Apa Itu Basic Salary? Ini Arti dan Ketentuan Penetapannya

Basic salary atau gaji pokok merupakan imbalan tetap yang diberikan perusahaan atas pekerjaan dan tanggung jawab karyawan.

Kondisi ini menegaskan pentingnya pemahaman regulasi, di mana aturan ketenagakerjaan Indonesia mewajibkan besaran gaji pokok minimal 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap.

Hal ini bertujuan agar basic salary tetap menjadi fondasi utama yang kuat sebelum ditambah komponen lain seperti lembur dan bonus yang membentuk take home pay.

Bagaimana cara menentukan gaji pokok yang adil, kompetitif, dan tetap patuh pada aturan pemerintah? Simak panduan Mekari Talenta berikut ini.

Apa Itu Basic Salary?

Seperti yang telah dijelaskan di atas, basic salary atau gaji pokok adalah jumlah gaji dasar yang diberikan kepada karyawan sebelum ditambahkan tunjangan, insentif, atau bonus lainnya.

Basic salary biasanya merupakan komponen utama dalam struktur gaji dan menjadi dasar perhitungan untuk tunjangan-tunjangan lain, seperti tunjangan transportasi, kesehatan, atau tunjangan jabatan.

Besarannya umumnya ditentukan berdasarkan posisi, tingkat pengalaman, dan kompetensi karyawan, serta kebijakan perusahaan yang mengikuti standar industri dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Basic salary bersifat tetap dan biasanya diberikan secara bulanan atau sesuai jadwal pembayaran yang disepakati, sehingga memberikan karyawan kepastian penghasilan yang stabil.

Karena tidak termasuk komponen tambahan, basic salary mencerminkan nilai dasar yang diberikan perusahaan atas peran dan tanggung jawab karyawan di organisasi.

Oleh karena itu, basic salary sering kali menjadi acuan utama dalam negosiasi gaji saat proses perekrutan atau peninjauan kinerja tahunan.

Gaji pokok ini juga menjadi faktor penting dalam perhitungan hak-hak karyawan lainnya, seperti iuran pensiun, tunjangan hari raya (THR), dan perhitungan pesangon.

Selain itu, basic salary memiliki pengaruh besar dalam perhitungan pajak penghasilan karyawan.

Dengan kata lain, basic salary adalah inti dari keseluruhan paket kompensasi yang diterima karyawan, yang kemudian ditingkatkan dengan komponen tambahan berdasarkan prestasi, kinerja, dan kontribusi mereka kepada perusahaan.

Dalam pengelolaan payroll karyawan, biasanya HR menggunakan sistem HRIS seperti Mekari Talenta untuk mengatur besaran basic salary setiap karyawan secara praktis.

Melalui platform ini, Anda dapat menentukan nilai gaji pokok dengan presisi sekaligus menyelaraskannya dengan berbagai komponen upah lainnya, sebagaimana terlihat pada tampilan berikut

Perbedaan Gaji Pokok, UMR, dan UMP

Dalam dunia pengupahan, ketiga istilah ini sering kali dianggap sama, padahal memiliki fungsi dan definisi yang berbeda secara hukum:

• Gaji Pokok (Basic Salary): Merupakan imbalan dasar yang besarannya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Gaji pokok adalah komponen inti dari struktur upah dan menjadi dasar perhitungan THR serta pesangon.
• UMP (Upah Minimum Provinsi): Adalah batas upah terendah yang ditetapkan oleh Gubernur dan berlaku di seluruh kabupaten/kota dalam satu provinsi. Angka ini menjadi “jaring pengaman” agar perusahaan tidak membayar upah di bawah standar kelayakan hidup.
• UMR (Upah Minimum Regional): Secara teknis, istilah UMR kini sudah resmi digantikan oleh istilah UMP (tingkat provinsi) dan UMK (tingkat kabupaten/kota). Namun, masyarakat masih sering menggunakan istilah UMR untuk merujuk pada standar upah minimum yang berlaku di suatu wilayah.

Selengkapnya, Anda bisa simak video berikut untuk memahami lebih jelas perbedaan gaji pokok, UMR, dan UMP:

Faktor yang Mempengaruhi Basic Salary

Berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi gaji pokok seseorang seorang karyawan.

1. Posisi dan Jabatan

Posisi dan jabatan merupakan faktor utama yang memengaruhi besar kecilnya basic salary. Semakin tinggi tanggung jawab dan tingkat kepemimpinan yang dimiliki seseorang dalam suatu perusahaan, biasanya semakin tinggi pula basic salary yang ditetapkan.

Misalnya, karyawan dalam posisi manajerial atau eksekutif akan menerima basic salary yang lebih tinggi dibandingkan karyawan entry-level karena tanggung jawab, kompleksitas tugas, dan dampak kerja mereka terhadap perusahaan lebih besar.

2. Kualifikasi dan Pengalaman

Kualifikasi dan pengalaman karyawan memainkan peran penting dalam menentukan basic salary. Karyawan dengan latar belakang pendidikan tinggi, sertifikasi khusus, atau pengalaman bertahun-tahun di bidang yang relevan cenderung memiliki peluang mendapatkan basic salary yang lebih tinggi.

Perusahaan seringkali menilai bahwa kualifikasi dan pengalaman membawa nilai tambah, karena karyawan tersebut diharapkan mampu berkontribusi lebih cepat dan efektif.

3. Lokasi Perusahaan

Lokasi perusahaan juga memengaruhi besaran basic salary yang diberikan. Di wilayah dengan biaya hidup yang tinggi, seperti kota besar atau pusat ekonomi, basic salary sering kali lebih besar dibandingkan wilayah dengan biaya hidup yang lebih rendah.

Penyesuaian ini dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan dapat memenuhi kebutuhan hidup yang layak sesuai standar di wilayah tersebut.

4. Industri dan Kompetisi Pasar

Setiap industri memiliki standar dan tingkat persaingan pasar yang berbeda dalam menawarkan basic salary. Industri yang membutuhkan keahlian khusus, seperti teknologi, keuangan, atau energi, cenderung menawarkan basic salary yang lebih tinggi untuk menarik talenta terbaik.

Tingkat kompetisi di pasar tenaga kerja ini mendorong perusahaan untuk memberikan basic salary yang kompetitif agar dapat menarik dan mempertahankan karyawan yang berkualitas di sektor industri mereka.

Ketentuan Penetapan Basic Salary

Penetapan basic salary atau gaji pokok tidak dilakukan secara subjektif, melainkan harus mengikuti koridor hukum yang ditetapkan oleh pemerintah Indonesia.

Hal ini dilakukan untuk menjamin kesejahteraan pekerja sekaligus memberikan kepastian biaya bagi operasional perusahaan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (yang merupakan turunan dari UU Cipta Kerja No. 6 Tahun 2023), terdapat dua aturan main utama dalam menetapkan gaji pokok:

1. Batas Minimum Gaji Pokok (75% Rule)

Jika struktur upah di perusahaan Anda terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap, maka besarnya gaji pokok minimal adalah 75% dari jumlah total keduanya.

Aturan ini memastikan bahwa komponen utama upah (yang menjadi dasar perhitungan THR dan pesangon) memiliki bobot yang paling besar.

2. Kepatuhan terhadap Upah Minimum (UMP/UMK)

Gaji pokok yang ditetapkan tidak boleh membuat total upah tetap karyawan berada di bawah standar minimum wilayah setempat.

Contoh Simulasi:

Misalkan wilayah DKI Jakarta menetapkan UMP tahun 2026 sebesar Rp5.729.876, maka perusahaan wajib memastikan bahwa:

• Skenario Gaji Tunggal: Jika karyawan tidak menerima tunjangan apa pun, maka basic salary minimal harus Rp5.729.876.
• Skenario Gaji + Tunjangan Tetap: Jika perusahaan memberikan tunjangan tetap (misal tunjangan jabatan), maka gabungan Gaji Pokok + Tunjangan Tetap minimal harus Rp5.729.876, dengan catatan gaji pokoknya tidak boleh kurang dari Rp4.297.407 (75% dari total UMP tersebut).

Dengan mengikuti ketentuan ini, perusahaan tidak hanya terhindar dari sanksi administratif dan pidana sesuai UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, tetapi juga membangun reputasi sebagai pemberi kerja yang patuh hukum.

Baca juga: Cara Menghitung Uang Kompensasi Karyawan PKWT

Contoh Penghitungan dan Pembayaran Basic Salary

Berikut adalah contoh penghitungan sederhana mengenai gaji pokok seorang karyawan.

Contoh 1

Misalnya, seorang karyawan menerima basic salary sebesar Rp5.000.000 per bulan, ditambah tunjangan uang makan sebesar Rp500.000 dan tunjangan transportasi sebesar Rp300/000 per bulan. Maka penghasilan total per bulan adalah:

• Basic salary: Rp5.000.000
• Tunjangan uang makan: Rp500.000
• Tunjangan transportasi: Rp300.00
• Total penghasilan per bulan: Rp5.000.000 + Rp500.000 + Rp300.000 = Rp5.800.000

Namun, basic salary tetap Rp5.000.000, karena tunjangan tidak dihitung sebagai bagian dari basic pay.

Penghitungan ini belum mempertimbangkan berbagai komponen gaji lainnya.

Baca juga: Apakah UMR Itu Sudah Termasuk Uang Makan Karyawan?

Contoh 2

Seorang karyawan menerima gaji pokok sebesar Rp5.000.000 per bulan. Jika karyawan ini bekerja selama 12 bulan tanpa bonus atau tunjangan lainnya, maka total basic pay yang diterima selama setahun adalah:

• Basic salary bulanan: Rp5.000.000
• Total basic pay selama setahun: Rp5.000.000 x 12 bulan = Rp60.000.000

Jadi, dalam setahun, karyawan akan menerima total basic pay sebesar Rp60.000.000.

Untuk mempermudah penghitungan gaji karyawan secara otomatis, Anda bisa menggunakan software HRIS Mekari Talenta yang memiliki fitur perhitungan gaji karyawan.

Cukup dengan sekali klik, sistem akan mengolah data secara otomatis dan menyajikan hasil perhitungan yang komprehensif, sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.

Baca juga: Peraturan Terbaru serta Penghitungan Skema PPh 21 TER

Apa Saja Perbedaan Basic Salary dan Annual Pay?

Meskipun keduanya merupakan bagian dari paket kompensasi, cakupan dan cara perhitungannya memiliki perbedaan yang signifikan.

Tabel di bawah ini merangkum poin-poin pembeda utamanya:

Pada intinya, basic salary adalah komponen upah inti yang bersifat tetap, sedangkan annual pay merupakan akumulasi seluruh pendapatan karyawan dalam setahun yang mencakup gaji pokok, tunjangan, bonus, dan kompensasi variabel lainnya.

Cara Menentukan Skala Upah untuk Basic Salary Berdasarkan Jabatan dan Pengalaman

Dalam menyusun struktur upah, perusahaan tidak bisa hanya menebak angka. Diperlukan metode yang sistematis agar setiap karyawan merasa dihargai sesuai dengan kontribusi dan bobot pekerjaannya.

Agar penerapan basic salary di perusahaan Anda lebih terukur, berikut adalah langkah-langkah praktisnya:

1. Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation)

Langkah pertama adalah memetakan seluruh posisi yang ada di perusahaan. Evaluasi ini bertujuan untuk menentukan “harga” atau nilai dari suatu posisi berdasarkan tingkat kesulitan, tanggung jawab, dan dampak jabatan tersebut terhadap bisnis.

Sebagai gambaran, standar gaji pokok untuk posisi manajerial di Indonesia tentu akan jauh lebih tinggi dibandingkan level staf karena adanya tanggung jawab strategis dan risiko pengambilan keputusan.

