Insight Talenta

Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Software HR?

Pada 2018, salah satu survei di Amerika Serikat menyebutkan bahwa 79 persen manajemen HR memberdayakan teknologi Human Resources Information System (HRIS) terbaru agar bisa memberikan nilai tambah strategis pada perusahaan. Fenomena tersebut memberikan gambaran yang jelas mengenai kondisi perkembangan teknologi manajemen HR saat ini.  Teknologi-teknologi yang ada saat ini telah memberikan dampak yang signifikan terhadap pengelolaan HR. Mulai dari automasi administrasi, pengelolaan tenaga kerja, hingga manajemen kinerja dan pelayanan SDM yang terintegrasi menggunakan HR software.

Fitur Inti Semua HRIS

Sebelum memutuskan untuk melakukan transformasi digital dengan mengganti software HR ke perangkat yang baru, perusahaan dan manajemen HR perlu mempertimbangkan banyak hal. Fungsi-fungsi Human Resources Information System (HRIS) perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk mengintegrasikan software ke perusahaan, misalnya:

Database

Salah satu fungsi utama HRIS adalah menyimpan data-data ketenagakerjaan. Perannya sebagai pusat data tidak pernah tergantikan, bahkan sejak manajemen HR pertama kali diperkenalkan. HRIS harus mampu menyediakan fasilitas penyimpanan data tenaga kerja yang bisa diakses secara mudah dan komprehensif. Tak hanya itu, pusat data tersebut juga harus bisa diintegrasikan dengan modul-modul HRIS lainnya untuk memberikan pengalaman terbaik pada end-users, dalam hal ini karyawan.

Payroll 

Komponen vital lainnya dari HRIS adalah fitur pemrosesan payroll karyawan. Fitur ini lazimnya berkesinambungan dengan modul lain dalam HRIS seperti absensi, data tenaga kerja, dan manajemen kinerja. Selain mudah dan akuntabel, fitur proses payroll  harus memperhatikan akurasi dan keamanan karena akan sangat berpengaruh terhadap perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung. Survei menunjukkan bahwa menghitung payroll dengan cara-cara manual akan meningkatkan error rate hingga 8 persen. Bahkan 33 persen perusahaan merugi karena salah ketika menghitung payroll karyawannya.

Benefit

Selain payroll, fitur wajib HRIS lainnya adalah proses benefit karyawan seperti layanan kesehatan dan jaminan hari tua. Beberapa perusahaan juga memberikan benefit-benefit lain seperti olahraga, bantuan melahirkan, dan rekreasi. HRIS yang dibangun harus mampu mengakomodir semua plafon benefit yang disediakan oleh perusahaan dan dapat diakses secara mudah dan praktis. Layanan ini juga seringkali diintegrasikan dengan payroll untuk melakukan potongan-potongan atau tambahan-tambahan tertentu. Oleh karena itu, basis data dan kemampuan integrasi yang dimiliki software harus kuat untuk bisa mendukung kebutuhan tersebut.

HR Self-Service

Tak hanya mempermudah pekerjaan HR, modul HRIS juga harus mampu memberikan layanan self-service pada semua karyawan. Hal ini guna mengurangi beban HR sekaligus memberikan kebebasan akses data pribadi untuk setiap karyawan. Contoh sederhananya adalah akses ke slip gaji yang kerap digunakan untuk keperluan-keperluan kredit atau persuratan. 

Absensi dan Manajemen Jam Kerja

Pengelolaan absensi dan jam kerja karyawan adalah bagian vital dari pekerjaan HR. Apalagi untuk industri yang bergerak dengan sistem multiple shift atau 7 x 24 jam. Jika HRIS perusahaan tidak mendukung integrasi dengan sistem payroll dan modul lainnya, maka staff administrasi HR akan kewalahan untuk melakukan proses tersebut. Faktanya, 67 persen perusahaan manufaktur terbaik menggunakan sistem absensi dan jam kerja yang telah diautomasikan. Selain itu, dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan bahkan bisa menghemat total biaya hingga 6 persen per tahun sebagai hasil dari absensi yang tertib dan transparan.

 

Pertimbangan Tambahan saat Memilih Software HR

Perlu diketahui bahwa sebagian besar software HRIS telah menyediakan fitur-fitur inti tersebut. Sehingga banyak penyedia layanan software HR berlomba-lomba untuk menyediakan berbagai fitur tambahan, antara lain:

Sesuaikan software dengan kebutuhan

Hadirnya software HRIS berbasis cloud memberikan nuansa baru terhadap manajemen HR. Teknologi cloud memungkinkan data untuk diakses oleh seluruh tim HR kapan pun dan di mana pun. Software berbasis cloud sendiri dianggap sebagai opsi yang lebih murah jika dibandingkan dengan software on-premise. 

Oleh karena itu, software ini cocok bagi perusahaan yang tidak banyak menggelontorkan dana untuk membangun softwarenya sendiri. Tidak hanya itu, software cloud juga sangat cocok untuk perusahaan besar.

Tracking absensi secara real-time

Penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kebutuhan tracking kehadiran secara real-time. Software HRIS sangat mendukung fungsi ini dan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja hingga 14 persen dibandingkan menggunakan sistem absensi manual seperti fingerprint dan kartu absen

Kalkulasi absen yang presisi juga membantu HR dalam meningkatkan akurasi dalam perhitungan payroll. Selain itu, rekap absensi menjadi lebih cepat, mudah dan transparan, sehingga menjaga kredibilitas kerja HR. Bayangkan saja, perhitungan payroll yang membutuhkan waktu 20 menit saja per periode. Tidak hanya itu, dengan skema automasi absensi, karyawan dilibatkan dalam proses check and recheck atas data kehadirannya sendiri. 

Fitur reporting terpadu

Software HRIS diharapkan mampu untuk memberikan laporan ketenagakerjaan secara lengkap dan komprehensif.Sehingga ujungnya mampu mendorong produktivitas. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan yang ingin mentransformasikan proses HR-nya untuk memilih HRIS yang memberikan fitur automated reporting

Teknologi mobile

Automasi HR juga harus bisa diakses secara mobile, di mana pun dan kapan pun. Teknologi HRIS berbasis mobile pun harus mendukung fungsi self-service karyawan. Sehingga secara tidak langsung meningkatkan keterlibatan karyawan dalam kegiatan HR. 

Kesimpulan

Kebutuhan perusahaan atas segala fitur HR, selain mempertimbangkan fitur inti yaitu pengelolaan tenaga kerja, juga perlu mempertimbangkan kesesuaian dengan bisnis dan di industri. Contohnya industri manufaktur yang lebih membutuhkan fitur absensi dan penjadwalan shift yang kuat. Sementara industri lain seperti rektor riil lebih membutuhkan kredibilitas HRIS dari segi proses payroll. 

Menjawab tantangan tersebut, Talenta hadir sebagai solusi yang memberikan fitur-fitur yang sesuai untuk berbagai bisnis. Fitur seperti live attandance, time-tracking kehadiran pegawai, automasi proses  payroll, hingga akses benefit karyawan bisa dilakukan secara mobile. Kunjungi website Talenta atau untuk mencari tahu lebih fitur-fiturnya dengan mencoba gratis produk kami


PUBLISHED29 Jan 2020
Ageng
Ageng