Payroll Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Payroll Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Payroll di Indonesia selalu menjadi menjadi tantangan bagi investor asing untuk mengikuti peraturan akuntansi yang ada di Indonesia, serta yang penting adalah peraturan payroll bagi karyawan di Indonesia.

Intinya, ada begitu banyak detail yang harus Anda sertakan dalam laporan payroll perusahaan di Indonesia.

Dengan demikian, karena sistem payroll adalah salah satu hal terpenting dalam operasional perusahaan, penting untuk mempertimbangkan distribusi upah atau gaji karyawan yang adil — dan manfaat lain yang mereka terima dari bekerja di perusahaan Anda — sehingga sistem payroll perusahaan akhirnya dapat memiliki dampak positif terhadap karyawan — dan pada akhirnya — kinerja perusahaan secara keseluruhan. Berikut artikel yang membahas penjelasan singkat tentang sistem payroll di Indonesia.

1. Hak Dasar Karyawan

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Hal dasar pertama yang perlu Anda pahami adalah mengetahui secara tepat apa hak-hak karyawan Anda. Berikut adalah beberapa hak yang harus diperoleh karyawan Anda.

a. Jam Kerja Karyawan

Jam kerja adalah 40 jam per minggu , yang berarti bahwa rata-rata, karyawan akan bekerja sekitar 8 jam sehari dan istirahat harus diberikan setiap 4 jam kerja. Jam kerja diatur sebagai berikut: 

  • Karyawan dengan 6 hari kerja seminggu bekerja 7 jam sehari dan 40 jam seminggu. 
  • Karyawan dengan 5 hari kerja seminggu bekerja 8 jam per hari dan 40 jam seminggu.  

Aturan jam kerja ini tidak berlaku untuk industri tertentu dan biasanya diatur dengan keputusan Menteri.

b. Upah Minimum

Menerima upah minimum regional, yang bervariasi sesuai dengan provinsi, kabupaten, dan daerah. Hal ini dapat dinegosiasikan kembali antara perusahaan dan karyawan. 

c. Jaminan Sosial

Menerima jaminan sosial (BPJS untuk karyawan / BPJS ketenagakerjaan ), yang mencakup asuransi kecelakaan kerja, tunjangan asuransi jiwa, dan tunjangan hari tua (pensiun) serta program perawatan kesehatan BPJS.

d. Pembayaran Cuti

Karyawan menerima pembayaran sesuai Undang-Undang saat karyawan tidak mengambil cuti tahunan, cuti hamil, sakit, dan cuti pribadi yang disesuaikan kembali dengan kebijakan perusahaan.

d. Tunjangan 

Menerima tunjangan dan yang paling khas dan ada di Indonesia adalah tunjangan hari raya keagamaan (THR / Tunjangan Hari Raya ) berdasarkan Undang-Undang.

e. Uang Lembur

Menerima pembayaran atas lembur yang dilakukan. Tarif lembur 1/173 dari seluruh gaji bulanan. Karyawan tidak diizinkan untuk bekerja lebih dari 3 jam ekstra sehari dan 14 jam ekstra per minggu Undang-Undang Ketenagakerjaan dan Peraturan Lembur  mengharuskan pengusaha untuk memenuhi ketentuan berikut:  

  • Pengusaha harus menulis perintah tertulis untuk jam lembur.  
  • Karyawan, pada bagiannya, harus menulis persetujuan tertulis untuk bekerja lembur.  
  • Pengusaha harus membayar upah lembur;  
  • Pengusaha harus menyediakan kondisi istirahat yang sesuai bagi karyawan yang bekerja dengan waktu ekstra.  
  • Pengusaha harus menyediakan minuman dan makanan untuk karyawan yang bekerja ekstra 3 jam atau lebih.   

Jika karyawan bekerja lembur pada hari libur mingguan atau hari libur nasional yang jatuh pada hari libur mingguan saat bekerja seminggu kerja 6 hari, pembayaran lembur mereka dihitung sebagai berikut:  

Jam Pembayaran
Tujuh jam pertama Dua kali upah per jam
Jam kedelapan Tiga kali upah per jam
Jam kesembilan dan kesepuluh Empat kali upah per jam

Jika karyawan bekerja lembur pada hari kerja ketika bekerja seminggu kerja enam hari, pembayaran lembur mereka dihitung sebagai berikut:  

Jam Pembayaran
Lima jam pertama Dua kali upah per jam
Jam keenam Tiga kali upah per jam
Ketujuh dan delapan jam empat kali upah per jam

Jika karyawan melakukan pekerjaan lembur pada hari libur mingguan atau hari libur umum dengan bekerja 6 hari seminggu, pembayaran lembur mereka dihitung dengan cara berikut: 

 Jam Pembayaran
Delapan jam pertama Dua kali upah per jam
Jam kesembilan Tiga kali upah per jam
Jam kesepuluh dan kesebelas Empat kali upah per jam

Karyawan yang berada di posisi tinggi dan yang waktu kerjanya tidak dibatasi oleh jam kerja,  tidak memenuhi syarat untuk menerima pembayaran lembur. 

Note: Tidak mau salah menghitung payroll dan ingin menggunakan payroll software saja? Berikut 5 Pertimbangan saat Memilih Payroll Software di Indonesia

2. Intensif 

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Insentif adalah jumlah imbalan finansial yang diterima karyawan, terlepas dari upah atau gaji reguler yang biasanya mereka terima. Insentif diberikan sesuai dengan kinerja karyawan. Intensif ini dapat diberikan dalam bentuk insentif individu atau insentif kelompok. Insentif yang paling umum diberikan oleh perusahaan adalah tunjangan lembur. Tunjangan lembur adalah jumlah uang yang didapat karyawan ketika mereka melakukan jam kerja ekstra. Selain itu, insentif juga dapat diberikan untuk individu atau tim yang dapat mencapai target tertentu yang ditetapkan oleh perusahaan.

3. Jaminan Sosial (BPJS Ketenagakerjaan)

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan ) diberikan kepada karyawan untuk melindungi keamanan mereka saat bekerja di perusahaan dan ketika mereka mencapai waktu pensiun. Asuransi jiwa juga termasuk dalam jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan ) ini. Perhitungan jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan ) adalah:

  • Asuransi kecelakaan kerja / kecelakaan kerja , yaitu 0,24% – 1,74% dari gaji bulanan, yang harus dibayar seluruhnya oleh perusahaan.
  • Jaminan kematian / asuransi jiwa , yang merupakan 0,3% dari gaji bulanan, yang juga harus dibayar seluruhnya oleh perusahaan.
  • Asuransi pensiun / hari tua , yaitu 5,7% dari gaji bulanan, yang harus dibayarkan oleh perusahaan (3,7%) dan karyawan (2%). Asuransi pensiun / hari tua ini dapat ditarik ketika karyawan mencapai usia 55 tahun atau kapan saja setelah karyawan berhenti bekerja. Keterlibatan karyawan dalam jaminan sosial ini atau BPJS Ketenagakerjaan minimal harus 5 tahun.

Note: Perhitungan payroll memang tidak sesederhana itu, ketahui  11 Manfaat Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan.

4. Asuransi Kesehatan (BPJS Kesehatan)

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Asuransi kesehatan untuk karyawan harus dibayar oleh karyawan dan pemberi kerja. Jumlah maksimum uang yang harus dibayarkan oleh perusahaan adalah 4% dari gaji maksimum Rp4.000.000 , dan jumlah minimum yang harus dibayar oleh perusahaan adalah 1% dari UMR karyawan (upah regional minimum). Biasanya, karyawan akan menerima manfaat dari kelas / tipe 2, tetapi tergantung pada kebijakan perusahaan , beberapa pekerja (terutama posisi manajemen), kelasnya akan ditingkatkan.

5. Pelaporan Pajak

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Perusahaan harus membayar dan melaporkan pajaknya secara bulanan dan tahunan. Pajak bulanan termasuk:

  • Pajak penghasilan badan pasal 25 (PPh 25) yang harus dibayar paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya dan harus diserahkan ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.
  • Pajak Pemotongan Karyawan pasal 21 (PPh 21) yang harus dibayarkan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dan harus diserahkan ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

Di sisi lain, pajak tahunan adalah:

  • Pajak Penghasilan Badan yang harus dibayarkan sebelum mengajukan pengembalian pajak dan harus diajukan paling lambat pada akhir bulan keempat setelah tahun buku berakhir, yaitu pada bulan April.
  • Pajak penghasilan perorangan yang juga harus dibayar sebelum mengajukan pengembalian pajak dan diajukan selambat-lambatnya pada akhir bulan ketiga setelah tahun buku berakhir, yaitu pada bulan Maret.

Pembayaran dan pelaporan yang terlambat akan menyebabkan perusahaan menerima penalti yang harus Anda bayar ke kantor pajak. Untuk menghindari hukuman, penting untuk mempertimbangkan membayar pajak tepat waktu.

6. Peraturan Cuti

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

Karyawan harus mengikuti peraturan tertentu ketika mereka ingin cuti. Namun, setiap perusahaan harus memberikan kesempatan kepada karyawannya untuk mengambil cuti dengan kewajiban untuk tetap membayar upah / gaji mereka. 

a. Cuti tahunan

Cuti tahunan dengan total 12 hari. Perusahaan memiliki hak untuk mengizinkan atau menunda karyawan untuk mengambil cuti tahunan. Penundaan dapat dilakukan selama maksimal enam bulan. Berdasarkan hukum Indonesia, tidak ada peraturan tertentu, yang menyatakan kompensasi yang mungkin diterima karyawan jika ia tidak mengambil cuti tahunan ini. Namun, masalah ini bisa dimasukkan ke dalam perjanjian kerja. Selama cuti tahunan, perusahaan harus membayar karyawan jumlah upah atau gaji yang disepakati.

b. Cuti Melahirkan

Cuti bersalin diberikan untuk periode 3 bulan dan biasanya diambil 1,5 bulan sebelum persalinan dan 1,5 bulan setelahnya. Selama cuti hamil, perusahaan harus memberikan upah penuh kepada karyawan. Panjang cuti hamil dapat diperpanjang jika ada rekomendasi dari dokter.

c. Cuti sakit

Jika karyawan mengambil cuti karena sakit, tidak boleh mengurangi jumlah cuti tahunan. Jumlah upah yang harus dibayarkan ketika karyawan pergi karena sakit adalah sebagai berikut:

  • Selama 4 bulan pertama, perusahaan harus memberi 100% dari upah.
  • Selama 4 bulan kedua, perusahaan harus memberikan 75% dari upah.
  • Selama 4 bulan ketiga, perusahaan harus memberikan 50% dari upah.
  • Untuk bulan-bulan berikutnya, perusahaan harus memberikan 25% dari upah.
  • Selain itu untuk cuti haid (untuk karyawan perempuan), karyawan dibayar penuh jika mereka tidak dapat melakukan tugas mereka di hari-hari pertama dan kedua haid.

d. Cuti Pribadi

Ketentuan cuti pribadi juga sudah ada aturannya. Ada beberapa kondisi di mana cuti pribadi karyawan harus dibayar, termasuk:

  • Pernikahan (3 hari),
  • Pernikahan anak karyawan (2 hari),
  • Sunatan anak karyawan (2 hari),
  • Baptis anak karyawan (2 hari),
  • Istri karyawan melahirkan atau mengalami keguguran (2 hari),
  • Kematian anggota keluarga dekat karyawan (pasangan, anak, mertua, orang tua, atau mertua) (2 hari),
  • dan kematian keluarga besar karyawan (1 hari).

Note: Lalu apa Aplikasi Payroll Terbaik yang Sesuai dengan Sistem Gaji Indonesia?

7. Pemutusan Hubungan Kerja

Payroll di Indonesia, Penjelasan Terlengkap yang Wajib Anda Ketahui

a. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Hukum perburuhan di Indonesia tidak memuat artikel tentang pemutusan hubungan kerja. Namun perusahaan tidak bisa begitu saja memecat karyawan mereka sesuka hati. Untuk mendapatkan persetujuan ini, pengusaha harus mengajukan gugatan, kecuali jika dia mencapai kesepakatan dengan karyawan dengan menandatangani pemutusan hubungan kerja bersama. 

Hukum perburuhan juga tidak memberikan perlindungan bagi karyawan. Namun tidak diperbolehkan untuk memecat karyawan karena alasan berikut:  

  • Karyawan menikah.
  • Karyawan absen karena sakit kurang dari 12 bulan. 
  • Karyawan adalah anggota aktif serikat pekerja. 

Alasan mengapa karyawan dapat diberhentikan dari pekerjaan adalah sebagai berikut:  

  • Karyawan melanggar perjanjian kerja. 
  • Karyawan dipenjara. 
  • Karyawan sakit selama lebih dari 12 bulan. 
  • Karyawan absen dari pekerjaan selama lebih dari 5 hari tanpa alasan yang sah, asalkan ia telah diberitahu dua kali.
  • Karyawan mencapai usia pensiun.

Tidak semua alasan pemecatan karyawan harus terkait dengan kelakuan buruk mereka. Majikan dapat memecat karyawan karena beberapa alasan terkait bisnis:  

  • Mungkin ada perubahan status perusahaan, merger dengan bisnis lain, atau akuisisi kepemilikannya.  
  • Perusahaan bangkrut.
  • Perusahaan mengalami kerugian terus menerus selama dua tahun berturut-turut sebagaimana dibuktikan oleh laporan keuangan.
  • Perusahaan menutup bisnis secara permanen.  

b. Pemberitahuan berkala

Karyawan diharapkan memberikan surat pemberhentian tertulis dan pemberitahuan selama minimal satu bulan sebelumnya.

c. Pesangon

Karyawan yang diberhentikan dari pekerjaannya berhak menerima pembayaran dari:

Kurang dari 1 tahun bekerja upah 1 bulan
1 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 2 tahun upah 2 bulan
2 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun upah 3 bulan
3 tahun lebih, tetapi kurang dari 4 tahun upah 4 bulan
4 tahun atau lebih, tetapi tetapi kurang dari 5 tahun upah 5 bulan
5 tahun atau lebih  upah 6 bulan
6 tahun atau lebih  upah 7 bulan
7 tahun atau lebih  upah 8 bulan
8 tahun atau lebih  upah 9 bulan

Note: Masih ragu menggunakan software payroll? Nih Seputar Aplikasi Penggajian Karyawan yang Perlu Anda Ketahui

Kesimpulan

Peraturan yang sangat rinci tentang sistem payroll harus dipahami oleh perusahaan, tidak terkecuali perusahaan asing di Indonesia.Sebaiknya, perusahaan terus memerhatikan dan menyesuaikan kebijakan perusahaan dengan aturan ini agar tidak melanggar peraturan yang berlaku di Indonesia.

Untuk pengelolaan payroll yang lebih mudah, perusahaan dapat menggunakan software payroll online seperti Talenta.

Talenta adalah software payroll Indonesia yang memiliki fitur unggulan dari mulai pengelolaan absensi, pengelolaan cuti dan lembur, perhitungan pajak penghasilan hingga pemberian gaji dan slip gaji karyawan.

Ketahui lebih jauh tentang Talenta di Solusi Payroll atau coba demo gratis Talenta.


PUBLISHED15 May 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah