Aplikasi Google Forms adalah layanan formulir online yang disediakan oleh Google dan bisa juga dipakai untuk absensi online selain untuk survei.
Meski bukan merupakan absensiย mobileย online yang praktis, penggunaan Gforms bisa menghemat biaya Anda.
Karena data program aplikasi absensi karyawan online yang dimasukkan pada Google Forms yang dimasukkan nantinya akan langsung tersimpan ke dalam spreadsheet yang bisa Anda langsung olah.
Namun pastikan Anda telah memiliki akun Google yang terhubung dengan Google Drive atau Google Workspace untuk membuat formulir absensi online Anda.
Cara Membuat Absensi Online untuk Perusahaan Melalui Google Forms
Cara membuat absensi online dari di Google Form sebagai cara absen online dari rumah tidak lah terlalu sulit.
Simak uraian lengkapnya di bawah ini untuk bisa langsung dipraktikkan.
1. Buka Situs Google Form Atau Lewat Google Drive
- Buka browser Anda, kemudian klik drive.google.com pada kolom alamat pencarian
- Setelah masuk halaman โSign Inโ Anda dapat langsung memasukkan email yang sudah terdaftar untuk membuat sistem presensi karyawan
- Setelah berhasil masuk, klik โBerikutnyaโ kemudian masukkan password pada akun
2. Buat Folder Baru Sebelum Bikin Formulir Agar Lebih Rapi
- Jika berhasil menggunakan cara membuat absensi online dari rumahย satu ini, Anda akan diarahkan ke akun drive Google. Gunakan folder baru untuk membedakannya dengan materi lainnya
- Pilih bagian โFolder Baruโ kemudian atur judul dengan folder tersebut, klik โBuatโ
- Kemudian, langkah selanjutnya dengan klik dua kali di folder yang baru saja disimpan untuk masuk ke dalamnya
- Alternatifnya, Anda bisa lewati buka drive.google.com lalu buka https://docs.google.com/forms
3. Buat Formulir Di Gforms, Isi Deskripsi, Judul, Dan Data Data Yang Diperlukan
- Setelah itu adalah membuat Google Formulir untuk para karyawan yang akan melakukan presensi
- Selanjutnya mengisi beberapa kolom pertanyaan dengan pilihan yang bisa Anda buat secara leluasa, misalkan nama hari, tanggal, divisi pekerjaan, dan lainnya
- Klik jawaban โwajib diisiโ agar para staf benar-benar bisa mengisi form dengan benar
- Klik tanda plus dalam lingkaran, yang terdapat pada pojok kanan atas di dalam formulir Google untuk menambahkan kolom pertanyaan
- Selanjutnya Anda bisa menambahkan petak kehadiran dengan menambah baris dan kolom, serta nama karyawan
- Selanjutnya Anda bisa menuliskan nama siswa dengan pilihan kehadiran lainnya, seperti sakit, izin, dan lainnya
- Simpan data tersebut, kemudian copy link tautan untuk diperpendek
4. Bagikan Formulir Google Form / Gform Untuk Absen Ke Karyawan, Siswa Atau Stakeholder Yang Akan Menggunakannya
- Buka tab baru, ketik gg.gg. tunggu hingga muncul tampilan dalam kotak bar “Put your long URL here..”
- Kemudian paste link yang telah di-copy sebelumnya
- Setelah itu, centang pada keterangan โCustomize Link Hereโ kemudian ketik judul link yang akan dibuat untuk memudahkan para karyawan dalam memasukkan absensi mereka mereka
- Cara membuat absensi online dari rumahย menggunakan Google Form sudah selesai, link siap dibagikan
Langkah-langkah Membuat Daftar Hadir Absensi Online dengan Google Forms
Cara Pertama
Google Forms yang sifatnya online, credential, dan mudah diakses menjadi solusi alternatif absensi online gratis bagi perusahaan yang secara spontan menerapkan remote working akibat pandemi dan tren masa kini.
Lalu, bagaimana cara menerapkan absensi online atau absensi mobile menggunakan web Gforms?
Kemudian, adakah solusi absensi kehadiran kerjaย yang lebih baik selain menggunakan sistem online Google Forms?
Berikut ini langkah-langkah dalam membuat absen online melalui web Google Forms / Gform secara mudah, yakni:
1. Untuk membuat absensi karyawan online menggunakan Google Forms lewat HP atau PC, pertama Anda bisa mengunjungi https://www.google.com/forms/about/ kemudian klik Go To Google Forms.
Selanjutnya akan muncul halaman muka Google seperti di bawah ini:
2. Kemudian, Anda bisa klik tanda (+) pada bagian paling kiri. Setelah itu akan muncul halaman web Google Forms yang bisa digunakan untuk membuat daftar hadir seperti berikut ini.
3. Pada halaman tersebut, Anda bisa mengganti judul formulir pada bagian โFormulir tanpa judulโ dan Anda bisa menambahkan deskripsi formulir. Anda bisa mengisi dengan tanggal absen / absensi, nama perusahaan, dan juga divisi atau unit kerja di Gform.
4. Selanjutnya, anggap saja Anda ingin membuat formulir jam masuk. Maka mengganti keterangan โjam masukโ pada โpertanyaan tanpa judulโ
5. Kemudian Anda bisa mengganti opsi jawaban dengan klik kolom โpilihan gandaโ dan menggantinya dengan opsi โwaktuโ
6. Anda bisa menambahkan pertanyaan lain dengan cara klik simbol (+) pada bagian toolbar sebelah kanan. Sebagai tips, Anda bisa menambahkan pertanyaan tambahan yang berisi jawaban singkat untuk kebutuhan note karyawan, dan upload untuk kebutuhan upload selfie atau surat sakit jika karyawan sakit.
7. Selanjutnya, Anda tinggal mengirimkan link buat absen dengan web Google Forms / Gform kepada karyawan melalui email atau aplikasi obrolan yang digunakan perusahaan Anda. Namun sebelum itu, klik simbol titik tiga di samping tombol โkirimโ kemudian pilih โDapatkan link yang sudah terisiโ atau โGet Pre-filled Linkโ apabila Anda membuat pertanyaan untuk absen keluar secara online dengan google forms ini.
8. Hasil dari isian Google Forms nantinya secara otomatis akan masuk ke dalam spreadsheet.
Cara Kedua
Selain menggunakan pertanyaan jawaban waktu, Anda juga bisa menggunakan pilihan jawaban multiple choice grid atau kisi pilihan ganda untuk membuat aplikasi absen digital dengan google forms online.
Metode cara buat absensi daftar hadir ini lebih sederhana namun isinya tidak selengkap cara pertama karena karyawan hanya mengisi pilihan hadir, tidak hadir, dan cuti.
- Caranya sama dengan cara pertama, namun Anda akan memilih pilihan multiple choice grid.
2. Kemudian Anda tinggal mengisi nama-nama karyawan pada kolom โbarisโ dan mengisi keterangan kehadiran di kolom โkolomโ.
3. Selanjutnya, untuk memastikan setiap karyawan mengisi absensi, maka klik โPerlu 1 jawaban di setiap barisโ. Lihat gambar di bawah ini.
Bentuk dari daftar hadir dengan Gform ini, nantinya akan seperti gambar di bawah ini.
4. Klik simbol titik tiga di sebelah tombol โkirimโ dan pilih โdapatkan link yang sudah terisiโ agar link formulir absen gform tersebut dapat dibagikan ke seluruh karyawan tanpa Anda harus membuatnya satu per satu.
Kekurangan Membuat Absen atau Absensi dengan Web Google Forms Dibanding Berbasis Aplikasi Android App
Kekurangan daftar hadir absensi menggunakan Google Forms adalah Anda harus membuat forms setiap harinya dan Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan penggajian secara manual.
Berbeda dengan aplikasi absensi pegawai online berbasisย mobile Android.
Kekurangan lainnya adalah Google Forms sulit untuk menggambarkan kondisi absensi yang sebenarnya. Misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja.
Selain itu, web Google Forms hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja.
Jika Anda ingin menggunakan Google Forms sebagai formulir cuti, Anda harus membuat formulir lainnya. Namun, jika Anda memilih menggunakan aplikasi, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta.
Mekari Talenta sebagaiย software HRIS menyediakan berbagai fitur untuk kebutuhan manajemen kehadiran karyawan. Lewat aplikasiย mobile Mekari Talenta, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah di mana saja tanpa harus ke kantor.
Setelah itu, data kehadiran akan secara otomatis tersimpan dan dapat direkapitulasi secara otomatis.
Cari tahu lebih lanjut tentang Mekari Talenta dengan menghubungi tim sales kami sekarang juga.
