Panduan Lengkap Action Plan: Manfaat, Kriteria, Pembuatan, dan Contoh

Pernah kah Anda membuat action plan? Action plan merupakan hal yang cukup mudah untuk dibuat dan akan membantu Anda dalam merencanakan sesuatu.

Namun, pembuatan action plan ini perlu memperhatikan beberapa langkah agar perencanaan yang ingin Anda lakukan berjalan lancar.

Bagaimana caranya membuat action plan yang baik? Simak penjelasannya berikut ini.

Apa itu action plan?

Action plan adalah sebuah rencana tertulis yang berisi langkah-langkah spesifik yang harus diambil untuk mencapai tujuan tertentu.

Anda dapat merinci tindakan-tindakan yang perlu dilakukan, waktu pelaksanaan, tanggung jawab, sumber daya yang diperlukan, serta penilaian atau evaluasi kemajuan.

Selain itu, action plan juga membantu dalam mengatur dan mengarahkan upaya secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta memungkinkan pemantauan dan penyesuaian selama proses pelaksanaan.

Manfaat action plan

Berikut adalah manfaat dari action plan yang perlu Anda ketahui..

Keterorganisasian yang lebih baik

Action plan membantu dalam mengorganisasi langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga memudahkan pemahaman dan pelaksanaan tugas.

Pemantauan kemajuan

Dengan action plan, kemajuan terhadap tujuan dapat dipantau dengan lebih efektif. Ini memungkinkan untuk mengidentifikasi jika ada keterlambatan atau hambatan dalam mencapai tujuan, sehingga tindakan korektif dapat diambil.

Penetapan prioritas

Action plan membantu dalam menetapkan prioritas tugas-tugas yang perlu diselesaikan, sehingga memungkinkan penggunaan sumber daya dengan lebih efisien.

Penyelarasan tim

Dalam konteks tim atau proyek yang melibatkan beberapa anggota, action plan membantu dalam menyelaraskan upaya individu untuk mencapai tujuan bersama.

Motivasi

Memiliki action plan yang jelas dapat meningkatkan motivasi karena memberikan arah yang jelas dan tanggung jawab yang jelas kepada individu atau tim.

Baca juga: Definisi serta Fungsi Pekerjaan Chief Marketing Officer

Pencegahan risiko

Action plan memungkinkan untuk mengidentifikasi potensi risiko dan menyertakan strategi untuk mengatasi risiko tersebut, sehingga mengurangi kemungkinan gangguan atau kegagalan dalam mencapai tujuan.

Komunikasi yang lebih baik

Action plan dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif untuk membagikan rencana, tujuan, dan tanggung jawab kepada pihak-pihak yang terlibat.

Efisiensi dan produktivitas

Dengan memiliki langkah-langkah yang telah ditetapkan, action plan dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas, karena meminimalkan kebingungan atau kebingungan tentang langkah apa yang harus diambil selanjutnya.

Dengan semua manfaat ini, action plan merupakan alat yang sangat berharga dalam mengelola dan mencapai tujuan, baik itu di tingkat individu, tim, organisasi, atau proyek.

Kriteria action plan yang baik

Sebuah action plan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria penting agar efektif dalam membantu mencapai tujuan. Berikut adalah penjelasan mengenai kriteria-kriteria yang harus dipenuhi oleh action plan yang baik.

Spesifik (Specific)

Action plan harus jelas dan spesifik dalam mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai serta langkah-langkah yang akan diambil untuk mencapainya. Informasi yang spesifik membantu dalam memahami tugas-tugas yang harus diselesaikan dan mencegah kebingungan atau kesalahpahaman.

Terukur (Measurable)

Tujuan yang ditetapkan dalam action plan harus dapat diukur dengan jelas. Ini berarti bahwa pencapaian tujuan harus dapat diukur menggunakan kriteria tertentu, seperti waktu, jumlah, atau kualitas. Kemampuan untuk mengukur kemajuan membantu dalam memantau perkembangan dan mengevaluasi keberhasilan.

Mencapai (Achievable)

Tujuan yang ditetapkan dalam action plan haruslah realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. Mengatur harapan yang realistis membantu mencegah frustrasi dan meningkatkan motivasi untuk mencapai tujuan.

Relevan (Relevant)

Setiap tindakan yang dimasukkan ke dalam action plan harus relevan dengan tujuan yang ingin dicapai. Ini berarti bahwa setiap langkah atau kegiatan harus secara langsung berkontribusi terhadap pencapaian tujuan utama.

Berbatas Waktu (Time-bound)

Setiap langkah atau tindakan dalam action plan harus memiliki batas waktu atau tenggat waktu yang jelas. Penetapan batas waktu membantu dalam mengatur prioritas, menghindari penundaan, dan meningkatkan akuntabilitas.

Dengan memenuhi kriteria-kriteria ini, action plan dapat menjadi alat yang efektif dalam membimbing upaya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini memungkinkan untuk mengatur, melacak, dan mengevaluasi kemajuan dengan lebih efisien, sehingga meningkatkan peluang kesuksesan dalam mencapai tujuan tersebut.

Baca juga: Apa yang Perlu Diketahui tentang Batas Usia Melamar Kerja?

Cara membuat action plan

Berikut ini adalah langkah-langkah praktis untuk membuat action plan yang efektif, dengan memanfaatkan metode SMART, melibatkan tim, dan membuat kerangka waktu yang realistis:

Tentukan tujuan yang jelas dan spesifik

Identifikasi tujuan yang ingin dicapai secara jelas dan spesifik. Pastikan tujuan tersebut terukur dan dapat diidentifikasi dengan jelas.

Gunakan pendekatan SMART

• Spesifik (Specific): Pastikan tujuan ditetapkan dengan jelas dan spesifik.
• Terukur (Measurable): Tentukan kriteria yang dapat diukur untuk menilai kemajuan dan pencapaian tujuan.
• Mencapai (Achievable): Pastikan tujuan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia dan realistis.
• Relevan (Relevant): Pastikan setiap langkah dan tindakan yang akan diambil relevan dengan mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Berbatas Waktu (Time-bound): Tetapkan tenggat waktu atau batas waktu yang jelas untuk setiap langkah dan untuk mencapai tujuan akhir.

Identifikasi langkah-langkah yang diperlukan

Rinci langkah-langkah spesifik yang harus diambil untuk mencapai tujuan. Identifikasi tugas-tugas yang harus diselesaikan dan urutannya.

Tetapkan tanggung jawab dan peran

Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah atau tugas yang harus dilakukan. Pastikan setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

Libatkan tim

Jika action plan melibatkan tim, ajak anggota tim untuk berpartisipasi dalam penyusunan action plan. Diskusikan tujuan, langkah-langkah, dan tanggung jawab bersama-sama untuk memastikan pemahaman yang sama dan dukungan kolektif.

Tetapkan rencana waktu yang realistis

Buat kerangka waktu yang realistis untuk setiap langkah dalam action plan. Pertimbangkan estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan jangan lupa untuk menyertakan waktu tambahan untuk kemungkinan penundaan atau perubahan yang tak terduga.

Monitor dan evaluasi kemajuan

Tetapkan sistem pemantauan untuk melacak kemajuan dan pencapaian tujuan. Atur pertemuan reguler atau tinjauan untuk memeriksa kemajuan, mengevaluasi kinerja, dan membuat penyesuaian jika diperlukan.

Komunikasikan action plan

Komunikasikan action plan kepada semua pihak yang terlibat. Pastikan setiap anggota tim memahami action plan, tujuan, tanggung jawab, dan tenggat waktu yang telah ditetapkan.

Manfaat action plan bagi HR perusahaan

Action plan dapat membantu departemen sumber daya manusia (HR) perusahaan dalam merencanakan dan melaksanakan kebijakan, program pengembangan karyawan, dan inisiatif lainnya dengan cara berikut:

Struktur yang jelas

Action plan menyediakan struktur yang jelas tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam kebijakan atau program. Ini membantu HR dalam merancang rencana yang terperinci dan sistematis.

Pemetaan rencana

Action plan memungkinkan HR untuk memetakan waktu, sumber daya, dan tanggung jawab untuk setiap langkah dalam pelaksanaan kebijakan atau program. Hal ini membantu dalam penjadwalan kegiatan, alokasi anggaran, dan identifikasi siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.

Pemantauan dan evaluasi

Action plan mencakup langkah-langkah pemantauan dan evaluasi yang memungkinkan HR untuk melacak kemajuan pelaksanaan kebijakan atau program. Dengan demikian, mereka dapat mengidentifikasi hambatan atau kendala yang muncul dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

Keterlibatan stakeholder

Action plan memungkinkan HR untuk melibatkan berbagai stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan atau program, seperti manajer, karyawan, dan pihak terkait lainnya. Dengan menetapkan tanggung jawab dan ekspektasi secara jelas, action plan dapat membantu memastikan kolaborasi yang efektif antara semua pihak terkait.

Pencapaian tujuan yang spesifik

Action plan membantu HR untuk mengidentifikasi tujuan yang spesifik dan mengukur kemajuan dalam mencapainya. Ini memungkinkan mereka untuk fokus pada hasil yang diinginkan dan membuat perubahan atau penyesuaian jika diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Contoh action plan

Berikut adalah beberapa contoh action plan yang bisa Anda tiru.

Contoh action plan karier

Contoh action plan bisnis

Contoh action plan marketing

Contoh action plan media sosial

Contoh action plan project management

Download contoh template action plan

Itulah tadi beberapa contoh template mengenai action plan. Sekarang, Anda bisa men-download template-nya gratis di sini. Dengan bantuan action plan, Anda merencanakan dan melaksanakan berbagai kegiatan dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini dapat membuat objektif Anda jadi lebih mudah terpantau dan tercapai.

Kemudian untuk membantu operasional HR, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta yang dilengkapi berbagai fitur seperti Payroll, Attendance Management, hingga HR Analytics.

Konsultasikan permasalahan HR Anda ke tim sales Mekari Talenta dan eksplorasi dengan mencoba demo aplikasinya gratis.