Tips Mengelola Karyawan di Seluruh Indonesia Versi Ninja Xpress

Siapa yang tidak berharap perusahaannya terus berkembang dari waktu ke waktu. Apapun bisnisnya dan siapapun orangnya, pasti mereka berharap memiliki bisnis yang terus berkembang. Semakin besarnya sebuah perusahaan, semakin banyak juga karyawan yang dibutuhkan.

Belum lagi jika perusahaan tersebut melakukan ekspansi bisnis ke kota lainnya. Melakukan manajemen karyawan bisa dibilang cukup sulit dan menjadi salah satu tantangan yang harus dihadapi perusahaan, khususnya divisi HR atau SDM perusahaan. Di mana, mereka harus bisa mengelola dan memonitor seluruh karyawan tersebut kapan dan di mana saja.

Lokasi yang berbeda-beda ini juga membuat karyawan memiliki latar belakang dan budaya yang berbeda-beda. Sebagai HR, Anda harus mengetahui dengan baik bagaimana cara memperlakukan karyawan dengan latar belakang dan budaya yang berbeda. People Manager Ninja Xpress Indonesia, Evan Tree, akan memberikan beberapa tips dalam mengelola karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia.

Mengenali Latar Belakang Masing-Masing Karyawan

ninja van mengenali latar belakang karyawan
Evan menjelaskan bahwa saat ini Ninja Xpress memiliki karyawan dengan jumlah kurang lebih 5500 karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia, yang terdiri dari karyawan yang bekerja di kantor atau biasa disebut white collar, dan kurir serta orang-orang yang bekerja di lapangan atau biasa disebut blue collar

Banyaknya karyawan yang tersebar di seluruh di Indonesia menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh Evan sebagai People Manager. Di mana, ia bukan lagi harus mengurus ratusan karyawan di satu tempat, melainkan ribuan karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia. 

Lokasi yang berbeda-beda membuat culture yang berbeda-beda juga antar karyawan. Maka dari itu kita sebagai HR harus mengenali terlebih dulu latar belakang karyawan. Dari mana dia berasal, siapa dia, bagaimana budayanya, karakteristiknya seperti apa, dan sebagainya.

“Karena kita tidak bisa menyamakan sikap seseorang, apalagi jika mereka memiliki budaya yang berbeda,” kata Evan dalam Customer Story Talenta by Mekari, Selasa (21/8).

Menyesuaikan Cara Komunikasi dengan Masing-Masing Karyawan

Menyesuaikan Cara Komunikasi dengan Masing-Masing Karyawan
Setelah mengetahui latar belakang dan karakteristik karyawannya, tips kedua dari Evan adalah menyesuaikan cara komunikasi dengan masing-masing karyawan.

Kita tidak bisa menyamakan karyawan yang ada di Barat dan Timur Indonesia karena mereka memiliki karakteristik dan cara komunikasi yang berbeda-beda,” imbuhnya.

Selain itu, strategi yang dibuat dari pusat juga harus dipikirkan matang-matang, apakah bisa diterima oleh seluruh karyawan atau tidak. Menurut Evan, seorang HR harus bisa melihat culture tiap karyawan yang berbeda-beda, serta harus memahami seperti apa latar belakangnya agar bisa menentukan strategi yang bisa diaplikasikan kepada mereka.

Ini menjadi salah satu hal penting, karena banyak HR merasa bahwa strateginya sudah tepat, namun tidak melihat kepada siapa strategi tersebut akan diaplikasikan. Karyawan yang berada di kota-kota lain pasti memiliki karakter yang berbeda-beda, maka dari itu Anda sebagai HR harus memerhatikan bagaimana cara mereka menerima strategi yang akan diaplikasikan dalam perusahaan.

Meningkatkan Engagement dengan Seluruh Karyawan

Meningkatkan Engagement dengan Seluruh Karyawan
Suasana kekeluargaan sangatlah penting untung diciptakan dalam sebuah perusahaan. Tidak hanya tim HR, namun manajemen juga harus engage dan peduli dengan karyawan. Komunikasi merupakan hal paling krusial yang perlu dilakukan oleh HR, apalagi mengingat bahwa perusahaan Anda memiliki banyak karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia. 

Untuk meningkatkan engagement dengan karyawan, Evan Tree berusaha untuk memberikan update secara berkala mengenai hal yang sedang terjadi di perusahaan. Sehingga, seluruh karyawan baik di dalam kota hingga di seluruh Indonesia mengetahui informasi terbaru mengenai perusahaan.

Evan juga memberikan wadah bagi karyawan untuk mengisi feedback kepada perusahaan melalui polling atau survei, serta melakukan kegiatan engagement secara produktif yang dilakukan dari Sabang hingga Merauke. Lewat Regional Manager di masing-masing area, Ninja Xpress selalu memastikan bahwa seluruh karyawan bisa memberikan aspirasinya lewat 1 on 1 meeting hingga mengadakan acara bersama untuk saling mengenal satu sama lain.

Mengelola Karyawan dengan Bantuan Software HR

Mengelola Karyawan dengan Bantuan Software HR
Mengubah proses administrasi HR dari manual ke sistem berbasis teknologi merupakan hal penting menurut Evan yang harus dilakukan oleh HR. Di mana, aplikasi HR dapat membantu banyak hal, terutama dalam proses administrasi HR seperti mengelola database karyawan, melakukan proses payroll, melihat aktivitas absensi dan cuti karyawan, dan lain sebagainya.

Evan mengaku, proses yang dulu bisa memakan waktu hingga 3 hari hanya untuk proses payroll, sekarang dapat dilakukan hanya dalam hitungan menit menggunakan software payroll

Lihat juga cerita lengkap Evan Tree, People Manager Ninja Xpress di video berikut

Ninja Xpress menggunakan software Talenta sebagai software HRIS pilihan, karena prosesnya yang mudah dan bisa diakses lewat website maupun aplikasi. Penampilan aplikasi yang modern juga menjadi salah satu pertimbangan, karena kebanyakan karyawan di Ninja Xpress adalah generasi milenial. Lewat fitur payroll yang ada di Talenta, Evan dan tim HR di Ninja Xpress dapat melihat laporan payroll dengan mudah.

Sejak 2017, Ninja Xpress terbantu akan hadirnya Talenta yang memudahkan administrasi HR. Dari karyawan yang hanya 500 hingga sekarang mencapai ribuan, Talenta masih memadai sebagai aplikasi HR yang digunakan. Berbagai fitur Talenta seperti payroll, pembagian shift, hingga database karyawan bisa diakses dengan mudah lewat aplikasi yang ada di smartphone maupun menggunakan website.


PUBLISHED21 Aug 2019
Ervina
Ervina

SHARE THIS ARTICLE: