Pay on Demand adalah konsep yang memungkinkan karyawan untuk mengakses atau menarik sebagian gaji mereka sebelum tanggal pembayaran resmi, sesuai dengan jumlah yang sudah mereka hasilkan.
Sistem ini memberikan fleksibilitas finansial bagi karyawan untuk memenuhi kebutuhan mendesak tanpa harus menunggu jadwal gajian bulanan. Secara sederhana, pay on demand adalah bentuk modern dari pembayaran gaji berbasis waktu kerja aktual, yang biasanya diakses melalui aplikasi digital yang terhubung dengan sistem HR atau payroll perusahaan.
Bagi karyawan, pay on demand menjadi solusi praktis dalam mengelola arus kas pribadi dan menghindari ketergantungan pada pinjaman jangka pendek atau layanan kredit berbunga tinggi.
Dengan akses cepat terhadap penghasilan yang sudah mereka hasilkan, karyawan dapat mengatur keuangan lebih baik, membayar tagihan tepat waktu, dan mengurangi stres akibat tekanan finansial. Hal ini berkontribusi pada peningkatan kesejahteraan dan produktivitas di tempat kerja.
Sementara itu, bagi perusahaan, pay on demand adalah bagian dari strategi kesejahteraan karyawan yang memperkuat citra perusahaan sebagai tempat kerja yang modern dan peduli.
Sistem ini umumnya terintegrasi secara aman dengan payroll sehingga tidak mengganggu jadwal pembayaran utama dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Dengan implementasi yang tepat, pay on demand dapat menciptakan hubungan yang lebih sehat antara karyawan dan perusahaan, sekaligus meningkatkan retensi serta kepuasan kerja.
Bagaimana Pay-on-Demand Bekerja
Proses akses gaji lebih awal
Sistem Pay-on-Demand bekerja dengan menghubungkan data kehadiran dan penggajian karyawan ke platform digital atau aplikasi yang terintegrasi dengan sistem HR dan payroll perusahaan. Setiap kali karyawan bekerja, sistem akan menghitung jumlah gaji yang telah diakumulasikan hingga saat itu.
Melalui aplikasi, karyawan dapat melihat saldo penghasilan yang sudah mereka peroleh dan mengajukan penarikan sebagian sesuai batas yang ditetapkan perusahaan (misalnya hingga 50% dari gaji yang sudah dihasilkan).
Setelah pengajuan disetujui, dana akan langsung dikirim ke rekening karyawan dalam waktu singkat, sementara sisa gaji akan dibayarkan seperti biasa pada tanggal penggajian resmi.
Sistem ini tidak mengubah struktur penggajian utama perusahaan karena dana yang diakses merupakan hasil kerja yang sudah sah menjadi hak karyawan, bukan bentuk pinjaman. Biasanya, perusahaan dapat menentukan kebijakan seperti jumlah maksimum penarikan, biaya layanan per transaksi, atau frekuensi penggunaan untuk menjaga keseimbangan arus kas.
Proses ini berlangsung otomatis dan transparan, berkat integrasi real-time antara sistem absensi, payroll, dan bank.
Contoh layanan yang tersedia
Beberapa penyedia Pay-on-Demand terkemuka secara global antara lain DailyPay, EarnIn, dan Payactiv, yang populer di Amerika Serikat karena kemudahan akses dan keamanannya. Di Indonesia, layanan ini juga mulai berkembang, salah satunya melalui Mekari Flex dengan fitur Accessible Salary-nya.
Layanan ini memungkinkan karyawan mengakses gaji harian yang sudah diperoleh secara langsung melalui aplikasi, dengan sistem keamanan data yang sesuai regulasi lokal dan integrasi penuh dengan payroll perusahaan. Dengan hadirnya solusi seperti ini, perusahaan dapat memberikan manfaat finansial yang nyata bagi karyawan tanpa mengganggu stabilitas operasionalnya.
Manfaat Pay-on-Demand untuk Karyawan dan Perusahaan
Meningkatkan kepuasan kerja
Fasilitas Pay-on-Demand memberikan rasa aman dan fleksibilitas finansial bagi karyawan karena mereka dapat mengakses sebagian gaji sesuai kebutuhan tanpa harus menunggu akhir bulan. Akses cepat terhadap penghasilan yang sudah diperoleh membantu karyawan mengelola pengeluaran mendesak seperti biaya kesehatan, transportasi, atau kebutuhan rumah tangga tanpa bergantung pada pinjaman berbunga tinggi.
Dampaknya, stres finansial berkurang dan karyawan dapat bekerja dengan lebih fokus serta produktif. Dari sisi perusahaan, hal ini berkontribusi pada peningkatan kepuasan kerja secara keseluruhan dan membangun hubungan yang lebih positif antara karyawan dan manajemen.
Menarik dan mempertahankan talenta
Dalam pasar tenaga kerja yang kompetitif, Pay-on-Demand menjadi nilai tambah yang signifikan bagi perusahaan dalam menarik calon karyawan baru. Generasi pekerja modern, terutama milenial dan Gen Z, semakin menghargai fleksibilitas dan kesejahteraan finansial sebagai bagian dari pengalaman kerja.
Dengan menawarkan akses gaji lebih awal, perusahaan dapat memperkuat citra sebagai tempat kerja yang inovatif dan peduli pada kebutuhan karyawan. Selain itu, fasilitas ini juga membantu menurunkan tingkat turnover, karena karyawan yang merasa didukung secara finansial cenderung lebih loyal dan bertahan lebih lama di perusahaan.
Baca juga: Memahami Fitur HRIS: Panduan Lengkap dalam Format Matriks
Tantangan dalam Implementasi
Masalah yang mungkin muncul dalam sistem payroll
Salah satu tantangan utama dalam penerapan Pay-on-Demand adalah integrasi dengan sistem payroll yang sudah berjalan. Jika tidak dirancang dengan baik, sistem ini dapat menyebabkan inkonsistensi data antara gaji yang telah ditarik dan perhitungan gaji akhir bulanan.
Misalnya, kesalahan dalam pencatatan jam kerja, penghitungan lembur, atau potongan dapat menimbulkan selisih dalam laporan keuangan dan administrasi pajak.
Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan keseimbangan arus kas agar pembayaran gaji lebih awal tidak mengganggu stabilitas keuangan, terutama bagi bisnis dengan skala besar dan jumlah karyawan yang banyak.
Solusi untuk mengatasi tantangan
Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan perlu menggunakan platform Pay-on-Demand yang terintegrasi langsung dengan sistem HRIS dan payroll agar data kehadiran, penghasilan, dan penarikan gaji tersinkronisasi secara otomatis.
Penggunaan teknologi berbasis cloud dan API dapat memastikan keakuratan serta keamanan data dalam setiap transaksi.
Selain itu, perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan internal yang jelas, seperti batas maksimum penarikan, jadwal akses, dan biaya layanan, guna menjaga transparansi serta mengontrol dampak terhadap cash flow.
Dengan dukungan sistem yang andal dan kebijakan yang terukur, Pay-on-Demand dapat diterapkan secara efektif tanpa mengganggu proses penggajian utama.
Baca juga: Underpaid di Tempat Kerja? Kenali Tanda dan Solusi yang Bisa Dilakukan
Langkah-Langkah untuk Mengintegrasikan Pay-on-Demand dalam Payroll
Panduan praktis untuk perusahaan
Mengintegrasikan Pay-on-Demand ke dalam sistem payroll membutuhkan perencanaan yang matang agar berjalan lancar dan sesuai dengan struktur keuangan perusahaan. Langkah pertama adalah memilih penyedia layanan EWA atau Pay-on-Demand yang kompatibel dengan sistem HRIS dan payroll yang digunakan.
Setelah itu, lakukan integrasi teknis melalui API atau sistem berbasis cloud agar data absensi, jam kerja, dan penghasilan karyawan dapat disinkronisasi secara otomatis.
Selanjutnya, perusahaan perlu menyusun kebijakan internal terkait batas penarikan, waktu akses, serta biaya transaksi (jika ada), agar penggunaan tetap terkendali dan tidak mengganggu arus kas.
Tahap terakhir adalah melakukan uji coba pada kelompok karyawan tertentu sebelum diterapkan secara menyeluruh. Hal ini penting untuk mengidentifikasi potensi kendala dan melakukan penyempurnaan sistem serta prosedur.
Pertimbangan hukum dan keuangan
Dari sisi hukum, perusahaan harus memastikan bahwa penerapan Pay-on-Demand tidak melanggar ketentuan pengupahan yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan dan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
EWA atau Pay-on-Demand hanya boleh dianggap sebagai fasilitas tambahan, bukan perubahan pada sistem gaji utama. Selain itu, perhitungan pajak penghasilan (PPh 21) tetap dilakukan berdasarkan total gaji yang dibayarkan dalam periode resmi penggajian.
Dari aspek keuangan, perusahaan perlu memastikan adanya pengelolaan arus kas yang stabil untuk mengantisipasi permintaan penarikan gaji harian. Bagi perusahaan besar, bekerja sama dengan penyedia layanan yang menawarkan skema pembiayaan sementara (float) dapat membantu menjaga likuiditas.
Dengan memperhatikan kedua aspek ini, integrasi Pay-on-Demand dapat berjalan secara aman, efisien, dan sesuai regulasi.
Baca juga: HRIS Enterprise Multi-entity: Solusi Efektif untuk Manajemen SDM yang Kompleks
Kesimpulan
Penerapan Pay-on-Demand menawarkan solusi modern bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kesejahteraan finansial dan kepuasan karyawan. Dengan memberikan fleksibilitas akses terhadap gaji yang telah diperoleh, sistem ini membantu karyawan mengelola keuangan lebih baik sekaligus mengurangi stres finansial.
Bagi perusahaan, manfaatnya tak hanya pada peningkatan loyalitas dan produktivitas tenaga kerja, tetapi juga pada penguatan citra sebagai organisasi yang peduli dan inovatif.
Namun, keberhasilan implementasi Pay-on-Demand bergantung pada integrasi yang tepat dengan sistem payroll serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan. Karena itu, penting bagi perusahaan untuk bekerja sama dengan penyedia layanan yang terpercaya dan memiliki sistem keamanan serta transparansi tinggi.
Di Indonesia, Mekari Flex dengan fitur Accessible Salary, yakni fitur yang menyediakan earned wage access, menjadi pilihan ideal karena sudah terintegrasi dengan HRIS dan payroll lokal, memastikan pengelolaan gaji lebih fleksibel, aman, dan sesuai peraturan yang berlaku.
