Mengenal Competency Matrix System dan Manfaatnya

By Mekari TalentaPublished 15 Jun, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Competency Matrix dikenal sebagai sistem penganalisis kemampuan karyawan di sebuah perusahaan. Pakar Human Resource dan salah satu instruktur AIHR Academy, Eric van Vulpen, lebih lanjut menjelaskan bahwa Competency Matrix System atau Skill Matrix sebagai alat untuk memetakan kemampuan yang dibutuhkan sebuah tim dalam proyek tertentu di perusahaan.

Matriks tersebut biasanya disajikan dalam bentuk table atau grid yang memperlihatkan kemampuan setiap karyawan yang terlibat. Staf HR profesional biasanya memakai alat ini sebagai sumber terpercaya.

Apa Itu Matriks Kompetensi ( Competency Matrix )?

Matriks kompetensi adalah alat manajemen yang digunakan untuk memetakan dan mengukur kemampuan karyawan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Matriks ini mengidentifikasi dan menggambarkan berbagai kompetensi yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu dan menetapkan tingkat kecakapan atau tingkat penguasaan yang diharapkan dari setiap kompetensi tersebut.

Tujuan utama dari matriks kompetensi adalah untuk memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang mereka lakukan.

Peran Competency Matrix untuk Perusahaan

competency matrix system

Competency Matrix mengalami perkembangan sejak awal kemunculannya.

Kini, alat tersebut sudah diaplikasikan dalam sebuah program yang terintegrasi.

Versi software-nya mengadopsi sejumlah karakter sistem kompetensi terbaik dan disesuaikan dengan negara yang menggunakannya.

Sebagian besar perusahaan lantas memanfaatkan hasil dari Competency Matrix System untuk menilai performa para karyawan dengan akurasi tinggi.

Hasil yang diperlihatkan berlaku untuk tiap kompetensi, entah secara umum untuk seluruh staf perusahaan maupun secara khusus di masing-masing divisi atau departemen yang bersangkutan.

Dengan ukuran jelas dan akurat, Competency Matrix System dapat dipahami karyawan secara cepat.

Jadi, mereka dapat meningkatkan kemampuan mereka atau memperbaiki kesalahan yang selama ini tak mereka sadari.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Tahap-tahap Penilaian dengan Competency Matrix

Ada pun langkah-langkah untuk menciptakan penialaian yang akurat dengan metode ini, antara lain:

Mendefinisikan skill yang relevan dengan proyek

Seperti yang telah disinggung, Competency Matrix System sering kali ditangani manajer dan staf HR untuk meningkatkan performa tim.

Manajer perusahaan biasanya akan mengevaluasi kemampuan atau skill mana saja yang hilang.

Dengan demikian tim tak akan ketinggalan tenggat, mampu menghindari konflik, dan mengatasi masalah lainnya.

Oleh karena itu manajer dan staf HR akan menilai kemampuan yang dianggap relevan dengan proyek yang sedang ditangani.

Menilai anggota tim berdasarkan level kemampuan

Langkah selanjutnya yang dilakukan untuk mengevaluasi anggota tim untuk kebutuhan Competency Matrix adalah menganalisis level skill yang mereka kuasai sekarang.

Sebenarnya, Anda dapat tanyakan langsung kepada mereka.

Namun, kalau ingin mendapatkan hasil lebih baik, tes kompetensi bisa dipakai perusahaan.

Setidaknya ada empat kategori penilaian kinerja yang digunakan untuk mengetahui keahlian karyawan, antara lain sebagai berikut.

  • Tidak punya kemampuan
  • Level kemampuan dasar
  • Level kemampuan menangah
  • Level kemampuan tinggi.

Akan tetapi, ada juga perusahaan yang punya kategori lain untuk mendapatkan hasil akurat dari tes kompetensi tersebut.

Menentukan minat karyawan sesuai tugasnya

Langkah ini sebenarnya merupakan tambahan untuk melengkapi langkah sebelumnya, terutama untuk mengetahui minat yang dikuasai karyawan berdasarkan tugas yang dikerjakan.

Hasil yang terlihat dalam Competency Matrix pun beragam.

Ada orang-orang yang baru mengeluarkan kemampuan terbaiknya saat dihadapkan pada tugas-tugas krusial dan ada pula yang kepayahan karena tidak mau mengerjakan tugas tersebut.

Menggabungkan semua informasi ke dalam matriks

Sudah mendapatkan informasi yang Anda butuhkan? Sekarang, masukkan data-data tersebut ke dalam Competency Matrix System.

Jika langkah-langkah yang dilakukan sudah tepat, Anda bisa mendapatkan matriks berupa kemampuan yang ada dalam karyawan dan yang tak mereka kuasai.

Sebagai gambaran, berikut contoh sederhana dari Competency Matrix yang diperoleh dari empat langkah di atas.

Soraya Jamal Amalia Dona

Keahlian Minat Keahlian Minat Keahlian Minat Keahlian Minat

Penulisan teknis (0,0) 0 (0,0) 0 (3,1) 1 (0,0) 1

Penelitian legal (0,0) 1 (0,0) 0 (0,0) 1 (3,2) 0

Desain grafis (3,2) 1 (0,0) 1 (1,0) 0 (3,2) 1

Public speaking (1,1) 1 (0,0) 0 (0,0) 1 (0,0) 1

Peringkat keahlian diperlihatkan sebagai (X,Y) dengan keterangan:

X = level kemampuan atau pengetahuan karyawan

Y = level tanggung jawab dalam aplikasi kemampuan atau pengetahuan

Langkah-Langkah Dalam Membuat Dan Menggunakan Matriks Kompetensi

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat dan menggunakan sistem matriks kompetensi (competency matrix system):

  1. Identifikasi kompetensi: Langkah pertama adalah mengidentifikasi kompetensi yang relevan untuk pekerjaan atau posisi tertentu. Kompetensi ini dapat mencakup keterampilan teknis, pengetahuan domain, keterampilan interpersonal, kepemimpinan, dan lain-lain. Penting untuk memastikan bahwa kompetensi yang dipilih sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan strategi bisnis perusahaan.
  2. Penetapan tingkat kompetensi: Setelah kompetensi diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menetapkan tingkat kecakapan yang diharapkan untuk setiap kompetensi. Tingkatan ini dapat berupa skala, misalnya dari level dasar hingga level mahir atau level 1 hingga level 5, atau dapat menggunakan deskripsi kualitatif yang menggambarkan karakteristik kinerja yang diharapkan pada setiap tingkatan.
  3. Evaluasi karyawan: Matriks kompetensi digunakan untuk mengevaluasi karyawan dalam hal kemampuan mereka dalam menguasai setiap kompetensi. Evaluasi ini dapat dilakukan melalui berbagai metode, seperti observasi langsung, wawancara, penilaian diri, atau penilaian oleh atasan langsung. Hasil evaluasi dianalisis dan digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan dalam setiap kompetensi.
  4. Pengembangan karyawan: Matriks kompetensi juga digunakan untuk merencanakan dan mengarahkan program pengembangan karyawan. Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan karyawan dalam setiap kompetensi, program pengembangan dapat disusun untuk memperkuat kompetensi yang perlu ditingkatkan dan mengisi kesenjangan keterampilan yang ada.
  5. Pemetaan karir dan penggajian: Matriks kompetensi juga dapat digunakan untuk memetakan jalur karir karyawan dan menentukan tingkat penggajian yang sesuai dengan tingkat kecakapan yang dicapai dalam setiap kompetensi. Ini membantu dalam pengambilan keputusan mengenai promosi, peningkatan gaji, dan pengembangan karir secara keseluruhan.

Dengan menggunakan matriks kompetensi, perusahaan dapat memiliki pemahaman yang jelas tentang kemampuan karyawan dan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk pengembangan dan pengelolaan kinerja yang efektif.

Matriks ini juga membantu dalam perencanaan sumber daya manusia, pemilihan karyawan yang tepat untuk posisi tertentu, dan mencapai kesesuaian antara kebutuhan organisasi dan kemampuan karyawan.

Beberapa Contoh Matriks Kompetensi ( Competency Matrix ) Karyawan Pada Beberapa Posisi

Berikut beberapa contoh untuk posisi:

Marketing Executive

Berikut adalah contoh matriks kompetensi karyawan untuk posisi Marketing Executive:

Kompetensi Tingkat Kecakapan
Pemasaran Mahir
Analisis Pasar Mahir
Komunikasi Mahir
Negosiasi Mahir
Manajemen Waktu Terampil
Kreativitas Terampil
Hubungan Pelanggan Terampil
Penggunaan Media Dasar
Riset dan Analisis Dasar
Kemampuan Tim Dasar

Pada contoh matriks di atas, masing-masing kompetensi dinilai berdasarkan tingkat kecakapan karyawan dalam menguasainya.

Tingkat kecakapan dapat diberi penilaian “Mahir” untuk kompetensi yang sangat kuat, “Terampil” untuk kompetensi yang cukup kuat, dan “Dasar” untuk kompetensi yang perlu ditingkatkan.

Matriks ini membantu dalam mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan dalam setiap kompetensi, serta memberikan panduan dalam pengembangan dan pengelolaan kinerja mereka.

Customer Service Representative

berikut adalah contoh matriks kompetensi untuk posisi Customer Service Representative:

Kompetensi Tingkat Kecakapan
Komunikasi Mahir
Pelayanan Pelanggan Mahir
Penyelesaian Masalah Mahir
Keterampilan Komputer Terampil
Keterampilan Mendengarkan Terampil
Kerjasama Tim Terampil
Kemampuan Beradaptasi Dasar
Pengetahuan Produk Dasar
Keterampilan Negosiasi Dasar
Kecepatan Tanggap Dasar

Contoh matriks di atas menggambarkan tingkat kecakapan karyawan dalam berbagai kompetensi yang relevan dengan peran Customer Service Representative.

Dalam matriks ini, penilaian “Mahir” menunjukkan keunggulan dalam kompetensi tersebut, “Terampil” menunjukkan tingkat keterampilan yang baik namun masih memerlukan pengembangan lebih lanjut, dan “Dasar” menunjukkan kebutuhan untuk meningkatkan keterampilan dalam kompetensi tersebut.

Matriks ini membantu dalam mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan karyawan dalam menjalankan tugas mereka dengan efektif.

Sales Manager

Berikut adalah contoh matriks kompetensi untuk posisi Sales Manager:

Kompetensi Tingkat Kecakapan
Kepemimpinan Mahir
Pengembangan Tim Mahir
Pemahaman Pasar Mahir
Strategi Penjualan Mahir
Analisis Data Terampil
Presentasi Terampil
Negosiasi Terampil
Rencana Bisnis Terampil
Komunikasi Terampil
Kerjasama Tim Dasar

Contoh matriks di atas menggambarkan tingkat kecakapan karyawan dalam berbagai kompetensi yang relevan dengan peran Sales Manager.

Dalam matriks ini, penilaian “Mahir” menunjukkan keunggulan dalam kompetensi tersebut, “Terampil” menunjukkan tingkat keterampilan yang baik namun masih memerlukan pengembangan lebih lanjut, dan “Dasar” menunjukkan kebutuhan untuk meningkatkan keterampilan dalam kompetensi tersebut.

Matriks ini membantu dalam mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan karyawan dalam menjalankan tugas mereka dengan efektif.

Manfaat-manfaat Competency Matrix untuk Perusahaan

Dengan penggunaan Competency Matrix System, berikut manfaat-manfaat yang akan didapatkan perusahaan.

1. Mengenal kemampuan tim proyek

Seperti yang telah disinggung, Competency Matrix merupakan alat utama yang membantu perusahaan membangun dan menilai tim secara keseluruhan.

Data-data yang dihasilkan akan membantu korporasi meninjau kemampuan yang sedang dikuasai maupun yang sudah lama hilang.

Perusahaan pun akan dengan cepat memperkerjakan orang-orang baru untuk melengkapi kekosongan.

2. Memberi masukan kepada karyawan

Ada kalanya perusahaan kesulitan memberi masukan pada karyawannya. Namun, kehadiran matriks dapat membantu mereka dalam menyampaikan pendapat, saran, maupun kritik atas kinerja karyawan dengan landasan kuat.

Di lain pihak, karyawan dapat melihat langsung penilaian mereka dalam tabel, sehingga bisa mengembangkan talenta dan mengatasi kekurangan yang dimiliki.

3. Mengulik bakat-bakat tersembunyi

Ada kalanya, karyawan maupun perusahaan tak menyadari bakat maupun skill tersembunyi yang baru terlihat dari Competency Matrix.

Dari sini, korporasi pun dapat membantu pekerja-pekerja dengan mendaftarkan mereka ke pelatihan atau seminar untuk mengasahnya

Apalagi kalau bakat tersebut bisa memberikan pengaruh yang bagus untuk perusahaan.

4. Memberikan gambaran kepada klien

Ingin menarik perhatian klien? Supaya lebih meyakinkan dan profesional, perusahaan bisa menunjukkan tabel matriks kepada mereka.

Biarkan klien menilai sejenak kemampuan yang dikuasai karyawan, tetapi jangan sembunyikan kekurangannya juga.

Dari sini, perusahaan dapat bernegosiasi dengan klien untuk mendapatkan kontrak kerja sama yang selama ini diincar.

Demikian informasi seputar competency matrix system beserta cara perhitungan dan benefit-benefitnya terhadap perusahaan.

Mudah-mudahan penjelasan ini membantu Anda untuk memperoleh penilaian tentang keahlian dan minat para karyawan.

Jadi perusahaan bisa mencapai tujuan yang selama ini ditargetkan dengan hasil maksimal.

Kelola Ribuan Matrik Kompetensi Karyawan dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan database karyawan.

Dengan software database karyawan perusahaan, semua informasi kepegawaian akan terpusat dalam satu aplikasi saja, sehingga akan semakin mempermudah HR dalam mengelola database karyawan.

Selain itu, Talenta juga dilengkapi dengan fitur penilaian kinerja karyawan yang akan membantu HR dalam menilai KPI karyawan secara kuantitatif berdasarkan capaian KPI masing-masing karyawan.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan.

Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Tunggu apa lagi? Coba Mekari Talenta sekarang dan konsultasi gratis dengan tim sales kami.

 

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.