Cara Membuat Absensi di Microsoft Excel dan Word dengan Cepat

Apakah Anda sedang mencari cara membuat absensi daftar hadir di Microsoft Excel, Microsoft Word buat jenis kerja harian proyek dan bagaimana absen online Talenta bisa membuatnya lebih mudah?

Simak caranya di artikel Insight Talenta berikut ini.

Absensi untuk pegawai ini bisa menjadi bukti seseorang hadir atau tidak. Jika dulu absensi dilakukan secara manual, sekarang Anda bisa membuat absensi secara otomatis.

Caranya adalah menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan juga Microsoft Word untuk keperluan daftar kehadiran kerja karyawan online.

Adanya aplikasi tersebut bisa membantu pengguna untuk melakukan rekapan apa saja dengan mudah, termasuk absensi.

Namun, untuk membuat absensi pertama kalinya mungkin akan terasa memusingkan jika belum terbiasa.

Cara Membuat Daftar Hadir di Excel

Bagi Anda yang belum pernah mencoba menggunakan aplikasi Microsoft Excel, pastinya akan merasa sedikit bingung.

Namun, jika sudah pernah menggunakannya, tentu cara membuat daftar hadir online menggunakan Excel jadi lebih mudah.

Saat ini, Microsoft Excel ada yang tahun 2007, 2010, 2013, dan 2016. Berikut masing-masing caranya.

Cara Membuat Absensi Kelas dan Karyawan di Excel 2007

Apakah Anda pengguna Microsoft Excel tahun 2007? Jika iya, ada beberapa cara membuat absensi di Microsoft Excel yang mudah dilakukan.

Berikut cara buat absen kerja yang bisa Anda ikuti secara perlahan baik untuk keperluan pekerja harian proyek atau yang lainnya.

1. Bukalah aplikasi Microsoft Excel 2007 di PC atau laptop lebih dulu
2. Arahkan kursor untuk membuat judul dengan cara menekan menu Insert, lalu pilih menu Word Art
3. Nantinya akan muncul tulisan Your Text Here yang bisa Anda ganti dengan kata Absensi Kantor atau sesuai kebutuhan
4. Arahkan kursor ke sel A7 untuk memulai cara membuat absensi di Microsoft Excel
5. Ketikan Nomor pada bagian sel A7, Nama di bagian sel B7, NIS di bagian sel C7, dan tanggal di bagian sel D7
6. Di bagian sel D8 bisa diisi dengan mengetik angka 1, lalu arahkan kursor ke sel E8 dengan mengetik angka 2
7. Blok sel D8 dan E8, lalu di bagian sudut kanan bawah, tarik sampai menuju angka 30 atau 31 sesuai kalender
8. Blok kolom D sampai AH lalu klik kanan untuk mengatur column width menjadi 3
9. Cara membuat daftar hadir di Microsoft Excel bisa dilakukan dengan mengisi sel AI 7 dengan mengetik Keterangan
10. Di bagian sel AI 8 isi dengan Alpa, AJ 8 isi dengan Sakit, AK 8 dengan Izin, dan AL 8 dengan hadir
11. Di bagian kolom nomor, blok satu baris ke bawah, lalu pilih menu Home, Merger & Center, lalu Middle Align
12. Di bagian kolom Tanggal dan Keterangan bisa klik menu Merge
13. Blok area yang akan digunakan fungsi Conditional Formatting, lalu pilih menu Home, Conditional Formating, pilih New Rule
14. Setelah itu, pilih format Only Cels That Contain di bagian Cells Value
15. Klik menu Specific Text, dan ketik huruf a di bagian text kosong sebelah kanan
16. Pilih menu Format, tab Fill, dan pilih warna yang diinginkan. Biasanya warna untuk Alpa adalah warna merah
17. Lakukan hal serupa untuk bagian keterangan lainnya, seperti hadir, izin, dan sakit  agar lebih praktis
18. Cobalah untuk mengisinya dengan mengetik huruf a, h, i, atau s lalu lihat perubahan warnanya
19. Jika warnanya sudah berubah, buat perhitungan otomatis dengan rumus excel Countif, misalnya =COUNTIF(D9:AH9;”a”)
20. Gunakan rumus tersebut untuk keterangan lainnya dengan mengganti di bagian inisial saja.

