Analisis Total Cost of Ownership (TCO) HRIS Selama 5 Tahun

Tayang

5 Januari 2026

Bagikan artikel ini

Human Resources Information System (HRIS) telah menjadi fondasi penting dalam pengelolaan sumber daya manusia modern. Sistem ini membantu perusahaan mengelola data karyawan, absensi, penggajian, kinerja, hingga analitik SDM secara terintegrasi.

Namun, dalam memilih dan mengimplementasikan HRIS, perusahaan sering kali hanya fokus pada biaya awal atau harga langganan tahunan, tanpa mempertimbangkan keseluruhan biaya yang akan dikeluarkan dalam jangka panjang.

Di sinilah pentingnya melakukan analisis Total Cost of Ownership (TCO). TCO membantu perusahaan memahami total biaya kepemilikan HRIS selama periode tertentu, misalnya 5 tahun, sehingga keputusan investasi menjadi lebih rasional dan strategis.

Artikel ini bertujuan untuk membahas konsep TCO HRIS, komponen biayanya, faktor yang memengaruhi, serta simulasi perhitungan TCO selama 5 tahun agar perusahaan dapat mengoptimalkan biaya dan meningkatkan return on investment (ROI). Simak selengkapnya!

Apa Itu Total Cost of Ownership (TCO)?

Definisi Total Cost of Ownership (TCO) adalah pendekatan analisis biaya yang menghitung seluruh biaya yang timbul dari kepemilikan dan penggunaan suatu sistem atau aset sepanjang siklus hidupnya.

Dalam konteks HRIS, TCO tidak hanya mencakup biaya pembelian atau langganan software, tetapi juga biaya implementasi, operasional, pemeliharaan, pelatihan, hingga biaya tidak langsung yang sering kali luput diperhitungkan.

Relevansi TCO dalam HRIS sangat tinggi karena sistem ini digunakan secara berkelanjutan dan memengaruhi banyak fungsi bisnis. HRIS dengan biaya awal rendah belum tentu memiliki TCO yang lebih murah jika biaya operasional dan penyesuaian di kemudian hari justru tinggi.

Secara umum, komponen TCO terbagi menjadi:

Biaya langsung, seperti lisensi software dan biaya dukungan teknis.
Biaya tidak langsung, seperti waktu karyawan untuk pelatihan, perubahan proses bisnis, dan potensi inefisiensi selama masa transisi.

Komponen Biaya HRIS

Untuk memahami TCO HRIS secara menyeluruh, perusahaan perlu mengidentifikasi seluruh komponen biaya berikut:

1. Biaya Awal

Biaya awal biasanya muncul pada tahap implementasi dan mencakup pembelian atau langganan software HRIS, biaya instalasi atau setup, serta kebutuhan hardware tambahan jika sistem bersifat on-premise. Pada HRIS berbasis cloud, biaya hardware umumnya lebih rendah karena infrastruktur dikelola oleh vendor.

2. Biaya Operasional

Biaya operasional meliputi biaya berlangganan tahunan atau bulanan, pemeliharaan sistem, pembaruan fitur, serta dukungan teknis. Pada HRIS modern, biaya ini biasanya sudah termasuk update sistem dan maintenance rutin.

3. Biaya Tersembunyi

Biaya tersembunyi sering kali menjadi penyumbang TCO terbesar jika tidak dikelola dengan baik. Contohnya adalah biaya pelatihan karyawan, waktu produktivitas yang hilang selama masa adaptasi, serta biaya penyesuaian proses bisnis agar sesuai dengan sistem HRIS yang digunakan.

Faktor yang Mempengaruhi TCO HRIS

Besarnya TCO HRIS dapat berbeda antar perusahaan, tergantung beberapa faktor utama berikut:

Pertama, ukuran organisasi dan kompleksitas kebutuhan HR. Semakin besar jumlah karyawan dan semakin kompleks struktur organisasi, semakin tinggi pula biaya implementasi, konfigurasi, dan dukungan sistem.

Kedua, pilihan vendor dan model lisensi. HRIS berbasis cloud seperti Mekari Talenta cenderung memiliki biaya awal lebih rendah dan TCO lebih terprediksi dibandingkan sistem on-premise. Namun, fitur, skala, dan fleksibilitas vendor juga sangat memengaruhi biaya jangka panjang.

Ketiga, kebijakan perusahaan terhadap pembaruan dan pelatihan. Perusahaan yang rutin melakukan pelatihan dan memanfaatkan fitur HRIS secara optimal biasanya memiliki TCO lebih efisien karena sistem benar-benar digunakan untuk meningkatkan produktivitas, bukan sekadar administrasi.

Studi Kasus: Simulasi TCO HRIS Selama 5 Tahun

Untuk memberikan gambaran praktis, berikut simulasi sederhana TCO HRIS selama 5 tahun untuk perusahaan dengan 300 karyawan yang menggunakan HRIS berbasis cloud.

Asumsi biaya:

Biaya implementasi awal: Rp50.000.000
Biaya langganan HRIS: Rp30.000 per karyawan per bulan
Biaya pelatihan awal: Rp20.000.000
Biaya tambahan (penyesuaian proses, training lanjutan): Rp10.000.000 per tahun

Perhitungan kasar:

Langganan tahunan: 300 × Rp30.000 × 12 = Rp108.000.000
Langganan 5 tahun: Rp540.000.000
Total biaya lain (implementasi + pelatihan + biaya tahunan tambahan): ±Rp120.000.000

Estimasi TCO 5 tahun:
≈ Rp660.000.000

Jika dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh, seperti penghematan waktu payroll, penurunan kesalahan administrasi, peningkatan produktivitas HR, dan data analitik untuk pengambilan keputusan, biaya tersebut sering kali memberikan ROI positif dalam 2–3 tahun pertama.

Kesimpulan dan Rekomendasi

Analisis Total Cost of Ownership (TCO) HRIS selama 5 tahun membantu perusahaan melihat gambaran biaya secara utuh, bukan hanya dari sisi harga awal. Dengan memahami komponen biaya, faktor yang memengaruhi, serta potensi manfaat jangka panjang, perusahaan dapat memilih HRIS yang paling sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis.

Untuk mengoptimalkan TCO dan meningkatkan ROI, perusahaan disarankan:

Memilih HRIS berbasis cloud dengan biaya terprediksi seperti Mekari Talenta
Menghindari sistem yang membutuhkan banyak kustomisasi mahal.
Memastikan pelatihan dan adopsi berjalan optimal.
Memanfaatkan fitur analitik HR untuk nilai strategis jangka panjang.

Nah, jika Anda ingin menghitung TCO HRIS secara lebih akurat dan menyesuaikannya dengan kebutuhan organisasi Anda, pertimbangkan untuk berkonsultasi atau mencoba demo Mekari Talenta.

Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola HR secara efisien, transparan, dan berorientasi pada ROI jangka panjang. Tunggu apalagi? Jadwalkan demo atau konsultasi Mekari Talenta bersama tim sales kami sekarang untuk memahami bagaimana HRIS yang tepat dapat menurunkan TCO dan meningkatkan produktivitas bisnis Anda.