Lihat semua fitur Mekari Talenta 
Absensi Online 
Liveness Validation 
Shift Management 
Timesheet Management 
Overtime Management 
Leave Management 
Talenta Portal 
Payroll Calculation 
Payroll Disbursement 
Payslip Distribution 
Payroll Report 
Reimbursement Management 
Expense Management 
HR Analytics 
Airene 
Employee Self Service 
Request Management & Survey 
Task & Project Management 
Komunikasi internal 
Manajemen Aset & Akses 
Onboarding & Offboarding 
Document Template 
Advance Recruitment 
Manpower Planning 
Performance Management 
Talent Development 
Employee Benefit 
HR Helpdesk 
Database Management 
Solusi dari Mekari Talenta 
Logistik 
Manufaktur 
Real Sector 
Ritel dan F&B 
Hospitality 
Jasa Profesional 
Teknologi 
UMKM 
Eksekutif 
HR Manager 
IT 
Karyawan 
Sales 
Alternatif HCM 
Alternatif HRIS 
Alternatif Mesin Fingerprint 
Blog 
Studi kasus 
Pusat bantuan 
Ebook & whitepaper 
Kursus & sertifikasi 
Rilis media 
Podcast 
Event 
Release note 
Cari jasa konsultan 
Hubungi support 
Komunitas Mekari 
Program Referral 
Program Reseller 
Program Sistem Integrator 
Tentang Mekari Talenta 
Mengapa Mekari Talenta 
Klien Kami 
Keamanan 
Payslip generator 
Kalkulator pajak karyawan 
Dokumen HR Gratis 
Saat ini, Artificial Intelligence (AI) dijadikan alat bantu untuk beragam pekerjaan HR. Salah satunya adalah penggunaan chatbot untuk HR yang meningkatkan efisiensi.
HR chatbot sendiri merupakan fitur yang memanfaatkan teknologi artificial intelligence (AI) untuk mengelola berbagai fungsi HR seperti menjawab pertanyaan mengenai peraturan perusahaan, cuti, konsultasi karier dan menawarkan bantuan.
Apa itu chatbot HR dan apa saja manfaatnya? Simak selengkapnya di artikel berikut ini.
Apa itu HR Chatbot?
Chatbot HR merupakan asisten virtual berbasis AI yang dirancang untuk melaksanakan berbagai keperluan HR dalam menjawab kebutuhan karyawan. Teknologi ini memanfaatkan natural language processing (NLP) untuk memahami pertanyaan yang diajukan dan memberikan informasi atau jawaban yang relevan.
Berdasarkan HR Chatbot Market Reports di tahun 2024, market chatbot HR diprediksi akan terus tumbuh secara signifikan antara 2023 hingga 2030.
Kemudian berdasarkan laporan State of Artificial Intelligence (AI) in Human Resource Management yang dikeluarkan Engagedly menyebutkan bahwa tingkat adopsi AI di perusahaan dunia mencapai 21 persen. Banyak perusahaan yang mulai merasakan keuntungan dari menggunakan AI dalam mengelola karyawan mereka.
Dalam laporan tersebut, 65 persen responden melaporkan bahwa adanya AI dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi di departemen HR.
Berikut jenis-jenis chatbot HR.
Chatbot Rekrutmen
Menjawab pertanyaan dasar kandidat tentang perusahaan dan posisi yang dibuka, mengumpulkan informasi awal kandidat, menjadwalkan wawancara kerja, dan melakukan pra-kualifikasi dengan memberi skor pada jawaban mereka.
Chatbot Onboarding
Memandu karyawan baru melalui proses onboarding dan membahas kebijakan perusahaan, tunjangan, alat, dan budaya perusahaan. Chatbot juga mengumpulkan dokumen dan menjawab pertanyaan dari karyawan.
HR Helpdesk
Menangani pertanyaan rutin karyawan seperti informasi tunjangan, kebijakan cuti, dan klarifikasi kebijakan. Mereka juga dapat memperbarui informasi karyawan, melacak kehadiran, dan mengarahkan staf ke sumber daya HR yang relevan.
Chatbot Feedback Karyawan
Melakukan survei padai karyawan dan mengumpulkan feedback mereka. Dari jawaban tersebut, HR dapat melakukan analisis sentimen dari karyawan yang nantinya dapat digunakan untuk meningkatkan budaya kerja.
Chatbot Employee Engagement
Membantu meningkatkan pengalaman karyawan dengan memberikan akses ke sumber daya perusahaan, memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi satu sama lain, mengumpulkan umpan balik karyawan tentang budaya dan praktik bisnis, serta mempromosikan program kerja, nilai-nilai, dan juga acara perusahaan.
Chatbot Kesejahteraan
Menanggapi kekhawatiran terkait kesehatan, menawarkan dukungan kesehatan mental, dan menghubungkan staf ke sumber daya kesejahteraan karena proses ini dilakukan secara real-time, maka HR dapat melakukan monitoring mingguan atau bahkan harian untuk mengetahui permasalahan para pekerja lebih awal.
Chatbot Pelatihan dan Pengembangan
Chatbot dapat memberikan informasi awal tentang jalur karir pada karyawan, sehingga mereka dapat mengetahui posisi dan tujuan mereka dalam perusahaan tersebut.
Tidak hanya itu, chatbot juga dapat membantu karyawan mengakses materi pelatihan, merekomendasikan kursus pelatihan, dan menjawab pertanyaan terkait pelatihan sehingga karyawan dapat melakukan self-improvement pada bidang-bidang yang mereka butuhkan.
Chatbot Performance Management
Memandu manajer dan staf selama penilaian kinerja, penetapan tujuan, dan pemberian umpan balik terhadap apa yang sudah mereka lakukan pada kuarter, bulan atau tahun-tahun yang sebelumnya.
Chatbot HR Analytics
Memungkinkan personel HR untuk melakukan analisis terhadap data-data yang diperoleh beberapa tahun belakangan. Analisis ini menghasilkan pola yang dapat menambah wawasan HR guna membuat keputusan berbasis data terkait perencanaan tenaga kerja, manajemen bakat, dan keterlibatan karyawan.
Baca juga: Apa Itu Manfaat AI Helpdesk?
Keuntungan yang Ditawarkan HR Chatbot
Berikut adalah penjelasan dan elaborasi dari masing-masing manfaat yang ditawarkan oleh chatbot HR.
Aksesibilitas Mudah
Chatbot biasanya berbentuk sebuah aplikasi atau website yang terhubung dengan internet. Karena itu, chatbot HR menyediakan akses informasi dan bantuan sepanjang waktu tanpa henti. Karyawan dapat mengajukan pertanyaan atau mencari informasi kapan saja, bahkan di luar jam kerja.
Kemudian, chatbot HR dapat diakses melalui berbagai platform, termasuk aplikasi mobile, desktop, dan perangkat lainnya. Misalnya, chatbot dapat diintegrasikan dengan aplikasi seperti Slack, Microsoft Teams, atau diakses melalui portal web perusahaan.
Penghematan Waktu dan Bebas Hambatan
Chatbot HR dapat melakukan tugas-tugas rutin seperti menjawab pertanyaan umum, mengelola permintaan cuti, dan memperbarui informasi karyawan. Singkatnya, pekerjaan tersebut sudah bisa dilakukan secara otomatis. Hal ini mengurangi beban kerja manual bagi tim HR dan mempercepat akses informasi bagi karyawan.
Misalnya, sebuah perusahaan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menjawab pertanyaan HR hingga 50% ; misalnya dalam 8 jam kerja, maka 4 jam dihabiskan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan mengenai hal-hal tersebut. Dengan menggunakan chatbot, yang memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Umpan Balik Instan dan Otentik
Chatbot HR dapat memberikan umpan balik instan kepada karyawan berdasarkan interaksi mereka. Misalnya, setelah menyelesaikan tugas atau mengajukan permintaan, karyawan dapat segera mengetahui status atau respons dari sistem.
Chatbot dapat dilatih menggunakan data yang diperkaya dan diperbarui secara terus-menerus dan algoritma cerdas untuk memastikan bahwa umpan balik yang diberikan akurat dan relevan dengan konteks pertanyaan atau permintaan karyawan.
Akurasi dan Transparansi dalam Memberikan Respon
Chatbot HR memastikan bahwa informasi yang diberikan kepada karyawan konsisten dan tepat dengan mengandalkan basis data yang telah terverifikasi oleh tim HR.
Dengan chatbot, karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi tentang kebijakan perusahaan terbaru, prosedur terbaru, dan status permintaan mereka. Misalnya, karyawan dapat mengetahui status permintaan cuti mereka secara real-time tanpa harus menunggu respon dari HR.
Peningkatan Produktivitas
Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin, chatbot membebaskan waktu tim HR untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti pengembangan karyawan, perencanaan suksesi, dan peningkatan budaya perusahaan.
Karyawan dapat dengan cepat mendapatkan informasi dasar yang mereka butuhkan tanpa harus menunggu bantuan dari tim HR, sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan mereka dan meningkatkan produktivitas keseluruhan.
Mendukung Kerja Jarak Jauh
Chatbot HR menyediakan layanan 24/7 bagi karyawan jarak jauh.. Karyawan jarak jauh dapat mengakses informasi HR, mengajukan permintaan, dan mendapatkan bantuan mengenai HRÂ kapan saja dan dimana saja.
Misalnya, chatbot dapat membantu karyawan jarak jauh dengan menjawab pertanyaan tentang kebijakan perusahaan, menyediakan informasi tentang perangkat dan aplikasi yang diperlukan, mengajukan cuti, konsultasi tentang hak dan kewajiban dan membantu mereka mengatasi masalah teknis yang mungkin dihadapi.
Dengan manfaat-manfaat ini, HR Chatbot membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan pengalaman karyawan secara keseluruhan, serta mendukung tim HR dalam menjalankan tugas-tugas strategis dengan lebih baik.
Baca juga: Manfaat Performance Review Calibration
Contoh Penggunaan dan Implementasi Chatbot di Operasional HR
Berikut adalah penjelasan dan elaborasi dari masing-masing contoh penggunaan dan implementasi chatbot di operasional HR.
Recruitment
Chatbot dapat digunakan untuk menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang ditetapkan sebelumnya, seperti kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan. Setelah penyaringan awal, chatbot dapat mengatur jadwal wawancara dengan kandidat yang memenuhi syarat.
Misalnya, sebuah chatbot rekrutmen dapat mengirimkan pertanyaan otomatis antara tim HR dengan kandidat setelah mereka mengirimkan lamaran. Berdasarkan jawaban mereka, chatbot dapat menentukan kelayakan mereka dan mengatur wawancara dengan manajer rekrutmen.
Onboarding
Chatbot dapat menyediakan informasi penting bagi karyawan baru, seperti kebijakan perusahaan, jadwal orientasi, dan detail kontak tim. Dengan mengetahui informasi dasar lebih cepat, tentu hal ini membantu karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja mereka.
Contoh lainnya adalah chatbot yang mengarahkan karyawan baru melalui proses onboarding dengan memberikan informasi langkah demi langkah, menjawab pertanyaan umum, dan bahkan mengajukan kuis untuk memastikan pemahaman mereka tentang kebijakan perusahaan.
Employee Self-Management
Chatbot dapat menangani pertanyaan rutin dari karyawan tentang berbagai topik, seperti jumlah cuti yang tersedia, detail penggajian, dan informasi tunjangan. Ini mengurangi beban kerja tim HR dan memberikan jawaban cepat kepada karyawan.
Misalnya, seorang karyawan dapat menggunakan chatbot untuk mengajukan permintaan cuti, memeriksa status permintaan mereka, atau mendapatkan rincian gaji terbaru mereka tanpa perlu menghubungi tim HR secara fisik.
Performance Management
Chatbot dapat digunakan untuk melakukan check-in reguler dengan karyawan, mengingatkan mereka tentang ulasan kinerja yang akan datang, dan mengumpulkan feedback tentang kemajuan mereka.
Misalnya, chatbot dapat membantu karyawan menetapkan tujuan kinerja, mengingatkan mereka tentang tenggat waktu, dan melacak kemajuan mereka. Karyawan dapat melaporkan pencapaian mereka langsung ke chatbot, yang kemudian menyimpan data ini untuk ulasan kinerja mendatang.
Employee Satisfaction
Chatbot dapat digunakan untuk mengirimkan survei kepuasan karyawan secara berkala dan mengumpulkan umpan balik secara real-time. Ini membantu perusahaan untuk memantau tingkat kepuasan dan menangani masalah sejak dini.
Contoh lainnya adalah chatbot yang secara rutin berinteraksi dengan karyawan untuk menanyakan tentang pengalaman kerja mereka, memberikan tips untuk kesejahteraan, dan menyediakan saluran bagi karyawan untuk menyampaikan saran atau keluhan.
HR Processes
Chatbot dapat mengotomatisasi berbagai tugas HR yang berulang, seperti pengajuan dan persetujuan dokumen, pengelolaan formulir, dan pelacakan status pengajuan. Ini menyederhanakan alur kerja HR dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif.
Misalnya, sebuah chatbot dapat digunakan untuk mengelola proses persetujuan cuti, di mana karyawan mengajukan permintaan cuti melalui chatbot, yang kemudian mengirimkan permintaan tersebut kepada atasan untuk persetujuan. Setelah disetujui, chatbot memperbarui status cuti di sistem HR.
Itulah tadi sekilas mengenai chatbot HR. Dengan mengimplementasikan chatbot dalam operasional HR, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi beban kerja tim HR, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan.
Referensi:
