Kata diklat mungkin dikenal lebih banyak melekat pada institusi pemerintahan. Padahal perusahaan secara umum juga menggunakan istilah ini.
Diklat juga sering dianggap singkatan dari ‘Pendidikan Kilat’ karena biasanya diselenggarakan dalam waktu singkat, namun bukan itu artinya.
Jadi, apa itu diklat dan kepanjangannya? Kenapa penting bagi perusahaan untuk mengadakan diklat kepada karyawan?
1. Apa Itu Pengertian Diklat?
Diklat adalah singkatan dari Pendidikan dan Pelatihan yaitu sebuah kegiatan yang terdiri dari pembelajaran teori dan praktik untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan individu atau tim di bidang tertentu yang sejalan dengan tujuan organisasi atau perusahaan.
Biasanya diklat dilakukan pada pergantian periode seperti awal dan akhir tahun, per tiga bulan, setengah tahun, atau setiap bulan.
Bahkan, diklat jamak dilakukan saat perusahaan atau organisasi menghadapi transisi, penggunaan alat kerja bantu baru, penerapan teknologi, atau menghadapi situasi khusus.
Dalam konteks perusahaan, diklat merupakan program yang diselenggarakan HRD dalam rangka pengembangan profesional sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Diklat juga merupakan upaya perusahaan untuk memetakan potensi karyawan, menjaga retensi karyawan, dan meningkatkan engagement karyawan.
Berapa Lama Diklat Biasa Dilakukan?
Lama penyelenggaraan diklat bergantung pada tujuan dan kebutuhan perusahaan. Umumnya satu hari, tiga hari, satu minggu, atau satu bulan dalam beberapa hari.
Istilah-Istilah Diklat di Berbagai Sektor
Diklat memiliki berbagai istilahnya sendiri di berbagai sektor, baik industri maupun institusi di antaranya sebagai berikut:
- BIMTEK (Bimbingan Teknis), biasanya ada pada institusi pendidikan dalam rangka pengarahan kurikulum baru
- Capacity building, pelatihan menyeluruh untuk satu anggota instansi atau organisasi. Biasanya sering dilakukan oleh instansi pemerintah, kesehatan, dan pelayanan
- Diklat prajabatan, kegiatan orientasi kepada ASN yang baru menjabat
- Diklat fungsional, kegiatan pelatihan untuk profesi tertentu misalnya dokter, pengacara, dosen, atau guru
- Diklat teknis, kegiatan pelatihan untuk jabatan tertentu. Misalnya digital marketing, teknisi, atau sales
- Diklat kepemimpinan, pelatihan bagi anggota atau karyawan yang disiapkan untuk menjadi calon pemimpin
Baca juga: Panduan Lengkap Job Requisition, Bagaimana Cara Membuatnya?
Apa Saja Metode Diklat yang Umum Digunakan?
Metode diklat tidak melulu dilakukan secara masif dan tatap muka selayaknya murid di dalam kelas. Ada berbagai metode yang bisa digunakan sesuai kebutuhan dan sumber daya.
Berikut metode diklat yang umum digunakan.
Metode Konvensional
Metode pelatihan dalam bentuk tatap muka langsung di kelas.yang dipimpin oleh instruktur atau mentor.
Metode konvensional ini pun dapat dilaksanakan dalam bentuk seminar, demonstrasi, diskusi, workshop, atau role-playing (bermain peran) untuk memecahkan studi kasus tertentu.
Metode Virtual atau Daring
Metode yang dilakukan tanpa perlu melakukan tatap muka dan dilakukan secara online. Contoh dari metode ini adalah e-learning dan video conference.
Metode On-the-Job Training (OJT)
Metode yang dilakukan secara langsung oleh peserta di dalam situasi kerja sebenarnya. Biasa dilakukan di industri perbankan dan pelayanan yang mengedepankan pendekatan praktis.
Mentoring dan Coaching
Metode diklat berbasis pendampingan secara personal antara peserta dengan mentor yang memiliki kemampuan dan jabatan lebih tinggi.
Metode Vestibule
Metode diklat yang mirip seperti simulasi namun dilakukan di ruangan atau tempat berbeda. Ruangan tersebut dirancang mirip sedemikian rupa dengan situasi kerja sebenarnya.
Metode Inkubasi
Metode diklat yang mana para pesertanya diminta untuk mengembangkan sebuah ide yang berkaitan dengan bidang pekerjaan.
Output-nya peserta diminta untuk membuat presentasi atau proposal rencana dari ide yang mereka buat.
Baca juga: Panduan Lengkap Orientasi Karyawan Baru dengan Contoh Studi Kasus
Seperti Apa Langkah-Langkah Pelaksanaan Diklat?
Pelaksanaan diklat tentunya harus disusun sesuai dengan tujuan perusahaan atau organisasi. Dalam konteks perusahaan, diklat bisa memberikan dampak spesifik terhadap bisnis.
Untuk itu, Perencanaan dan pelaksanaanya butuh tahapan yang teliti dan melalui proses yang panjang, berikut langkah-langkahnya.
1. Analisis Kebutuhan dan Tujuan Perusahaan
Pada tahap ini, HR atau perusahaan mengumpulkan data-data dan menganalisis kebutuhan bisnis saat ini dan di masa depan.
Ada dua analisis kebutuhan yang dilakukan pada tahap ini yaitu faktor eksternal dan internal. Faktor eksternal adalah faktor yang berada di luar kendali perusahaan.
Misalnya, kondisi talent gap, tren pengetahuan dan teknologi, regulasi pemerintah, dan kondisi persaingan industri.
Sementara faktor internal adalah faktor situasi yang ada di dalam perusahaan misalnya, rencana inovasi produk, rencana ekspansi, anggaran, skill gap karyawan, bahkan rasio turnover karyawan.
2. Menyusun Program Diklat
Setelah memastikan tujuan dan kebutuhan perusahaan, langkah selanjutnya adalah menyusun program diklat.
Dalam menyusun program, pihak HR biasanya melakukan brainstorming dengan para manajer divisi, C-level, atau dalam skala kecil adalah pemilik perusahaan langsung.
Namun jika perusahaan Anda memiliki anggaran lebih, menggandeng pihak ketiga seperti konsultan juga bisa dilakukan.
Pada tahap ini, Anda sudah bisa menentukan:
- Materi pelatihan
- Matriks atau pengukuran keberhasilan pelatihan
- Jadwal pelatihan
- Metode pelatihan
- Instruktur atau mentor
- Anggaran penyelenggaraan pelatihan
Tidak hanya itu, di tahap ini pula Anda juga menentukan peserta yang akan mengikuti diklat.
Baca juga: Memahami Buddy Punching dan Dampaknya di Tempat Kerja
3. Pelaksanaan Diklat
Saat pelaksanaan, HR berperan untuk melakukan pengawasan agar diklat berjalan sesuai rencana. Pada tahap ini, HR juga memantau perkembangan peserta saat pelatihan.
4. Evaluasi Hasil Diklat
Setelah pelatihan selesai, tugas HR selanjutnya adalah melakukan evaluasi kegiatan dan memastikan diklat memberikan dampak positif bagi karyawan.
Di tahap ini juga, HR melakukan penilaian karyawan selama proses pelatihan dan berkonsultasi dengan manajer divisi dan instruktur diklat.
Selain itu, HR juga melakukan feedback kepada karyawan terkait pengalaman mereka selama diklat dan harapan mereka untuk pengembangan karir mereka di masa depan.
Apa Manfaat dan Tujuan Diklat?
Diklat memberikan peluang bagi perusahaan maupun karyawan agar tetap relevan dengan situasi industri saat ini dan masa depan.
Misalnya penggunaan AI di industri yang saat ini sudah menjadi kebiasaan membuat perusahan dan karyawan juga mau-tidak-mau harus beradaptasi salah satunya melalui diklat.
Lalu, apa saja manfaat lainnya bagi karyawan dan perusahaan? Berikut penjelasan singkatnya.
Manfaat untuk Karyawan
- Meningkatkan kepercayaan diri karyawan khususnya di lingkungan kerja
- Karyawan mampu memetakan jalan karir mereka jadi lebih terarah
- Meningkatkan keterampilan teknis dan non-teknis sesuai dengan bidangnya
- Peluang karyawan untuk berjejaring
- Peluang bagi karyawan untuk menunjukkan potensi
Manfaat untuk Perusahaan
- Meningkatkan kepuasan, motivasi, dan engagement karyawan
- Perlahan, meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan
- Mengurangi skill gap atau celah antara skill yang dibutuhkan dan skill yang tersedia saat ini
- Meningkatkan risiko keamanan dan kesalahan kerja
Tujuan Diklat secara Keseluruhan
- Mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan secara efektif
- Menciptakan lingkungan kerja yang positif, memiliki kompetensi, dan adaptif terhadap dinamika industri
- Memastikan standar mutu kerja yang konsisten di seluruh organisasi baik pada bagian produksi maupun operasional
- Memastikan perusahaan dapat bertahan dalam situasi krisis, salah satunya adanya talent gap
Diklat bukan lah program asal-asalan atau “yang-penting-dibuat”. Perusahaan harus memastikan bahwa pelatihan yang dilaksanakan sesuai dengan situasi dan kebutuhan bisnis saat ini.
Salah satunya adalah situasi ketersediaan karyawan, kinerja, dan tingkat turnover karyawan yang itu semua bisa Anda dapatkan melalui data yang komprehensif melalui Human Resources Information System (HRIS).
Mekari Talenta, salah satu software HRIS dapat memastikan perusahaan Anda selalu memiliki informasi dan data karyawan secara efektif melalui sistem yang terintegrasi langsung dengan sistem penilaian kinerja.
Berbasis cloud, sistem informasi karyawan juga dapat diakses secara tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan HR. Apa saja keunggulan Mekari Talenta lainnya? Cari tahu dan ikut demo gratisnya di sini.
