional. Banyak perusahaan yang telah melakukan evaluasi ini salah satu alasanya karena perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak sehingga merasa kesulitan bila harus memberikan ulasan secara rutin kepada tiap karyawan tentang kinerja mereka.

• Semiannual

Laporan semiannual, biasanya dilakukan dalam waktu setahun dua kali. Idealnya evaluasi kinerja ini dilaksanakan pada awal bulan Januari dan awal bulan Juli. Salah satu pembahasan tentang evaluasi ini nantinya akan menjurus pada persentase kenaikan kompensasi. Dengan evaluasi kinerja yang adil, karyawan dapat menikmati kenaikan kompensasi yang objektif setiap 6 bulan sekali.

Nantinya evaluasi ini juga bisa difokuskan pada pengembangan karyawan, karena tinjauan ini bermanfaat bagi karyawan dalam jangka panjang. Menunjukkan pada mereka bagaimana bisa meningkatkan kinerja melalui umpan balik yang diterima.

• Kuartal

Tipe evaluasi kinerja yang terakhir biasanya dilakukan dalam waktu per kuartal atau triwulan. Jadi dalam setahun, perusahaan melakukan evaluasi kinerja sebanyak 4 kali. Tinjauan ini biasanya efektif bagi perusahaan startup atau rintisan yang ingin melakukan perbaikan dalam waktu yang singkat. Biasanya evaluasi kinerja yang dilakukan mencakup tujuan jangka pendek. Di mana evaluasi ini akan fokus pada umpan balik yang dijadwalkan secara teratur dari pada sekedar evaluasi kinerja yang komprehensif.

5 Cara melakukan evaluasi kinerja karyawan

Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan tim evaluator saat mengadakan evaluasi kerja:

• Lakukan evaluasi kerja sesuai kebutuhan

Evaluasi kinerja karyawan biasanya dilakukan sebanyak 1-2 kali setiap tahun. Meski demikian, hal ini tak harus menjadi patokan. HR dan manajer dapat mengadakan evaluasi berkala setiap beberapa bulan agar karyawan dapat mempersiapkan diri. Rentang waktu adalah hal yang penting dalam evaluasi kinerja. Perkembangan karyawan tidak dapat terlihat bila evaluasi terlalu sering dilakukan. Namun, evaluasi yang terlalu jarang juga tidak baik karena masalah yang ada jadi sulit tersampaikan.

• Evaluasi kinerja dengan tatap muka

Tim evaluator bisa memberikan daftar evaluasi kepada karyawan dalam bentuk tulisan sebagai gambaran awal. Akan tetapi, tulisan tidak dapat menggantikan evaluasi kinerja yang dilakukan secara tatap muka. Melalui tatap muka, interaksi antara karyawan dan tim evaluator menjadi lebih efektif. Kedua pihak dapat saling menyampaikan, mendengarkan, dan menanggapi masukan terhadap satu sama lain.

• Bersikap jujur

Setiap orang yang mengevaluasi karyawan harus mampu bersikap jujur dan berkata apa adanya. Jelaskan pesanmu dengan singkat dan jelas tanpa menutupi kesalahan yang memang perlu diperbaiki. Pada akhirnya, diskusi mengenai kinerja karyawan adalah sesuatu yang tidak terhindarkan. Jadi, sampaikanlah semua poin evaluasi tersebut kepada karyawan agar mereka memahami keunggulan dan kelemahannya.

• Memilih kata-kata yang sesuai

Perhatikan kata-kata yang kamu gunakan saat memberikan evaluasi. Gunakan istilah seperti ‘pencapaian’, ‘kemampuan berkomunikasi’, ‘perkembangan’, ‘kemampuan manjamen’, dan sejenisnya. Pilihlah kata-kata yang sespesifik mungkin saat menggunakan kata-kata itu. Ini akan membantu karyawan untuk menanggapi evaluasi kinerja tersebut dengan serius. 

• Ajak berdiskusi

Beberapa karyawan yang memiliki evaluasi kinerja yang buruk mungkin akan merasa frustasi. Maka dari Itu, sudah menjadi tanggung jawab manajer untuk memberikan umpan balik dengan cara mengajak berdiskusi. Mendorong karyawan untuk memberikan tanggapan atau alasan terhadap hasil evaluasi kinerja  yang buruk. Jangan lupa juga untuk memberikan saran dan solusi terhadap permasalahan tersebut.

Setelah itu, akhiri tahapan evaluasi kinerja dengan kesan positif yang membangun. Cara ini bermanfaat agar karyawan merasa terdorong untuk meningkatkan prestasinya atau memperbaiki kesalahan yang ia lakukan di lingkungan kerja.

3 Contoh formulir evaluasi kinerja

Adapun beberapa contoh formulir evaluasi kinerja yang umum dipakai dalam prosesnya adalah sebagai berikut:

• Tipe checklist

Formulir evaluasi kinerja jenis ini umumnya berisi tentang penilaian yang telah ditetapkan dalam pilihan – pilihan checklist. Evaluator atau karyawan yang menilai rekan-rekannya akan mengisi pilihan tersebut sesuai yang sudah ditetapkan sebagai pilihan. Untuk mengisi kekosongan pendapat pribadi umumnya disediakan kolom komentar di samping kolom checklist.

• Tipe skala

Tipe formulir evaluasi kinerja tipe skala umumnya berisi rentang penilaian terhadap beberapa aspek atau faktor yang dinilai dari seorang karyawan. Skala ini bisa berupa sangat baik hingga sangat buruk, atau tipe lainnya seperti sangat kurang hingga sangat baik.

• Tipe campuran

Formulir evaluasi kinerja karyawan tipe campuran umumnya mencakup tipe checklist dan skala dengan tambahan kolom rekomendasi langsung pada satu halaman formulir. Tipe formulir evaluasi kinerja jenis ini lebih sederhana dan taktis untuk memberikan penilaian terhadap pekerja secara holistik.

Kinerja keberhasilan evaluasi kinerja

Agar proses evaluasi kinerjamu berjalan dengan sukses dan tidak menjadi beban bagi karyawan, berikut akan dipaparkan kunci sukses keberhasilan evaluasi kinerja yang patut HRD dan manajer pertimbangkan. 

• Libatkan lebih banyak karyawan

Partisipasi karyawan dalam evaluasi kinerja sangat dibutuhkan karena akan mampu mendorong kepuasan karyawan, menumbuhkan motivasi kerja yang lebih besar, hingga karyawan merasa bila evaluasi itu berjalan dengan adil karena melibatkan juga dirinya.

• Mendapatkan umpan balik yang lebih teratur

Mendapatkan umpan balik atau feedback selama satu tahun sekali dalam proses evaluasi kinerja tentu tidak akan berdampak besar. Sebab, tentunya umpan balik ini akan lebih mudah dilupakan.

Oleh karena itu, tidak heran bila banyak karyawan yang ingin mendapat umpan balik yang sifatnya teratur untuk meningkatkan kinerja mereka. Manajer atau HRD bisa menggunakan teknologi berkelanjutan untuk melakukannya. 

• Berikan umpan balik yang lebih konstruktif

Agar daya kerja karyawan tidak menurun, akan lebih baik bila kamu menyampaikan umpan balik yang lebih konstruktif bagi karyawan. Umpan balik yang konstruktif maksudya umpan balik yang mampu mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerjanya dan menghilangkan perasaan negatif karena evalusi kinerja tersebut.

Dengan begitu diharapkan setelah evaluasi kinerja dilakukan karyawan menjadi lebih termotivasi lagi dalam bekerja.  

• Dasarkan pada observasi bukan asumsi

Evaluasi kinerja harus berjalan seobjektif mungkin, karena itu dalam melakukan ini sebaiknya tidak menilai karyawan berdasarkan asumsi melainkan hasil evauasi tersebut memang berdasarkan observasi dan data yang ada.

Dalam menyampaikan inipun perhatikan kata-kata yang digunakan. Hindari kata-kata berkesan pribadi seperti, ‘saya pikir’ atau melabeli karyawan dengan kata-kata “… kamu pengeluh” dan sebagainya.

Buat Laporan Penilaian Karyawan dengan Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan KPI.

Dengan dilengkapi KPI dashboard, Talenta memberi kemudahan pada Anda dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi proses manajemen KPI perusahaan, selengkap kunjungi tautan berikut https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-kpi/.

Sehingga hadirnya Mekari Talenta memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu Anda dalam menilai kinerja karyawan. Talenta dilengkapi dengan performance management software yang penilaian KPI secara dilakukan secara kuantitatif berdasarkan capaian KPI per individu. Selengkapnya dapat Anda akses pada link berikut https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Mekari Talenta:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

• Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
• Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
• Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
• Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
• Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!

Itulah evaluasi kinerja yang perlu karyawan dan perusahaan ketahui. Melalui tinjauan ini perusahaan akan mengetahui kontribusi yang diberikan karyawan, membangun lingkungan kerja yang adil, serta mendorong semangat karyawan untuk bekerja lebih keras. Selain itu, evaluasi yang baik juga akan memperkuat hubungan manajer dengan para karyawan. Melalui hubungan mitra yang baik, manajer dan karyawan bisa bekerja sama untuk memenuhi visi perusahaan.