Bagaimana Software HR Bantu Atur shift Kerja Call Center?

Bagaimana Software HR Bantu Atur shift Kerja Call Center?

Bagaimana software HR bantu atur shift kerja Call Center? Pengaturan shift kerja yang benar penting sekali, mengingat call center atau customer service termasuk pekerjaan garda terdepan dalam perjuangan bisnis perusahaan.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Bagi perusahaan, call center adalah wajah bagi bisnis perusahaan. Memiliki call center staff berkualitas adalah investasi besar bagi perusahaan. Salah satu cara meningkatkan kualitas call center bukan hanya pada etika dan juga teknis kerja, namun juga kepuasan kerja.

Bentuk dalam meningkatkan kepuasan kerja adalah penjadwalan yang memberikan keleluasaan kepada karyawan dengan menggunakan software shift kerja Talenta.

Call center biasanya bekerja 24 jam sehari, pagi-siang-malam-dan ketemu pagi lagi. Jika layanan atau penjadwalan jam kerja shift kacau, tentu ini akan merusak bisnis perusahaan Anda.

Bayangkan jika karyawan call center Anda tidak puas bekerja dengan Anda dan sedang mengalami kondisi stres saat melayani konsumen, mereka menjawab asal-asalan dan moody.

Hal itu bukan kesalahan call center Anda, namun juga bagaimana Anda mengatur jadwal yang baik dan memberikan kewenangan lebih terhadap karyawan Anda.

Selain masalah frustasi, jika Anda tidak mampu mengatur jadwal kerja shift mungkin terjadi adanya mismatch.

Misalnya di jam malam yang mungkin traffic keluhan konsumen lebih banyak dibanding siang dan Anda hanya menempatkan dua karyawan customer care, bagaimana?

Siap-siap, keluhan konsumen tentang perusahaan Anda akan membanjiri kolom berita internet bahkan kemungkinan terburuk Anda akan kehilangan konsumen Anda.

Baca juga: Ketahui Aturan Shift Kerja Karyawan Sesuai Perundang-undangan

Pentingnya Menggunakan Software HR dalam Atur Jadwal Shift?

 

Pentingnya Menggunakan Software HR dalam Atur Jadwal Shift?

 

 

Banyak perusahaan-perusahaan yang masih skeptis menggunakan software HR dengan alasan komersial dan masih mempertanyakan manfaatnya.

Padahal beberapa penelitian menjelaskan bahwa bertransformasi digital pada bidang sumber daya manusia adalah keharusan.

Karena dapat meningkatkan produktivitas dan kecepatan kinerja perusahaan di era yang memiliki ketidakmungkinan atau volatile.

Bahkan penelitian menjelaskan bahwa dengan menggunakan software HR dapat meningkatkan kecepatan kerja hingga 100%.

Anda tidak perlu membagikan jadwal kerja shift karyawan hanya menggunakan chat yang sewaktu-waktu karyawan bisa saja lupa.

Atau mendistribusikan dan mencatat jadwal pada selembar kertas atau cloud yang sangat terbatas yang bisa saja tercecer atau tidak bisa diakses oleh semua lini karyawan.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, masalah terbesar dalam mengatur jadwal shift kerja adalah penempatan shift yang tidak sesuai dengan jadwal dan jam sibuk atau jadwal yang bentrok.

Jika Anda menggunakan software HR, personalia dapat dengan mudah menghimpun dan mendistribusikan jadwal shift kerja.

Semua data terhimpun dalam cloud mahadata dimana semua orang termasuk karyawan dapat mengakses.

Namun bagaimana software HR dapat memaksimalkan pengelolaan jadwal shift kerja bagi karyawan call center?

  • Lebih Cepat dan Efektif

Sebuah studi menjelaskan, bahwa proses penjadwalan menggunakan software HR dapat mempercepat penjadwalan.

Studi tersebut memaparkan bahwa melakukan scheduling dengan normal setidaknya membutuhkan 5 sampai 8 menit, sedangkan jika menggunakan aplikasi atau software.

Selain lebih cepat, penggunaan software HR akan mengefektifkan tugas karena semua orang dalam lingkup kerja dapat mengakses dengan mudah dan dapat diakses dimana saja.

Tentu hal ini juga akan menghindari adanya overlapping scheduled atau bentrokan jadwal.

  • Fleksibilitas

Hal yang diinginkan oleh perusahaan dan juga karyawan adalah fleksibilitas.

Menggunakan software HR akan memberikan keleluasaan dan juga employee self-service artinya karyawan secara swadaya melakukan tugasnya serta memenuhi kebutuhannya.

Misalnya, perusahaan dan karyawan dapat membuat appointment dan assign kerja, permintaan pergantian shift, dan juga toleransi waktu kerja.

Selain itu, dengan fitur tersebut baik karyawan atau perusahaan dapat mengetahui jadwal lembur.

Seperti yang telah disampaikan sebelumnya, penggunaan software HR dapat dikelola dan diakses di manapun.

Misalnya, kantor pusat Anda berbeda lokasi dengan kantor call center, Anda tetap bisa berkomunikasi, mendistribusikan tugas, tracking, dan juga mengelola jadwal.

  • Rekapitulasi Data Karyawan Dengan Mudah

Pengolahan data berbasis cloud selalu disematkan pada teknologi pengolah data salah satunya adalah software HR.

Dengan pengolahan data berbasis cloud perusahaan dapat mengakses dan menyimpan dengan jumlah data yang besar.

Dibanding dengan penggunaan manual, Anda pasti kesulitan untuk mengakses dan juga menyimpan data karyawan.

Terlebih jumlah karyawan call center biasanya banyak dengan jadwal shift yang beragam.

  • Meningkatkan Retensi Karyawan

Retensi karyawan adalah penting bagi perusahaan apalagi jika itu berhubungan dengan jabatan call center service.

Bayangkan jika Anda memiliki karyawan customer care yang memiliki sikap dan etos kerja yang baik.

Namun karena kacaunya penjadwalan mereka tidak puas dan kecewa sehingga memutuskan untuk keluar dari perusahaan Anda.

Semakin rendah retensi karyawan, berarti semakin tinggi pula turnover karyawan.

Masalah turnover karyawan bukan hal yang harus dianggap sepele.

Tingginya turnover akan menggemukkan anggaran untuk sektor rekrutmen, pelatihan, dan hal-hal yang berkaitan dengan SDM.

Tingginya turnover karyawan bukanlah hal sepele karena dapat menggemukkan anggaran rekrutmen dan pelatihan

Software HR dapat memberikan fleksibilitas dan prinsip employee self-service.

Karyawan akan lebih mandiri dan juga merasa dilibatkan dalam proses pengembangan perusahaan.

Engagement, merasa difasilitasi baik keamanan dan kebutuhannya, karyawan akan merasa puas dalam bekerja.

Kepuasan inilah yang dapat meningkatkan retensi karyawan.

  • Transparansi

Pernahkah Anda sebagai call center selalu mencurigai tentang jam lembur yang diberlakukan perusahaan?

Atau sebaliknya, perusahaan merasa ada penurunan kinerja karena kecurigaan tersebut?

Penggunaan software shift kerja  yang tersematkan pada HRIS siap menghilangkan tembok kecurigaan tersebut.

Data real-time ini yang menjadikan transparansi dapat terjadi. Selain itu karyawan dan perusahaan dapat melakukan perjanjian jam kerja melalui software HRIS.

Pengajuan cuti dan lemburan pun dapat dilakukan dengan mudah. Talenta adalah salah satu software HRIS yang memiliki segala kemudahan tersebut.

Solusi seperti manajemen waktu, absensi, rekapitulasi data karyawan, dan juga penggajian dapat dihitung dan diolah dengan akurat, mudah, dan juga aman.

Anda bisa isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami, atau coba gratis Talenta sekarang dengan klik disini.


PUBLISHED20 Mar 2020
Hafidh
Hafidh