Bagaimana Cara Membangun Talent Pipeline yang Efektif?

By Jordhi FarhansyahPublished 17 Nov, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Potensi talent shortage di pasar tenaga kerja memang memberikan tantangan tersendiri bagi HR, terutama pada proses rekrutmen. Strategi talent pipeline pun bisa jadi salah satu solusi.

Berbeda dengan sedekade atau dua dekade sebelumnya, kini banyak cara bagi HR untuk menggaet tenaga kerja yang berpotensi dan sesuai dengan permintaan industri.

Namun belakangan, minimnya tenaga kerja yang diminta atau kini dikenal talent shortage membuat perusahan harus memiliki strategi rekrutmen yang efektif salah satunya melalui talent pipeline.

Sebagai panduan, Mekari Talenta sedikit-banyak akan membahas bagaimana cara membangun strategi talent pipeline yang efektif agar Anda bisa mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini.

Pengertian dan pentingnya talent pipeline dalam proses rekrutmen

ilustrasi talent pipeline

Talent pipeline adalah proses akuisisi karyawan dengan cara mengambil kandidat potensial yang dihimpun dari berbagai saluran. Baik itu internal perusahaan, rekomendasi, komunitas, maupun job portal.

Konsepnya, perusahaan akan mengumpulkan kandidat potensial yang telah berinteraksi dengan perusahaan melalui saluran-saluran tadi dan siap merekrut kandidat tadi apabila terdapat posisi kosong yang diinginkan.

Talent pipeline sendiri belakangan memang jamak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar khususnya untuk posisi-posisi krusial yang membutuhkan perputaran waktu yang cepat.

Hal ini pun dibuktikan oleh survei yang dilakukan oleh Indeed. Sekitar 90% karyawan yang bekerja saat ini telah melalui proses rekrutmen sejak 6 bulan sebelumnya.

Lantas, kenapa talent pipeline menjadi strategi yang penting untuk dilakukan saat ini?

Pentingnya talent pipeline dalam proses rekrutmen

Adalah talent shortage dan skill gap yang menjadi risiko di pasar tenaga kerja saat ini khususnya di Indonesia yang menjadikan strategi pipeline wajib Anda terapkan dalam proses rekrutmen Anda.

Belakangan, ada banyak posisi baru dan memiliki demand yang tinggi akibat perubahan segala industri menjadi industri terdigitalisasi. Baik itu FMCG, hospitality, maupun keuangan semua beralih digital.

Bahkan World Bank mengungkapkan, pada tahun 2030 Indonesia akan kekurangan 9 juta tenaga kerja di bidang teknologi informasi. Di sisi lain, laporan dari Manpower Group menyatakan 77% perusahaan di dunia kesulitan mencari karyawan potensial.

Melihat situasi tersebut membuat proses rekrutmen tidak lagi sesederhana itu. Persaingan untuk mendapatkan kandidat potensial kini seperti berjibaku di lautan merah.

Kondisi ini lah yang membuat perusahaan perlu menerapkan strategi rekrutmen yang efektif salah satunya melalui talent pipeline.

Tips dan Cara Membangun Talent Pipeline yang Efektif

Membangun talent pipeline juga membutuhkan strategi dan proses perencanaan yang panjang dan jangka waktunya setiap perusahaan berbeda-beda tergantung industrinya.

Perusahaan dengan aktivitas operasional sepanjang tahun biasanya memiliki perencanaan yang jauh lebih panjang. Namun waktu paling efektif mengutip Recruitment.com, adalah paling sebentar 6 bulan dan rata-rata waktu efektif adalah 5 tahun.

Dalam merencanakan strategi ini, apa saja yang perlu dilakukan manajer HR dan perusahaan? Berikut langkah-langkahnya.

Kenali kebutuhan perusahaan

Langkah awal untuk membangun pipeline adalah memahami kebutuhan perusahaan saat ini dan di masa depan.

Sebagai manajer HR, Anda perlu berdiskusi dengan tiap tingkat manajer apa yang menjadi urgensi dan kebutuhan bisnis saat ini dan strategi bisnis di masa depan.

Setelah itu pastikan bahwa strategi bisnis sejalan dengan perencanaan tenaga kerja sejalan. Baik dari segi waktu, budget, dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

Kenali kandidat potensial Anda

Langkah selanjutnya adalah dengan mengenali kandidat potensial yang Anda butuhkan. Cara untuk memahaminya adalah dengan membuat talent persona.

Talent persona adalah entitas yang bisa merepresentasikan kandidat yang Anda inginkan. Berbeda dengan job description, talent persona digambarkan lebih detail.

Mulai dari demografis, latar belakang psikologi dan akademis, pengalaman, cita-cita jangka pendek dan jangka panjang, perilaku, hingga minat.

Setelah memahami talent persona, langkah selanjutnya adalah membangun employer branding yaitu citra perusahaan yang sesuai dengan talent persona yang Anda cari.

Misalnya, memaparkan budaya kerja, hal-hal positif, dan apa saja yang bisa ditawarkan kepada kandidat tersebut.

Pahami tiap pipeline

Ada beberapa jenis talent pipeline yang saat ini bisa Anda temukan, di antaranya sebagai berikut.

  • Internal pipeline yaitu mencari kandidat di dalam perusahaan yang dapat mengisi jabatan lebih tinggi atau memiliki potensi untuk mengisi jabatan yang baru
  • External pipeline yaitu mencari kandidat di luar perusahaan melalui kanal-kanal eksternal. Seperti headhunting agency, portal lowongan kerja, komunitas, atau media sosial
  • Diversity pipeline yaitu metode yang secara proaktif dilakukan oleh HR dengan menjangkau kanal yang lebih luas. Misalnya melalui blind resume screening
  • Leadership pipeline yaitu metode yang biasanya digunakan melalui pihak ketiga seperti lembaga pelatihan atau inkubasi tenaga kerja

Setiap pipeline memiliki karakteristik dan pendekatan berbeda-beda. Kembali lagi, sesuaikan dengan kebutuhan dan talent persona yang perusahaan Anda inginkan.

Pahami talent journey dan bangun interaksi di dalamnya

Selanjutnya, pahami talent journey kandidat Anda. Talent journey adalah proses bagaimana seorang kandidat bisa menemukan Anda sebagai perekrut.

Misal, seorang kandidat mengetahui perekrutan perusahaan Anda kali pertama melalui media sosial, kemudian setelah itu apa yang kandidat lakukan. Langsung melamar atau tidak?

Jika ya, kandidat tersebut melamar melalui apa. Email langsung, job portal, atau langsung melalui media sosial. Lalu, apa gunanya mengetahui talent journey dari seorang kandidat? Interaksi.

Sama halnya seperti konsumen, di setiap journey, sebagai perusahaan Anda bisa melakukan interaksi dan memantau kandidat tersebut.

Mulai dari interaksi langsung maupun melalui email lain seperti notifikasi atau iklan pengumuman.

Selain itu, memahami talent journey juga bisa membuat Anda melakukan re-engaging yaitu melakukan pendekatan kembali kepada kandidat ketika posisi yang dibutuhkan sedang kosong.

Melakukan asesmen secara rutin terhadap kandidat potensial

Sekumpulan karyawan yang sudah Anda dapatkan di dalam talent pipeline disebut talent pool. Saatnya melakukan asesmen.

Lakukan asesmen secara rutin, berkala, dan tentunya adil bagi setiap kandidat yang berada di talent pool.

Tidak hanya itu, kandidat yang berada di talent pool namun belum memenuhi kriteria asesmen, mereka bisa Anda masukan kembali ke dalam daftar tunggu untuk posisi di masa depan.

Jangan lupa, untuk lakukan interaksi seperti yang disebutkan pada poin sebelumnya.

Lakukan pengukuran dan pantau setiap prosesnya

Talent pipeline juga membutuhkan evaluasi melalui monitoring dan pengukuran yang dilakukan setiap periode kerjanya.

Berapa kandidat yang terpilih, berapa lama prosesnya, kanal apa saja yang menjadi pipeline unggulan.

Manfaatkan teknologi rekrutmen

Terakhir, proses-proses di atas tadi bisa Anda optimalkan menggunakan teknologi rekrutmen.

Mekari Talenta, sebagai salah satu perusahan software as a service di bidang HRIS memiliki fitur aplikasi rekrutmen yang mampu membantu Anda mempermudah proses talent pipeline.

Melalui aplikasi rekrutmen Mekari Talenta, Anda bisa menghimpun data talent pool secara otomatis, sehingga bisa mempermudah Anda mendapatkan talenta potensial secara cepat.

Bukan hanya itu, data kandidat juga terintegrasi dengan fitur asesmen yang bisa membuat perusahaan Anda membuat talenta potensial yang tepat dan efisien.

Manfaat talent pipeline

Apa saja manfaat membangun talent pipeline bagi perusahaan Anda?

Membantu HR dalam membentuk perencanaan tenaga kerja yang efektif

Meski talent pipeline merupakan strategi jangka panjang, justru strategi ini akan mempercepat proses rekrutmen Anda. Dari segi biaya dan waktu, proses rekrutmen jauh lebih efektif dibanding dengan cara tiba-tiba.

Hal ini karena Anda tidak perlu lagi mencari-cari kandidat ketika posisi sedang kosong secara tiba-tiba. Apalagi jika perusahaan Anda membutuhkan tenaga kerja musiman.

Peluang untuk mendapatkan kandidat berkualitas dan sesuai

Talent pipeline merupakan salah satu strategi rekrutmen yang komprehensif, sehingga Anda bisa mendapatkan kandidat terbaik dan sesuai dengan kebutuhan dan waktu.

Memperbesar Jangkauan pada Kandidat Pasif

Terakhir, perusahaan bisa memperbesar jangkauan kandidat pasif atau kandidat yang sedang tidak mencari pekerjaan.

Melalui kandidat pasif, Anda bisa saja menemukan permata tersembunyi atau hidden gem yang memiliki kualifikasi yang melebihi ekspektasi perusahaan Anda. Apalagi untuk posisi-posisi kritis seperti manajer.

Talent pipeline memang bukan lah hal baru namun prakteknya selalu berkembang sesuai dengan tren di pasar tenaga kerja.

Strategi jenis ini juga bisa jadi senjata Anda di tengah red ocean pasar tenaga kerja selain mengandalkan strategi engagement karyawan.

Berbicara engagement karyawan, sebagai software HRIS, Mekari Talenta juga memiliki segudang fitur yang bisa mempermudah proses birokrasi dan operasional HR.

Anda bisa berfokus pada strategi engagement karyawan tanpa perlu lagi sibuk dengan aktivitas birokrasi dan operasional yang memakan waktu. Cari tahu tentang Mekari Talenta selengkapnya di sini.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.