Chatbot untuk HR: Meningkatkan Efisiensi Sumber Daya Manusia

By Jordhi FarhansyahPublished 20 Jun, 2024 Diperbarui 08 Juli 2024

Saat ini, penggunaan AI untuk beragam pekerjaan HR semakin dimanfaatkan. Salah satunya adalah penggunaan chatbot untuk HR yang meningkatkan efisiensi.

HR chatbot sendiri merupakan fitur yang memanfaatkan teknologi artificial intelligence (AI) untuk mengelola berbagai fungsi HR seperti menjawab pertanyaan dan menawarkan bantuan.

Apa itu chatbot HR dan apa saja manfaatnya? Simak selengkapnya di artikel berikut ini.

Apa itu HR Chatbot?

Chatbot HR merupakan asisten virtual berbasis AI yang dirancang untuk melaksanakan berbagai keperluan HR. Teknologi ini memanfaatkan natural language processing (NLP) untuk memahami pertanyaan yang diajukan dan memberikan informasi atau jawaban yang relevan.

Berdasarkan HR Chatbot Market Reports di tahun 2024, market chatbot HR diprediksi akan terus tumbuh secara signifikan antara 2023 hingga 2030.

Kemudian berdasarkan laporan State of Artificial Intelligence (AI) in Human Resource Management yang dikeluarkan Engagedly menyebutkan bahwa tingkat adopsi AI di perusahaan dunia mencapai 21 persen. Banyak perusahaan yang mulai merasakan keuntungan dari menggunakan AI dalam mengelola karyawan mereka.

Dalam laporan tersebut, 65 persen responden melaporkan bahwa adanya AI dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi di departemen HR.

Berikut jenis-jenis chatbot HR.

Chatbot Rekrutmen

Menjawab pertanyaan dasar kandidat tentang perusahaan dan posisi yang dibuka, mengumpulkan informasi awal kandidat, menjadwalkan wawancara kerja, dan melakukan pra-kualifikasi dengan memberi skor pada jawaban mereka.

Chatbot Onboarding

Memandu karyawan baru melalui proses onboarding dan membahas kebijakan perusahaan, tunjangan, alat, dan budaya perusahaan. Chatbot juga mengumpulkan dokumen dan menjawab pertanyaan.

HR Helpdesk

Menangani pertanyaan rutin karyawan seperti informasi tunjangan, kebijakan cuti, dan klarifikasi kebijakan. Mereka juga dapat memperbarui informasi karyawan, melacak kehadiran, dan mengarahkan staf ke sumber daya HR yang relevan.

Chatbot Feedback Karyawan

Melakukan survei karyawan dan mengumpulkan feedback serta sentimen karyawan untuk meningkatkan budaya kerja.

Chatbot Employee Engagement

Membantu meningkatkan pengalaman karyawan dengan memberikan akses ke sumber daya perusahaan, memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi satu sama lain, mengumpulkan umpan balik karyawan tentang budaya dan praktik bisnis, serta mempromosikan acara perusahaan.

Chatbot Kesejahteraan

Menanggapi kekhawatiran terkait kesehatan, menawarkan dukungan kesehatan mental bagi karyawan.

Chatbot Pelatihan dan Pengembangan

Membantu karyawan mengakses materi pelatihan, merekomendasikan kursus pelatihan, dan menjawab pertanyaan terkait pelatihan.

Chatbot Performance Management

Memandu manajer dan karyawan selama penilaian kinerja, penetapan tujuan, dan pemberian umpan balik.

Chatbot HR Analytics

Memungkinkan personel HR untuk menganalisis dan wawasan guna membuat keputusan berbasis data terkait perencanaan tenaga kerja, manajemen bakat, dan keterlibatan karyawan.

Baca juga: Apa Itu Manfaat AI Helpdesk?

Keuntungan yang Ditawarkan HR Chatbot

Berikut adalah penjelasan dan elaborasi dari masing-masing manfaat yang ditawarkan oleh chatbot HR.

Aksesibilitas Mudah

Chatbot HR menyediakan akses informasi dan bantuan sepanjang waktu tanpa henti. Karyawan dapat mengajukan pertanyaan atau mencari informasi kapan saja, bahkan di luar jam kerja.

Kemudian, chatbot HR dapat diakses melalui berbagai platform, termasuk aplikasi mobile, desktop, dan perangkat lainnya. Misalnya, chatbot dapat diintegrasikan dengan aplikasi seperti Slack, Microsoft Teams, atau diakses melalui portal web perusahaan.

Penghematan Waktu dan Bebas Hambatan

Chatbot HR mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti menjawab pertanyaan umum, mengelola permintaan cuti, dan memperbarui informasi karyawan. Hal ini mengurangi beban kerja manual bagi tim HR dan mempercepat akses informasi bagi karyawan.

Misalnya, sebuah perusahaan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menjawab pertanyaan HR hingga 50% dengan menggunakan chatbot, yang memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.

Umpan Balik Instan dan Otentik

Chatbot HR dapat memberikan umpan balik instan kepada karyawan berdasarkan interaksi mereka. Misalnya, setelah menyelesaikan tugas atau mengajukan permintaan, karyawan dapat segera mengetahui status atau respons dari sistem.

Selain itu, chatbot menggunakan data yang diperbarui secara terus-menerus dan algoritma cerdas untuk memastikan bahwa umpan balik yang diberikan akurat dan relevan dengan konteks pertanyaan atau permintaan karyawan.

Akurasi dan Transparansi dalam Memberikan Respon

Chatbot HR memastikan bahwa informasi yang diberikan kepada karyawan konsisten dan tepat dengan mengandalkan basis data yang telah terverifikasi dan algoritma AI yang canggih.

Dengan chatbot, karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi tentang kebijakan perusahaan, prosedur, dan status permintaan mereka. Misalnya, karyawan dapat mengetahui status permintaan cuti mereka secara real-time tanpa harus menunggu respon dari HR.

Peningkatan Produktivitas

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin, chatbot membebaskan waktu tim HR untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti pengembangan karyawan, perencanaan suksesi, dan peningkatan budaya perusahaan.

Karyawan dapat dengan cepat mendapatkan informasi dan bantuan yang mereka butuhkan tanpa harus menunggu bantuan dari tim HR, sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan mereka dan meningkatkan produktivitas keseluruhan.

Mendukung Kerja Jarak Jauh

Chatbot HR menyediakan dukungan yang sama bagi karyawan jarak jauh seperti yang disediakan bagi karyawan di kantor. Karyawan jarak jauh dapat mengakses informasi HR, mengajukan permintaan, dan mendapatkan bantuan kapan saja.

Misalnya, chatbot dapat membantu karyawan jarak jauh dengan menjawab pertanyaan tentang kebijakan kerja jarak jauh, menyediakan informasi tentang perangkat dan aplikasi yang diperlukan, dan membantu mereka mengatasi masalah teknis yang mungkin dihadapi.

Baca juga: Manfaat Performance Review Calibration

Contoh Penggunaan dan Implementasi Chatbot di Operasional HR

Berikut adalah penjelasan dan elaborasi dari masing-masing contoh penggunaan dan implementasi chatbot di operasional HR.

Recruitment

Chatbot dapat digunakan untuk menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang ditetapkan sebelumnya, seperti kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan. Setelah penyaringan awal, chatbot dapat mengatur jadwal wawancara dengan kandidat yang memenuhi syarat.

Misalnya, sebuah chatbot rekrutmen dapat mengirimkan pertanyaan otomatis kepada kandidat setelah mereka mengirimkan lamaran. Berdasarkan jawaban mereka, chatbot dapat menentukan kelayakan mereka dan mengatur wawancara dengan manajer rekrutmen.

Onboarding

Chatbot dapat menyediakan informasi penting bagi karyawan baru, seperti kebijakan perusahaan, jadwal orientasi, dan detail kontak tim. Ini membantu karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja mereka.

Contoh lainnya adalah chatbot yang mengarahkan karyawan baru melalui proses onboarding dengan memberikan informasi langkah demi langkah, menjawab pertanyaan umum, dan bahkan mengajukan kuis untuk memastikan pemahaman mereka tentang kebijakan perusahaan.

Employee Self-Management

Chatbot dapat menangani pertanyaan rutin dari karyawan tentang berbagai topik, seperti jumlah cuti yang tersedia, detail penggajian, dan informasi tunjangan. Ini mengurangi beban kerja tim HR dan memberikan jawaban cepat kepada karyawan.

Misalnya, seorang karyawan dapat menggunakan chatbot untuk mengajukan permintaan cuti, memeriksa status permintaan mereka, atau mendapatkan rincian gaji terbaru mereka tanpa perlu menghubungi tim HR.

Performance Management

Chatbot dapat digunakan untuk melakukan check-in reguler dengan karyawan, mengingatkan mereka tentang ulasan kinerja yang akan datang, dan mengumpulkan feedback tentang kemajuan mereka.

Misalnya, chatbot dapat membantu karyawan menetapkan tujuan kinerja, mengingatkan mereka tentang tenggat waktu, dan melacak kemajuan mereka. Karyawan dapat melaporkan pencapaian mereka langsung ke chatbot, yang kemudian menyimpan data ini untuk ulasan kinerja mendatang.

Employee Satisfaction

Chatbot dapat digunakan untuk mengirimkan survei kepuasan karyawan secara berkala dan mengumpulkan umpan balik secara real-time. Ini membantu perusahaan untuk memantau tingkat kepuasan dan menangani masalah sejak dini.

Contoh lainnya adalah chatbot yang secara rutin berinteraksi dengan karyawan untuk menanyakan tentang pengalaman kerja mereka, memberikan tips untuk kesejahteraan, dan menyediakan saluran bagi karyawan untuk menyampaikan saran atau keluhan.

HR Processes

Chatbot dapat mengotomatisasi berbagai tugas HR yang berulang, seperti pengajuan dan persetujuan dokumen, pengelolaan formulir, dan pelacakan status pengajuan. Ini menyederhanakan alur kerja HR dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif.

Misalnya, sebuah chatbot dapat digunakan untuk mengelola proses persetujuan cuti, di mana karyawan mengajukan permintaan cuti melalui chatbot, yang kemudian mengirimkan permintaan tersebut kepada atasan untuk persetujuan. Setelah disetujui, chatbot memperbarui status cuti di sistem HR.

Itulah tadi sekilas mengenai chatbot HR. Dengan mengimplementasikan chatbot dalam operasional HR, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi beban kerja tim HR, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan.

Referensi:

How Chatbot Can Improve HR Processes

HR Chatbots – Benefit and Use Cases

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.