Alasan HR Perlu Andalkan Cloud saat Work From Home

Alasan HR Perlu Andalkan Cloud saat Work From Home

Work from home atau kerja dari rumah merupakan alternatif pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dalam rangka mengurangi dan menekan penularan Virus Corona atau COVID-19. Dalam upaya memaksimalkan work from home, perusahaan perlu menerapkan sistem informasi cloud untuk memudahkan arus informasi saat work from home.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Seperti yang dijelaskan dalam artikel perbedaan cloud dan on-premise, sistem cloud lebih banyak memiliki kemudahan bagi penggunanya. Bahkan menurut Mckinsey, penggunaan cloud pada aspek bisnis dapat mengurangi biaya di bidang IT hingga 40%. Salah satu jenis cloud yang dapat digunakan oleh HR untuk mempermudah dalam tata kelola HR adalah software HR atau Human Resources Information System (HRIS). Terlebih saat pandemi COVID-19, perusahaan dapat dengan mudah memberikan akses karyawan untuk bekerja di rumah. Lalu apa saja kelebihan cloud saat work from home di masa pandemi COVID-19 yang harus diketahui divisi Human Resources (HR). Berikut ini uraiannya seperti dikutip Talenta by Mekari, Kamis (2/4).

Investasi yang Lebih Murah

Sistem cloud merupakan alternatif bagi perusahaan rintisan yang ingin berinvestasi kecil pada pengelolaan sumber daya manusia. Biaya yang dikeluarkan dalam menyewa sistem cloud cenderung lebih murah apabila dibandingkan dengan sistem on-premise atau bahkan pengelolaan secara manual.

Sistem cloud juga memberi kesempatan bagi perusahaan dapat melakukan kustomisasi kapasitas server sesuai kebutuhan. Misalnya, perusahaan ingin menambah karyawan dan juga pengurangan karyawan dapat dilakukan dengan mudah sesuai dengan kebutuhan.

Perbandingan Software HR On-Premise dan Software HR Berbasis Cloud

Perhitungan Payroll yang Transparan dan Mudah

Dengan menggunakan sistem cloud, atau platform as a service seperti software HR. HR dapat dengan mudah mengatur dan juga menghitung payroll.

Dengan menggunakan sistem cloud, HR dapat melakukan kustomisasi komponen payroll seperti menambahkan komponen iuran asuransi kesehatan, THR, potongan gaji, uang penghargaan, uang lemburan, uang pesangon, bahkan perhitungan pajak penghasilan atau PPh. Semua dapat dilakukan sesuai kebutuhan perusahaan.

Jika HR sudah terlanjur menghitung gaji dengan software pengolah data seperti Excel, Anda dapat mengunggah data tersebut dan diintegrasikan dengan sistem cloud. Anda juga dapat mengunduh segala laporan gaji dalam bentuk pdf, CSV, atau Excel.

Karena sistem cloud juga menyimpan data yang terkustomisasi seperti komponen gaji, perusahaan dapat memberikan transparansi nilai-nilai gaji kepada karyawan. Selain itu karyawan juga dapat mengakses informasi slip gaji dimanapun dan kapanpun hanya melalui smartphone mereka.

Misalnya fitur absensi mobile dari Talenta atau Live Attendance dapat membantu absensi karyawan secara online. Karyawan dapat memasukkan absensi mereka secara langsung darimanapun dan kapanpun. Cukup melalui check-in dan check-out dari ponsel, karyawan bisa beraktivitas dengan nyaman tanpa mengkhawatirkan absensi yang hilang.

Dengan daftar absensi yang terjamin, urusan payroll pun akan jadi lebih mudah. Perusahaan tidak akan kesulitan mengurus proses penghitungan gaji, karena dengan cloud computing, urusan administrasi yang menyangkut database sudah terekam secara otomatis.

Penyimpanan dan pengelolaan data yang komprehensif akan memudahkan divisi Human Resources (HR) dalam penghitungan gaji bulanan yang di dalamnya termasuk gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan dan transportasi, BPJS hingga pemotongan Pajak Penghasilan 21 (PPh 21).

Melalui fitur Payroll, proses penghitungan gaji dapat dilakukan dengan cermat, dilengkapi dengan rincian perhitungan yang transparan untuk karyawan yang muncul di slip gaji. Selain itu, slip gaji karyawan juga dapat diakses dengan fitur My Payslip.

Akses slip gaji per bulan dapat dilihat secara online cukup melalui ponsel. Karyawan akan mengetahui gaji pokok dan semua pemotongan yang diambil seperti PPh 21, serta memberi hasil akhir gaji nett.

Baca juga: 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif

Mudahnya Absensi di Manapun

Di saat pandemi Corona, fleksibilitas dalam melakukan absensi adalah terpenting. Saat work from home, tentunya perusahaan harus mengontrol dan memantau apakah karyawan di perusahaannya benar-benar bekerja. DIsinilah peran cloud attendance dibutuhkan.

Dengan menggunakan sistem cloud pada absensi, Anda dapat melakukan check in dan check out hanya dari smartphone dan rumah Anda. Terlebih biasanya sistem absensi cloud sudah dilengkapi dengan GPS dan juga notifikasi. 

Dengan menggunakan sistem cloud, perusahaan juga dapat mengintegrasikan sistem absensi konvensional seperti absensi biometrik. Perusahaan dapat mengunggah report file dari absensi konvensional ke dalam sistem cloud.

Misalnya fitur absensi mobile atau Live Attendance yang dimiliki Talenta dapat membantu HR seperti Anda untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui checkin dan checkout yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan. Setiap kali karyawan bekerja, mereka dapat melakukan checkin. Begitu pun setelah selesai bekerja, mereka dapat melakukan checkout.

Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie checkin. Anda sebagai HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clockin atau clockout. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengawasi apakah karyawan bekerja atau tidak.

Modernisasi HR, cloud HR, software HR, software HRD

Distribusi Tugas dengan Mudah

Dengan menggunakan sistem cloud HR dapat mendistribusikan tugas kepada karyawan yang sedang melakukan work from home. Karyawan nantinya dapat mengakses setiap tugas yang diberikan hanya menggunakan smartphone.

Selain itu, Jika perusahaan Anda menerapkan shift kerja, Anda dapat mengatur sekaligus mendistribusikan shift kerja kepada karyawan. Semua langsung terotomasi dengan sistem cloud.

Jika Anda sudah menggunakan Talenta, tentu pembagian tugas jadi lebih mudah. Anda cukup mengakses fitur Task dan berikan tugas sesuai dengan arahan Anda kepada tim masing-masing. Anggota tim pun bisa mengirim balik tugas yang telah diselesaikan melalui aplikasi Talenta. Dengan demikian, proses kerja dapat lebih terkoordinasi dengan lebih baik dan terstruktur.

Baca juga: Kenali Risiko Karyawan Work From Home dan Solusinya

Kelola Sistem Administrasi karyawan dengan Mudah dan Beragam

Karena dasar dari sistem cloud adalah mahadata, maka Anda dapat menyimpan segala jenis data dalam jumlah besar dan kompleks ke dalam sistem cloud. Termasuk informasi administrasi karyawan.

Anda dapat mengolah data berbagai macam cuti. Anda juga dapat melakukan kustomisasi data cuti sesuai kebutuhan karyawan. Seperti cuti sakit, cuti melahirkan, unpaid leave atau paid leave seperti work from home, bahkan cuti kegiatan keagamaan. Karyawan juga dapat melakukan permintaan cuti dengan mudah hanya dari smartphone.

Sistem cloud merupakan sistem yang berbasis mahadata dan internet. Sehingga kemudahan dan kecepatan akses menjadi poin penting dari sistem cloud ini. Cloud computing juga menjadi sinyal bahwa perusahaan sudah bertransformasi sehingga siap untuk menghadapi perubahan pola perilaku bisnis seperti pandemi COVID-19 saat ini.

Jadi, work from home bukan lagi merupakan hal yang sulit untuk dilakukan, apalagi dengan pesatnya perkembangan teknologi. Work from home tentunya bisa jadi alternatif pada saat kondisi pandemik saat ini.

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan. Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan gratis 3 bulan dengan melakukan aktivasi di bulan April 2020.

CTA Talenta

 


PUBLISHED02 Apr 2020
Hafidh
Hafidh