Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah standar ketentuan dasar perusahaan yang digunakan untuk mengatur kinerja karyawan dan operasional secara keseluruhan. Tujuan utama dari SOP adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja yang harus karyawan ketahui agar dalam penerapannya mudah dipahami. Selain itu, adanya SOP menunjukkan bahwa perusahaan tersebut memiliki proses kerja yang efisien dan dapat dikelola dengan baik.
Dengan demikian, SOP dibuat dengan harapan dapat menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kualitas kerja. Serta memudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi program atau kinerja.
Standar Operasional Prosedur tersebut umumnya dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD, atau bahkan beberapa perusahaan menggunakan konsultan SOP. Dalam menyusun SOP perusahaan perlu adanya konsentrasi dan pertimbangan yang matang.
Sebab, SOP tersebut akan menjadi acuan operasional perusahaan secara keseluruhan dan harus ditaati oleh karyawan. Oleh karena itu, dalam penyusunannya harus dipikirkan dengan seksama. Agar penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, simak 8 (delapan) langkah mudah menyusun SOP berikut ini.
1. Membentuk Tim Pembuatan SOP
Langkah pertama dan paling krusial adalah membentuk tim penyusun SOP yang representatif. Tim ini sebaiknya terdiri dari perwakilan setiap departemen atau divisi dalam perusahaan. Partisipasi dari setiap divisi sangat penting karena masing-masing unit kerja memiliki perspektif dan kebutuhan operasional yang berbeda. Departemen Human Resource Development (HRD) biasanya menjadi inisiator utama dalam proses ini karena mereka memahami struktur organisasi, budaya perusahaan, serta dinamika sumber daya manusia.
Selain itu, dalam beberapa kasus, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menggunakan jasa konsultan eksternal. Konsultan ini membawa pengalaman dan best practice dari berbagai industri, sehingga dapat membantu mempercepat proses penyusunan SOP dan memastikan dokumen yang dihasilkan bersifat komprehensif.
Kunci dari pembentukan tim ini adalah melibatkan individu-individu yang tidak hanya memahami proses teknis dalam organisasi, tetapi juga mengerti visi, misi, dan nilai-nilai inti perusahaan. Dengan demikian, SOP yang disusun tidak hanya menggambarkan proses kerja, melainkan juga mendukung arah strategis perusahaan ke depan.
2. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan
Setelah tim terbentuk, langkah berikutnya adalah melakukan pemetaan menyeluruh terhadap seluruh proses bisnis yang ada. Setiap anggota tim harus memahami alur operasional mulai dari hulu hingga hilir. Misalnya, bagaimana alur produksi berlangsung, bagaimana prosedur penjualan diterapkan, hingga proses pengiriman produk atau layanan kepada pelanggan.
Pada tahap ini, penting untuk mengumpulkan data terkait setiap aktivitas, seperti dokumen yang digunakan, waktu yang dibutuhkan, unit kerja yang terlibat, serta output yang dihasilkan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai keterkaitan antar aktivitas dan identifikasi potensi tumpang tindih atau gap dalam alur kerja yang ada.
Dengan memahami proses bisnis secara utuh, tim akan mampu menyusun SOP yang tidak hanya mendokumentasikan prosedur kerja, tetapi juga mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas di seluruh lini perusahaan.
3. Menyusun Flow Chart Sebagai Visualisasi Proses
Setelah semua informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah memvisualisasikan alur kerja tersebut dalam bentuk flow chart. Flow chart merupakan alat bantu yang efektif untuk menggambarkan proses secara sistematis dan mudah dipahami.
Dalam flow chart, setiap aktivitas digambarkan dalam bentuk simbol-simbol standar, seperti persegi panjang untuk kegiatan, belah ketupat untuk keputusan, dan panah untuk menunjukkan arah aliran proses. Setiap aktivitas juga harus disertai dengan informasi tentang siapa yang bertanggung jawab (Person in Charge/PIC), dokumen pendukung yang diperlukan, serta estimasi durasi pelaksanaan.
Dengan adanya flow chart, hubungan antar departemen menjadi lebih terlihat dan area yang berpotensi menimbulkan bottleneck dapat diidentifikasi lebih dini. Selain itu, flow chart memudahkan karyawan baru memahami alur kerja perusahaan tanpa harus membaca dokumen panjang yang kompleks.
4. Review Hasil Penyusunan flow chart Setelah Alur Kerja Dibuat
Setelah flow chart selesai dibuat, langkah berikutnya adalah melakukan proses review. Flow chart perlu dibagikan ke seluruh perwakilan departemen untuk mendapatkan masukan dan klarifikasi. Masing-masing unit kerja perlu menelaah apakah alur yang digambarkan sudah sesuai dengan kenyataan di lapangan.
Tahap review ini sangat penting untuk memastikan akurasi dan relevansi SOP yang akan disusun. Koreksi, penambahan, atau penghapusan langkah-langkah dalam flow chart perlu dilakukan berdasarkan feedback yang diterima. Jika terdapat ketidaksesuaian, flow chart harus direvisi hingga seluruh departemen menyetujui hasil akhirnya.
Dengan melibatkan semua pihak dalam proses review, SOP yang dihasilkan akan memiliki tingkat penerimaan yang lebih tinggi dan implementasi di lapangan pun menjadi lebih efektif.
5. Simulasi SOP Sebelum Menerapkan SOP Secara Langsung
Sebelum SOP diberlakukan secara resmi, sangat dianjurkan untuk melakukan simulasi atau uji coba penerapan SOP di lingkungan kerja nyata. Simulasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian atau hambatan yang mungkin terjadi ketika prosedur dijalankan.
Pada tahap ini, setiap bagian SOP harus diuji untuk memastikan bahwa prosedur tersebut dapat diterapkan dengan lancar, tanpa menyebabkan kebingungan atau tumpang tindih tugas antar unit kerja. Bila ditemukan kendala, SOP harus segera diperbaiki untuk menghindari masalah lebih besar di masa implementasi penuh.
Simulasi juga berfungsi untuk mengedukasi karyawan tentang SOP baru, memperkenalkan perubahan yang terjadi dalam alur kerja, serta mengurangi resistensi terhadap perubahan dengan cara memberikan kesempatan untuk beradaptasi sebelum penerapan resmi.
Baca juga:Â Mengenal Beragam Tipe Software HR yang Populer di Indonesia
6. Evaluasi dan Lakukan Perbaikan Setelah Simulasi dilakukan
Setelah simulasi dijalankan, evaluasi menyeluruh perlu dilakukan untuk menilai keefektifan SOP. Tim penyusun harus mengumpulkan data, melakukan observasi, serta mengadakan diskusi dengan karyawan yang terlibat dalam simulasi untuk mengidentifikasi aspek-aspek yang perlu diperbaiki.
Evaluasi harus mempertimbangkan berbagai faktor, seperti kemudahan pelaksanaan, keterpaduan antar departemen, beban kerja, serta keberlangsungan prosedur dalam situasi darurat. Hasil evaluasi kemudian menjadi dasar untuk melakukan perbaikan pada dokumen SOP sebelum memperoleh persetujuan akhir.
Tujuan utama tahap ini adalah memastikan bahwa SOP tidak hanya ideal secara teoritis, tetapi juga aplikatif di dunia nyata. SOP yang efektif harus mampu mendukung kelancaran operasional perusahaan tanpa menimbulkan birokrasi yang tidak perlu.
7. Approval dan Terapkan SOP yang Telah Dibuat
Setelah seluruh tahapan evaluasi dan perbaikan selesai dilakukan, SOP perlu mendapatkan persetujuan (approval) dari pihak manajemen tertinggi perusahaan, biasanya Direktur atau CEO. Proses ini penting untuk memberikan legitimasi terhadap SOP sebagai acuan resmi dalam operasional perusahaan.
Setelah disetujui, SOP harus didistribusikan kepada seluruh departemen yang terkait. Dokumen SOP sebaiknya tersedia dalam bentuk fisik dan digital agar mudah diakses oleh seluruh karyawan. Penerapan SOP harus dilakukan secara serentak agar tidak terjadi kebingungan atau ketidakselarasan antar departemen.
Penting untuk memastikan bahwa seluruh unit kerja memahami bahwa penerapan SOP bukanlah pilihan, melainkan kewajiban demi tercapainya efisiensi, efektivitas, serta akuntabilitas dalam organisasi.
8. Sosialisasikan SOP Perusahaan
Langkah terakhir namun tidak kalah penting adalah melakukan sosialisasi secara menyeluruh mengenai SOP yang baru saja disahkan. Sosialisasi bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan memahami isi SOP, tahu bagaimana menerapkannya, serta mengerti konsekuensi bila tidak mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Sosialisasi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, mulai dari workshop, seminar internal, presentasi antar departemen, hingga penyediaan materi edukatif seperti video tutorial atau panduan tertulis. Dalam beberapa kasus, perusahaan juga mengadakan sesi pelatihan praktik untuk mengajarkan aplikasi SOP secara langsung.
Keterlibatan aktif manajemen puncak dalam proses sosialisasi sangat penting untuk menunjukkan komitmen perusahaan terhadap penerapan SOP. Dengan begitu, budaya kerja berbasis prosedur dapat tertanam kuat di seluruh tingkatan organisasi.
9. Kelola Karyawan, Implementasikan SOP Dengan Bantuan Aplikasi HRIS
SOP yang telah dibuat tersebut bisa segera diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dengan memiliki sistem SOP yang baik, karyawan dapat bekerja sesuai acuan dasar, lebih teratur, dan meminimalisasi adanya kesalahan dalam bekerja. Umumnya departemen HRD yang akan bertanggung jawab mengawal pelaksanaan SOP tersebut.
Sebagai HRD, Anda bisa membantu karyawan mematuhi SOP dengan memanfaatkan layanan software HR Mekari Talenta. Anda dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien, mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, penggajian, pemotongan pajak, THR dan BPJS. Dengan menggunakan teknologi berbasis cloud, karyawan pun bisa ikut menggunakannya sehingga memudahkan mereka dalam mematuhi SOP yang dibuat. Yuk daftarkan perusahaan Anda di Mekari Talenta sekarang juga!
Anda juga bisa coba gratis milik Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
