Membuat Rapat Menjadi Efektif dan Produktif

Membuat Rapat Menjadi Efektif dan Produktif

Suatu rapat tidak hanya berfungsi untuk menemukan ide-ide cemerlang dan solusi efektif, tapi juga berfungsi untuk memperkuat koordiasi, komunikasi dan kerja sama tim. Namun sayangnya, banyak faktor yang menghambat kelancaran suatu rapat sehingga sesi rapat sering dianggap membuang-buang waktu dan tidak produktif. Agar proses rapat berjalan efektif dan, persiapkan dulu hal-hal berikut ini.
Informasikan jauh-hauh hari sebelumnya beserta agenda rapat. Agar rapat dapat berjalan dan dihadiri oleh seluruh undangan, sebaiknya hidari rapat yang bersifat mendadak dan informasikan jauh-jauh hari sebelumnya. Buat agenda rapat secara rapi dan mendetail seperti alasan diadakannya rapat, pokok bahasan, serta solusi yang ingin dipecahkan. Jabarkan poin-poin pada setiap sesi dan tekankan bahwa seluruh undangan perlu mengikuti semua sesi.
Agendakan waktu rapat secara efisien. Setiap peserta rapat pasti berharap rapat dapat berlangsung singkat, produktif, dan efisien. Caranya adalah dengan memperkirakan periode yang dibutuhkan untuk setiap sesi seideal mungkin. Cara ini akan membantu memastikan pembahasan tetap berada dalam jalur yang direncanakan.
Pilih moderator yang tegas. Walaupun agenda telah disusun, namun kadang ada saja satu atau beberapa yang berargumen tanpa henti hingga menjurus keluar dari topik utama. Oleh karena itu, menentukan satu orang yang mampu dengan tegas menyetir arah rapat jika dirasa mulai melenceng menjadi krusial. Moderator juga dapat mengarahkan peserta agar fokus dan menaati aturan raoat yang telah disepakati bersama, seperti contoh, dilarang bermain HP agar perhatian mereka benar-benar tertuju saat rapat. Selain itu, moderator juga bertugas untul merangkum hasil diskusi dan solusi di akhir rapat agar apa yang telah dibicarakan di setiap sesi benar-benar dapat diemplementasikan dengan efektif.
Lokasi yang mudah dijangkau. Jika rapat dihadiri oleh orang-orang yang datang dari berbagai tempat, penentuan lokasi rapat yang strategis juga memegang peranan penting agar rapat berjalan secara efektif. Hindari lokasi rapat yang berlokasi di titik kemacetan agar seluruh peserta dapat menghadiri rapat tepat waktu tanpa alasan macet.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

PUBLISHED26 Aug 2016
talenta
talenta