HR Planning 6 min read

Workforce Optimization: Definisi dan Strategi Meningkatkannya

By Jordhi FarhansyahPublished 26 Oct, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Pernah mendengar istilah workforce optimization? Untuk mengejar kualitas dan peningkatan performa tidak selalu harus ditanggapi dengan merekrut karyawan baru karena tentu saja dapat meningkatkan biaya operasional.

Hal yang Anda perlukan adalah bagaimana meningkatkan performa dengan tenaga kerja yang ada. Untuk ini lah workforce optimization hadir.

Apa itu workforce optimization?

workforce optimization

Workforce optimization (WFO) adalah pendekatan strategis untuk mengelola dan memaksimalkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas kerja seluruh karyawan di sebuah perusahaan.

Tujuan utama dari workforce optimization adalah memastikan bahwa sumber daya manusia yang ada digunakan secara efektif untuk mencapai target bisnis dan tujuan perusahaan dengan cara yang paling efisien dan efektif.

Tidak hanya itu, workforce optimization juga berorientasi pada memberikan hal yang terbaik untuk pelanggan Anda.

Pendekatan ini mencakup berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia, termasuk perencanaan tenaga kerja, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan pemenuhan kebutuhan operasional.

Tujuannya untuk mencapai keseimbangan yang optimal antara kebutuhan bisnis dan kebutuhan karyawan, sehingga kedua belah pihak merasa diuntungkan.

Untuk siapa workforce optimization ini?

Workforce optimization bisa diterapkan di banyak jenis perusahaan di berbagai industri. Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memastikan bisnis mereka memiliki jumlah karyawan yang optimal untuk meningkatkan performa.

Beberapa contoh industri dan divisi yang bisa menerapkan workforce optimization di antaranya adalah:

  • Human Resources
  • Technical Support
  • Warehousing
  • Customer Service
  • Accounting
  • Call Centers
  • Inventiry
  • Sales
  • QM (Quality Management)
  • Logistic

Contoh praktis dari workforce optimization

Bagaimana contoh praktis yang bisa diterapkan dari workforce optimization? Berikut adalah beberapa contohnya.

Penjadwalan

Dalam optimasi penjadwalan, WFO kerap menggunakan software yang bisa melacak kehadiran, data kinerja, dan metrik lainnya untuk menyusun jadwal karyawan.

Dengan ini, Anda dapat mengelola lembur dan jadwal kerja karyawan agar menghindari mereka dari kelelahan.

Selain itu, Anda bisa sekaligus menganalisis apakah Anda perlu merekrut staf tambahan permanen, freelance, atau cukup dengan karyawan yang ada. Karena alur kerja dapat menilai beban kerja.

Contohnya, saat periode puncak seperti akhir tahun, Anda mempertimbangkan merekrut karyawan freelance tambahan untuk melayani penjualan. Hal ini menjadi area yang cukup menjadi perhatian, khususnya di industri supply chain, pergudangan, atau ritel.

Di dunia nyata, situs penjual buku di Inggris yang dikenal sebagai Book People mengimplementasi WFO untuk mengelola tenaga kerjanya, yang mencakup peramalan, manajemen harian, penjadwalan, pengolahan liburan, dan pelaporan real-time. Hal ini menghasilkan peningkatan tingkat layanan pelanggan sebesar 5%.

Pencatatan waktu kehadiran

Penggunaan software untuk pencatatan waktu kehadiran adalah salah satu hal yang bisa dilakukan dalam WFO. Penggunaan software ini dapat menjawab hal-hal seperti apakah karyawan check-in terlambat atau lebih awal atau apakah ada absensi palsu seperti karyawan mencatat kehadiran untuk teman-temannya.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa absensi karyawan dan mempermudah mereka dalam melakukan absensi di berbagai wilayah geografis, jam kerja, jam sibuk, bahkan di hari libur atau akhir pekan.

Sebagai contoh, Mekari Talenta memiliki fitur Attendance Management agar perusahaan dapat mengelola absensi dengan mudah dan terintegrasi.

Fitur-fiturnya seperti Live Attendance juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi lewat aplikasi dan di mana saja. Ini sangat cocok diterapkan di berbagai industri, seperti manufaktur yang memiliki banyak cabang.

Manajemen tugas

Workforce optimization juga dapat digunakan untuk meningkatkan manajemen tugas karyawan. Hal ini untuk memastikan mereka berada pada posisi terbaik untuk bekerja dengan baik dalam pekerjaan mereka.

Perusahaan juga bisa menggunakan platform manajemen tugas seperti Asana dan Trello yang merupakan salah satu alat pendukung dalam manajemen kinerja dan menentukan prioritas kerja.

Bagi karyawan, hal ini dapat membantu mereka dalam mengelola tugas. Sementara bagi perusahaan, hal ini dapat membantu mengarahkan pekerjaan ke arah yang paling optimal.

Setiap contoh di atas menggambarkan bagaimana workforce optimization dapat diterapkan dalam berbagai industri dan fungsi bisnis.

Tentunya, pendekatan ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas pekerjaan, sambil memenuhi kebutuhan karyawan dan organisasi dengan seimbang.

Keuntungan dari workforce optimization

Peningkatan efisiensi dan produktivitas

Workforce optimization memungkinkan Anda memiliki jumlah karyawan yang tepat setiap saat. Perusahaan mampu memiliki gambaran lengkap tentang kehadiran karyawan secara keseluruhan.

Dengan demikian, mereka dapat mengelola pekerjaan dengan efektif. Misalnya selama periode puncak, WFO memungkinkan perusahaan untuk memahami apakah mereka perlu merekrut freelance atau menggunakan teknologi yang dapat membantu mereka mengatasi pekerjaan mereka lebih efisien, misalnya.

Penghematan biaya

WFO akan menghindari Anda dari kelebihan karyawan sekaligus kekurangan karyawan. Anda juga dapat terhindar dari kerugian akibat pelayanan yang buruk.

WFO yang memperkenalkan otomatisasi dalam bisnis dapat memberikan panduan secara real-time dan insight baru untuk proses pengambilan keputusan yang lebih baik sehingga dapat meningkatkan peluang meraih pendapatan.

Peningkatan layanan dan retensi

Pelanggan bisa mendapatkan pelayanan lebih cepat dan pertanyaan mereka diatasi dengan efisien. Hal ini menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Workforce optimization membantu Anda menganalisis komunikasi dengan pelanggan, memahami akar penyebab perilaku pelanggan, dan juga menerapkan strategi untuk mempertahankan pelanggan.

Software-software yang Anda gunakan untuk optimasi memungkinkan perusahaan mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang kebiasaan pelanggan mereka dan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merespons keluhan pelanggan dengan lebih cepat, bertindak lebih cepat, dan dengan demikian meningkatkan kepuasan mereka.

Pelanggan yang puas kemungkinan besar akan menjadi pelanggan yang akan kembali menggunakan produk Anda.

Peluang baru

WFO menciptakan pergerakan karier internal seiring munculnya peluang serta produk baru. Hal ini memungkinkan karyawan bekerja pada tingkat optimal, sehingga meningkatkan kemungkinan pergerakan vertikal atau horizontal dalam organisasi.

Peningkatan kepuasan karyawan akan berpengaruh pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Dengan pengoptimalan tenaga kerja yang baik, perusahaan dapat mencapai berbagai keuntungan ini, menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif, efisien, dan memuaskan bagi karyawan.

Strategi workforce optimization

Strategi dalam menjalankan workforce optimization melibatkan serangkaian langkah dan pendekatan yang bertujuan untuk mengelola dan mengoptimalkan tenaga kerja secara efektif.

Berikut adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam pengoptimalan tenaga kerja.

Mengadopsi perspektif yang berorientasi pelanggan

Tujuan dari workforce optimization adalah memberikan pelayanan pelanggan terbaik dengan cara yang paling efisien.

Jangan sampai hanya karena Anda ingin menghemat uang, Anda mempekerjakan sedikit karyawan dalam satu shift. Namun dampaknya justru pelayanan Anda jadi memburuk.

Jadi, pastikan Anda selalu memikirkan kembali strategi optimasi dan dampaknya pada pelanggan. Bagaimana keputusan Anda dapat mempengaruhi pelanggan.

Memberikan karyawan tools dan sumber daya yang tepat

Dengan cara ini, Anda memberdayakan karyawan untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan efisien.

Misalnya, divisi HR dapat meningkatkan efisiensi dengan software HRIS seperti Mekari Talenta agar proses administrasi karyawan dapat dijalankan lebih baik.

Atau, jika Anda mengeluarkan produk baru ke pasar, berikan keterampilan yang diperlukan divisi sales untuk dapat menjualnya atau menawarkan peningkatan.

Cocokkan keahlian dengan pekerjaan dan tugas

Karyawan dengan keterampilan tertentu akan lebih baik dalam beberapa tugas daripada karyawan lainnya.

Itulah mengapa Anda perlu memiliki gambaran yang baik tentang keahlian yang dimiliki karyawan Anda dan tugas yang perlu dilakukan serta apa yang dibutuhkan mereka.

Tetapkan tujuan yang realistis untuk dicapai

Workforce optimization memungkinkan Anda mendapatkan insight berdasarkan data, sehingga Anda bisa menetapkan target-target tertentu.

Berdasarkan hal ini, perusahaan harus menetapkan target yang realistis untuk karyawan capai. Misalnya, jika dalam sisi pusat bantuan pelanggan, data menunjukkan bahwa Anda dapat menangani rata-rata enam panggilan pelanggan dalam satu jam, maka itulah target yang diharapkan.

Namun, Anda juga harus mempertimbangkan faktor lain, seperti penanganan pelanggan yang sulit, jam istirahat makan siang, atau jumlah karyawan yang bekerja, maka Anda bisa mengubah kembali target Anda.

Beradaptasi

Banyak organisasi membuat target langsung dalam satu tahun penuh. Namun, ini seringkali mengabaikan kejadian atau peristiwa tak terduga misalnya, pandemi Covid-19.

Oleh karena itu, meskipun penting untuk memiliki gambaran tahunan, selalu beradaptasi dan merencanakan target dalam periode yang lebih singkat agar Anda bisa mengantisipasi hal yang tidak terduga dengan lebih baik..

Tinjau selalu

Selalu tinjau kembali strategi WFO Anda. Produk dan kebutuhan pelanggan sering berubah, oleh karena itu, tanggapan perusahaan terhadap mereka juga harus berubah.

Peninjauan yang rutin akan memastikan bahwa Anda selalu mengetahui kebutuhan pelanggan dan apakah tenaga kerja dioptimalkan untuk melayani kebutuhan tersebut.

Miliki rencana pelatihan dan pengembangan

Tidak ada WFO yang lengkap tanpa strategi pelatihan yang komprehensif. Akan ada kesenjangan keterampilan yang perlu Anda isi.

Salah satu pilihan adalah merekrut untuk mengisi kesenjangan tersebut, yang mungkin menjadi solusi yang mahal.

Pilihan lainnya adalah melatih karyawan pada keahlian yang dibutuhkan tersebut. Tujuannya adalah memungkinkan karyawan melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Penting untuk diingat bahwa setiap perusahaan unik, dan strategi workforce optimization harus disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan, dan budaya perusahaan.

Langkah-langkah ini dapat membantu perusahaan mencapai keunggulan dengan mengelola karyawan mereka secara efisien dan efektif.

Bagaimana HRIS seperti Mekari Talenta bisa membantu?

Itulah tadi beberapa keuntungan dari workforce optimization. Jika diimplementasikan dengan baik, WFO dapat memberikan dampak yang baik bagi efisiensi bisnis.

WFO tidak dapat terjadi begitu saja dalam sekejap. Salah satu cara untuk mengoptimasi tenaga kerja adalah dengan memanfaatkan teknologi.

Mekari Talenta adalah software HRIS yang dapat mengoptimalkan kinerja di perusahaan, terutama divisi HR.

Software HRIS yang sudah berbasis cloud ini memiliki beragam fitur yang membantu HR dalam meningkatkan proses HR, baik administrasinya maupun fungsi strategisnya.

Dengan beragam fiturnya, Mekari Talenta memiliki kelebihan seperti:

  • Attendance Management
  • Payroll Calculation & Disbursement
  • Performance Management
  • Advance Recruitment
  • Talent Development
  • HR Analytics

Tertarik mengetahui Mekari Talenta lebih lanjut? Segera konsultasikan kebutuhan HR Anda dengan tim kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.