Melalui evaluasi ini, Anda bisa membuat tingkatan (grading) yang menjadi dasar skala upah.

2. Riset Standar Gaji di Pasar

Setelah memiliki struktur internal, Anda perlu menengok ke luar. Lakukan riset untuk mengetahui berapa gaji rata-rata di industri yang sejenis.

Hal ini penting agar perusahaan tidak memberikan gaji terlalu rendah (yang bisa menyebabkan karyawan mengundurkan diri) atau terlalu tinggi (yang bisa memberatkan arus kas perusahaan).

Melakukan riset mengenai standar gaji pokok di Indonesia sangat krusial karena kompetisi untuk talenta berkualitas biasanya sangat ketat.

Anda bisa menggunakan survei gaji tahunan atau data dari konsultan HR untuk mendapatkan referensi yang akurat.

3. Mempertimbangkan Masa Kerja dan Pengalaman

Pengalaman membawa nilai tambah berupa keahlian yang sudah teruji. Dalam menyusun skala upah, berikan rentang (range) gaji untuk setiap posisi.

Karyawan dengan jabatan yang sama bisa memiliki gaji pokok yang berbeda tergantung pada:

• Kualifikasi formal: Sertifikasi atau latar belakang pendidikan.
• Tingkat kemahiran: Seberapa cepat mereka bisa menyelesaikan tugas tanpa supervisi.
• Masa kerja: Bentuk apresiasi terhadap loyalitas dan pemahaman mendalam tentang ekosistem perusahaan.

4. Penentuan Batas Atas dan Batas Bawah (Rentang Gaji)

Skala upah yang sehat biasanya memiliki batas bawah (minimum), nilai tengah (midpoint), dan batas atas (maximum).

• Batas Bawah: Biasanya diberikan kepada karyawan baru atau yang masih dalam tahap belajar (entry level di posisi tersebut).
• Batas Atas: Diberikan kepada karyawan senior yang sudah memiliki performa luar biasa dan pengalaman bertahun-tahun di posisi tersebut.

Dengan adanya rentang ini, perusahaan memiliki ruang untuk memberikan kenaikan gaji berkala tanpa harus selalu mengubah jabatan karyawan.

Baca juga: 3 Metode Penghitungan Struktur & Skala Upah yang Wajib HRD Perusahaan Pahami

Tips Manajemen Basic Salary yang Baik

Mengelola struktur pengupahan yang adil membutuhkan strategi yang matang agar hak karyawan tetap terpenuhi sekaligus menjaga stabilitas finansial perusahaan.

Berikut adalah beberapa tips manajemen basic salary yang bisa Anda terapkan.

1. Tinjau Secara Berkala

Melakukan peninjauan ulang gaji pokok secara berkala adalah langkah penting untuk memastikan bahwa gaji pokok karyawan tetap kompetitif dan relevan dengan standar industri serta kondisi pasar yang dinamis.

Peninjauan ini membantu perusahaan menyesuaikan gaji dengan inflasi, perkembangan ekonomi, serta perubahan dalam biaya hidup.

Dengan peninjauan rutin, perusahaan dapat mempertahankan karyawan berkualitas dan meningkatkan kepuasan kerja, karena karyawan merasa gaji mereka dihargai secara adil.

2. Tentukan Berdasarkan Kinerja

Menentukan basic salary berdasarkan kinerja karyawan memungkinkan perusahaan memberikan penghargaan kepada mereka yang menunjukkan prestasi dan kontribusi signifikan.

Selain mengacu pada standar industri, mempertimbangkan pencapaian individu dan tim dalam penetapan gaji dapat menjadi motivasi bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja mereka.

Dengan pendekatan ini, perusahaan juga dapat mengidentifikasi karyawan berpotensi yang layak untuk kenaikan gaji atau promosi.

3. Sesuaikan dengan Kebijakan Perusahaan

Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa kebijakan gaji, termasuk gaji pokok, selalu sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan dan regulasi yang berlaku.

