Audit Perusahaan Manufaktur, Apa Saja Fungsi dan Langkahnya?

Audit Perusahaan Manufaktur, Apa Saja Fungsi dan Langkahnya?

Perusahaan apapun termasuk manufaktur tidak terlepas dari malpraktik bahkan kecurangan. Audit juga dilakukan secara menyeluruh. Khusus untuk industri manufaktur, proses audit tidak hanya sebatas pada organisasi, SDM, dan juga keuangan namun juga produksi. Lalu bagaimana proses audit perusahaan manufaktur?

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Pengertian Audit Perusahaan Manufaktur

Audit perusahaan manufaktur adalah pemeriksaan dan penilaian komprehensif terhadap keseluruhan fungsi untuk menentukan apakah berjalan sesuai prosedur dan menentukan apakah kinerja tersebut memuaskan. Sebenarnya, audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi manufaktur tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi termasuk keuangan dan operasional. Audit ini juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.

Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit produksi manufaktur antara:

  • Memastikan proses produksi dan operasi berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
  • Menganalisis Kendala dan kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
  • Memperbaiki arus produksi yang tidak akurat.
  • Mengungkapkan konsistensi jalannya proses produksi dan operasional.
  • Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
  • Berjalannya tindakan korektif untuk mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

Prinsip Audit Perusahaan Manufaktur

Melakukan audit manufaktur juga harus memiliki prinsip-prinsip sehingga proses auditing berjalan dengan baik dan mampu memberikan dampak perbaikan kepada proses produksi maupun operasional manufaktur. Berikut prinsip audit manufaktur yang baik:

  • Dilakukan secara terbuka dan komprehensif. Sejatinya melakukan audit bukanlah kegiatan untuk menangkap pelaku kecurangan tapi perilaku secara keseluruhan. Auditor harus mampu memberi gambaran kepada setiap unit kerja tentang masalah dan ketidaksesuaian yang terjadi.
  • Menyusun skema peringkat untuk setiap temuan masalah. Hal ini dilakukan untuk melakukan tindakan prioritas audit.
  • Dilakukan secara objektif, berintegritas dan sistematis. Artinya auditor bekerja secara independen dan tidak memihak pada siapapun.
  • Berdasarkan data. Melakukan audit bukanlah tindakan menerka-nerka. Auditor harus menganalisis kesalahan dan memperbaikinya berdasarkan data yang relevan.
  • Auditor harus melakukan klarifikasi  ketidaksesuaian yang terjadi pada aktivitas produksi dan operasi dengan kebutuhan kriteria atau standar yang telah ditetapkan.
  • Auditor juga harus menjaga kerahasiaan data yang diperoleh.
  • Auditor juga harus mampu memberikan bukti temuan sebagai bahan pertimbangan saat melakukan audit dan juga pembuktian investigasi.
  • Audit dilakukan secara profesional. Artinya auditor harus memiliki pemahaman, kecerdasan, ketelitian, dan mengetahui situasi unit kerja yang sesungguhnya.

Struktur Pengendalian Internal Audit Manufaktur

Sebelum melakukan audit, Anda harus memahami struktur pengendalian internal. Sebenarnya audit manufaktur dengan audit bidang pekerjaan lain tidak jauh berbeda. Seorang auditor dalam menjalankan tugas harus memahami struktur apa saja yang mencakup dalam proses audit. Struktur pengendalian internal adalah sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

Struktur pengendalian internal audit manufaktur meliputi:

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah dasar dari struktur pengendalian internal sebagai bahan acuan penilaian yang meliputi:

  • Etika bisnis
  • Struktur organisasi
  • Komitmen terhadap kompetensi
  • Delegasi wewenang dan kewajiban
  • Praktik Keseluruhan SDM

Penilaian Risiko

Penilaian risiko adalah identifikasi, peringkat, menentukan dan evaluasi risiko yang relevan terhadap setiap proses produksi dan operasional yang selanjutnya dijadikan bahan acuan untuk menganalisis masalah yang terjadi.

Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur meliputi buku besar dan catatan pembantu untuk bahan baku, produk dalam proses, dan produk jadi. Termasuk dalam sistem akuntansi biaya ini berupa subsistem akuntansi biaya dengan memperhatikan metode pengumpulan biayanya, yaitu metode pesanan dan metode proses.

Aktivitas Pengendalian

Jika lingkungan pengendalian berbicara tentang ruang lingkup, aktivitas adalah metode yang digunakan untuk mengendalikan proses keseluruhan audit. Aktivitas pengendalian meliputi:

  • Pemisahan fungsi, tugas dan wewenang yang cukup
  • Otorisasi transaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai
  • Dokumentasi atau pencatatan yang cukup relevan dan komprehensif
  • Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan
  • Evaluasi secara independen atas kinerja unit produksi dan operasi
  • Pengendalian terhadap pemrosesan informasi
  • Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan

Dokumen Produksi

Dokumen produksi meliputi dokumen-dokumen proses yang terjadi pada aktivitas produksi yang meliputi:

  • Production order. Perintah produksi yang menunjukkan berapa banyak suatu produk harus diproduksi serta spesifikasi produk yang dibuat
  • Material requirement report. Dokumen yang berisi daftar permintaan bahan baku atau bahan lainnya yang akan digunakan dalam proses produksi.
  • Materials issue slip. Perintah tertulis yang dikeluarkan oleh bagian produksi atas persetujuan mengeluarkan barang-barang yang dibutuhkan dalam produksi.
  • Time ticket. Kartu yang digunakan untuk mencatat aktivitas karyawan di tempat kerjanya masing-masing.
  • Move ticket. Memo yang dibuat untuk memindahkan produk yang masih dalam proses dari departemen yang satu ke departemen yang lainnya.
  • Daily production activity report. Laporan harian yang dibuat untuk melaporkan berapa produk yang dibuat dalam satu hari kerja.
  • Completed production report. Laporan yang berisi penegasan bahwa proses produksi yang diperintahkan oleh dokumen produksi telah dilaksanakan.

Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi dilakukan dalam proses pengendalian sebagai bentuk identifikasi masalah, proses pengambilan keputusan, dan juga komunikasi itu sendiri. Di dalam perusahaan terutama manufaktur, Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktivitas, dan kondisi maupun prasyarat harus dibangun agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

Jika kaitannya dengan perusahaan manufaktur pada proses informasi dan komunikasi eksternal misalnya dengan pemerintah, masyarakat sekitar, vendor, dinas lingkungan hidup. Sedangkan proses komunikasi internal dapat dilakukan dengan antar unit dan karyawan.

Pengawasan

Proses pengawasan dilakukan pada setiap unit. Pengawasan dapat dilakukan secara horizontal maupun vertikal namun proses pengawasan horizontal sangat jarang ditemui. Proses pengawasan horizontal biasanya dilakukan dengan diskusi tim atau whistleblowing. Sedangkan proses vertikal yaitu pengawasan oleh supervisor. Segala pengawasan harus diketahui oleh manajemen puncak.

Kelima proses tersebut saling berkaitan sehingga kinerja sistem produksi dan operasional sesuai dengan tujuan utama perusahaan. Selain itu kelima proses di atas dapat digunakan sebagai acuan audit.

Langkah Mudah Melakukan Audit Manufaktur

Audit pendahuluan

Tahap pertama adalah melakukan diskusi dengan auditee untuk mengumpulkan data, interview, dan juga menyusun rencana audit. Dalam tahap ini auditor dapat merumuskan masalah yang terjadi pada proses produksi seperti peninjauan pabrik, kualitas-kuantitas produk, transaksi keuangan, dan juga proses produksi.

Pada tahap ini auditor juga harus mengetahui ruang lingkup audit. Jika pada manufaktur, ruang lingkupnya meliputi:

  • Perencanaan produksi induk yang meliputi jadwal produksi induk, idle capacity, tingkat efektifitas dan keberhasilan, inventaris, line production balance, utilitas mesin, management and security information system, anggaran produksi.
  • Kontrol kualitas meliputi standar kualitas produksi dan produk jadi.
  • Produktivitas dan efisiensi.
  • Metode dan sistem kerja.
  • Maintenance.
  • Plant layout
  • Organisasi manajemen produksi.
  • Kesehatan dan Keselamatan kerja.

Review dan pengujian

Pada tahap ini auditor juga mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi dan operasi. Berdasar review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya.

Audit lanjutan

Setelah proses review dan pengajuan, auditor pasti memerlukan data dan informasi tambahan untuk mengumpulkan bukti audit. Auditor dapat melakukan wawancara pada tiap unit kerja dan juga investigasi lapangan.

Pelaporan

Proses pelaporan biasanya berupa dokumen sistematis yang kemudian dianalisis dan diserahkan pada manajemen puncak. Dokumen laporan juga dapat menjadi acuan bagi auditor dan manajemen puncak untuk melakukan tindak lanjut.

Tindak Lanjut

Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan dan ketidaksesuaian produksi yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.

Setelah mengetahui fungsi dan langkah audit produksi manufaktur. Tentu Anda perlu penerapan sistem terintegrasi terutama dalam proses manajemen SDM. sistem integrasi dapat dilakukan dengan menggunakan software HRIS. Salah satu software HRIS terbaik saat ini adalah Talenta. Atur payroll, database karyawan, absensi, dan pengajuan cuti dapat dilakukan dengan mudah.


PUBLISHED19 Mar 2020
Hafidh
Hafidh