Struktur Laporan Kegiatan yang Efektif: Panduan dan Contoh

Bagaimana struktur laporan kegiatan yang baik? Laporan kegiatan merupakan salah satu hal penting yang hadir di berbagai organisasi, baik itu di kampus, organisasi, event, hingga di perusahaan.

Laporan kegiatan sendiri adalah alat yang efektif untuk menginformasikan rinician kegiatan yang sudah dilakukan beserta hasilnya.

Ia diperlukan untuk memberikan transparansi serta proses pengambilan keputusan yang lebih baik. Namun terkadang, menyusun laporan kegiatan yang terstruktur akan memakan waktu. Berikut adalah panduannya.

Apa itu laporan kegiatan?

Laporan kegiatan di perusahaan adalah dokumen tertulis yang merekam dan menyajikan informasi terkait dengan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selama periode waktu tertentu.

Tujuan utama dari laporan kegiatan adalah memberikan pemahaman yang komprehensif tentang berbagai aspek operasional, strategis, dan pencapaian perusahaan kepada berbagai pemangku kepentingan, termasuk manajemen, pemegang saham, karyawan, dan pihak eksternal.

Laporan kegiatan memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks bisnis dan manajemen. Beberapa fungsi utama dari laporan kegiatan termasuk:

• Komunikasi Internal dan eksternal
• Evaluasi kinerja
• Pelacakan proyek dan inisiatif
• Kepatuhan dan transparansi
• Rencana strategis
• Pelaporan keberlanjutan dan CSR
• Pengambilan keputusan

Dengan fungsi-fungsi ini, laporan kegiatan menjadi instrumen penting dalam manajemen bisnis yang membantu perusahaan mengelola dan meningkatkan kinerjanya.

Baca juga: Contoh Laporan HRD di Excel untuk Perusahaan

Struktur laporan kegiatan yang tepat

Dalam menulis laporan kegiatan, Anda perlu mengetahui struktur atau kerangkanya terlebih dahulu. Struktur laporan tersebut terdiri dari tiga bagian dan berikut penjelasannya.

Pendahuluan

Pada bagian pendahuluan, Anda bisa menuliskan maksud serta tujuan dari penulisan laporan kegiatan serta masalah apa yang dilaporkan.

Isi

Di bagian ini, Anda bisa menuliskan berbagai data, fakta, serta komponen terkait pelaksanaan kegiatan yang dilakukan. Anda juga bisa menjabarkan kesesuaian pelaksanaan dengan rencana, apa masalah yang terjadi, serta pembahasan masalah tersebut.

Penutup

Terakhir adalah bagian penutup sebagai penanda akhir sebuah laporan kegaitan. Di sini, Anda dapat menuliskan kesimpulan dari laporan kegiatan. Anda juga bisa memasukkan saran agar kegiatan berikutnya bisa diperbaiki.

Cara membuat laporan kegiatan yang efektif

Ini adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti untuk menulis laporan kegiatan.

Menentukan tujuan laporan kegiatan

Hal pertama yang perlu Anda perhatikan adalah menentukan tujuan dari laporan Anda. Misalnya, laporan tersebut dibuat untuk menyampaikan informasi terkait kegiatan tertentu, memantau progres dari sebuah pekerjaan, atau sebagai bahan evaluasi. Hal ini penting untuk menentukan fokus dari isi laporan.

Mengumpulkan data dan fakta yang relevan

Masukkan data yang relevan, grafik, atau tabel untuk mendukung temuan atau klaim Anda. Pastikan semua data yang disajikan dapat diverifikasi dan memiliki sumber yang jelas.

Tentukan struktur laporan

Mulailah dengan ringkasan eksekutif atau pengantar singkat untuk memberikan gambaran umum. Bagi laporan ke dalam bagian-bagian yang jelas seperti pendahuluan, metodologi, temuan, rekomendasi, dan kesimpulan.

Fokus pada pokok permasalahan

Jangan menyertakan informasi yang tidak relevan atau terlalu rinci. Fokus pada pokok permasalahan dan temuan utama.

Gunakan format yang jelas

Gunakan format yang mudah dibaca dengan font yang jelas dan ukuran yang memadai. Gunakan paragraf, poin-poin, atau subjudul untuk memudahkan pembaca memahami informasi.

Rekomendasi dan tindakan selanjutnya

Jelaskan rekomendasi atau tindakan yang diusulkan berdasarkan temuan laporan. Pastikan rekomendasi dapat diimplementasikan dan dapat mengatasi permasalahan yang diidentifikasi.

Review dan revisi

Luangkan waktu untuk meninjau dan merevisi laporan sebelum diserahkan. Periksa kesalahan gramatikal dan pastikan alur argumentasi logis.

Tambahkan lampiran jika diperlukan

Jika ada data tambahan atau informasi yang mendukung laporan, letakkan dalam lampiran agar pembaca dapat merujuk jika perlu.

Baca juga: Macam-macam Bias dalam Proses Rekrutmen

Contoh-contoh laporan kegiatan yang umum

Berikut adalah beberapa contoh laporan kegiatan yang umumnya dibuat di perusahaan.

Contoh laporan kegiatan workshop

Contoh laporan kegiatan perjalanan dinas

Contoh laporan kegiatan Polri

Contoh laporan hasil perjalanan dinas

Itulah tadi penjelasan mengenai laporan kegiatan sekaligus contoh laporannya. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat laporan kegiatan yang efektif dan mudah dipahami oleh audiens target.

Selain itu, selalu pertimbangkan umpan balik untuk terus meningkatkan kualitas laporan Anda di masa mendatang.

Untuk kebutuhan proses administrasi Anda yang lebih efisien, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta yang memiliki beragam fitur otomasi proses HR seperti absensi online, manajemen performa, hingga attendance management.

Cari tahu lebih lanjut mengenai Mekari Talenta dengan hubungi sales kami sekarang juga.