Administrasi HR 7 min read

Tips Bagaimana HR Bekerja Sama dengan Divisi Lain Lebih Mudah

By Jordhi FarhansyahPublished 15 Mar, 2023 Diperbarui 03 Mei 2023

Bagaimana HR dapat bekerja sama dengan divisi lain lebih mudah? Simak penjelasannya di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Pada dasarnya, HR adalah salah satu divisi yang banyak bersinggungan dengan divisi lain. Fungsinya tidak hanya sekadar mengurus payroll dan juga merekrut karyawan.

Ada banyak fungsi lainnya mulai dari mengelola performa karyawan, menentukan strategi talent management, hingga mengatur strategi peningkatan employee experience.

Dalam prosesnya, banyak kasus di mana HR harus bekerja sama dan berinteraksi dengan divisi lain untuk meningkatkan banyak aspek di perusahaan.

Pola dan Jenis Kerja Sama yang Biasa Dilakukan HR dengan Divisi Lain

Tips Bagaimana HR Bekerja Sama dengan Divisi Lain Lebih Mudah

HR memiliki jenis kolaborasi yang berbeda ketika mereka bekerja sama dengan masing-masing divisi. Kebutuhan HR dengan direksi perusahaan tentu akan berbeda jika mereka bekerja sama dengan divisi IT atau finance misalnya.

Bagaimana pola dan jenis kerja sama mereka dengan divisi-divisi ini? Berikut contohnya.

Direksi atau Manajemen Perusahaan

Ketika HR bekerja sama dengan manajemen perusahaan, poin penting yang menjadi pembahasan adalah struktur perusahaan secara makro.

Hal ini menyangkut peraturan dan kebijakan perusahaan, penentuan kompensasi dan tunjangan, hingga pengelolaan manajemen.

Memahami Kebutuhan Bisnis Perusahaan 

Ketika HR bekerja sama dengan divisi lain, dalam hal ini khususnya direksi perusahaan, salah satu poin penting yang perlu jadi perhatian adalah paham bagaimana kebutuhan bisnis perusahaan.

Biasanya, direksi perusahaan juga akan memberikan arahan yang jelas dalam hal strategi bisnis dan tujuan jangka panjang perusahaan.

Ini akan membantu divisi HR membangun rencana dan program yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan membantu perusahaan mencapai tujuannya.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta!

Pengembangan Karyawan

Bersama dengan direksi atau manajemen perusahaan, HR dapat mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan agar dapat berkontribusi lebih besar pada perusahaan.

Hal ini dapat juga melibatkan pemberian insentif untuk prestasi kerja yang baik, promosi, dan kenaikan pangkat, serta pengembangan program karyawan.

Kebijakan dan Peraturan Perusahaan

Kebijakan serta peraturan perusahaan juga jadi salah satu hal yang dirumuskan HR ketika mereka bekerja sama dengan manajemen perusahaan.

Mereka bertugas untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur perusahaan yang adil dan konsisten, dan memastikan bahwa kebijakan tersebut sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Sebelum dirumuskan, tentunya mereka akan berdiskusi dengan manajemen perusahaan terlebih dahulu.bHal ini akan membantu membangun budaya organisasi yang kuat dan positif serta meningkatkan kepuasan karyawan.

Baca juga: Panduan Lengkap UU Ketenagakerjaan Terbaru di Indonesia

Pengelolaan Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja adalah salah satu inisiatif yang kerap dilakukan HR untuk karyawan secara berkala. Namun implementasinya butuh masukan dari manajemen perusahaan agar menghasilkan pengelolaan kinerja yang adil untuk karyawan.

Hal ini meliputi pengukuran kinerja karyawan, penilaian kinerja, dan memberikan umpan balik yang berguna untuk membantu karyawan memperbaiki kinerja mereka.

Software HRIS Mekari Talenta juga dapat membantu HR untuk mengelola kinerja karyawan jadi lebih mudah. Dengan Mekari Talenta, HR dapat mengelola KPI, melakukan penilaian kinerja, hingga mengembangkan karier karyawan jadi lebih efisien.

Kebijakan Kompensasi dan Tunjangan

Dalam proses onboarding, HR kerap sosialisasikan kebijakan terkait kompensasi dan juga tunjangan. Proses tersebut adalah hasil bekerja sama dengan manajemen perusahaan.

Divisi HR dapat membantu manajemen dalam mengembangkan kebijakan kompensasi dan tunjangan yang adil dan sesuai dengan industri yang bersaing.

Ini akan membantu perusahaan menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas tinggi.

Dengan bekerja sama secara efektif, divisi HR dapat membantu membangun budaya organisasi yang positif dan membantu perusahaan mencapai tujuan jangka panjangnya.

Divisi Finance

Berbicara mengenai HR yang bekerja sama dengan divisi finance, berarti erat kaitannya dengan masalah anggaran dan manajemen keuangan di perusahaan. Berikut adalah jenis kerja sama yang umum dilakukan bersama dengan tim finance.

Pengelolaan Anggaran

Bersama dengan divisi finance, HR akan bekerja sama dalam merencanakan dan mengelola anggaran departemen HR.

HR dapat menyediakan data tentang kebutuhan anggaran mereka, seperti gaji karyawan, biaya pelatihan, dan manajemen talenta, yang dapat membantu divisi finance dalam mengelola anggaran secara efektif.

Dengan bekerja sama secara efektif, divisi HR dan finance dapat membantu perusahaan memaksimalkan sumber daya dan mencapai tujuan jangka panjangnya.

Penggajian Karyawan

Ketika ingin memproses payroll, HR akan bekerja sama dengan tim finance untuk melaporkan berapa total yang harus dibayarkan untuk gaji karyawan sebelum finance memprosesnya.

Divisi HR memastikan bahwa data karyawan yang diperlukan untuk penggajian tersedia dan akurat, sedangkan divisi Finance memproses gaji dan menangani pajak dan pemotongan gaji karyawan.

Tunjangan dan Komisi

Mirip dengan kerja sama antara HR dan manajemen perusahaan, HR juga akan bekerja sama dengan tim finance terkait pengelolaan tunjangan.

Bedanya, proses ini lebih pada menitikberatkan skema pembayarannya kepada karyawan.

HR akan memastikan bahwa pemberian  tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan, sedangkan divisi finance mengelola pembayaran dan memastikan bahwa tunjangan dan komisi dibayar dengan benar.

Analisis Biaya

Bekerja sama dengan divisi finance, HR dapat melakukan analisis biaya terkait karyawan.

Pertama-tama, HR dapat menyediakan data tentang biaya pelatihan, manajemen talenta, dan kepegawaian.

Kemudian, tim finance dapat menganalisis biaya tersebut dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi biaya.

Divisi IT

Divisi Information Technology (IT) adalah salah satu divisi yang penting karena menopang sistem di perusahaan, mulai dari sistem IT internal, perlengkapan perangkat yang dibutuhkan untuk membangun sistem, hingga ke pengembangan produk yang menjadi nilai jual perusahaan.

Tidak jarang, perusahaan membutuhkan pendapat IT agar proses operasional di perusahaan dapat berjalan lancar.

Hal ini membutuhkan koordinasi serta kerja sama antara HR dan divisi IT.

Pengelolaan Data Karyawan dan Aset Perusahaan

Divisi HR dapat bekerja sama dengan divisi IT untuk mengelola data karyawan dan juga aset perusahaan.

IT dapat memastikan bahwa sistem informasi HR aman dan terlindungi, sedangkan HR dapat memastikan bahwa data karyawan tersedia dan akurat.

Selain itu, aset perusahaan seperti laptop kantor, monitor, dan lain sebagainya juga kerap membutuhkan koordinasi antara HR dan tim IT untuk pemeliharan, instalasi software, dan lain sebagainya.

Pengembangan Sistem HR

Ketika perusahaan hendak mengimplementasi sistem HR yang lebih baik, misalnya bagaimana mekanisme absensi, HR juga kerap kali bekerja sama dan berkonsultasi dengan divisi IT.

Keduanya dapat bekerja sama dalam mengembangkan sistem HR yang lebih efektif dan efisien.

HR dapat memberikan perspektif tentang kebutuhan fungsional sistem HR, sedangkan IT dapat membantu merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem tersebut.

Tapi, sistem HR modern seperti software HRIS Mekari Talenta bisa digunakan lebih mudah dan proses implementasinya tidak membutuhkan tim IT internal perusahaan.

Pelatihan Teknologi

Divisi HR dapat bekerja sama dengan divisi IT untuk memberikan pelatihan teknologi kepada karyawan.

Bersama dengan HR, tim IT dapat memfasilitasi pelatihan tentang perangkat lunak, sistem, edukasi terkait keamanan perangkat dan data perusahaan, dan juga peralatan teknologi terbaru.

Pengembangan E-learning

Divisi HR dapat bekerja sama dengan divisi IT dalam mengembangkan platform e-learning. IT dapat membantu merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan platform e-learning yang inovatif.

Dengan bekerja sama secara efektif, divisi HR dan divisi IT dapat membantu perusahaan memaksimalkan sumber daya dan melakukan efisiensi dalam mencapai tujuan jangka panjangnya.

Baca juga: Perbedaan Hybrid Working VS Remote Working dan Implementasinya

Divisi Lainnya

HR juga kerap bekerja sama dengan manajer dari divisi lain. Terutama ketika masa penilaian kinerja dan juga di awal kuarter.

Biasanya, HR akan berdiskusi terkait program kerja atau key result apa yang ingin dicapai masing-masing tim dan bawahannya.

Terkait penilaian kinerja, HR akan meminta manajer untuk melakukan review untuk bawahan masing-masing.

Hasil review tersebut akan dinilai oleh HR dan menjadi pertimbangan untuk menentukan langkah selanjutnya terkait karyawan yang dinilai, misalnya kenaikan pangkat, kenaikan gaji, atau memberikan program pelatihan.

Tantangan dan Masalah yang Bisa Terjadi saat HR Bekerja Sama dengan Divisi Lain

Bekerja sama antara divisi HR dengan divisi lain dalam sebuah perusahaan dapat menghadirkan beberapa tantangan, di antaranya adalah sebagai berikut.

Perbedaan Prioritas

Setiap divisi mungkin memiliki prioritas yang berbeda dalam menjalankan operasinya.

Misalnya, divisi HR mungkin fokus pada pengembangan karyawan sementara divisi finance lebih fokus pada pengendalian biaya.

Ini dapat menyebabkan perbedaan pendapat dalam hal alokasi sumber daya dan prioritas proyek.

Untuk itu, kedua divisi ini perlu mendiskusikan terlebih dahulu, dari segi prioritas dan juga jalan tengah pembiayaan yang lebih murah terkait pengembangan karyawan dan operasional perusahaan.

Komunikasi yang Tidak Efektif

Kurangnya komunikasi yang efektif antara divisi HR dan divisi lainnya dapat menyebabkan kesalahpahaman dan ketidaksepahaman tentang tujuan dan kebutuhan masing-masing divisi.

Hal ini dapat memperlambat proyek dan mengurangi efektivitas kerja sama.

Tidak Memiliki Keterampilan Teknis yang Diperlukan

Terkadang divisi HR tidak memiliki keterampilan teknis yang diperlukan untuk memahami dan menjalankan teknologi dan sistem yang digunakan oleh divisi lain.

Ini dapat menghambat kerja sama yang efektif dan membuat proyek menjadi terhambat.

Namun sebetulnya hal ini tidak menjadi masalah besar karena seiring berjalannya waktu, baik tim HR maupun divisi IT misalnya saat bekerja sama dapat mengajari satu sama lain.

Seiring berjalannya waktu, dependensi antara divisi HR dan divisi lain perlahan akan mulai lepas ketika HR sudah memiliki cukup keterampilan setelah dibimbing.

Tidak Memiliki Pengalaman yang Diperlukan

Kadang-kadang divisi HR tidak memiliki pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan divisi lain di perusahaan, seperti IT atau Keuangan.

Hal ini dapat menghambat kemampuan divisi HR untuk memberikan kontribusi yang berharga dalam proyek bersama.

Untuk mengatasi tantangan ini, divisi HR harus aktif dalam berkomunikasi dengan divisi lain, memahami tujuan dan kebutuhan masing-masing divisi, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Hal ini dapat dilakukan melalui koordinasi yang efektif, pengembangan kebijakan yang terkoordinasi, pelatihan teknis yang diperlukan, dan pengalaman kerja yang lebih luas.

Bagaimana HR Bekerja Sama dengan Divisi Lain Lebih Optimal Memanfaatkan Teknologi Mekari Talenta

Untuk membuat proses pengelolaan karyawan lebih efisien, Anda membutuhkan sebuah sistem bernama Human Resources Information System atau HRIS.

Sistem ini disediakan oleh software HRIS Mekari Talenta yang memiliki berbagai macam fungsi dan membantu proses kerja sama dengan divisi lainnya.

Misalnya fitur Payroll dari Mekari Talenta membuat Anda dapat memproses payroll mulai dari perhitungan gaji, pembayaran, hingga ke pelaporannya.

Proses pembayaran dan pelaporan yang cepat memudahkan tim finance untuk melihat budget yang dihabiskan HR untuk penggajian karyawan.

Mekari Talenta juga terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya misalnya absensi sehingga kerja HR jadi lebih efisien.

Selain itu, Mekari Talenta juga memiliki fitur Performance Management untuk mengelola performa serta penilaian kinerja karyawan.

Anda dapat menggunakan berbagai metode penilaian dan feedback kinerja komprehensif yang dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Selain itu, Anda dapat memonitor pencapaian karyawan setiap saat dan dapat diakses baik oleh HR maupun para manajer yang melakukan penilaian untuk anak buahnya.

Dengan ini, HR dapat bekerja sama dengan para manajer saat melakukan penilaian menggunakan platform yang disediakan oleh Mekari Talenta.

Itu lah tadi beberapa hal penting terkait bagaimana HR dapat bekerja sama dengan divisi lain. Hal tersebut dapat dilakukan lebih mudah jika Anda menggunakan software HRIS seperti Mekari Talenta.

Jika Anda tertarik menggunakan Mekari Talenta, Anda bisa berkonsultasi segera mengenai kebutuhan HR Anda dengan tim sales kami sekarang juga.

Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehar-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.