Baca juga: Cara Membuat Absensi Karyawan Otomatis dengan Excel

Cara Membuat Absensi di Microsoft Excel 2010

Ilustrasi cara membuat absensi daftar hadir di Microsoft Excel dan Microsoft Word, dan bagaimana absen online Talenta bisa membuatnya lebih mudah!

Jika Anda menggunakan aplikasi Microsoft Excel 2010, maka bisa mengikuti cara membuat absensi di Microsoft Excel dengan cepat dan mudah buat absen kerja harian proyek.

• • Buka aplikasi Microsoft Excel terlebih dulu
  • Buat judul lebih dulu dengan menekan menu Insert, lalu pilih menu Word Art

1. Pilih sel yang Anda inginkan, biasanya di bagian sel A9 untuk menjadi awalan
2. Di bagian sel A9, Anda bisa mengetik Nomor, sementara di bagian B9 bisa diisi dengan nama siswa
3. Di bagian C9 bisa diisi dengan NIS siswa
4. Isi bagian D9 dengan Pertemuan sesuai keinginan
5. Nantinya, D9 bisa diketik angka 1, lalu angka 2 di E9
6. Setelah itu, blok D9 dan E9 lalu tarik sehingga angka akan bertambah secara berurutan
7. Atur lebar kolom dengan cara blok dua kolom pertemuan 1 dan 2
8. Setelah itu, klik kanan dan tekan Column Width, lalu isi sesuai keinginan
9. Di bagian sel AM sampai sel AR bisa diisi dengan alpa, izin, sakit, hadir, persentase, dan catatan sesuai kebutuhan
10. Isi nama siswa atau karyawan lebih dulu
11. Jika sudah, gunakan Conditional Formating untuk mengisi kehadiran secara otomatis dengan cara blok bagian yang diinginkan
12. Di bagian tampilan Conditional Formating Manager, pilih menu New Rule
13. Tekan menu Format Only CelLs That Contain, lalu pilih CeLls Value, dan Specific Text
14. Di bagian teks kosong sebelah kanan, ketik huruf a sebagai penanda untuk Alpa
15. Pilih menu Format, tab Fill, dan pilih warna yang diinginkan untuk menjadi pembeda
16. Ulangi cara nomor 16-17 untuk bagian izin, hadir, dan sakit
17. Setelah itu, tinggal isi absensinya

Baca juga: Cara Menghitung Persentase Kehadiran Karyawan dengan Praktis

Cara Membuat Absensi di Microsoft Excel 2016 untuk Karyawan

Sebenarnya, mau tipe Microsoft Excel berapa pun hampir sama penggunanya.

Sama seperti Microsoft Excel 2016, caranya pun hampir sama dengan Excel 2007 dan 2010.

Alhasil, Anda bisa menyelesaikannya dengan cara membuat absensi daftar hadir di Microsoft Excel buat karyawan absen kerja harian proyek atau yang lainnya.

Cara Membuat Conditional Formatting di Microsoft Excel

Fungsi Conditional Formating adalah fungsi yang disediakan untuk memudahkan pengguna dalam cara buat absen kerja harian proyek.

Nantinya, fungsi ini akan memberikan warna pada bagian keterangan daftar hadir.

Sebagai contoh warna untuk Alpa dan ditandai dengan inisial a adalah merah.

Anda bisa menggunakan warna kuning untuk izin, warna biru untuk sakit, dan warna hijau untuk keterangan hadir.

Inisialnya pun bisa disesuaikan dengan keinginan. Misalnya, untuk keterangan hadir bisa menggunakan inisial h atau tanda titik.

Cara membuat absensi di Microsoft Excel ini bisa dilakukan dengan menekan menu Home dan memilih menu Conditional Formatting.

Setelah itu, Anda bisa memilih menu Manage Rules, lalu tekan menu New Rule. Nantinya akan muncul dialog New Formatting Rule.

Pilih menu Format Only Cells That Contain, lalu pilih Specific Text.

Baca juga: Membuat Contoh Jadwal Kerja Shift dengan Excel dan Simulasinya

Mencari Jumlah Keterangan

Cara membuat absensi bisa dilakukan dengan mencari jumlah keterangan. Caranya bisa menggunakan rumus COUNTIF dengan rumus =COUNTIF(C6:AG6, “.”).

Sementara jika ingin mencari jumlah total keterangan seluruh karyawan, rumusnya menggunakan =SUM(AH6:AH20).

Rumus di atas bisa disesuaikan dengan kolom yang Anda buat untuk masing-masing keterangan.

Jadi, bukan berarti Anda harus mengikuti sesuai rumus di atas.

Hal yang terpenting adalah rumus awalannya, tanda kurung, dan kolom yang diisi.

Cara Membuat Daftar Absensi pada Google Spreadsheet

Selain dengan Microsoft Excel, Anda juga bisa membuat daftar absensi atau daftar hadir karyawan menggunakan Google Spreadsheet.

Berikut cara buat absen kerja harian proyek atau jenis pekerjaan lainnya dengan Google Spreadsheet.

Daftar Absensi dengan Google Spreadsheet

Anda bisa membuat daftar absensi yang seperti ini.

Meski terbatas dan tidak sefleksibel ketika menggunakan absensi online Mekari Talenta, Anda tetap bisa membuatnya terutama bagi Anda yang memiliki karyawan yang sedikit.

Untuk menambahkan kolom baru, Anda tinggal klik kanan dan pilih “Insert Column”.

Beri Tanda Pada Masing-masing Sel

Kemudian, Anda bisa memberikan perintah conditional formatting pada kolom daftar absensi online yang tertera di Google Sheet yang Anda buat.

Sebagai contoh, Anda bisa menandai S untuk sakit, C untuk cuti, dan H untuk mereka yang hadir.

Jadi ketika Anda mengisi tanda S pada karyawan yang sakit, sel tersebut akan berganti warna.

Jangan Lupa Hitung Total Daftar Absensi atau Kehadiran Tiap Bulan

Terakhir, setiap akhir bulan dan mendekati masa gajian, Anda bisa merekap kehadiran karyawan.

Caranya adalah dengan rumus COUNTIF.

=COUNTIF(range informasi yang mau digunakan “Daftar Hadir”)

Cara Membuat Daftar Hadir di Microsoft Word

Sebetulnya, cara membuat daftar hadir buat absen kerja harian proyek atau jenis pekerjaan lainnya di Microsoft Word sangat lah mudah dibandingkan menggunakan Excel.

Namun biasanya penggunaannya lebih cocok untuk kantor dengan jumlah karyawan yang tidak banyak. Berikut caranya.

4. Isi kolom sesuai kebutuhan, misalnya Nama, Jam Masuk, Jam Keluar Kantor, dan lain sebagainya. Jangan lupa atur lebar kolom. Jika sudah, akan muncul seperti ini.

5. Save jika sudah, kemudian Anda bisa print daftar hadir ini untuk karyawan isi ketika ia hadir dan pulang kator.

Gunakan Aplikasi Absen Online Talenta Untuk Cara Yang Lebih Efisien

Namun jika perusahaan atau kantor Anda memerlukan fitur yang lebih advance, menggunakan aplikasi absen online talenta untuk absen kehadiran kerja di kantor, tentu akan lebih memudahkan lagi.

Karena Talenta merupakan software HRIS yang memiliki fitur absensi online yang dapat digunakan dengan mudah.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Selain membuat karyawan dapat absen di mana saja menggunakan fitur pada Aplikasi Attendance, data absensi juga tersimpan secara otomatis ke dalam sistem begitu karyawan melakukan absensi.

Sehingga HR tidak perlu lagi melakukan proses rekapitulasi absensi setiap kali ingin menghitung gaji karyawan.

Tertarik mencoba fitur-fitur Talenta lainnya? Daftarkan perusahaan Anda pada formulir berikut ini untuk mencoba demonya secara gratis!