Hal ini mencakup ketentuan upah minimum, kebijakan jam kerja, serta tunjangan yang mungkin diatur oleh pemerintah. Dengan memastikan kesesuaian kebijakan perusahaan, manajemen dapat menghindari risiko hukum dan menunjukkan komitmen terhadap kepatuhan serta kesejahteraan karyawan.

4. Transparansi dalam Perhitungan Gaji

Menjaga transparansi dalam perhitungan gaji pokok menciptakan kepercayaan antara karyawan dan perusahaan. Ketika karyawan memahami bagaimana gaji mereka dihitung dan dasar-dasar penetapannya, mereka merasa lebih dihargai dan termotivasi.

Keterbukaan dalam proses ini juga mengurangi potensi konflik atau ketidakpuasan terkait gaji, karena karyawan mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai struktur gaji dan komponen-komponennya, termasuk tunjangan atau potongan yang berlaku.

Sederhanakan Pengelolaan Basic Salary dan Payroll dengan Mekari Talenta

Mengelola basic salary dan komponen upah lainnya tidak harus memakan waktu lama atau menjadi rumit. Dengan Mekari Talenta, perusahaan dapat menyederhanakan seluruh proses payroll sambil tetap menjaga akurasi, kepatuhan terhadap regulasi, serta kontrol penuh atas kompensasi karyawan.

Mekari Talenta hadir sebagai solusi end-to-end HRIS berbasis cloud yang mengintegrasikan seluruh proses administrasi SDM dalam satu platform terpadu.

Dengan sistem yang terpusat, perusahaan dapat mengelola data karyawan secara lebih aman, efisien, dan dapat diakses kapan saja untuk mendukung produktivitas organisasi di era digital.

Salah satu fitur unggulan Mekari Talenta adalah manajemen kompensasi dan benefit yang dirancang untuk membantu HR mengelola struktur upah, termasuk basic salary, secara akurat dan transparan.

Melalui fitur ini, perusahaan dapat memastikan setiap komponen remunerasi karyawan terhitung secara presisi sesuai dengan skala upah yang ditetapkan dan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah yang berlaku.

Dengan sistem payroll Mekari Talenta, perusahaan Anda dapat mengelola upah lebih efisien melalui fitur unggulan seperti:

• Kalkulasi Gaji Otomatis: Penghitungan basic salary yang terintegrasi dengan data kehadiran karyawan, serta regulasi pajak dan ketenagakerjaan terbaru.
• Rekap Komponen Akurat: Penyusunan komponen gaji tanpa perlu input data ganda secara manual.
• Pajak & Potongan Otomatis: Perhitungan PPh 21, BPJS, tunjangan, dan bonus secara otomatis dan presisi.
• Distribusi Slip Gaji Tepat Waktu: Pengiriman slip gaji elektronik langsung melalui aplikasi kepada karyawan.
• Integrasi Bank (Payroll Disbursement): Transfer gaji ke berbagai bank dengan lebih mudah dan fleksibel dalam satu klik.
• Dashboard Terpusat: Visibilitas penuh untuk memantau pengeluaran gaji perusahaan secara real-time.

Lebih dari sekadar payroll, Mekari Talenta juga menawarkan ekosistem HR yang komprehensif untuk mendukung kebutuhan manajemen tenaga kerja Anda, termasuk:

• Manajemen Kehadiran: Pelacakan kehadiran karyawan secara real-time.
• Pengelolaan Cuti & Lembur: Proses pengajuan dan persetujuan yang terdigitalisasi.
• Employee Self-Service (ESS): Akses mandiri bagi karyawan untuk melihat slip gaji dan data personal.
• Analitik & Pelaporan HR: Data yang mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

Jika Anda ingin menyederhanakan pengelolaan basic salary dan mendapatkan kontrol yang lebih baik atas sistem penggajian Anda, jadwalkan demo dengan Mekari Talenta sekarang dan lihat bagaimana sistem payroll yang terintegrasi dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda.

Reference

• UU No. 13 Tahun 2003
• PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan