Tahap onboarding adalah proses yang boleh dibilang tidak wajib namun sangat disarankan untuk dilakukan, mengingat manfaatnya yang banyak. Tahap onboarding adalah penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan. Proses ini untuk memastikan karyawan baru mengenal tujuan perusahaan, budaya kerja, peraturan perusahaan, dan informasi lain. Hal ini akan memudahkan karyawan lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaan. Tahap onboarding sendiri harus dipersiapkan dengan baik. Pelaksanaannya pun harus dilakukan secara maksimal agar hasilnya juga maksimal. Bagaimana tahap onboarding dilakukan? Apa saja yang harus dipersiapkan? Haruskah dilakukan evaluasi? Simak penjelasannya berikut.

1.  Persiapan

  1. Kontrak Kerja
    Mempersiapkan kontrak kerja berarti mulai dari pembuatannya, sosialisasi kepada karyawan tersebut hingga meminta persetujuan karyawan. Penjelasan ketentuan kontrak kerja kepada karyawan harus jelas bagi mereka agar tidak muncul kesalahpahaman dikemudian hari. Hal ini merupakan hak karyawan sebelum menandatangani kontrak.
  2. Tempat Kerja
    Tempat kerja karyawan baru juga harus dipersiapkan. Dimana letaknya, apakah disediakan PC dari kantor atau tidak, dan sebagainya. Termasuk memberitahu karyawan lama yang ada disekitarnya bahwa akan ada karyawan baru. Dengan begitu, interaksi diantara mereka akan terbangun secara natural.
  3. Tugas Awal
    Dalam mempersiapkan tugas awal yang akan dikerjakan karyawan baru, Anda harus konsultasi pada tim kerja yang lain. Anggota tim tersebut akan memilihkan tugas dari yang paling mudah dan meningkat secara bertahap nantinya. Dengan begitu, karyawan baru tidak akan kaget dan lebih mudah beradaptasi.
  4. Tata Cara Absensi
    Karena setiap perusahaan memiliki sistem absensi yang berbeda-beda, pastikan mereka paham betul cara melakukan presensi. Apakah dengan mesin finger print atau dapat melalui aplikasi absensi online. Termasuk mendaftarkan sidik jari karyawan baru ke finger print scanner atau membuat akun aplikasi absensi online tersebut.
  5. Data Diri dan Rekening
    Anda juga perlu menghimpun informasi data diri karyawan baru. Baik secara online maupun yang berupa dokumen hardcopy seperti fotokopi KTP, Kartu Keluarga, NPWP, Kartu Peserta BPJS (jika sudah punya), dan sebagainya. Termasuk data nomor rekening mereka untuk dimasukkan dalam sistem payroll.
  6. Alokasikan Waktu Khusus
    Setelah semua persiapan di atas selesai, Anda harus membuat waktu khusus dilaksanakannya onboarding. Tidak butuh waktu lama, setidaknya 3 hingga 7 hari sejak hari pertama karyawan baru masuk kantor. Dengan waktu khusus seperti ini, karyawan akan mendapatkan manfaat onboarding secara maksimal.

2.  Pelaksanaan

  1. Usahakan Proses yang Interaktif
    Proses pengenalan yang interaktif dapat Anda siasati misalnya dengan melakukannya saat briefing pagi. Di situ para karyawan akan berkumpul dan Anda dapat membuka pertanyaan untuk karyawan baru. Jika proses tanya jawab berjalan lancar dan interaktif, karyawan baru akan merasa diterima dengan baik. Selain itu, karyawan baru juga akan lebih mudah membangun komunikasi dan teamwork dengan karyawan lain. Cara lainnya adalah dengan mengadakan makan siang bersama, minimal dengan karyawan satu tim tersebut. Ice breaking seperti ini akan mencairkan suasana sehingga karyawan baru akan lebih nyaman dengan lingkungan kerja yang baru.
  2. Perhatikan Beban Kerja Mereka
    Dalam masa percobaan, sebaiknya karyawan baru tidak diberi tugas dan pekerjaan yang terlalu berat. Meskipun dengan alasan karyawan baru akan belajar lebih banyak nantinya. Beban kerja yang terlalu berat akan membuat produktivitas menurun. Apalagi bagi karyawan baru, mereka akan jadi turun semangatnya karena merasa pekerjaan mereka sulit dan menumpuk. Berikan tugas-tugas secara bertahap namun dipantau hasilnya.
  3. Ikut Sertakan dalam Perbincangan
    Karyawan baru biasanya dianggap belum mengerti banyak hal tentang perusahaan, sehingga tidak diikutkan dalam pengambilan keputusan tertentu. Namun hal ini harus dibenahi. Dengan mengikutkan mereka dalam perbincangan, diskusi, penyelesaian konflik, dan sebagainya, akan membuat mereka semakin banyak belajar terkait perusahaan. Selain itu, mereka juga akan terasah kemampuannya dalam menghadapi problematik pekerjaan, termasuk manajemen konflik.

Baca juga: Tips Melakukan Tahap Onboarding Karyawan Baru Berkualitas

3.  Evaluasi

Evaluasi kegiatan onboarding harus dilakukan agar tim HR mengetahui sejauh mana manfaat yang didapat dari dilakukannya onboarding ini. Salah satu cara untuk melihat manfaat dari onboarding adalah mengecek angka turnover karyawan secara berkala. Meskipun tingginya angka turnover rate karyawan tidak hanya disebabkan oleh tahap onboarding yang kurang maksimal. Namun onboarding karyawan baru menjadi salah satu faktor.

Selain itu, Anda juga perlu melihat dampaknya dari interaksi antara karyawan baru dengan karyawan lama. Apabila komunikasi dan kerjasama tim terbangun dengan baik, tahap onboarding dapat dikatakan berhasil. Indikator lainnya adalah dengan melihat kinerja karyawan baru selama menjalani masa percobaan. Tahap onboarding yang berhasil adalah yang mampu membuat karyawan baru memaksimalkan kemampuan mereka untuk perusahaan.

Masa awal bekerja bagi karyawan baru akan berpengaruh pada produktivitas mereka ke depan. Karyawan baru juga akan menggantikan karyawan lama yang sudah banyak pengalaman, misal karena pensiun. Itulah kenapa karyawan baru harus didampingi. Jika Anda menggunakan aplikasi karyawan Talenta, tugas onboarding dapat dipastikan lebih cepat selesai. Talenta memiliki fitur untuk mempersiapkan onboarding dengan adanya list of task. Dengan begitu, Anda akan dibantu memastikan persiapan onboarding dengan lebih mudah. Yuk coba Talenta disini.

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.