6 Faktor Penting dalam Sistem Absensi Karyawan di Perusahaan

By Ervina LutfiPublished 09 Mar, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Absensi karyawan adalah salah satu hal penting untuk keberlangsungan produktivitas perusahaan. Lalu faktor penting dalam sistem absensi karyawan perusahaan demi menjaga kedisiplinan karyawan apa saja? Salah satunya gunakan absensi online!

Karyawan adalah salah satu aset terpenting dalam suatu perusahaan. Tentunya, perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa adanya karyawan.

Oleh karena itu, Human Resources (HR) perlu mengelola sumber daya manusia (SDM) yang ada di dalam perusahaan sebaik mungkin.

Manajemen kehadiran karyawan adalah aspek kunci dalam operasi sehari-hari setiap perusahaan. Ini adalah fondasi bagi produktivitas yang berkelanjutan, penghitungan gaji yang akurat, dan kedisiplinan umum di tempat kerja. Dalam konteks ini, penggunaan sistem absensi yang efektif dan efisien adalah suatu keharusan. Artikel ini akan membahas beberapa faktor penting yang perlu ada dalam sebuah sistem absensi karyawan yang ideal, yang dapat membantu departemen sumber daya manusia (HR) dalam memastikan kedisiplinan pegawai dan meningkatkan efisiensi manajemen waktu.

Tantangan yang kerap dihadapi dalam pengelolaan SDM adalah memastikan pencatatan absensi menggunakan mesin absensi yang efektif dan akurat.

Demi menjaga kedisiplinan karyawan, sebagian besar perusahaan akan memasang absensi modern. Jika dulu mungkin Anda kerap menemukan mesin absen manual, sekarang sudah tidak lagi.

Dari sekian banyaknya sistem absensi karyawan, sebenarnya manakah yang paling efektif diterapkan di dalam perusahaan?

Jadi, Apa Faktor Penting yang Perlu Ada dalam Sistem Absensi Karyawan Perusahaan?

1. Efisiensi Waktu

Efisiensi waktu adalah salah satu faktor utama yang harus ada dalam sistem absensi karyawan yang ideal.

Setiap profesional HR membutuhkan data kehadiran karyawan dengan cepat dan akurat.

Kehadiran karyawan adalah dasar dari sebagian besar proses HR, termasuk perhitungan gaji, manajemen cuti, dan penilaian kinerja.

Sistem absensi yang ideal harus mampu membuat waktu jadi lebih efisien. Ini berarti menyajikan data kehadiran secara langsung dan tanpa teknis berbelit.

HR harus dapat dengan mudah mengakses dan memahami data tersebut tanpa harus melalui proses yang rumit.

Untuk mencapai efisiensi waktu ini, pastikan untuk memilih sistem absensi yang dapat menyajikan data kehadiran secara real-time.

Ini berarti bahwa setiap kali seorang karyawan melakukan absensi atau perubahan pada kehadiran mereka, informasi tersebut langsung tersedia untuk HR.

Terintegrasi langsung dengan perangkat mobile seperti smartphone juga merupakan fitur yang sangat berguna dalam mengoptimalkan efisiensi waktu.

2. Menjamin Keamanan Data

Selain efisiensi waktu, keamanan data adalah faktor penting lainnya dalam sebuah sistem absensi yang ideal.

Data kehadiran karyawan mengandung informasi sensitif dan pribadi. Ini termasuk detail tentang lokasi dan waktu kehadiran individu, yang harus dijaga kerahasiaannya.

Saat memilih sistem absensi, keamanan harus menjadi salah satu pertimbangan utama. Pastikan Anda memilih aplikasi yang memiliki tingkat keamanan yang tinggi.

Data-data sensitif harus hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, biasanya hanya oleh tim HR atau manajemen yang berwenang.

Selain itu, sistem absensi yang baik harus dirancang dengan cara yang membuatnya sulit untuk diretas.

Data kehadiran adalah informasi berharga, dan jika jatuh ke tangan yang salah, dapat disalahgunakan dengan cara yang merugikan perusahaan dan karyawannya.

Pemilihan aplikasi absensi yang mudah diretas dapat mengakibatkan risiko pencurian data pribadi, manipulasi data kehadiran, dan bahkan tindakan hukum jika data tersebut disalahgunakan.

Oleh karena itu, pastikan untuk benar-benar selektif dalam memilih aplikasi absensi yang terlindungi dengan sistem keamanan yang ketat.

3. Penyajian Data yang Akurat

Keakuratan adalah kunci dalam manajemen kehadiran karyawan yang efektif.

Setiap profesional HR membutuhkan data kehadiran yang akurat untuk berbagai keperluan, termasuk perhitungan gaji, manajemen cuti, dan perencanaan tenaga kerja.

Sistem absensi yang baik harus mampu menyajikan data secara akurat.

Tidak hanya dalam hal mengumpulkan data yang benar, tetapi juga dalam penyajian data yang tepat.

Jika sistem absensi Anda menghasilkan data yang tidak akurat atau sulit dibaca, maka ini dapat menyebabkan kesalahan dalam pengelolaan kehadiran.

Selain itu, keakuratan data juga mengurangi risiko kesalahan manusia.

Saat data kehadiran yang disajikan secara akurat, risiko kesalahan yang mungkin terjadi ketika data diolah secara manual dapat dihindari.

Misalnya, kesalahan dalam penghitungan gaji atau perhitungan manajemen cuti dapat dicegah dengan menggunakan sistem absensi yang tepat.

Pertimbangan lain dalam pemilihan sistem absensi adalah seberapa mudah sistem tersebut digunakan.

Semakin mudah sistemnya digunakan, semakin kecil kemungkinan kesalahan manusia.

Ini menghemat waktu, dana (Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pelatihan manajemen SDM), dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan kehadiran.

4. Fleksibel

Kehadiran karyawan tidak selalu terbatas pada kehadiran di kantor.

Ada banyak situasi di mana karyawan perlu melakukan perjalanan bisnis atau bekerja dari luar kantor.

Dalam kasus ini, sistem absensi yang ideal harus fleksibel dan dapat mengakomodasi kebutuhan kehadiran karyawan di berbagai lokasi.

Fleksibilitas adalah kualitas penting dalam sistem absensi.

Karyawan tidak selalu dapat hadir fisik di kantor untuk melakukan absensi.

Sebuah sistem absensi yang fleksibel memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dari mana saja, selama mereka memiliki akses internet.

Ini sangat penting dalam era kerja yang semakin mobile dan fleksibel.

Karyawan sering melakukan perjalanan bisnis, bekerja dari luar kantor, atau bahkan bekerja dari rumah.

Dalam situasi seperti ini, meminta karyawan untuk datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi adalah tidak praktis dan tidak efisien.

Dengan sistem absensi yang fleksibel, karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi menggunakan perangkat ponsel mereka.

Ini menghemat waktu dan energi, dan membuat proses absensi menjadi lebih mudah dan lebih efisien.

5. Integrasi yang Mulus

Terakhir, sebuah sistem absensi yang ideal harus terintegrasi dengan baik dengan sistem dan proses lain dalam perusahaan.

Ini mencakup integrasi dengan sistem perhitungan gaji, manajemen cuti, dan sistem manajemen SDM lainnya.

Integrasi yang mulus adalah kunci untuk menjaga konsistensi dan akurasi data di seluruh perusahaan.

Misalnya, data kehadiran yang tercatat dalam sistem absensi harus dengan mudah diakses dan digunakan dalam perhitungan gaji karyawan.

Ini menghindari kesalahan yang mungkin terjadi jika data harus dimasukkan secara manual ke dalam sistem lain.

Selain itu, integrasi yang baik juga memungkinkan tim HR untuk melacak kehadiran karyawan dengan lebih baik dan mengelola sumber daya manusia dengan lebih efektif.

Ini membantu dalam perencanaan tenaga kerja dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

6. Jangan Salah Pilih, Gunakan Aplikasi Absensi Karyawan Mekari Talenta

Proses peninjauan kehadiran karyawan akan lebih mudah dengan menggunakan sistem absensi yang tepat dan akurat.

Aplikasi absensi karyawan Mekari Talenta dapat memudahkan manajemen SDM di perusahaan Anda jadi lebih efisien dan minim human error.

Mekari Talenta hadir untuk membantu HR menyederhanakan proses administrasi lebih mudah dan cepat dengan menggunakan satu perangkat yang terintegrasi.

Selain itu, software Mekari Talenta juga dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap dan mengacu pada kebijakan perusahaan yang sesuai dengan peraturan dan hukum yang berlaku.

Keuntungan manajemen SDM atau HR dengan aplikasi absensi karyawan ini akan memudahkan Anda untuk mengecek kehadiran karyawan secara real time.

Di mana pun dan kapan pun, bahkan hanya dengan menggunakan perangkat ponsel saja.

Tentunya, aplikasi ini akan membuat pekerjaan lebih efisien tanpa melalui proses administrasi yang rumit.

Tertarik gunakan Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami.

Atau anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik disini.

Image
Ervina Lutfi
Seorang product manager berpengalaman, juga kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR, bisnis, dan pemasaran dengan pembahasan teliti, terstruktur, serta mudah dipahami.