Applicant Tracking System (ATS): Arti, Fungsi, & Contohnya

Pernahkah Anda mendengar istilah Applicant Tracking System (ATS)?

Dengan sistem ini, divisi HR dapat mengelola data pelamar, menyaring kandidat, serta memantau proses rekrutmen secara lebih efisien.

Penggunaan ATS juga semakin umum di berbagai perusahaan.

Lalu, bagaimana sebenarnya cara kerja Applicant Tracking System dalam membantu proses rekrutmen karyawan? Simak penjelasannya di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Apa Itu Applicant Tracking System?

Applicant Tracking System (ATS) adalah sistem digital yang dirancang untuk menyaring dan mengelola pelamar kerja secara otomatis.

ATS bertindak sebagai “pusat kendali” proses seleksi, menyimpan seluruh database kandidat, memfilter berdasarkan kriteria, dan memungkinkan kolaborasi antara tim rekrutmen dalam satu platform.

Contoh: Saat kandidat mengirim CV melalui website perusahaan, ATS langsung mencatat data, memindai kata kunci, dan memberi skor awal untuk menentukan kandidat mana yang layak lanjut ke tahap berikutnya.

Sederhananya, applicant tracking system merupakan sebuah software yang menyederhanakan proses rekrutmen untuk mencari kandidat terbaik dan paling cocok untuk perusahaan.

ATS menjadi penting karena ada banyak posisi di perusahaan yang menarik minat ratusan atau mungkin ribuan kandidat untuk mendaftar dan bisa menghemat waktu karena tidak perlu memproses semuanya secara manual.

Fungsi Utama ATS

Applicant Tracking System (ATS) memiliki berbagai fungsi yang membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen secara lebih terstruktur dan efisien.

Dengan sistem ini, tim HR dapat mengelola data kandidat, melakukan seleksi awal, hingga memantau seluruh tahapan rekrutmen dalam satu platform.

Berikut beberapa fungsi utama ATS dalam proses perekrutan karyawan.

1. Pengumpulan CV dan Lamaran Kandidat

Salah satu fungsi utama ATS adalah mengumpulkan CV dan lamaran kandidat dari berbagai kanal rekrutmen. Sistem ini dapat menarik data pelamar dari berbagai sumber seperti job portal, email, maupun halaman karier di website perusahaan.

Dengan adanya sistem terpusat, tim HR tidak perlu lagi mengelola lamaran secara manual dari berbagai platform. Semua data kandidat tersimpan dalam satu database sehingga proses pencarian dan pengelolaan pelamar menjadi lebih mudah.

2. Screening Kandidat Secara Otomatis

ATS juga membantu HR melakukan screening kandidat secara otomatis berdasarkan kriteria tertentu. Sistem dapat menyaring pelamar menggunakan kata kunci pada CV, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, maupun kriteria lain yang ditentukan perusahaan.

Fitur ini membantu mempercepat proses seleksi awal karena HR tidak perlu memeriksa setiap CV secara manual. Kandidat yang paling relevan dengan kebutuhan posisi dapat langsung diprioritaskan untuk tahap berikutnya.

3. Manajemen Database Kandidat

Selain membantu proses seleksi, ATS juga berfungsi sebagai database kandidat yang terorganisir. Sistem ini menyimpan berbagai informasi penting seperti histori lamaran, catatan dari tim HR, serta status rekrutmen setiap kandidat.

Database ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses kembali data kandidat yang pernah melamar. Jika di masa depan terdapat posisi baru yang sesuai, HR dapat menghubungi kandidat tersebut tanpa harus memulai proses pencarian dari awal.

4. Kolaborasi Tim Rekrutmen

Proses rekrutmen biasanya melibatkan beberapa pihak, seperti HR, hiring manager, dan user dari departemen terkait. ATS memungkinkan seluruh tim tersebut berkolaborasi dalam satu sistem.

Melalui platform ini, setiap anggota tim dapat memberikan penilaian, komentar, atau feedback terhadap kandidat. Hal ini membantu perusahaan mengambil keputusan rekrutmen secara lebih objektif dan terkoordinasi.

5. Penjadwalan Interview Secara Digital

ATS juga memudahkan perusahaan dalam mengatur jadwal wawancara dengan kandidat. Sistem dapat membantu menyusun jadwal interview secara otomatis dan mengirimkan notifikasi kepada kandidat maupun tim rekrutmen.

Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan jadwal serta memastikan seluruh proses wawancara berjalan lebih terorganisir.

6. Pembuatan Laporan dan Analisis Rekrutmen

Fungsi lain dari ATS adalah menghasilkan laporan dan analisis rekrutmen. Sistem dapat memberikan informasi mengenai berbagai metrik penting, seperti sumber kandidat terbaik, waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tertentu, serta efektivitas proses perekrutan.

Data ini membantu perusahaan mengevaluasi strategi rekrutmen yang digunakan sehingga proses perekrutan dapat terus ditingkatkan.

7. Integrasi dengan Job Board

Banyak ATS juga menyediakan integrasi langsung dengan berbagai job board seperti JobStreet, LinkedIn, atau Kalibrr.

Dengan integrasi ini, perusahaan dapat mempublikasikan lowongan pekerjaan ke berbagai platform sekaligus melalui satu sistem.

Hal ini membuat proses distribusi lowongan menjadi lebih efisien dan membantu perusahaan menjangkau lebih banyak kandidat potensial.

Manfaat Applicant Tracking System

Ada banyak manfaat dari menggunakan ATS di mana banyak perusahaan berekspektasi ada peningkatan dari sisi efisiensi waktu, biaya, dan juga kualitas kandidat.

Berikut adalah beberapa di antaranya.

1. Mempersingkat Waktu Proses Rekrutmen

ATS dapat mempersingkat proses rekrutmen dari yang sebelumnya memakan waktu. Ia dapat menawarkan semua fungsi rekrutmen dalam satu platform, mulai dari job posting, menjadwalkan wawancara, berkomunikasi dengan kandidat, submit CV, dan masih banyak yang lainnya.

Dengan adanya platform yang terpusat, Anda tidak perlu lagi pindah dari satu platform ke platform lainnya untuk proses seleksi karyawan sehingga akan menyingkat waktu.

Baca juga: Berapa Lama Proses Rekrutmen? Ini Waktu Ideal dan Cara Mempercepatnya

2. Pengelolaan Data Kandidat Jadi Lebih Mudah

Menyortir begitu banyak CV yang masuk melalui email bukan hal yang mudah. Adanya ATS membantu Anda dalam mengelola data terkait kandidat dengan lebih mudah.

Data-data seperti CV, data diri kandidat, tugas yang diberikan untuk mereka, hingga feedback terhadap mereka setelah wawancara bisa digabung dan diakses menggunakan ATS.

3. Menyortir Kandidat yang Tepat untuk Posisi yang Dibutuhkan

Penggunaan applicant tracking system memungkinkan adanya kolaborasi baik dari sisi HR sebagai perekrut dan juga user untuk posisi yang dibuka.

Mereka bisa mengakses informasi kandidat dan juga memberikan feedback langsung di sana. Adanya keterbukaan ini membuat user lebih mudah dalam menemukan kandidat yang dibutuhkan.

4. Meningkatkan Experience bagi Para Kandidat

Karena para kandidat turut merasakan langsung kemudahan dari ATS, mereka akan memberikan kesan yang positif pada perusahaan.

Misalnya, ketika kandidat diterima atau ditolak, ia akan mendapatkan notifikasi melalui email sehingga ia tidak perlu menanti ketidakjelasan dari perusahaan apakah mereka diterima atau ditolak.

Hal ini juga dapat mempersingkat waktu HR karena mereka tidak perlu mengirim email penolakan satu per satu ke masing-masing kandidat.

Contoh ATS Populer dan Kelebihannya

Saat ini, tersedia banyak pilihan ATS yang menawarkan fitur berbeda, mulai dari pengelolaan database kandidat hingga integrasi dengan sistem HR perusahaan.

Berikut beberapa contoh ATS populer yang sering digunakan perusahaan beserta keunggulan utamanya.

Bagaimana Cara Applicant Tracking System Bekerja?

Berikut adalah cara kerja sebuah sistem ATS.

1. Pengumpulan dan Manajemen Data Pelamar

Proses dimulai saat seorang kandidat mengirimkan lamaran melalui situs karier, portal lowongan kerja, atau media sosial perusahaan.

ATS secara otomatis mengarsipkan semua dokumen yang dikirimkan, seperti CV, surat lamaran, portofolio, atau hasil asesmen.

Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber eksternal seperti LinkedIn, Jobstreet, atau Glints.

ATS terbaik saat ini tidak hanya mengumpulkan data, tetapi juga menyusun informasi tersebut dalam format standar agar mudah dianalisis dan dibandingkan. Dengan dukungan teknologi ini, HR tidak perlu lagi memeriksa setiap lamaran secara manual satu per satu.

