Recruitment Metrics: Metrik Ukur Kesuksesan Proses Rekrutmen

Recruitment metrics merupakan pengukuran yang digunakan untuk memantau kesuksesan saat proses rekrutmen.

Metrik yang digunakan ini dapat dijadikan panduan untuk mengoptimasi dan evaluasi proses rekrutmen di perusahaan.

Ditambah karena berbasis data, proses pengambilan keputusan pada rekrutmen juga jadi lebih baik.

Manfaat lainnya yang dapat dirasakan adalah Anda dapat merekrut kandidat yang lebih baik dan cocok untuk pekerjaan yang ada. Tentunya, hal ini dapat berpotensi menciptakan return of investment (ROI) yang lebih baik.

Sekarang, mari kita melihat apa saja 21 metrik yang penting diukur dalam peningkatan proses rekrutmen.

21 recruitment metrics dalam proses rekrutmen

Waktu dalam mengisi kekosongan (time to fill)

Recruitment metrics ini merujuk pada jumlah hari yang diperlukan untuk menemukan dan merekrut kandidat baru. Metrik ini juga kerap diukur dengan jumlah hari antara waktu di mana pekerjaan tersebut mulai disebarkan dan penerimaan tawaran dari kandidat.

Beberapa faktor dapat memengaruhi waktu pengisian, seperti rasio supply dan permintaan untuk pekerjaan tertentu serta seberapa cepat proses rekrutmen di perusahaan.

Metrik ini cukup bagus untuk perencanaan bisnis dan memberikan pandangan realistis bagi manajer untuk menilai berapa lama waktu yang diperlukan untuk menarik dan merekrut karyawan pengganti.

Waktu untuk merekrut (time to hire)

Waktu untuk merekrut mewakili jumlah hari antara waktu mulai dari kandidat melamar atau dihubungi perusahaan, hingga saat kandidat menerima tawaran pekerjaan.

Singkatnya, metrik ini mengukur waktu yang diperlukan seseorang untuk melewati proses rekrutmen setelah mereka melamar.

Waktu untuk merekrut memberikan indikasi yang kuat tentang seberapa baik tim HR dalam merekrut karyawan.

Ketika waktu untuk merekrut lebih singkat, memungkinkan Anda merekrut kandidat yang lebih baik.

Karena hal ini mencegah kandidat terbaik direkrut oleh perusahaan lain yang memiliki waktu untuk merekrut lebih singkat.

Hal ini juga mempengaruhi pengalaman kandidat Anda karena tidak ada yang menyukai proses rekrutmen yang memakan waktu lama.

Anda akan dapat melihat di mana terjadi hambatan dalam proses perekrutan Anda dan dapat memperbaikinya agar waktu rekrutmen jadi lebih cepat.

Misalnya, data mungkin menunjukkan bahwa ada waktu yang lama antara peninjauan resume dan wawancara via telepon.

Ini bisa menjadi masalah dalam penjadwalan yang sebenarnya dapat diatasi oleh tim rekrutmen dengan mengimplementasikan program penjadwalan interview otomatis.

Sumber rekrutmen (source of hire)

Pelacakan dari mana sumber rekrutmen karyawan ke perusahaan adalah recruitment metrics yang cukup populer.

Metrik ini juga membantu untuk melacak efektivitas berbagai saluran rekrutmen. Beberapa contoh misalnya lewat situs lowongan kerja, halaman karier perusahaan, media sosial, dan agen pencarian.

Dengan pemahaman yang jelas tentang saluran mana yang efektif atau tidak, Anda dapat fokus pada saluran yang memberikan ROI terbaik dan mengurangi pengeluaran pada yang kurang efektif.

Misalnya, jika Anda melihat bahwa sebagian besar perekrutan sukses Anda bukan berasal dari LinkedIn, maka itulah saluran yang ingin Anda fokuskan.

Pengunduran diri pada tahun pertama (first year attrition)

Pengunduran diri di tahun pertama karyawan merupakan recruitment metrics yang bisa mengindikasikan keberhasilan rekrutmen sekaligus dapat menilai tingkat turnover dan retensi di perusahaan.

