Strategi Pengelolaan HR di Industri Food Service

Manajemen dan pengelolaan Human Resources (HR) di industri usaha makanan dan minuman khususnya di industri food service sering dinilai boros dalam hal biaya.

Hal tersebut muncul akibat kinerja HR yang umumnya diukur dengan metrik yang tak berwujud (intangible) seperti kepuasan karyawan, keterikatan karyawan, komplain dan kepuasan pelanggan.

Oleh karena itu, transformasi layanan HR di industri ini harus mampu menyelesaikan masalah konkret yang ada.

Di Indonesia, perusahaan yang bergerak di industri food service menaruh perhatian lebih terhadap milenial dan kelompok berpenghasilan menengah.

Alasannya karena kedua kelompok tersebut mendominasi total populasi di negara ini.

Data dari Statista menyatakan bahwa pendapatan sektor F&B di Indonesia mencapai USD 1.101 juta di 2019.

Hal ini yang menjadikan sektor F&B sebagai salah satu penyumbang terbesar GDP negara setiap tahunnya.

Kontribusi sektor ini terhadap GDP meningkat dari 6,14 persen di tahun 2017 menjadi 6,25 persen di tahun 2018.

Maka, kompetisi di sektor ini begitu ketat sehingga menuntut para pelaku bisnis industri ini terus berkreasi.

Lantas, bagaimana langkah dan strategi tepat pengelolaan HR dalam Industri Food Services itu?

Tingginya Tingkat Turnover di Industri Food Service

Tak hanya masalah supply chain dan quality assurance, manajemen industri F&B, khususnya di bidang food service seperti restoran, juga tak lepas dari masalah pengelolaan HR.

Sebagai salah satu sektor yang paling banyak menyerap tenaga kerja, food service dikenal memiliki skala turnover yang tinggi.

Belum lagi sistem jam kerja yang kompleks, integrasi sistem pengupahan dengan kehadiran, serta rekrutmen karyawan yang tidak mudah dilakukan.

Data dari Bureau of Labor Statistics menyebutkan bahwa, tingkat turnover di industri ini pada 2015 mencapai 72 persen.

Angka ini mengalami peningkatan sebanyak 5 persen dari tahun sebelumnya yang mencatat tingkat turnover sebesar 67 persen.

Melihat tren tenaga kerja di sektor ini, HR perlu mengambil beberapa langkah antisipasi. Misalnya, merumuskan strategi yang bisa menekan angka turnover atau membangun sistem penyerapan tenaga kerja yang mampu mengimbangi tingkat turnover tersebut.

Konsekuensi logis dari tingginya tingkat turnover karyawan adalah kemampuan perusahaan untuk menyerap tenaga kerja pengganti yang harus memiliki kemampuan sama.

Selain itu, HR juga akan menghadapi masalah baru yang tak kalah kompleks, yakni onboarding.

Riset dari Wynhurst Group menyebutkan bahwa perusahaan yang berhasil melakukan onboarding secara terstruktur memiliki kesempatan 58 persen lebih besar menekan tingkat turnover karyawan.

Selain itu Aberdeen Group juga menyatakan bahwa produktivitas juga bisa meningkat hingga 62 persen jika perusahaan mampu memberikan kualitas onboarding karyawan yang baik.

Hal ini akan menjadi vital, khususnya untuk industri food service, karena kualitas tenaga kerja akan sangat berpengaruh dengan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.

Kinerja Karyawan Berdampak Langsung terhadap Pendapatan

Selain kualitas menu yang disediakan, layanan kepada para customer pun menjadi salah satu sorotan utama.

Menawarkan kemudahan bisa menjadi strategi promosi dan branding yang efektif dan kuat.

Namun demikian, jika sebuah restoran gagal dalam memberikan layanan terbaik, maka kemudahan ini juga yang bisa mempengaruhi pendapatan restoran tersebut bahkan secara kasat mata.

Tantangan di industri food service tidak hanya berhenti pada bagaimana sebuah brand atau restoran mampu melakukan penetrasi pasar.

Tetapi juga seberapa mampu mereka menjadikan bisnisnya berorientasi pada pelayanan untuk mendapatkan kesan baik di mata konsumen.

Di sini, perusahaan harus mulai melakukan investasi dan strategi khusus.

Misalnya mulai dari pengelolaan dan perekrutan karyawan yang menjadi tenaga kerja utama dan nantinya berhadapan dengan konsumen sebagai basis utama bisnis food service.

Kualitas tenaga kerja akan sangat mempengaruhi kinerja pelayanan terhadap customer.

Jika perusahaan gagal memberikan pelayanan yang layak bagi customer karena pengelolaan karyawan yang buruk maka dengan kompetisi yang ketat, bukan tidak mungkin perusahaan akan tertinggal dan bisa saja gulung tikar.

Baca juga: Ritel dan Food Service

**Dinamika Tenaga Kerja Membuat Proses Payroll Menjadi Tak Mudah**

Masalah lain yang sering ditemui HR di industri F&B adalah proses payroll.

Apalagi perusahaan di industri F&B kerap mempekerjakan berbagai jenis karyawan dengan berbagai model pengupahan yang berbeda.

Misalnya saja seperti sistem gaji karyawan cafe jelas berbeda dengan sistem payroll karyawan restoran skala besar.

Perhitungan payroll yang kompleks menjadi kendala rutin bagi HR. Apalagi jika seluruh proses dilakukan dengan manual.

Pajak penghasilan yang bersinggungan langsung dengan upah karyawan menjadi masalah berikutnya.

Hal ini akan jauh lebih kompleks bagi perusahaan dengan banyak cabang di berbagai daerah.

Peraturan pengupahan yang berbeda akan mendesak perusahaan untuk menganggarkan lebih banyak fokus untuk urusan payroll.

Apabila payroll menjadi masalah yang secara rutin dihadapi setiap bulan, maka setiap hari HR perusahaan food service harus berhadapan dengan kompleksitas dari sistem scheduling atau multiple shift.

Banyak restoran retail beroperasi selama 7×24 jam yang akhirnya menuntut perusahaan tersebut mempekerjakan karyawan dengan sistem multiple shift.

Pengaturan scheduling yang baik mampu mengurangi beban biaya tenaga kerja dari overstaffing atau kemungkinan biaya hilang akibat understaffing.

Scheduling yang sesuai dengan preferensi masing-masing karyawan juga dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Poin terakhir yang sering menjadi masalah payroll HR adalah mengenai kehadiran atau absensi.

Masalah ini menjadi lebih lazim bagi industri food service karena kehadiran erat kaitannya dengan beberapa komponen upah karyawan.

Monitor jam kerja diperlukan sebagai salah satu prasyarat evaluasi kinerja karyawan.

Hanya saja tidak semua HR mampu melacak data kehadiran karyawan.

Sebuah studi menyebutkan bahwa rata-rata pekerja melakukan “pencurian” jam kerja sekitar 4,5 jam setiap minggunya.

American Payroll Association juga menyebutkan 75 persen perusahaan kehilangan sejumlah potensi pendapatan dari praktik “buddy-punching”, yakni mencatatkan absensi kepada sesama rekan karyawan.

Oleh karena itu, pengelolaan jam kerja di industri food service membutuhkan sistem absensi yang fleksibel, tetapi juga mampu memberikan laporan kehadiran yang komprehensif dan akuntabel, sebuah paduan yang sulit didapatkan jika menggunakan cara-cara lama.

Solusi HRIS untuk Industri F&B

Sebagai salah satu penyedia layanan HRIS berbasis cloud, Talenta memiliki banyak fitur-fitur yang mampu membantu bisnis untuk bergerak lebih cepat dan fleksibel.

Tak hanya fungsi-fungsi inti HRIS, beberapa fitur juga ditambahkan untuk memberikan employee experience dengan lebih baik dan terpersonalisasi.

Bagaimana Talenta mampu membantu perusahaan-perusahaan F&B dalam menangani proses bisnis ketenagakerjaan?

Fitur pertama yang penting bagi industri ini adalah pengelolaan scheduling dan shift karyawan.

Mekari Talenta memiliki sebuah fungsi bernama Live Attendance yang berperan sebagai pencatat absensi karyawan secara mobile.

Perusahaan tak perlu lagi berinvestasi untuk menggunakan mesin-mesin in-house seperti fingerprint atau time card, aksesnya bisa dilakukan cukup dengan smartphone masing-masing karyawan.

Biaya investasi pun bisa dialihkan untuk pos-pos yang lebih signifikan, khususnya industri servis makanan dan minuman yang perputaran modalnya sangat cepat.

Hal ini akan mempercepat proses kerja, selain karena integrasi otomatis ke sistem payroll, fitur ini juga memungkinkan manajer untuk mengatur shift dan jadwal kerja secara lebih mudah dan efisien.

Rekap laporan kehadiran juga bisa langsung diakses secara otomatis dengan kualitas antarmuka yang praktis dan sederhana.

Perusahaan F&B yang identik dengan jam kerja beragam dan tenaga kerja yang banyak akan membutuhkan tools ini untuk membantu mempercepat bisnis.

Masalah kehadiran akan sangat erat kaitannya dengan masalah pembayaran gaji.

Tidak sedikit pemain industri F&B mempunyai kebijakan payroll yang bersinggungan langsung dengan kehadiran karyawan.

Dari itu, penting bagi perusahaan F&B untuk memilih HRIS yang mempunyai sistem payroll yang bisa diintegrasikan dengan sistem absensi karyawan.

Gunakan Solusi HRIS Mekari Talenta

Sebelumnya, perusahaan akan perlu melakukan export data kehadiran sebelum melakukan penghitungan gaji.

Akan tetapi, dengan Mekari Talenta, hal tersebut tidak diperlukan karena gaji dapat dihitung secara otomatis.

Hal ini mungkin dilakukan karena tools absensi dan payroll sudah terangkum dalam satu platform.

Oleh karena itu, tak heran Mekari Talenta mampu membantu HR untuk memproses payroll hingga 15 kali lebih cepat jika dibandingkan dengan proses payroll manual.

Software ini pun terintegrasi dengan tools lain untuk menghitung pajak, BPJS, tunjangan, potongan keterlambatan, dan berbagai komponen lainnya dalam satu platform secara otomatis.

Apalagi Mekari Talenta juga mampu membantu HR untuk menghitung gaji mingguan, bulanan, atau lebih dari satu periode cut-off secara sederhana dan akuntabel.

Tingginya tingkat turnover karyawan di industri ini memaksa HR untuk mencari solusi onboarding yang cepat dan sederhana.

Database yang kuat dan akses ke pelatihan serta pemeriksaan kinerja karyawan adalah alat-alat yang dinilai saat masa percobaan kerja untuk memberikan onboarding terbaik.

Penilaian masa percobaan lebih mudah, penyampaian pelatihan bisa dilakukan dengan aplikasi, dan informasi-informasi ketenagakerjaan dan layanan HR perusahaan bisa diakses secara mandiri dengan platform Talenta.

Kualitas self-service yang canggih juga memberikan dampak positif terhadap motivasi karyawan.

Alasannya, karyawan akan mendapatkan employee experience yang lebih baik dan merasakan peran dua arah dalam hubungan kerja.

Bahkan, fokus pada peningkatan employee experience mampu meningkatkan penjualan Chik-fil-A, kompetitor McDonald’s, hingga dua kali lipat.

Forbes menyebutkan bahwa meningkatnya employee experience juga akan meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan.

Pengelolaan HR memang menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi industri food service untuk mencapai produktivitas maksimal dan tetap mengedepankan pelayanan terbaik kepada customer.

Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan di industri ini membutuhkan HRIS yang mampu menjawab semua permasalahan-permasalahan di atas.

Mekari Talenta, sebagai salah satu penyedia layanan HRIS mempunyai fitur-fitur yang cocok untuk itu, seperti live attendance, time-tracking kehadiran karyawan integrasi ke payroll, hingga bantuan untuk onboarding.

Cari tahu selengkapnya di website Mekari Talenta atau atau coba demo gratis Mekari Talenta secara langsung.

Referensi:

The ROI of Great Employee Experience

How to Insure Against Time Theft

Onboarding Key to Retaining Engaging Talent