2. Penyaringan Kandidat Secara Otomatis

Setelah lamaran masuk, ATS akan menilai kecocokan kandidat berdasarkan kata kunci atau parameter yang telah ditentukan.

Misalnya: pengalaman kerja minimal 3 tahun, keahlian dalam Excel, atau gelar sarjana dari bidang tertentu. Kandidat yang tidak memenuhi kriteria akan otomatis dieliminasi, sementara mereka yang lolos akan masuk ke tahap selanjutnya.

Teknologi penyaringan ini sangat membantu terutama saat ada ratusan hingga ribuan pelamar untuk satu posisi. Proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari, kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit.

3. Kolaborasi Antar Tim Rekrutmen

Salah satu fitur unggulan ATS adalah kemampuannya mendukung kolaborasi tim. Setiap anggota tim rekrutmen bisa memberikan penilaian, komentar, atau rekomendasi terhadap kandidat secara real-time.

Misalnya, HR dapat menandai seorang kandidat sebagai “prioritas tinggi”, sementara manajer lini bisa menambahkan catatan tentang hasil wawancara.

Sistem ini juga memungkinkan semua komunikasi dan penilaian terekam dalam satu platform, mengurangi risiko kehilangan informasi penting akibat komunikasi yang tersebar melalui email atau pesan instan.

4. Penjadwalan dan Notifikasi Otomatis

Fitur penjadwalan wawancara yang terintegrasi memungkinkan ATS untuk secara otomatis mengatur waktu pertemuan antara kandidat dan pewawancara. Beberapa ATS bahkan terhubung dengan kalender digital seperti Google Calendar atau Microsoft Outlook.

Kandidat akan menerima notifikasi melalui email atau SMS mengenai jadwal wawancara, link Zoom atau Google Meet, dan dokumen yang harus disiapkan. Dengan demikian, proses wawancara menjadi lebih profesional dan minim miskomunikasi.

Jenis dan Model Penerapan Applicant Tracking System (ATS)

Applicant Tracking System (ATS) merupakan sistem digital yang digunakan untuk mengelola proses rekrutmen secara terpusat, terstruktur, dan efisien.

Di era digital saat ini, keberadaan ATS menjadi sangat penting dalam mendukung strategi manajemen talenta perusahaan, khususnya dalam menyaring dan menilai pelamar kerja dari berbagai saluran.

Terdapat berbagai jenis dan model penerapan ATS yang dapat dipilih oleh perusahaan, tergantung pada skala operasional, kompleksitas kebutuhan SDM, dan infrastruktur teknologi informasi yang tersedia.

Berikut adalah penjelasan terperinci mengenai model-model ATS yang umum digunakan.

1. ATS Berbasis Cloud (SaaS)

ATS berbasis cloud, juga dikenal sebagai Software as a Service (SaaS), adalah model yang paling populer dan banyak diadopsi oleh perusahaan modern, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Sistem ini dapat diakses melalui internet tanpa perlu instalasi fisik di server internal perusahaan.

Keunggulan Utama:

• Mobilitas Tinggi: Dengan akses berbasis web, tim HR dapat mengakses data pelamar kapan saja dan di mana saja, baik melalui laptop, tablet, maupun smartphone.
• Biaya Efisien: Umumnya, perusahaan hanya perlu membayar biaya langganan bulanan atau tahunan yang sudah mencakup pemeliharaan, pembaruan fitur, dan dukungan teknis.
• Pembaruan Otomatis: Vendor ATS secara berkala melakukan update sistem sehingga perusahaan selalu mendapatkan fitur terbaru tanpa harus melakukan proses instalasi tambahan.
• Skalabilitas: ATS berbasis cloud dapat disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, baik dari sisi jumlah pengguna maupun volume data kandidat.

Penerapan di Indonesia:

Banyak aplikasi rekrutmen karyawan lokal seperti Mekari Talenta telah menghadirkan solusi ATS berbasis cloud untuk mendukung rekrutmen digital di Indonesia. Keamanan data yang menjadi perhatian banyak perusahaan juga telah diantisipasi dengan sistem enkripsi dan data center lokal.

2. ATS On-Premise

Berbeda dari model cloud, ATS on-premise adalah sistem yang diinstal langsung di server milik perusahaan dan dikelola secara internal oleh tim IT perusahaan tersebut.

Keunggulan Utama:

• Kontrol Penuh terhadap Data: Perusahaan memiliki kendali penuh atas pengelolaan data kandidat, yang sangat penting untuk industri dengan regulasi ketat seperti keuangan atau kesehatan.
• Tingkat Penyesuaian Tinggi: ATS on-premise memungkinkan kustomisasi lebih dalam sesuai dengan alur kerja atau kebijakan internal perusahaan.
• Keamanan Data Tinggi: Sistem ini sangat cocok bagi organisasi yang memprioritaskan data confidentiality dan memiliki kebijakan untuk tidak menggunakan layanan cloud publik.

Kekurangan:

• Investasi Awal Besar: Dibutuhkan biaya signifikan untuk pembelian lisensi, infrastruktur server, dan implementasi.
• Pemeliharaan Internal: Segala bentuk pemeliharaan dan troubleshooting menjadi tanggung jawab internal tim TI perusahaan.

Penerapan di Indonesia:

Model ini banyak digunakan oleh perusahaan BUMN, sektor keuangan, dan organisasi besar yang memiliki kapasitas infrastruktur dan kebutuhan keamanan data tingkat tinggi.

3. ATS Terintegrasi dalam HRIS

Dalam model ini, sistem ATS tidak berdiri sendiri, melainkan merupakan bagian dari sistem Human Resource Information System (HRIS) yang lebih besar. Pendekatan ini menawarkan manfaat integrasi lintas modul dalam satu ekosistem aplikasi.

Keunggulan Utama:

• Alur Data Terpadu: Data dari tahap rekrutmen dapat langsung ditransfer ke modul payroll, absensi, atau performance management setelah kandidat menjadi karyawan.
• Efisiensi Administrasi HR: HR tidak perlu lagi memasukkan ulang data secara manual karena semua informasi sudah terhubung secara otomatis.
• Visibilitas End-to-End: Manajemen dapat memantau seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan karier.

Penerapan di Indonesia:

Contoh nyata model ini adalah Mekari Talenta HRIS, yang menggabungkan modul ATS dengan berbagai fitur HR lainnya dalam satu sistem terintegrasi, sangat cocok bagi perusahaan yang mengutamakan efisiensi data lintas fungsi.

4. ATS untuk UKM dan Startup

Tidak semua organisasi membutuhkan ATS kompleks dengan fitur lengkap. Bagi usaha kecil dan startup, pilihan terbaik adalah menggunakan ATS yang sederhana, cepat diimplementasikan, dan terjangkau.

Keunggulan Utama:

• Fitur Esensial: ATS ini biasanya hanya memuat fungsi dasar seperti upload CV, pencocokan kualifikasi, dan pengelolaan wawancara.
• Mudah Digunakan: Tampilan yang intuitif dan user-friendly cocok untuk tim HR dengan sumber daya terbatas.
• Implementasi Cepat: Dapat langsung digunakan tanpa proses pelatihan atau setup yang rumit.
• Biaya Terjangkau: Harga langganan rendah memungkinkan UKM memperoleh manfaat digitalisasi tanpa beban finansial besar.

Penerapan di Indonesia:

Beberapa penyedia ATS lokal telah menghadirkan paket-paket khusus untuk UMKM dan startup digital, seperti KaryaOne, GreatDay HR, dan Rekrutmen.id yang dirancang untuk skala organisasi kecil dengan kebutuhan rekrutmen dinamis.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Model ATS

Memilih model ATS yang tepat memerlukan pemahaman mendalam tentang kondisi internal perusahaan. Berikut beberapa pertimbangan strategis sebelum memilih:

1. Ukuran dan Skala Perusahaan: Perusahaan besar dengan proses rekrutmen yang kompleks mungkin lebih cocok menggunakan ATS terintegrasi, sedangkan UKM dapat memilih model SaaS atau ATS sederhana.
2. Anggaran TI dan SDM: Jika perusahaan tidak memiliki tim TI internal yang kuat, maka model cloud dengan dukungan vendor lebih ideal.
3. Kebutuhan Integrasi: Jika ATS perlu berintegrasi dengan payroll, absensi, atau sistem pelatihan, maka model HRIS terintegrasi lebih tepat.
4. Regulasi dan Kepatuhan: Industri dengan regulasi tinggi terkait data kandidat (misal: perbankan, asuransi) mungkin lebih cocok menggunakan ATS on-premise.
5. Volume dan Frekuensi Rekrutmen: Perusahaan dengan rekrutmen massal dan cepat membutuhkan ATS dengan fitur otomatisasi tinggi dan kemampuan pelaporan yang kuat.

Risiko Jika Tidak Menggunakan ATS

Beberapa risiko yang mungkin terjadi:

1. Proses Rekrutmen Lambat dan Tidak Terstruktur

Tanpa ATS, HR akan menghadapi kesulitan dalam menyortir dan mengevaluasi lamaran secara efisien. Proses yang lambat dapat membuat perusahaan kehilangan kandidat terbaik yang memilih perusahaan lain yang bergerak lebih cepat.

2. CV Pelamar Rentan Terlewat

Dalam proses manual, ada risiko tinggi bahwa dokumen kandidat bisa hilang, tercecer, atau tidak terbaca. Ini bisa merugikan perusahaan, terutama jika pelamar yang terlewat sebenarnya memiliki kualifikasi unggul.

3. Minimnya Transparansi

Tanpa sistem terintegrasi, tidak ada jejak digital yang jelas tentang proses seleksi, komunikasi, atau penilaian. Hal ini menyulitkan pengambilan keputusan berbasis data.

4. Sulit Mengelola Banyak Lowongan Sekaligus

Dalam situasi di mana perusahaan membuka beberapa posisi sekaligus, pengelolaan secara manual menjadi sangat tidak efisien dan berisiko tinggi terjadi kesalahan administratif.

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Rekrutmen Online Tanpa Tatap Muka Langsung

Optimalkan Proses Rekrutmen dengan Aplikasi ATS Mekari Talenta

Dengan menggunakan Applicant Tracking System (ATS), perusahaan dapat menyederhanakan proses rekrutmen yang kompleks sekaligus meningkatkan efisiensi kerja tim HR.

Salah satu solusi yang dapat digunakan perusahaan adalah aplikasi rekrutmen karyawan Mekari Talenta.

Platform ini menghadirkan sistem ATS berbasis AI yang dirancang untuk membantu perusahaan menemukan kandidat terbaik lebih cepat sekaligus mengelola seluruh proses hiring secara lebih terstruktur.

Berikut beberapa fitur yang membantu perusahaan mempercepat dan menyederhanakan proses rekrutmen:

• Job posting terintegrasi. Posting lowongan sekali dan distribusikan otomatis ke berbagai platform seperti LinkedIn, JobStreet, dan website perusahaan.
• Pengumpulan kandidat terpusat. Semua lamaran kandidat dari berbagai kanal langsung tersinkronisasi dalam satu dashboard.
• AI screening & shortlisting kandidat. Sistem berbasis AI membantu menyaring kandidat dan merekomendasikan pelamar yang paling sesuai dengan kebutuhan posisi.
• Manajemen tahapan rekrutmen. Atur dan kustomisasi tahap seleksi kandidat mulai dari screening, interview, hingga final hiring.
• Penjadwalan interview otomatis. Kirim undangan wawancara atau assessment secara langsung kepada kandidat melalui sistem.
• Preview CV langsung dari dashboard. HR dapat meninjau CV kandidat tanpa harus mengunduh file satu per satu.
• Dashboard analitik rekrutmen. Pantau metrik penting seperti jumlah pelamar, sumber kandidat terbaik, dan efektivitas proses hiring.
• Integrasi dengan HRIS dan payroll. Data kandidat yang diterima dapat langsung terhubung dengan sistem HRIS untuk proses onboarding dan administrasi karyawan.
• Digital offer letter dan tanda tangan elektronik. HR dapat mengirim dan menandatangani offer letter langsung melalui sistem.
• MBTI assessment terintegrasi. HR dapat menjalankan tes MBTI langsung di dalam platform untuk membantu memahami kecocokan kepribadian kandidat dengan tim atau posisi.

Selain fitur ATS yang lengkap, Mekari Talenta juga membantu perusahaan mengelola seluruh siklus karyawan secara end-to-end.

Mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja, proses rekrutmen, onboarding, hingga pengelolaan data karyawan dapat dilakukan dalam satu platform terintegrasi.

Dengan dukungan teknologi AI dan sistem yang terpusat, banyak perusahaan dapat mempercepat proses hiring hingga lebih dari 40% serta menemukan kandidat berkualitas dengan lebih efisien.

Jika Anda ingin mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu meningkatkan efisiensi proses rekrutmen di perusahaan Anda, hubungi tim sales Mekari Talenta untuk mendapatkan demo dan konsultasi kebutuhan HR Anda.