Agar Pengajuan Klaim Tak Tertunda, HR Harus Pakai Aplikasi Reimbursement Online

Agar Pengajuan Klaim Tak Tertunda, HR Harus Pakai Aplikasi Reimbursement Online

Anggaran meeting di luar kantor dengan klien biasanya sudah dialokasikan oleh perusahaan. Tetapi sering ditemui, anggaran tersebut ditanggung terlebih dahulu oleh karyawan kemudian meminta reimburse kepada perusahaan. Agar prosesnya lebih cepat, perlu aplikasi reimbursement online.

Reimbursement merupakan pengembalian uang karyawan yang telah digunakan untuk operasional perusahaan. Karyawan berhak meminta reimbursement untuk biaya yang ia keluarkan untuk urusan yang berhubungan dengan bisnis atau perusahaan.

Pengajuan reimbursement kepada perusahaan juga harus disertai bukti-bukti yang akurat seperti nota pembayaran atau yang lainnya. Nota pembayaran tersebut bisa jadi nota pembayaran konsumsi selama proses meeting dan sebagainya. 

Bukti tersebut harus ada untuk proses reimbursement bisa dilakukan dengan lancar.

Note : Baca artikel Proses Reimbursement Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Penyebab Klaim Reimbursement Bisa Tertunda

5 Aplikasi Slip Gaji Online dengan Fitur Lengkap untuk UKM

 

Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan tersendiri tentang reimbursement. Tetapi akan lebih baik jika proses reimbursement dilakukan secepat mungkin. 

Paling tidak, pengajuan reimbursement biaya harus dilakukan secepat mungkin setelah aktivitas operasional yang menggunakan biaya karyawan dilakukan.

Menunda pengajuan reimbursement bisa merugikan karyawan dan bisa juga perusahaan secara tidak langsung. Perusahaan memiliki alokasi biaya tersendiri untuk aktivitas seperti ini. 

Maka disarankan untuk melakukan pengajuan reimbursement secepat mungkin agar pengembalian dana bisa dilakukan sepenuhnya.

Note : Baca artikel Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Meskipun terdapat alokasi dana untuk reimbursement, perusahaan memiliki batas biaya. Jika dalam satu waktu terdapat lebih dari 1 karyawan yang melakukan reimbursement, maka dikhawatirkan pengembalian dana tidak bisa dilakukan sepenuhnya.

Kerugian tersebut tidak hanya untuk karyawan, tetapi secara tidak langsung untuk perusahaan juga. Reimbursement yang tidak segera diajukan bisa merusak alur laporan keuangan. 

Laporan keuangan yang biasanya dilakukan setiap bulan harus menambahkan nota reimbursement yang terjadi pada bulan-bulan sebelumnya.

Tentunya hal ini merusak alur laporan keuangan karena pengeluaran reimbursement tidak dilakukan pada bulan yang sama seperti yang tertera pada nota. Ini mengakibatkan laporan keuangan rentan salah. Apalagi jika proses reimbursement dilakukan oleh banyak orang sekaligus.

Note : Baca artikel Cara Tepat Melakukan Program Kesehatan Reimbursement Karyawan

Masalah yang Ditimbulkan saat Penundaan Klaim Karyawan

Secara tidak langsung, pengajuan klaim reimbursement yang ditunda akan berdampak kerugian bagi perusahaan. Selain laporan keuangan yang rentan salah dan merusak alur laporan keuangan, menunda melakukan klaim kepada perusahaan juga bisa membuat kehilangan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.

Saat klaim reimbursement dilakukan oleh banyak orang sekaligus, maka ada kemungkinan alokasi dana perusahaan tidak cukup untuk mengganti semuanya. Ini membuat karyawan menerima yang tidak sesuai hak nya. 

Kepercayaan karyawan pun bisa menurun karena hal ini. Maka dari itu akan lebih baik untuk segera melakukan klaim reimbursement.

Note : Baca artikel Hindari Menunda Proses Reimbursement Jika Tidak Ingin Mengalami 3 Kerugian Ini!

Pakai Aplikasi Reimbursement Online

Biasanya, alasan klasik karyawan menunda untuk mengajukan klaim reimbursement adalah karena lupa atau tidak sempat. Hal ini bisa jadi karena perusahaan memiliki birokrasi yang rumit sehingga karyawan enggan melakukan reimbursement atau pihak yang bertanggung jawab terlalu sibuk untuk mengelola hal ini.

Agar tidak terjadi penundaan klaim reimbursement, menggunakan aplikasi reimbursement akan sangat membantu. Aplikasi tersebut akan membantu mengingatkan karyawan tentang klaim reimbursement dan karyawan bisa melakukan klaim via online. Dengan begini, birokrasi perusahaan yang rumit bisa dipersingkat.

Aplikasi reimbursement online juga memudahkan perusahaan untuk melihat pengajuan klaim reimbursement. Tentunya perusahaan tidak perlu lagi melakukan pemeriksaan klaim secara manual. Semua bisa dilakukan dalam satu aplikasi dengan mudah.

Talenta sebagai software HRIS menyediakan fitur Reimbursement untuk mempermudah proses pengajuan klaim oleh karyawan. Cukup sekali klik disertai dengan lampiran bukti seperti berupa foto nota pembayaran, akan langsung diproses oleh HR. 

Cari tahu selengkapnya mengenai fitur Reimbursement Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

CTA Talenta


PUBLISHED13 Aug 2020
Desy
Desy