Kandidat yang meninggalkan pekerjaan dalam tahun pertama kerap memakan biaya yang cukup besar. Pengunduran diri dalam tahun pertama dapat direncanakan dan juga tidak terencana.

Pengunduran diri yang terencana berarti kontrak diakhiri oleh pemberi kerja. Sementara itu yang tidak terencana, berarti bahwa mereka mengundurkan diri atas kehendak mereka sendiri.

Yang pertama sering menjadi indikator kinerja buruk dalam tahun pertama atau ketidakcocokan dengan tim.

Yang kedua sering menjadi indikator harapan yang tidak realistis, menyebabkan kandidat keluar.

Hal ini bisa disebabkan oleh ketidakcocokan antara deskripsi pekerjaan yang mereka dapat saat awal proses rekrutmen dan pekerjaan sebenarnya.

Kualitas perekrutan (quality of hire)

Kualitas perekrutan memberikan indikasi kinerja dalam tahun pertama kandidat. Kandidat yang mendapatkan peringkat kinerja tinggi mengindikasikan keberhasilan rekrutmen, sementara berlaku sebaliknya untuk kandidat dengan peringkat kinerja rendah.

Peringkat kinerja pertama yang rendah mengindikasikan kualitas rekrutmen yang buruk. Ketika proses rekrutmen dinilai buruk, hal tersebut dapat menghabiskan biaya yang besar bagi perusahaan.

Ketika dikombinasikan dengan metrik sumber kandidat, Anda dapat mengukur kualitas saluran sumber.

Kualitas perekrutan adalah salah satu metrik rekrutmen yang paling umum, tetapi juga paling kompleks, karena Anda dapat mengukurnya dengan berbagai cara.

Kualitas perekrutan adalah masukan untuk Rasio Kesuksesan (Success Ratio). Rasio Kesuksesan membagi jumlah perekrutan karyawan yang dianggap memuaskan dengan jumlah total kandidat yang direkrut.

Rasio Kesuksesan tinggi berarti bahwa sebagian besar kandidat yang direkrut memiliki performa yang baik, namun rasio rendah berarti bahwa Anda perlu memperbaiki proses rekrutmen Anda.

Rasio Kesuksesan = Jumlah perekrutan karyawan yang dianggap memuaskan / Jumlah karyawan yang direkrut

Rasio Kesuksesan digunakan sebagai masukan untuk analisis efektivitas rekrutmen. Analisis ini memungkinkan Anda untuk menghitung ROI untuk berbagai keperluan.

Kepuasan Manajer Perekrutan (Hiring Manager satisfaction)

Sejalan dengan kualitas perekrutan, kepuasan manajer perekrutan adalah metrik rekrutmen lain yang mengindikasikan proses rekrutmen yang Anda jalankan berhasil.

Ketika manajer perekrutan puas dengan karyawan baru, kandidat kemungkinan besar akan tampil baik dan cocok dengan tim.

Kepuasan kandidat terhadap pekerjaan (candidate job satisfaction)

Kepuasan kandidat terhadap pekerjaan adalah cara yang sangat baik untuk melacak apakah harapan kandidat selama proses rekrutmen sesuai dengan kenyataan.

Kepuasan kerja yang rendah menunjukkan ketidakcocokan harapan atau deskripsi pekerjaan yang tidak lengkap.

Skor rendah dapat dikelola dengan memberikan deskripsi pekerjaan yang realistis. Hal ini membantu untuk menampilkan aspek positif dan negatif pekerjaan kepada calon kandidat, sehingga menciptakan pandangan yang lebih realistis.

Pelamar per posisi (applicants per opening)

Pelamar per posisi atau pelamar per perekrutan merupakan recruitment metrics yang dapat mengukur seberapa populer lowongan pekerjaan. Jumlah pelamar yang besar dapat mengindikasikan permintaan yang tinggi untuk pekerjaan tertentu.

Namun, jumlah pelamar per posisi tidak selalu menjadi indikator jumlah kandidat sesuai kualifikasi jika deskripsi pekerjaannya terlalu luas.

Dengan mempersempit deskripsi pekerjaan dan memasukkan beberapa kriteria yang lebih ketat, jumlah pelamar dapat dikurangi namun akan lebih sesuai dengan kualifikasi yang Anda cari.

Rasio seleksi (selection ratio)

Rasio seleksi mengacu pada jumlah kandidat yang disewa dibandingkan dengan jumlah total kandidat.

Rasio seleksi = Jumlah kandidat yang direkrut / Jumlah kandidat keseluruhan

Rasio seleksi sangat mirip dengan metrik jumlah pelamar per posisi. Ketika ada banyak kandidat, rasio bisa mendekati 0.

Rasio seleksi memberikan informasi seperti nilai berbagai skor penilaian dan rekrutmen, dan dapat digunakan untuk mengestimasi efektivitas dari sistem perekrutan serta alat yang digunakan.

Biaya per perekrutan (cost per hire)

Recruitment metrics biaya per perekrutan adalah total biaya yang diinvestasikan saat proses perekrutan dibagi dengan jumlah perekrutan

Biaya per perekurtan = Total biaya rekrutmen (biaya internal + biaya eksternal) / Jumlah perekrutan

Biaya per perekrutan terdiri dari struktur biaya yang dapat dibagi menjadi biaya internal dan eksternal. Biaya internal mencakup biaya compliance, biaya administrasi, pelatihan dan pengembangan, serta biaya manajer perekrutan. Biaya eksternal adalah biaya pemeriksaan latar belakang kandidat, biaya sumber daya, biaya perjalanan, dan biaya pemasaran.

Pengalaman kandidat (candidate experience)

Saat berbicara tentang recruitment metrics, pengalaman kandidat tidak boleh diabaikan begitu saja.

Pengalaman kandidat adalah bagaimana persepsi kandidat terhadap keseluruhan proses rekrutmen mulai dari melamar kerja hingga proses onboarding jika diterima.

Pengalaman ini sering diukur menggunakan survei pengalaman kandidat. Survei ini menggunakan Net Promoter Score (NPS) dan membantu mengidentifikasi komponen pengalaman yang dapat ditingkatkan.

Perlu diingat bahwa Anda dapat mengukur pengalaman kandidat pada berbagai tahap proses rekrutmen. Jangan pula mengabaikan kandidat yang tidak berhasil.

Anda harus mengukur mereka bersama dengan yang berhasil Anda rekrut untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang status pengalaman kandidat Anda.

Tingkat penerimaan tawaran (offer acceptance rate)

Tingkat penerimaan tawaran membandingkan jumlah kandidat yang berhasil menerima tawaran pekerjaan dengan jumlah kandidat yang mendapatkan tawaran.

Tingkat yang rendah menunjukkan adanya potensi pada masalah kompensasi Anda. Anda perlu mendiskusikan permasalahan kompensasi sejak awal proses rekrutmen untuk meminimalkan dampak dari penolakan tawaran pekerjaan.

Contoh lainnya adalah dengan mencantumkan gaji dalam iklan lowongan pekerjaan atau dengan meminta ekspektasi gaji kandidat.

Persentase dari posisi yang tersedia (% of opening position)

Persentase posisi yang tersedia dibandingkan dengan jumlah total posisi dapat diterapkan pada departemen tertentu atau di seluruh perusahaan.

Persentase tinggi posisi tersedia dapat berarti bahwa posisi tersebut sangat diminati, misalnya karena pertumbuhan cepat.

Hal ini juga bisa berarti bahwa saat ini di pasar kerja, kandidat untuk posisi-posisi tersebut sedang rendah.

Metrik ini dapat memberikan wawasan tentang tren dan perubahan saat ini yang terjadi di pasar tenaga kerja, yang dapat berharga saat Anda merancang strategi akuisisi bakat Anda.

Persentase posisi yang tersedia = Jumlah posisi yang tersedia / Jumlah posisi yang ada di perusahaan

Tingkat penyelesaian lamaran kerja (application completion rate)

Ini adalah metrik akuisisi karyawan yang menunjukkan berapa banyak kandidat yang melamar kerja hingga berhasil menyelesaikannya.

Tingkat penyelesaian aplikasi ini sangat menarik untuk dikaji oleh perusahaan yang memiliki sistem rekrutmen online yang rumit.

Banyak perusahaan besar mengharuskan kandidat untuk secara manual memasukkan seluruh CV mereka ke dalam sistem sebelum mereka dapat melamar pekerjaan.

Karyawan yang berhenti di tengah jalan dalam proses ini mengindikasikan masalah, misalnya ketidakcocokan browser web dengan sistem aplikasi atau antarmuka yang tidak ramah pengguna.

Cara yang sederhana untuk memeriksa masalah yang mungkin terjadi selama proses aplikasi Anda adalah dengan mencobanya sendiri.

Hal ini akan membantu Anda memahami di mana kandidat Anda mungkin mengalami kesulitan dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya.

Efektivitas funnel rekrutmen (recruitment funnel effectiveness)

Proses rekrutmen dapat dilihat sebagai semacam corong atau funnel yang dimulai dengan pencarian kandidat dan berakhir dengan penandatanganan kontrak.

Dengan mengukur efektivitas semua langkah yang berbeda dalam tiap funnel, Anda dapat menentukan rasio hasil (yield ratio) di setiap langkahnya.

Yield ratio = Jumlah pelamar yang berhasil menyelesaikan prose di satu tahap / Total pelamar yang memasuki satu tahap tersebut

Sebagai contoh:

• 15:1 (750 pelamar melamar, 50 CV disaring)
• 5:1 (50 CV yang disaring, disaring kembali hingga 10 kandidat yang diajukan kepada manajer perekrutan)
• 2:1 (10 pengajuan kandidat menghasilkan 5 kandidat yang masuk kriteria manajer perekrutan)
• 5:2 (5 wawancara pertama mengarah pada 2 wawancara terakhir)
• 2:1 (2 wawancara terakhir menghasilkan 1 tawaran)
• 1:1 (1 tawaran ke 1 perekrutan)

Funnel rekrutmen telah mengalami banyak perubahan dalam beberapa tahun terakhir karena kemajuan teknologi HR..

Boleh jadi, langkah-langkah awal sering diotomatisasi: software membantu secara otomatis menilai CV dan memilih yang terbaik.

Efektivitas sumber saluran (sourcing channel effectiveness)

Efektivitas sumber saluran membantu mengukur jumlah kandidat potensial yang dihasilkan oleh masing-masing saluran rekrutmen Anda dan tingkat konversinya.

Dengan membandingkan persentase lamaran dengan persentase tampilan iklan lowongan pekerjaan, Anda dapat dengan cepat menilai efektivitas dari berbagai saluran yang sudah Anda tentukan.

Cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Google Analytics untuk melacak dari mana orang-orang yang melihat iklan lowongan pekerjaan di situs web Anda sebenarnya berasal.

Bisa jadi, pelamar banyak datang dari Facebook walau sedikit yang melihat, sementara dari LinkedIn dan Twitter meskip banyak yang melihat, jumlah pelamar yang datang dari sana lebih sedikit.

Biaya saluran perekrutan (sourcing channel cost)

Anda juga dapat menghitung efisiensi biaya dari saluran atau platform yang berbeda dengan memasukkan pengeluaran iklan serta jumlah uang yang dihabiskan untuk iklan di platform tersebut.

Dengan membagi pengeluaran iklan oleh jumlah pengunjung yang berhasil melamar pekerjaan, Anda bisa mengukur biaya saluran yang Anda keluarkan per perekrutan.

Biaya saluran = Biaya iklan yang dihabiskan di tiap platform / Jumlah kandidat yang sukses melamar per platform

Biaya untuk mencapai Optimum Productivity Level (OPL)

Biaya untuk mencapai Optimum Productivity Level (OPL) adalah total biaya dalam membawa seseorang menjadi lebih produktif lebih cepat ketika baru saja direkrut.

Hal ini termasuk biaya onboarding, biaya pelatihan, biaya supervisor dan rekan kerja yang terlibat dalam pelatihan on-the-job, dan lainnya.

Biasanya, persentase gaji karyawan juga dimasukkan dalam perhitungan ini, hingga mereka mencapai OPL 100%.

Waktu yang dibutuhkan untuk mencapai OPL (time to productivity)

Recruitment metrics ini mengukur berapa lama dibutuhkan untuk mempersiapkan karyawan yang baru masuk menjadi siap produktif dalam bekerja.

Ini adalah waktu antara hari pertama ia bekerja dan titik di mana karyawan tersebut sepenuhnya memberikan kontribusi kepada perusahaan.

Menurut penelitian oleh Oxford Economics, rata-rata waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai OPL mereka adalah 28 minggu.

Karyawan yang berasal dari industri yang sama sebelumnya biasanya memerlukan waktu lebih sedikit, sementara karyawan yang berasal dari luar industri memerlukan waktu lebih lama (32 minggu).

Lulusan universitas (40 minggu), lulusan sekolah (53 minggu), sementara pengangguran (52 minggu) memerlukan waktu paling lama.

Dampak yang merugikan (adverse impact)

Dampak yang merugikan adalah efek negatif dari praktik ketenagakerjaan yang bias dan tidak adil terhadap kelompok-kelompok orang tertentu

Praktik-praktik ini dapat mencakup perekrutan, pembelajaran dan pengembangan, promosi, transfer, dan penilaian kinerja.

Pengukuran metrik ini adalah kunci untuk memastikan bahwa praktik HR di perusahaan Anda dapat berkontribusi untuk membangun budaya yang lebih inklusif dan adil.

Metrik kinerja dari perekrut (recruiter performance metrics)

Sama seperti pentingnya untuk melacak kinerja saluran perekrutan atau proses rekrutmen Anda, Anda juga perlu mengukur seberapa baik para tim perekrut Anda bekerja.

Anda dapat melakukannya melalui berbagai metrik, misalnya fokus pada saluran komunikasi antara perekrut dengan kandidat yang sering digunakan, dalam hal ini email.

Misalnya, Anda dapat melihat persentase email yang dibuka (email open rate), di mana ini adalah melihat jumlah email yang dibuka dibagi semua email yang dikirimkan kandidat.

Open rate % = Jumlah email yang dibuka / Jumlah email yang dikirim kandidat

Tingkat respons juga merupakan metrik yang baik untuk dilihat, yang mengukur persentase email yang dijawab oleh kandidat.

Response rate % = Jumlah balasan / Jumlah email yang dikirimkan

Metrik yang tidak kalah bagus adalah conversion rate yang menghitung persentase antara email yang dikirim dengan jumlah interview kerja.

Interview conversion rate % = Jumlah kandidat yang diinterview / Jumlah cold email yang dikirim

Kesimpulan

Meski teknologi perekrutan karyawan semakin berkembang seiring berjalannya waktu, hal itu tidak akan berjalan efektif tanpa adanya perkembangan dari proses rekrutmen Anda.

Dengan mengukur berbagai recruitment metrics, Anda dapat mengidentifikasi banyak hal sehingga bisa melakukan efisiensi dan perbaikan pada sistem Anda.

Namun tentu saja mengukur semuanya juga bukan menjadi strategi yang tepat. Perusahaan perlu merincikan lagi metrik mana yang sekiranya penting untuk diukur agar tujuan dapat tercapai.

Menetapkan strategi dan mengukur metrik perekrutan yang tepat dapat menjadi hal yang menentukan perkembangan perusahaan dengan proses perekrutan karyawan yang optimal.

Untuk membantu Anda memiliki proses perekrutan yang lancar, Anda juga bisa memanfaatkan software applicant tracking system dari Mekari Talenta.

Mekari Talenta memiliki fitur Advanced Recruitment untuk proses rekrutmen yang terotomasi dan terintegrasi mulai dari pengumpulan CV hingga proses onboarding.

Tertarik mengetahui fitur ini lebih lanjut? Anda bisa berkonsultasi bersama tim kami sekaligus mencoba demo aplikasinya secara gratis sekarang juga.