Payroll Software, Teknologi yang Wajib Diterapkan Perusahaan

Payroll Software, Teknologi yang Wajib Diterapkan Perusahaan

Banyak orang takut teknologi akan menggantikan pekerjaan mereka. Padahal kenyataannya, banyak orang akan kehilangan pekerjaan karena mereka tidak tahu cara menggunakan teknologi. Kemajuan teknologi semakin cepat dan persaingan semakin ketat. Kita perlu tahu bagaimana memanfaatkan teknologi canggih agar tetap kompetitif, baik sebagai HR dan finance perusahaan atau sebagai individu yang takut tidak mampu mengikuti perkembangan dunia digital yang baru. Teknologi memang telah memasuki semua bidang di industri, termasuk sistem payroll. Meskipun konsep payroll telah ada sejak zaman kuno, tetapi sistem payroll kini sudah berubah dan mengalami masa transformasi teknologi dalam bentuk software.

Kisah Singkat Sistem Payroll dari Masa ke Masa

Pada tahun 1920-1940. penggajian dilakukan secara manual yaitu dengan cara karyawan memberikan time cards kepada orang-orang yang mengawasi jam kerja lalu kemudian secara manual dihitung waktu kerja mereka dalam buku besar. Akhirnya, upah pun dihitung. Kesalahan sering terjadi dan karyawan terkadang menerima gaji dengan keterlambatan beberapa bulan.

Komputerisasi pada sistem payroll menjadi kenyataan sejak adanya Lyons Electronic Office (LEO), komputerisasi bisnis pertama di dunia yang menangani tugas-tugas administrasi pada tahun 1950-an.

Lalu pengenalan teknologi email selama beberapa dekade terakhir membuat karyawan dapat mengirim timesheets secara elektronik. Microsoft excel juga memberikan seorang HR atau finance perusahaan alat untuk melakukan perhitungan dan pelaporan gaji. Tetapi meskipun teknologi telah maju, data penggajian yang masih saja menggunakan excel, menyebabkan human errors dan tidak ada catatan yang dapat di backup. 

Dan bahkan, hari ini, masih banyak perusahaan di Indonesia yang masih memproses penggajian dengan menggunakan excel atau software asing yang mahal dan belum dilokalkan dengan kebijakan pasar tenaga kerja di Indonesia. 

Banyak praktisi HR yang masih menghabiskan banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas kasar seperti mengelola absensi karyawan, lembur, cuti, gaji bulanan, dan lain-lain. Tentu, hal ini tidak produktif dan sangat rawan kesalahan. Karena nyatanya,  pekerjaan kasar ini dapat dengan mudah diganti dengan menggunakan software payroll & HR digital yang lebih modern.

Note: Pusing dan selalu salah menghitung payroll? Ketahui dasar payroll di artikel Talenta berikut ini Apa itu Payroll? Bagaimana Hitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Apa Itu Payroll Software?

Apa Itu Payroll Software?

Payroll software adalah sistem berbasis teknologi modern yang memanfaatkan internet, smartphone dan kecerdasan buatan (AI). Seperti yang sudah kita ketahui, internet adalah saluran distribusi tercepat dan paling efisien. Hal ini berkembang secara terus menerus sehingga bisa membantu Anda menjalankan perusahaan dengan keberadaan kantor di seluruh Indonesia dan bahkan secara global. Hal ini juga biasa disebut dengan cloud computing.

Cloud computing adalah sebuah proses pengolahan daya komputasi  melalui jaringan internet  yang memiliki fungsi agar dapat menjalankan program melalui komputer yang telah terkoneksi satu sama lain pada waktu yang sama. Pemerintah, perusahaan multinasional besar dan startup telah secara agresif mengadopsi cloud computing. Termasuk sistem payroll mereka. 

Bagaimana Payroll Software Dapat Menguntungkan Perusahaan dan Karyawan?

Beberapa manfaat termasuk menghilangkan biaya modal untuk membeli server komputer, peralatan jaringan, atau mesin-mesin tambahan jadi alasan kenapa perusahaan beralih ke sistem payroll digital. Tidak ada biaya operasional untuk menyewa seorang akuntan profesional maupun pemeliharaan komputer tambahan. 

Penggajian digital modern memberikan juga memberikan manfaat dengan ketersediaannya yang di mana saja dan kapan saja. Tentu, ini sangat membuat penggunanya semakin nyaman.  Bahkan,beberapa perusahaan menyediakan aplikasi penggajian digital di web atau di smartphone. Program-program ini dapat dengan mudah melakukan tindakan seperti memeriksa slip gaji karyawan, meminta cuti tahunan serta menyetujui atau menolak permintaan cuti tahunan.

Note: Masih ragu menggunakan software payroll? Nyatanya, Anda dapat Mengatasi 6 Masalah Penggajian dengan Software Payroll Online

Singkatnya, perusahaan berkembang ketika mereka berhasil mengeksploitasi teknologi. Mereka yang gagal mengikuti perkembangan teknologi benar-benar tertinggal dan pada akhirnya akan bangkrut. Manfaat bagi perusahaan adalah meningkatkan indikator keandalan, auditable, otomatisasi, transparansi, keamanan, akuntabilitas, skalabilitas, dan analisis perusahaan untuk masa yang akan datang. 

Terlebih, payroll software juga dapat diterapkan di berbagai skala perusahaan baik besar maupun kecil. Sistem payroll secara digital adalah salah satu dasar terpenting untuk mencapai keunggulan operasional tanpa campur tangan manusia di era digital.

Tingkatkan sistem penggajian Anda yang sudah ketinggalan zaman ke penggajian digital modern yang membuat perusahaan bertahan dan berkembang di era industri 4.0.

Gunakan Talenta, salah satu software payroll terbaik dan sudah terpercaya. Selain payroll, software Talenta juga memudahkan tugas-tugas HR untuk mengelola cuti, lembur dan izin karyawan. Ketahui produk-produk software payroll & HR Talenta lebih lanjut atau coba demo gratis Talenta!


PUBLISHED19 May 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah