Insight Talenta

Apa Saja Fungsi HRIS yang Dibutuhkan Industri Manufaktur?

Apa Saja Fungsi HRIS yang Dibutuhkan Industri Manufaktur?

Badan Pusat Statistik (BPS) menyebutkan jumlah tenaga kerja di Indonesia terus mengalami kenaikan. Sebanyak 2,39 juta tenaga kerja bertambah sejak Februari 2017 dan menyentuh angka 133,94 juta di awal 2018. Dampaknya, pertumbuhan bisnis di industri-industri tertentu pun ikut tumbuh. Salah satunya industri manufaktur yang mengalami kenaikan hingga 0,68 persen.

Hanya saja, pertumbuhan bisnis dan tenaga kerja ini tak sebanding dengan manajemen human resource (HR) yang layak. Laporan dari USAID menyebutkan bahwa hanya 2 dari 3 pabrik yang mengelola karyawannya dengan metode-metode best practices HR. Mekanisme penghargaan karyawan melalui insentif dan bonus pun hanya dipraktikkan oleh setengah dari pabrik-pabrik yang disurvei. Kendala utamanya adalah sistem monitor kinerja dan kedisiplinan yang sulit dan tidak efektif. 

Hal ini menunjukkan industri manufaktur perlu teknologi pengelolaan sumber daya manusia. Berdasarkan laporan Kronos, 75 persen karyawan mengatakan bahwa teknologi yang lebih baik dan lebih mutakhir akan mampu meningkatkan nilai engagement. Ujungnya, dengan nilai engagement yang baik, maka produktivitas pabrik pun akan meningkat. Ini selaras dengan hasil riset Gallup yang menyebutkan bahwa karyawan dengan engagement yang baik mampu meningkatkan produktivitasnya hingga 21 persen.

Fungsi Inti HRIS untuk Industri Manufaktur

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, meningkatnya jumlah tenaga kerja di Indonesia adalah berkah sekaligus masalah. Suplai tenaga kerja yang melimpah memberikan peluang bagi industri, termasuk manufaktur untuk mengembangkan bisnisnya. Hanya saja, besarnya potensi tenaga kerja juga perlu diimbangi dengan manajemen HR yang tertata baik. Untuk itu, dalam menjalankan tugasnya, HR perlu bantuan HRIS yang mencukupi kebutuhan-kebutuhan industri manufaktur dengan fitur-fitur berikut ini:

  1. Manajemen Absensi, Shift, dan Jam Kerja

Salah satu kebutuhan utama dari pengelolaan sumber daya manusia di lingkungan pabrik dan industri manufaktur adalah mengelola shift dan jam kerja. Pabrik pengolahan umumnya mampu memproduksi barang hingga 7 x 24 jam. Rata-rata karyawan industri ini bekerja hingga 43 jam dalam seminggu. Oleh karena itu pengaturan jadwal shift perlu dilakukan.

HR industri manufaktur dituntut untuk mampu melakukan pengelolaan jam kerja, termasuk time-off karyawan yang baik dan rapi dengan kondisi volume tenaga kerja yang masif. Kompleksitas pengelolaan tak hanya dari segi volume, tetapi juga dari peta demografi karyawan industri manufaktur. Contohnya dari karyawan perempuan yang membutuhkan cuti melahirkan, data International Labour Organization (ILO) menyebutkan bahwa sebanyak 58 persen pekerja di industri ini adalah wanita. Tanpa pengelolaan time-off yang baik, HR akan kewalahan mengatur jadwal shift.

  1. Rekrutmen dan Onboarding

Tingginya dinamika penyerapan tenaga kerja di industri manufaktur juga memberikan dilema baru terhadap manajemen HR. Lebih dari 400.000 orang diserap setiap tahunnya di sektor industri ini. Perusahaan perlu memilih HRIS yang memiliki fitur onboarding dan monitoring rekrutmen yang komprehensif.

Informasi-informasi seperti job description, evaluasi masa probation, dan tracking system yang baik adalah contoh-contoh fitur rekrutmen pada HRIS. Hubungan dengan layer-layer di atas atau di bawah yang terhubung dalam garis koordinasi juga menjadi komponen vital di HRIS yang mendukung monitor rekrutmen dan proses onboarding

Komponen lain yang tak kalah penting adalah pelatihan dan pengawasan kinerja. HR perlu memastikan fitur-fitur tersebut sebelum memutuskan untuk memilih HRIS yang akan diintegrasikan ke proses bisnisnya.

  1. Pengelolaan Database Karyawan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, jumlah tenaga kerja yang besar dan tersebar luas menjadikan pengelolaan sumber daya manusia sebagai tantangan yang sulit. Database harus kuat dan tertata dengan baik karena memuat banyak informasi penting karyawan yang digunakan oleh HR untuk melakukan pembayaran gaji, pelaporan, dan pengawasan, hingga pengelolaan jenjang karier. Oleh karena itu, penting bagi HR untuk memilih software HRIS yang memiliki basis database kuat dan terpercaya.

  1. Payroll dan Benefit Karyawan

Fakta bahwa proses payroll menghabiskan sebagian besar waktu kerja HR adalah alasan terkuat mengapa perlu mengadopsi HRIS. Perhitungan pajak saja mampu menghabiskan hingga 120 jam kerja setiap tahun dan itu belum mempertimbangkan faktor lainnya seperti dinamika jam kerja karyawan, pinjaman karyawan, dan reimbursement biaya-biaya tak terduga. Maka dari itu, tak heran 90 persen perusahaan di Amerika Serikat menggunakan software payroll cloud untuk mempersingkat pekerjaan.

Software HRIS cloud memberikan opsi yang lebih fleksibel, aplikasinya memungkinkan perusahaan untuk bergerak lebih cepat dan lincah, namun tetap rapi dan terorganisir. Deloitte menyebutkan bahwa 75 persen perusahaan menggunakan software HR berbasis cloud agar proses pekerjaan mereka lebih terdokumentasikan. Salah satu tolok ukur HRIS yang baik adalah kemampuan dalam proses payroll.

  1. Fitur Teknis (Mobile dan Self-Service)

Fitur lain yang harus dijadikan bahan pertimbangan dalam memilih software HR adalah memiliki kemampuan teknis seperti mobile HRIS, employee self-service (ESS), integrasi dengan payment gateway, dan monitoring absensi. Fitur-fitur tambahan tersebut tidak bisa hanya dilihat sebagai fungsi aksesoris saja. Contohnya, fitur ESS yang mampu membantu HR meringankan beban pekerjaan administrasi, karena 70 persen waktu HR habis untuk pekerjaan yang sifatnya administratif.

Selain itu, fungsi-fungsi tambahan tersebut juga bisa berperan vital dalam mempercepat proses dan mendorong bisnis di beberapa industri. Contohnya mobile HRIS yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dengan lebih praktis dan terkontrol.

Talenta, Solusi Pengelolaan HR Masa Kini

Sebagai salah satu penyedia solusi HRIS di Indonesia, Talenta memberikan banyak fitur yang bisa menjawab kebutuhan berbagai jenis industri, termasuk manufaktur dan pabrik. Software berbasis cloud menawarkan berbagai fitur-fitur unggulan yang mampu membantu bisnis berkembang dengan cepat dan lebih efisien, antara lain:

Solusi payroll yang cepat dan praktis

Talenta mampu membantu HR untuk memproses payroll hingga 15 kali lebih cepat jika dibandingkan dengan proses payroll manual. Software ini terintegrasi dengan tools untuk menghitung pajak, BPJS, tunjangan, potongan keterlambatan, dan berbagai komponen lainnya dalam satu platform secara otomatis. Fitur payroll dari Talenta juga cocok untuk industri-industri yang memiliki sistem multiple shift karena bisa menghitung gaji mingguan, bulanan, atau lebih dari satu periode cut-off secara sederhana dan akuntabel.  

Scheduling dan pengaturan jam kerja yang komprehensif

Fitur lainnya di Talenta adalah Live Attendance yang bisa mengatur jam kerja karyawan hingga ke masing-masing individu. Live Attendance juga memungkinkan supervisor untuk melihat secara real-time kehadiran karyawan, sehingga monitoring menjadi lebih mudah dan efisien. Rekap laporan kehadiran juga bisa langsung diakses secara otomatis dengan kualitas antarmuka yang praktis dan sederhana. Adanya Live Attendance akhirnya mempermudah proses payroll karena kehadiran setiap karyawan terukur secara jelas dan transparan.

Fitur HRIS yang kuat dan engaging

Talenta juga dilengkapi fitur-fitur teknis yang memperkenalkan paradigma pada teknologi HRIS. Database yang kuat, rekrutmen dan onboarding yang rapi, serta fitur self-service semua terangkum dalam satu platform. Integrasi dengan sistem cloud memungkinkan bisnis untuk mengolah informasi tenaga kerja dengan lebih cepat dan efisien, aksesnya bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, terintegrasi dengan payroll dan absensi secara langsung. 

Selain itu, Talenta juga mampu membantu perusahaan dalam proses onboarding dengan fitur pelaporan berbasis analisis, memberikan pelatihan secara lebih sistematis, dan monitor proses rekrutmen secara sederhana. Aplikasi ini juga memungkinkan akses karyawan pada layanan HR secara self-service, seperti mengecek kehadiran pribadi, memperoleh slip gaji, memohon reimbursement atau medical services dari perusahaan. Fitur-fitur tersebut akan mempermudah perusahaan terutama yang bergerak di sektor dengan turnover tinggi dan volume tenaga kerja yang masif. 

Selain fungsi-fungsi inti HR, perusahaan juga perlu mempertimbangkan kesesuaian fitur-fitur tambahan yang ditawarkan dengan model bisnis di industri terkait. Tidak semua fitur dibutuhkan dan bermanfaat, kesesuaian sistem dengan cara kerja adalah poin utamanya sebelum memilih Software HRIS. Talenta sebagai platform HRIS yang lengkap mampu menjawab tantangan-tantangan pengelolaan sumber daya manusia di berbagai industri. Gambaran lebih jelasnya bisa Anda dapatkan dalam studi kasus klien kami  atau coba demo gratis Talenta secara langsung di demo.talenta.co.


PUBLISHED16 Jan 2020
Ageng
Ageng