Sistem absensi karyawan pada perusahaan semakin hari semakin mengalami kemajuan seiring dengan berkembangnya teknologi. Mulai dari tanda tangan kehadiran, memasukkan kertas pada mesin absensi, absensi pada sidik jari atau wajah, hingga aplikasi absensi di ponsel pintar.

Perangkat-perangkat teknologi saat ini terbukti dapat membantu meringankan tugas tim HR perusahaan. Dengan adanya sistem absensi yang lebih canggih, kecurangan atau manipulasi data dapat diminimalisir bahkan bisa dihilangkan. Saat ini banyak perusahaan yang sudah mulai beralih menggunakan sistem absensi yang lebih canggih. Salah satunya dengan aplikasi absensi yang memiliki fitur Employee Self Service (ESS).

 

Apa Itu Employee Self Service (ESS)?

ESS adalah salah satu fitur yang ditawarkan oleh aplikasi absensi yang canggih. Dengan ESS, karyawan dapat mengakses data human resource pada akun masing-masing. Data karyawan yang masuk pada ESS di antaranya riwayat absensi, tugas harian, hak cuti, dan data penting lainnya. Melalui fitur ini, karyawan juga dapat mengajukan permintaan cuti maupun izin pada manajer masing-masing.

Penerapan ESS pada perusahaan merupakan solusi untuk mendukung produktivitas karyawan. Tidak semua karyawan memahami sistem IT dan HR sehingga jika terjadi kendala harus menunggu jawaban dari karyawan lain. Kondisi seperti ini dinilai tidak efektif dan efisien, sehingga kehadiran fitur ESS pada aplikasi absensi perusahaan adalah solusi yang tepat. 

Keuntungan menggunakan ESS tidak hanya untuk perusahaan saja tetapi juga bagi karyawan. Setiap karyawan bisa mengakses dan mengedit data pribadi seperti alamat atau nomor telepon yang bisa dihubungi. Proses perizinan sakit dan cuti juga juga dirasa lebih nyaman untuk karyawan karena bisa dilakukan kapan saja dan dari mana saja. Fitur ESS dapat diakses secara mobile melalui handphone, pihak manajer pun bisa langsung memberikan approval melalui handphone.

Baca juga: Tips Mengelola Karyawan di Seluruh Indonesia Versi Ninja Xpress

 

Kelebihan Menggunakan ESS

Secara umum, penggunaan fitur ESS untuk absensi karyawan adalah sebuah peningkatan efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Secara detail keuntungan menggunakan ESS di antaranya:

  1. Menghasilkan data yang lebih akurat
    Karena semua proses pendataan menggunakan sistem yang sudah terintegrasi, jadi jika ada perubahan akan cepat dilakukan penyesuaian. Data seperti nama keluarga, alamat tempat tinggal, email, dan nomor telepon merupakan data yang cenderung sering berubah. Karyawan yang melakukan update data secara langsung akan disimpan pada sistem dan diperbarui secara akurat.
  2. Ramah lingkungan
    Dengan menggunakan ESS, perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas untuk kebutuhan form saat menyimpan data karyawan. Semua data karyawan dapat tersaji secara otomatis saat dibutuhkan. Hal ini dianggap aman dan ramah terhadap lingkungan karena dapat mengurangi sampah kertas. Terlebih lagi jika ternyata kertas form tersebut hanya disimpan dan ditumpuk.
  3. Keamanan Data Lebih Terjamin
    Saat data karyawan disimpan pada kertas form yang tertumpuk di meja atau lemari, siapa yang dapat menjamin keamanannya? Bisa saja ada pihak lain yang menyalahgunakan informasi penting terkait dengan data karyawan. Melalui fitur ESS, perusahaan dapat menyimpan data karyawan dengan sistem database. Hanya karyawan dan posisi terkait saja yang dapat mengakses informasi data seorang karyawan.

 

Bagaimana ESS Dapat Membantu Perusahaan?

ESS dapat membantu mempercepat proses approval dan pelaporan atas absensi karyawan atau pengajuan cuti. Pada kondisi tertentu, lembur dilakukan tanpa perencanaan sehingga Surat Perintah Lembur (SPL) dibuat setelah lembur selesai. Kasus lain, jam aktual kehadiran berbeda dengan SPL yang sudah dibuat sehingga dibutuhkan pengecekan kembali.

Beberapa solusi yang dapat ditawarkan oleh fitur ESS bagi perusahaan di antaranya:

  • Karyawan ataupun admin dapat membuat request SPL kapan saja dan di mana saja.
  • Atasan dapat memberikan approval cuti atau izin di mana saja melalui handphone.
  • Secara otomatis, software akan membandingkan jam SPL dengan jam aktual kehadiran.
  • Tim HR tidak perlu melakukan penginputan SPL secara manual untuk kalkulasi payroll karena semua sudah terakomodir oleh sistem.

Baca juga: Absensi Karyawan Online & Manual, Mana yang Lebih Menguntungkan?

 

Setelah memahami pentingnya ESS untuk perusahaan dan karyawan, sekarang saatnya menentukan aplikasi absensi yang menyediakan fitur ESS terbaik. Talenta adalah salah satu aplikasi absensi yang memiliki fitur ESS dan dapat diakses melalui handphone. Sehingga karyawan dapat melakukan absensi kehadiran dan ketidakhadiran dengan mudah dan praktis melalui ponsel.

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan Artikelnya?Talenta punya lebih banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari artikel, ebook, case study, white papers, infographic dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.