4 Fitur Employee Self Service yang Wajib Ada di Software HRIS

4 Fitur Employee Self Service yang Wajib Ada di Software HRIS

Dalam melakukan pengelolaan data karyawan, tim Human Resources (HR) sering kali disibukkan dengan pekerjaan yang bersifat administratif. Karenanya penggunaan teknologi dalam dunia HR dibutuhkan untuk membuat pekerjaan manajemen SDM menjadi lebih efektif dan efisien, contohnya adalah fitur Employee Self Service (ESS) pada software HRIS.

ESS atau Employee Self Service secara umum dapat diartikan sebagai sebuah tools yang memungkinkan karyawan dalam mengurus kebutuhannya yang terkait dengan pekerjaan secara mandiri. 

Note : Baca artikel Dear Personalia, Ini Keuntungan Menggunakan Software HRIS

Hal ini dikarenakan sistem ESS memiliki berbagai fitur seperti absensi online, slip gaji online, pengurusan cuti dan waktu kerja lembur serta informasi yang dapat diakses secara mandiri oleh karyawan.

Bagi Anda yang mungkin sedang mempertimbangkan menggunakan software HRIS dalam melakukan manajemen SDM, perlu memastikan bahwa software HRIS yang Anda pilih memiliki fitur-fitur unggulan dari ESS tersebut sebelum menggunakannya. 

Absensi Online

Yang pertama dari fitur Employee Self Service adalah absensi online. Bila sebelumnya absensi hanya bisa dilakukan pada mesin absen di kantor, dengan fitur absensi online karyawan dapat melakukan absen dimana saja. 

Absensi online sendiri merupakan kegiatan pencatatan kehadiran karyawan yang sudah terhubung secara real time melalui sistem cloud sehingga data kehadiran karyawan yang terkumpul lebih valid dan lengkap.

Note : Baca artikel Apa Solusi yang Dapat Diberikan Software HRIS?

Fitur absensi online memberikan berbagai keuntungan, terutama bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja work from home dimana karyawan tidak harus datang ke kantor untuk bekerja namun pekerjaan bisa dilakukan dimana saja.

Beberapa keuntungan dari fitur absensi online adalah:

  • Perhitungan jam kerja yang lebih akurat dibandingkan dengan absensi konvensional
  • Dapat meminimalisir adanya kecurangan karena data ditampilkan secara real time
  • Memudahkan proses rekapitulasi data untuk kebutuhan payroll karena sudah terintegrasi dengan sistem payroll secara otomatis

Slip Gaji Online

Slip gaji online merupakan fitur ESS kedua yang harus menjadi bahan pertimbangan Anda dalam memilih software HRIS, slip gaji online adalah sebuah dokumen resmi yang menunjukkan informasi pendapatan dan potongan penghasilan karyawan dalam setiap periodenya secara online.

Fitur slip gaji online memiliki berbagai kelebihan dibandingkan dengan slip gaji konvensional yang dapat mengefektifkan serta mengefisiensikan pekerjaan tim HR, yaitu:

  • Lebih ramah lingkungan dan mudah dalam penyimpanan
  • Mudah melakukan penyesuaian data bila terdapat peraturan pemerintah terbaru mengenai penggajian
  • Keamanan data lebih terjamin karena meminimalisir hilangnya dokumen slip gaji dan penggunaan password

Dengan slip gaji online karyawan memiliki akses yang lebih mudah terhadap slip gaji mereka sendiri sehingga memudahkan karyawan dan perusahaan dalam segi birokrasi.

Cuti dan Lembur

Cuti merupakan salah satu hak karyawan yang harus dipenuhi perusahaan, sedangkan lembur merupakan hak perusahaan dalam hal pekerjaan yang sudah di atur di dalam UU Ketenagakerjaan.

Dengan fitur ESS, karyawan dapat mengajukan cuti dan waktu lembur secara mandiri. Bila pada cara konvensional dalam mengajukan cuti maupun lembur maka karyawan harus mengisi sebuah form yang kemudian akan di escalate kepada leader dan HR, dengan fitur ESS ini proses administrasi dapat digantikan dengan sistem online.

Note : Baca artikel Digitalisasi HRIS, Apa Saja Kelebihannya?

Informasi

Informasi merupakan inti dari Human Resource Information System (HRIS), informasi disini dapat berupa informasi assign tugas, jadwal shift kerja, data karyawan hingga pengumuman perusahaan.

Dengan fitur informasi pada ESS karyawan dapat lebih mudah mengakses data dirinya secara mandiri kapan saja dan dimana saja, selain itu tim HR juga dapat melakukan penjadwalan shift kerja karyawan lebih cepat dan informasi yang diberikan lebih merata.

Talenta, Software HRIS dengan Employee Self Service (ESS) Terlengkap

Software HRIS yang memiliki fitur ESS terlengkap adalah Talenta. Talenta sendiri merupakan software HRIS yang berfokus pada pemecahan solusi-solusi terkait administrasi HR dengan memanfaatkan fitur-fitur yang mereka miliki.

Talenta memiliki tujuan untuk memastikan tim HR dapat meminimalisir proses yang bersifat administratif sehingga bisa lebih fokus kepada pengembangan kinerja karyawan, fitur ESS pada Talenta sendiri sudah mendukung mode mobile yang artinya karyawan dapat mengurus keperluan terkait dengan pekerjaan secara mandiri hanya dari smartphone-nya saja.

Selain itu, sistem HRIS pada Talenta sudah terintegrasi secara otomatis pada payroll yang dapat mempermudah Anda dalam memaksimalkan kebutuhan karyawan. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Note : Baca artikel Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

CTA Talenta


PUBLISHED04 Aug 2020
Sely
Sely