8 Ciri Payroll Service Indonesia Terbaik Serta Tips Memilihnya

By Mekari TalentaPublished 08 Apr, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Bukan tanpa alasan banyak perusahaan memanfaatkan payroll service terbaik di Indonesia. Aplikasi ini memudahkan pekerjaan HRD, divisi yang barangkali paling sering repot menjelang akhir bulan.

Ya, tanpa bantuan teknologi, tentu saja mereka harus bekerja lebih keras untuk memastikan transfer gaji sesuai, sementara para pekerja di divisi lain mungkin sedang tertawa girang menunggu kiriman datang.

Pekerja divisi lain mungkin memang tidak begitu memperhatikan betapa kompleksnya sistem penggajian.

Ia tak hanya bicara soal gaji pokok, tapi juga tunjangan, asuransi, belum lagi variabel lain seperti cuti dan uang penghargaan.

Dalam konteks inilah software payroll service terbaik seperti Mekari Talenta dibutuhkan.

Banyak sekali perusahaan yang memakai aplikasi ini karena fungsinya yang menyederhanakan seluruh proses tersebut.

Memang tak semua perusahaan menggunakannya. Perusahaan kecil mungkin masih sanggup melakukannya secara manual.

Tapi percayalah, semakin besar bisnis, semakin dibutuhkan pula software tersebut.

Bersamaan dengan banyaknya permintaan, terus berkembang pula penawaran.

Saat ini banyak sekali perusahaan teknologi yang menawarkan software payroll Indonesia dengan keunggulan masing-masing.

Pemilik usaha tentu harus memilih mana yang paling tepat untuk mereka, misalnya dalam hal biaya berlangganan/pembelian dan kaitannya dengan skala perusahaan.

Jika bisnis masih kecil mungkin hanya butuh aplikasi dengan fitur minimal. Namun jika bisnis sudah besar, tentu akan dibutuhkan software penggajian dengan fitur lebih lengkap.

Dalam artikel ini kami akan memberikan tips bagaimana mencari payroll service terbaik Indonesia yang tepat.

Misalnya, fitur apa saja yang wajib ada. Tapi, sebelum itu, tentu lebih baik mengetahui hal-hal paling dasar terlebih dulu.

8 Ciri Payroll Service Indonesia Terbaik Serta Tips Memilihnya

Apa Itu Software Payroll?

Situs Oracle, perusahaan teknologi komputer multinasional asal AS, menyebut aplikasi payroll atau perangkat lunak penggajian adalah aplikasi yang mengelola, memelihara, dan mengotomatisasi pembayaran gaji kepada karyawan.

Software payroll biasanya merupakan bagian dari Human Resource Information System (HRIS) yang juga dapat dipakai untuk membantu dalam perekrutan, pelatihan, alur kerja, dan laporan rutin.

Dulu mungkin admin HRD akan dibuat pusing karena melakukan ini semua manual menggunakan rumus Microsoft Excel. Tapi sekarang tidak lagi.

Software payroll akan membebaskan tim HRD dari tugas rutin, sehingga dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk hal penting lain seperti perencanaan, penganggaran, dan berbagai inisiatif agar bisnis lebih berkembang.

Selain itu, tentu aplikasi ini dapat mengefisiensi kuantitas divisi HRD itu sendiri.

Jika dengan cara manual, misalnya, perlu 10 orang, maka mungkin dengan bantuan teknologi bisa dipangkas setengahnya.

Perlu diingat bahwa software payroll Indonesia tak hanya mengotomatisasi pembayaran gaji, karena pengertian dari payroll itu sendiri adalah serangkaian proses panjang.

Investopedia menyebut setelah mendistribusikan pembayaran melalui setoran langsung ke rekening bank atau dengan cek, perusahaan juga harus melakukan fungsi akuntansi untuk mencatat gaji, pajak yang dipotong, bonus, uang lembur, waktu sakit, dan uang liburan.

Perusahaan juga harus menyisihkan dan mencatat jumlah yang harus dibayarkan untuk jaminan sosial.

Apa Itu Payroll Service?

Payroll service atau layanan penggajian adalah proses atau layanan yang disediakan oleh pihak eksternal, seperti perusahaan atau penyedia layanan keuangan, untuk mengelola dan memproses gaji serta administrasi terkait penggajian bagi perusahaan atau organisasi tertentu.

Dalam layanan penggajian, perusahaan atau organisasi akan mengirimkan data karyawan, informasi gaji, jam kerja, tunjangan, potongan, dan informasi terkait lainnya kepada penyedia layanan payroll.

Penyedia layanan tersebut akan mengelola data tersebut, menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan, melakukan perhitungan pajak, memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, serta mengeluarkan laporan-laporan keuangan yang berkaitan dengan penggajian.

Keuntungan menggunakan layanan payroll adalah mengurangi beban administrasi internal perusahaan terkait pengelolaan gaji dan penggajian, menghemat waktu dan sumber daya internal yang dapat dialokasikan untuk fokus pada kegiatan inti bisnis, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang terkait dengan penggajian.

Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat menggunakan perangkat lunak payroll atau sistem payroll yang disediakan oleh penyedia layanan atau dijalankan secara internal untuk memproses penggajian. Namun, jika perusahaan mengalami kendala dalam mengelola penggajian secara internal, menggunakan layanan payroll eksternal bisa menjadi solusi yang efisien dan efektif.

Manfaat Gunakan Payroll Service Indonesia Terbaik

Ada banyak keuntungan menggunakan software payroll bagi perusahaan.

Berikut di antaranya:

Hemat waktu

Manfaat pertama, seperti yang dapat dilihat dari penjelasan sebelumnya, adalah menghemat waktu.

Anda tak perlu lagi melihat berlapis excel di layar komputer yang membuat pusing.

Dengan menggunakan software penggajian, maka sistem payroll akan menjadi lebih mudah dan ringkas, karena semuanya sudah otomatis.

Cukup beberapa kali klik, pekerjaan ini pun bisa diselesaikan.

Mengurangi risiko kekeliruan

Karena menggunakan teknologi, tentu saja risiko terjadinya kesalahan-seperti salah transfer jumlah upah, salah input rekening, dan sebagainya-bisa ditekan.

Kekeliruan akibat human error dalam proses penggajian dapat dihindari, karena software ini sudah didesain untuk mengeksekusi pembayaran secara otomatis sesuai dengan sistem yang sudah ditentukan.

Lebih aman

Menggunakan software atau payroll application dapat sekaligus mengamankan data perusahaan.

Ingat bahwa data karyawan termasuk informasi sensitif yang harus dilindungi.

Dengan teknologi, maka data-data tersebut lebih aman tersimpan dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab karena dilengkapi dengan sistem keamanan seperti kata sandi dan otorisasi khusus.

Talenta merupakan salah satu opsi terbaik payroll aplication saat ini yang aman dan dilengkapi dengan fitur-fitur lainnya yang akan mempermudah pekerjaan staff HR.

Kunjungi tautan berikut https://www.talenta.co/en/features/payroll-software/ untuk lebih lengkapnya.

Mudah digunakan

Tidak perlu merekrut staf baru yang ahli menggunakan perangkat lunak ini. Saking mudahnya, semua bisa dipelajari dengan SDM yang ada.

Software payroll Indonesia memang dirancang untuk dapat dipakai siapa saja alias ramah pengguna.

Pada akhirnya menggunakan aplikasi yang satu ini dapat mengurangi tingkat stres para HRD setiap akhir bulan.

Hemat biaya

Menggunakan software penggajian memang tidak gratis. Perusahaan perlu mengeluarkan biaya untuk dapat menggunakan teknologi ini.

Meski demikian, besar biaya ini masih jauh lebih murah ketimbang biaya yang harus dikeluarkan apabila perusahaan menjalankan sistem payroll manual atau menggunakan jasa pihak ketiga.

Beberapa biaya yang bisa dipangkas dengan adanya software payroll, antara lain biaya gaji HRD, biaya rekrutmen staf HRD, biaya jasa pihak ketiga, dan seterusnya.

Tentu aplikasi ini tak hanya berguna bagi perusahaan, tapi juga pekerja. Mengapa begitu?

Setidaknya para karyawan tidak akan khawatir upah mereka lebih rendah karena eror saat perhitungan atau tidak tepat waktu karena staf HRD terlalu lelah mengerjakan proses manual.

Fitur self-service yang biasanya tersedia dalam software ini juga memungkinkan karyawan mengakses data jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya, secara langsung dan mudah.

Layanan Unggulan dari Payroll Services Terbaik Di Indonesia

Dalam memilih layanan payroll, ada beberapa layanan unggulan yang perlu diperhatikan.

Berikut adalah beberapa layanan utama yang harus ada dalam payroll services terbaik.

Perhitungan Gaji dan Slip Gaji Online yang Canggih

Payroll services berkaitan erat dengan penggajian karyawan. Pastikan layanan payroll yang Anda pilih mampu menghitung dengan akurat semua komponen gaji karyawan, termasuk gaji pokok, bonus, tunjangan, lembur, THR, dan lainnya.

Selain itu, pastikan mereka juga menyediakan slip gaji online yang dapat diakses oleh karyawan sebagai bukti pembayaran yang transparan dan mudah diakses.

Penghitungan Pajak Karyawan yang Mudah dan Akurat

Pajak merupakan aspek penting dalam penggajian karyawan.

Pastikan layanan payroll mampu menghitung pajak karyawan dengan tepat sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.

Mereka harus memahami regulasi terkait Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 dan peraturan lainnya.

Dengan demikian, penghitungan pajak karyawan dapat dilakukan dengan mudah dan akurat.

Pengelolaan BPJS Karyawan yang Efisien

Layanan payroll yang baik juga harus dapat membantu dalam mengelola BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, yang merupakan asuransi wajib bagi karyawan di Indonesia.

Mereka harus mampu menghitung dengan tepat jumlah tunjangan yang harus diberikan perusahaan serta mengurus pemotongan iuran BPJS dari gaji karyawan secara efisien.

Pembuatan Laporan Penggajian yang Terpersonalisasi

Layanan payroll yang terbaik juga harus menyediakan laporan penggajian yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan adanya laporan ini, perusahaan memiliki data yang valid dan terperinci mengenai penggajian.

Pastikan layanan tersebut dapat membuat laporan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan.

Layanan Konsultasi dan Customer Service Responsif

Meskipun tidak termasuk dalam layanan utama, memiliki layanan konsultasi dan customer service yang responsif merupakan nilai tambah yang berharga.

Dalam situasi tertentu, perusahaan mungkin memerlukan konsultasi terkait administrasi dan kebijakan sumber daya manusia.

Layanan ini memungkinkan perusahaan mendapatkan saran dan panduan yang tepat dalam menghadapi masalah atau perubahan di bidang ketenagakerjaan.

Dalam memilih payroll services, pastikan mereka dapat menyediakan layanan unggulan ini untuk memastikan pengelolaan gaji yang efisien, akurat, dan sesuai dengan aturan perundangan pemerintah Indonesia yang berlaku.

Tips Mencari Payroll Service Indonesia Terbaik

Setelah mengetahui pengertian dan manfaat, lalu bagaimana cara memilih software payroll Indonesia terbaik? Apa ciri-cirinya?

Mudah Digunakan Siapapun

Ciri pertama software payroll yang baik adalah harus mudah digunakan.

Tampilan antar mukanya harus sederhana, navigasi jelas, dan dapat diakses dari berbagai perangkat.

Pastikan bahwa, misalnya, karyawan dapat mengubah bank mereka, menambah tanggungan, atau membuat perubahan lain secara cepat.

Payroll Service Indonesia Terbaik Harus Mudah Dikonfigurasi

Tiap bisnis memiliki preferensi dan kebutuhan yang berbeda.

Oleh karena itu, perangkat lunak yang Anda pilih harus mudah dikonfigurasi atau disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Administrator penggajian harus dapat melakukan proses ini dengan mudah tanpa membuat kode atau meminta bantuan dari divisi IT.

Menjamin Keamanan Data

Ini mungkin kriteria software payroll Indonesia yang paling penting.

Aplikasi tersebut haruslah benar-benar aman dari serangan, baik disengaja atau tidak-yang datang baik dari dalam maupun luar organisasi.

Pastikan bahwa software menyediakan lapisan pengaman yang cukup sehingga sulit ditembus oleh peretas.

Payroll Service Indonesia Terbaik Harus Bisa Menjamin Kerahasiaan

Info gaji merupakan info yang sangat sensitif bagi karyawan.

Oleh karenanya, software payroll Indonesia yang bagus wajib memastikan bahwa masing-masing karyawan hanya memiliki akses ke data yang mereka butuhkan saja, tidak lebih tidak kurang.

Dengan begitu kerahasiaan gaji tetap terjamin meskipun aksesnya mudah.

Mudah Diintegrasikan Dengan Software Lain

Secara fungsi, sistem penggajian berkaitan erat dengan berbagai sistem lain dalam perusahaan, seperti sistem akuntansi dan pembukuan, sistem pembayaran, sistem kehadiran, dan lain-lain.

Jika perusahaan menggunakan perangkat lunak untuk proses-proses tersebut, maka pastikan bahwa software payroll yang dipilih mampu dan mudah diintegrasikan dengan berbagai software yang sudah ada.

Berpengalaman Memfasilitasi Bisnis Yang Mirip Dengan Usaha Anda

Carilah penyedia aplikasi payroll yang punya pengalaman atau memiliki klien luas di industri Anda atau skalanya sama seperti perusahaan Anda.

Dengan begitu, besar kemungkinannya software tersebut sudah memiliki fitur-fitur yang cocok dengan model bisnis Anda tanpa harus melakukan banyak penyesuaian ketika akan mengimplementasikannya.

Payroll Service Indonesia Terbaik Harus Memiliki fitur Yang Anda Butuhkan

Tiap software penggajian tentu menawarkan fitur dan spesifikasi yang berbeda-beda.

Untuk memastikan mana yang terbaik, pastikan bahwa fitur yang ada sudah memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda.

Tak perlu memilih aplikasi yang terlalu canggih jika bisnis Anda belum membutuhkannya.

Dengan begitu Anda bisa efisien dalam membelanjakan anggaran perusahaan.

Memiliki Sistem Komputasi Awan (Cloud Computing Payroll Service)

Ada banyak jenis software payroll Indonesia di luar sana, mulai dari software yang memerlukan proses instalasi, software internal dari perusahaan sendiri, sampai software as a service atau SaaS.

Untuk perusahaan dengan skala kecil dan menengah, bisa dibilang layanan SaaS merupakan yang paling cocok.

Software ini dikelola oleh pihak ketiga, sehingga Anda tak perlu repot memikirkan soal perawatan serta biayanya.

Ditambah lagi, SaaS menggunakan sistem komputasi awan atau berbasis cloud, sehingga datanya dapat diakses di manapun dan dengan perangkat apapun, selama ada jaringan Internet.

Jadi tim HR tak perlu menggunakan komputer kantor tiap kali ingin menggunakan software ini.

Kesimpulan, Gunakan Payroll Service Indonesia Terbaik Mekari Talenta

Software payroll Indonesia menjadikan proses penggajian tidak lagi menjadi tugas yang membuat stres dan memakan waktu.

Kini proses tersebut menjadi jauh lebih sederhana tapi dengan akurasi yang tetap terjaga.

Ke depan, aplikasi seperti ini akan semakin banyak digunakan, dan bahkan telah berinovasi sedemikian rupa.

Sebagai contoh, saat ini sudah ada payroll service terbaik di Indonesia yang menyesuaikan diri dengan perkembangan pasar tenaga kerja terkini, yaitu semakin banyaknya pekerja lepas.

Dalam konteks ini, pembayaran otomatis tak lagi dilakukan per bulan, tapi sudah per hari.

Tentu akan sangat merepotkan jika harus melakukannya dengan sistem payroll manual.

Beruntung, sekarang ada Mekari Talenta, software manajemen pengeluaran yang juga memiliki fitur pembayaran gaji untuk karyawan.

Selain memiliki delapan ciri payroll service terbaik di Indonesia, Mekari Talenta juga menawarkan layanan payroll bebas biaya alias gratis.

Jadi Anda dapat membayar gaji karyawan kapan pun, ke mana pun dan berapa pun, tanpa dipungut biaya tambahan.

Pembayaran gaji lewat Mekari Talenta dapat dilakukan secara massal, meskipun rekening bank tujuan berbeda-beda.

Artinya, baik karyawan maupun pekerja lepas tak perlu membuat rekening bank baru hanya untuk masuk ke dalam sistem payroll.

Fitur ini sangat cocok bagi Anda yang banyak mempekerjakan tenaga lepas atau freelancer dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Menarik, bukan?

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan payroll di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Aplikasi payroll Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/.

Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.