Membuat Rapat Efektif dan Produktif, Ini Caranya

Membuat Rapat Efektif dan Produktif, Ini Caranya

Suatu rapat tidak hanya berfungsi untuk menemukan ide-ide cemerlang dan solusi efektif, tapi juga berfungsi untuk memperkuat koordiasi, komunikasi dan kerja sama tim.

Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, kembangkan bisnis lebih cepat

Pertemuan atau rapat ditujukan guna mengatur langkah dan strategi, misalnya agar performa kinerja karyawan dan perusahaan dapat bertahan atau meningkat. Namun terkadang rapat tidak berlangsung secara efektif sehingga hasilnya tak sesuai harapan serta membuang-buang waktu dan anggaran

Oleh karena itu, sejumlah perusahaan selalu berusaha melakukan rapat yang efektif. Meski kadang dibatasi ruang dan waktu, perusahaan pimpinan mereka selalu fokus sehingga berhasil membawa inovasi baru.

Bagaimana caranya? Berikut ini cara agar proses rapat berjalan efektif dan, persiapkan dulu hal-hal berikut ini.

1. Informasikan Agenda Rapat

Agar rapat dapat berjalan dan dihadiri oleh seluruh undangan, sebaiknya hidari rapat yang bersifat mendadak dan informasikan jauh-jauh hari sebelumnya seperti melalui aplikasi chat karyawan.

Buat agenda rapat secara rapi dan mendetail seperti alasan diadakannya rapat, pokok bahasan, serta solusi yang ingin dipecahkan. Jabarkan poin-poin pada setiap sesi dan tekankan bahwa seluruh undangan perlu mengikuti semua sesi.

2. Agendakan Waktu Rapat Secara Efisien

Setiap peserta rapat pasti berharap rapat dapat berlangsung singkat, produktif, dan efisien. Caranya adalah dengan memperkirakan periode yang dibutuhkan untuk setiap sesi seideal mungkin. Cara ini akan membantu memastikan pembahasan tetap berada dalam jalur yang direncanakan.

3. Pilih Moderator yang Tegas

Walaupun agenda telah disusun, namun kadang ada saja satu atau beberapa yang berargumen tanpa henti hingga menjurus keluar dari topik utama.

Oleh karena itu, menentukan satu orang yang mampu dengan tegas menyetir arah rapat jika dirasa mulai melenceng menjadi krusial. Moderator juga dapat mengarahkan peserta agar fokus dan menaati aturan raoat yang telah disepakati bersama, seperti contoh, dilarang bermain HP agar perhatian mereka benar-benar tertuju saat rapat.

Selain itu, moderator juga bertugas untul merangkum hasil diskusi dan solusi di akhir rapat agar apa yang telah dibicarakan di setiap sesi benar-benar dapat diemplementasikan dengan efektif.

4. Lokasi yang Mudah Dijangkau

Jika rapat dihadiri oleh orang-orang yang datang dari berbagai tempat, penentuan lokasi rapat yang strategis juga memegang peranan penting agar rapat berjalan secara efektif. Hindari lokasi rapat yang berlokasi di titik kemacetan agar seluruh peserta dapat menghadiri rapat tepat waktu tanpa alasan macet. 

5. Libatkan Semua Peserta

Dalam meeting perusahaan, Anda perlu memberikan tugas masing-masing ke para peserta rapat untuk memastikan tujuan akhir bisa dicapai. Memberikan peranan dan tanggung jawab ke tiap hadirin memiliki dua keuntungan.

Pertama, masing-masing orang jadi paham akan posisi mereka dalam pertemuan dan alasan mengapa mereka harus ada di sana. Kedua, dengan memiliki peranan, para peserta terdorong untuk beropini dan menciptakan diskusi.

6. Jaga agar Rapat Tetap Simple

Buat agar rapat berjalan mengalir sederhana, tidak terganggu oleh penyampaian presentasi. Presentasi bisa berguna apabila dilakukan dengan jumlah peserta yang banyak atau untuk mengirim informasi tertentu, misalnya seperti dalam konferensi atau pitching klien.

Namun, untuk rapat internal dengan beberapa orang saja, presentasi bisa merepotkan atau mengganggu, apalagi kalau ada kendala teknis. Lagipula, apabila peserta rapat adalah segelintir orang yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan dan mencapai tujuan meeting tanpa harus melakukan presentasi.

Dalam hal membantu rapat efektif perusahaan, Anda dapat gunakan aplikasi Talenta yang memudahkan Anda untuk memberi penugasan rapat beserta tanggal waktu kepada karyawan. Tak hanya itu, Talenta memberikan fitur chat antar karyawan, absensi online, hingga perhitungan gaji yang diotomatiskan.

Segala pengelolaan karyawan begitu mudah dan sederhana. Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!


PUBLISHED26 Aug 2016
talenta
talenta


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang