Purchase Order (PO): Cara Memudahkan Bisnis Anda

Apa itu purchase order? sebelum mengetahui definisinya, Anda perlu memahami bahawa kegiatan utama pada sebuah perusahaan atau bisnis adalah kegiatan operasional. Kegiatan operasional itu sendiri merupakan kegiatan-kegiatan yang dijalankan oleh seluruh fungsi penting yang terdapat pada perusahaan dalam tujuannya membentuk rencana strategis yang dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bersama.

Kegiatan operasional dapat menyangkut banyak hal seperti pengelolaan sumber daya manusia, administrasi, pengelolaan bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi dan pengadaan benda yang dibutuhkan karyawan kantor juga merupakan bentuk kegiatan operasional dalam perusahaan atau bisnis.

Karena berkaitan dengan pengadaan benda, kegiatan operasional sangat berkaitan dengan manajemen pengadaan atau procurement management yang bertujuan untuk memastikan proses pengadaan barang sesuai dengan plan yang sudah dibuat sebelumnya sehingga produk yang dibutuhkan dapat tersedia disaat yang tepat dan dalam kuantitas serta kualitas yang diinginkan.

Jaga bisnis tetap produktif dengan Software HRD Terbaik

Procurement management sendiri dapat diartikan sebagai manajemen pengelolaan dalam usaha memperoleh barang atau jasa yang merupakan unsur penting dalam proses produksi di dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Selain memastikan pengadaan barang sesuai dengan perencanaan, procurement management juga bertugas untuk memilih supplier, memelihara hubungan profesional yang baik dengan supplier, mengimplementasikan teknologi yang sesuai, dan melakukan pembelian.

Baca juga: Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja di Perusahaan

Pada proses pembelian inilah procurement staff memberikan purchase order (PO) untuk dapat memudahkan kegiatan operasional pada perusahaan atau bisnis, lalu apa sebenarnya PO dan bagaimana fungsinya?
Dalam artikel berikut akan dijelaskan pengertian, fungsi dan manfaat dari purchase order (PO) yang dapat memudahkan kegiatan operasional pada bisnis dan perusahaan Anda.

Apa Itu PO atau Purchase Order?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, purchase order (PO) berkaitan dengan manajemen procurement dikarena PO sendiri merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh para pembeli yang berisikan informasi mengenai barang atau benda apa saja yang ingin dipesan. Secara sederhana PO dapat diartikan sebagai daftar barang-barang yang diinginkan atau dibutuhkan pembeli dari penjual atau penyedia.

Namun bukan sebatas hanya menjadi list dari barang-barang yang pembeli butuhkan, PO juga merupakan sebuah kontrak kerja sama antara pembeli dan penjual dalam bentuk jual-beli. Berbeda dengan invoice yang berisi daftar tagihan pembelian yang dibuat oleh penjual kepada pembeli, PO merupakan dokumen yang berisi daftar kebutuhan yang dibuat pembeli untuk kemudian diberikan kepada penjual.

Apa Saja Manfaat dari PO?

Sebagai daftar request barang dari pembeli kepada penjual, PO memiliki beberapa manfaat yang akan memudahkan kegiatan operasional pada bisnis dan perusahaan Anda. Beberapa manfaat dari PO atau purchase order adalah sebagai berikut:

• Menghindari Tindak Penipuan

Melakukan pembelian dengan purchase order akan membuat Anda terhindar dari penipuan yang bisa terjadi jika Anda melakukan pembelian secara langsung, hal ini dikarenakan saat Anda menggunakan PO maka Anda telah memiliki data-data mengenai barang-barang yang Anda butuhkan sehingga proses pembelian dapat lebih transparan dan tervalidasi datanya.

• Menentukan Harga Terlebih Dahulu

Bila biasanya harga dari barang yang ingin Anda beli akan ditentukan oleh penjual, dengan purchase order Anda dapat menentukan harga barang yang ingin Anda beli. Hal ini tentu memberikan manfaat yang cukup besar bagi Anda karena Anda dapat melakukan penghematan biaya dalam pembelian tersebut.

• Pengamanan Ketersediaan Barang

Jika Anda melakukan kegiatan jual-beli dengan metode konvensional yaitu dengan langsung mendatangi penjual untuk kemudian membeli barang yang Anda butuhkan, tidak menutup kemungkinan Anda malah kehabisan stok barang yang sebetulnya Anda butuhkan. Lain halnya jika Anda menggunakan PO, Anda dapat melakukan pengamanan terhadap ketersediaan barang yang Anda butuhkan.

• Memprioritaskan Kebutuhan

Manfaat lainnya yang sangat penting adalah Anda dapat meminimalisir kemungkinan adanya lonjakan pengeluaran karena Anda tidak membuat daftar prioritas kebutuhan dari perusahaan Anda.

• Memudahkan Pembuatan Laporan

Dengan PO Anda dapat dengan mudah membuat laporan atas pengeluaran dari kegiatan operasional perusahaan Anda, hal ini dikarenakan pada PO terdapat data-data yang dibutuhkan untuk membuat laporan bulanan dan menganalisis apakah pembelanjaan Anda pada suatu supplier tertentu sudah dapat dikatakan efektif.

Data Apa Saja yang Ada pada Purchase Order atau PO?

Karena pada dasarnya fungsi purchase order atau PO adalah daftar pemesanan, maka data mengenai detail pemesanan barang adalah hal wajib yang harus ada pada dokumen PO. Berikut merupakan data yang harus ada pada purchase order (PO):

• Nama Pembeli atau Pemesan

Data pembeli dalam purchase order harus jelas dan lengkap, karena fungsinya sebagai daftar permintaan pembelian barang tentu menjadikan nama pembeli atau pemesan menjadi penting untuk menghindari kesalahan informasi.

• Nama Perusahaan

Selain nama pembeli, nama perusahaan juga penting untuk ada di PO. Hal ini untuk menghindari kesalahan informasi karena adanya nama yang sama pada perusahaan yang berbeda.

• Alamat Pengiriman

Ada beberapa perusahaan dalam skala besar, memiliki kantor cabang yang tersebar di berbagai tempat. Oleh karena itu, dalam PO penting adanya informasi tentang alamat pengiriman untuk meminimalisir kesalahan alamat pada pengiriman barang.

• Alamat Penagihan

Data alamat penagihan pada PO berfungsi untuk memudahkan dalam proses pembayaran, oleh karena itulah penting untuk memasukkan data alamat penagihan dengan lengkap dan benar.

• Kontak Pembeli Atau Pemesan

Kelengkapan kontak pembeli atau pemesan yang dapat dihubungi seperti nomor telepon dan alamat email akan semakin memudahkan transaksi yang terjadi antara pembeli dan penjual.

• Detail Barang

Informasi lengkap berupa nama produk, jumlah yang diinginkan dan harga yang diajukan pada PO merupakan informasi penting yang dibutuhkan oleh penjual agar transaksi dapat berjalan dengan lebih cepat dan jelas.

• Metode Pembayaran

Informasi yang tidak kalah penting adalah tentang metode pembayaran, dengan informasi ini pembeli akan mengetahui metode pembayaran apa saja yang tersedia dan penjual akan mudah melakukan pengecekan pada proses pembayaran baik itu berupa cash, debit maupun kredit.

• Cara Pengiriman

Penjual membutuhkan data tentang cara pengiriman yang diinginkan oleh pembeli, karena tiap-tiap perusahaan pasti memiliki preferensi cara pengiriman yang berbeda-beda.

• Nomor Pesanan

Data terakhir yang harus ada pada PO adalah nomor pesanan yang akan pembeli dapatkan jika pesanan sudah di konfirmasi oleh penjual, nomor pesanan berfungsi sebagai kode barang agar memudahkan transaksi jual-beli yang terjadi.

Purchase Order Flow

Setelah memahami pengertian, manfaat dan data apa saja yang terdapat dalam purchase order (PO) untuk dapat memanfaatkan PO sebagai tujuan memudahkan bisnis, Anda harus memahami flow dari PO itu sendiri.

Pada purchase order Anda sebagai pembeli akan diminta mengisi data-data yang dibutuhkan pada form PO, setelah itu Anda harus mengirimkan form PO tersebut kepada supplier yang bertugas sebagai penjual atau penyedia barang. Supplier dapat menerima atau menolak permintaan Anda, hal ini sangat tergantung dengan kapasitas dan harga.

Jika supplier menerima PO Anda sesuai dengan jumlah dan harga yang Anda harapkan, yang sudah sesuai dengan form PO. Maka supplier dapat mengeluarkan invoice dan mengirimkannya kepada Anda untuk kemudian Anda melakukan proses pembayaran.

Perkembangan zaman menuntut digitalilasasi dalam segala hal. Saat ini sudah ada sejumlah aplikasi yang mampu mengelola PO secara digital sehingga kinerja perusahaan bisa lebih efektif dan efisien.

Selain itu, juga ada sejumlah aplikasi dengan fitur Employee Self Service atau ESS sehingga memudahkan proses administrasi karyawan.

Semoga beberapa penjelasan diatas memudahkan Anda dalam memanfaatkan purchase order (PO) dalam menjalankan kegiatan operasional pada perusahaan atau bisnis Anda.

Sebenarnya pembuatan purchase order dapat dilakukan secara otomatis menggunakan software akuntansi yang saat ini banyak digunakan oleh pelaku usaha. Selain itu, untuk memaksimalkan kerja dan juga dalam upaya transformasi digital usaha Anda yang saat ini terus dikampanyekan oleh para pakar bisnis, Anda juga perlu melakukan otomasi pada setiap unit bisnis salah satunya pada unit personalia.

Talenta, merupakan software yang dapat mempermudah tugas personalia dalam mengatur payroll, database karyawan, dan juga absensi usaha Anda. Sehingga Anda sebagai pelaku bisnis dapat memfokuskan diri pada pengembangan usaha. Coba Talenta sekarang untuk kemudahan atur karyawan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.