Kelebihan Menggunakan Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web

Salah satu pekerjaan penting dari divisi HR melibatkan pengelolaan data karyawan. Hal ini bisa dimaksimalkan dengan kehadiran aplikasi data pegawai berbasis web.

Mengapa data karyawan dianggap penting? Hal ini karena data karyawan sifatnya rahasia dan perlu dijaga jangan sampai orang-orang yang tidak berwenang dapat mengaksesnya.

Selain itu, data karyawan juga bisa dipakai untuk keperluan lainnya.

Nah, salah satu cara paling efektif untuk mengelola data karyawan adalah dengan memanfaatkan aplikasi data pegawai berbasis web.

Apa itu aplikasi data pegawai berbasis web dan apa saja manfaat serta fungsinya?

Simak artikel selengkapnya di bawah ini.

Mengenal Apa Itu Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web

Sebelum teknologi berkembang, perusahaan mengelola data karyawan secara manual.

Misalnya memasukkan data karyawan satu per satu di aplikasi seperti Word atau Excel dan akan terus ditambah secara manual tiap kali ada karyawan baru masuk.

Proses manual ini rupanya memiliki beberapa kekurangan, terutama dari segi efisiensi.

HR membutuhkan waktu lebih banyak karena harus memasukkan data karyawan satu-satu.

Belum lagi soal duplikasi data yang terkadang membuat karyawan kesulitan mana file data karyawan yang terbaru.

Oleh karena itu, hadirlah aplikasi data pegawai berbasis web sebagai solusi pengelolaan data karyawan yang lebih efisien.

Secara sederhana aplikasi data pegawai berbasis web merupakan sebuah aplikasi untuk menyimpan sekaligus mengelola data karyawan secara otomatis, lebih detail, aman, dan lebih efisien.

Mungkin Anda berpikir bahwa pada awalnya, data karyawan hanya sebatas informasi dasar seperti nama, alamat, jabatan, nomor telepon, dan sebagainya.

Padahal data karyawan lebih dari itu. Data-data penting lainnya bisa seputar gaji pokok, tunjangan yang didapat, informasi pajak penghasilan, dan masih banyak lagi data karyawan lainnya yang bisa ditambahkan sesuai kebutuhan.

Dengan adanya aplikasi pengelolaan data karyawan, HR dan pihak lain yang berwenang mengakses data karyawan dapat mencari data dan mengolahnya dengan lebih mudah.

Misalnya pada saat onboarding, karyawan bisa langsung mengisi data-data mereka lewat aplikasi. Nanti, sistem akan secara otomatis mengelompokkan data-data tersebut hingga bisa tersusun rapi dan HR bisa mengakses data tersebut kapan saja.

Baca juga: Apa Itu Teknologi Fingerprint dan Cara Kerjanya pada Mesin Absensi?

Manfaat Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web

Secara umum, fungsi aplikasi data pegawai berbasis web memang untuk mempermudah HR mengelola data karyawan.

Namun masih ada beberapa manfaat lain yang bisa dirasakan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya.

Fungsi Keamanan Data Terjamin

Data pribadi karyawan sifatnya sangat sensitif.

Bahkan di perusahaan sendiri, tidak sembarang karyawan dapat mengaksesnya.

Aplikasi data pegawai berbasis web biasanya memiliki tingkat keamanan tinggi dan berlapis untuk menghindari pencurian serta manipulasi data.

Dapat Diakses dan Diperbarui secara Real Time

Karena umumnya aplikasi ini berbasis cloud, ini memungkinkan penggunanya untuk memperbarui data kapan saja dan di mana saja.

Setelah selesai diperbarui, data tersebut akan ter-update secara langsung tanpa ada jeda.

Jadi, ketika ada karyawan lain yang mengaksesnya, data karyawan yang tampil sudah merupakan data paling baru.

Sistem Data yang Terpusat

Jika cara manual mengharuskan kita menyimpan data pada sebuah server yang memakan biaya atau secara offline di masing-masing komputer karyawan, teknologi cloud memungkinkan data tersimpan di sana secara terpusat.

Karena berbasis cloud dan hanya mengandalkan koneksi internet, semua karyawan di satu perusahaan hanya mengakses satu data yang sama tanpa takut terjadi penyimpanan data ganda.

Meningkatkan Efisiensi

Menggunakan proses manual bisa membuat HR kehilangan waktu karena menyelesaikan pekerjaan repetitif yang seharusnya bisa diotomasi.

Hal ini menjadi tidak efisien karena seharusnya HR dapat menggunakan waktunya untuk pekerjaan lainnya yang lebih penting.

Lewat aplikasi, proses pengelolaan data seperti menarik data dan mengolahnya dapat dilakukan hanya dengan beberapa kali klik saja.

Memudahkan HR dalam Membuat Laporan

Karena data karyawan sudah tersimpan dalam satu database yang terstruktur, ini membuat HR bisa dengan mudah menyusun laporan, seperti analisis data gajian karyawan, analisis absensi karyawan dan sebagainya.

Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web Mengurangi Penggunaan Kertas

Zaman sudah serba digital, ada baiknya pula penggunaan kertas ikut dikurangi.

Jika dulu banyak karyawan yang sering mencetak data-data penting lewat kertas, penggunaan aplikasi data pegawai berbasis web menganjurkan karyawan untuk beralih ke digital dan mengakses data tersebut di aplikasi.

Sistem cloud memungkinkan hal ini terjadi karena data tersimpan rapi dan mudah dicari.

Baca juga: Manfaat Pengelolaan Database Karyawan Berbasis Cloud

Cara Memilih Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web yang Tepat

Di atas sudah dijelaskan mengenai beberapa kelebihan aplikasi pengelolaan data karyawan.

Nah, kira-kira bagaimana cara kita memilih aplikasi yang cocok untuk digunakan di perusahaan?

Carilah Vendor Aplikasi yang Berpengalaman dan Memiliki Banyak Pengguna

Langkah pertama adalah menentukan vendor aplikasi.

Cari tahu terlebih dahulu rekam jejak vendor dan seperti apa perusahaan-perusahaan yang sudah memakai aplikasi mereka.

Jika mereka memiliki ulasan yang bagus dari pengguna, mungkin itu bisa menjadi bahan pertimbangan Anda untuk menggunakannya.

Punya Sistem Keamanan Data yang Baik

Seperti yang sudah disebutkan, data karyawan dan juga perusahaan sangat lah krusial.

Ketika Anda menggunakan vendor, Anda menyerahkan data-data sensitif tersebut ke penyedia layanan aplikasi.

Namun, Anda tidak perlu khawatir karena aplikasi data pegawai berbasis web umumnya sudah memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan mencegah terjadinya kebocoran data perusahaan.

Customer Service yang Bisa Diandalkan

Ketika Anda mengimplementasi aplikasi, proses adaptasi mungkin tidak selalu berjalan lancar.

Dalam prosesnya, mungkin saja Anda bisa menghadapi kendala.

Di sini lah fungsi customer service dapat bekerja.

Ketika Anda memiliki masalah yang butuh solusi cepat, customer service harus sigap dalam menanyakan masalah serta mencari solusinya.

Memiliki Fitur yang Beragam dan Cocok dengan Kebutuhan Perusahaan

Aplikasi data pegawai berbasis web adalah satu irisan dari sebuah sistem bernama HRIS.

Biasanya aplikasi ini tidak hanya memiliki fitur pengelolaan data pegawai saja, tetapi juga fitur lainnya yang memudahkan proses otomasi administrasi HR.

Misalnya manajemen absensi, manajemen payroll, manajemen rekrutmen karyawan, hingga manajemen performa karyawan.

Fitur-fitur ini dapat digunakan sesuai kebutuhan perusahaan untuk membantu mereka membuat proses HR yang lebih efisien.

Solusi Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web dari Mekari Talenta

Adanya sistem pengelolaan data karyawan akan membuat proses kerja jadi semakin optimal.

Untuk itu, Mekari Talenta sebagai software HRIS hadir dengan fitur pengelolaan data karyawan hadir dengan untuk memenuhi kebutuhan Anda dalam mengelola data karyawan jadi lebih rapi, mudah diakses, dan aman.

Dengan fitur Employee Database dari Mekari Talenta, Anda akan mendapatkan sistem pengelolaan data yang paperless, tanpa risiko kehilangan data dan file yang tidak bisa dibuka, serta akses data karyawan yang lengkap. Penggunaan Mekari Talenta juga sangat mudah dengan interface yang mudah dimengerti.

Jika Anda tertarik menggunakan Mekari Talenta, Anda bisa mencoba demonya terlebih dahulu secara gratis dengan mendaftarkan perusahaan Anda melalui form berikut ini.