Mengelola Absensi Karyawan WFH secara Eksplisit dan Implisit

Mengelola Absensi Karyawan WFH secara Eksplisit dan Implisit

Maraknya imbauan work from home membuat para perusahaan terpaksa mempekerjakan karyawan dari rumah dengan persiapan yang belum matang. Perusahaan pun mulai khawatir dengan kinerja karyawan mereka, di satu sisi ingin membebaskan jam kerja tetapi di sisi lain takut jika tidak semua karyawan patuh dan berdedikasi pada perusahaan. Saat tidak WFH saja, masih banyak bolosnya, masih banyak curi-curi waktunya, gimana kalo kerja dari rumah?” 

Oleh karenanya, perusahaan memerlukan alat dan strategi untuk memastikan pekerja WFH mereka tetap bekerja secara produktif sejalan dengan bekerja di kantor. Dalam pengelolaan karyawan WFH secara efektif, perusahaan memerlukan cara untuk mengelola absensi karyawan

Survei membuktikan bahwa pekerja WFH cenderung 20 persen lebih produktif dan 13 persen lebih efisien daripada bekerja di kantor.

Tapi sekali lagi, ini berlaku jika karyawan Anda benar-benar bekerja. Jika tidak? Jika setengah bekerja? Atau Anda berpikir “Saya percaya karyawan saya sepenuhnya.” 

Ingat, mencegah lebih baik daripada mengobati. Sehari saja produktivitas hilang maka ratusan juta anggaran bisa melayang. Dari sekarang, pelajari cara mengelola absensi karyawan WFH Anda secara eksplisit maupun implisit. Eksplisit, maksudnya Anda menunjukkan secara gamblang kepada karyawan bahwa Anda memantau mereka. Implisit, Anda menggunakan cara yang secara tidak langsung atau secara halus tetapi sebenarnya tetap memerhatikan absensi mereka.

Contoh Pengelolaan Absensi Karyawan WFH secara Eksplisit

Employee self-service

Dalam mengelola absensi karyawan secara eksplisit, Anda dapat menggunakan sistem aplikasi absensi online. Perusahaan dapat menggunakannya untuk melacak jam kerja karyawan. Karyawan dapat absen di pagi hari ketika memulai bekerja dan absen di sore hari ketika selesai bekerja. 

Jika perusahaan bekerja secara shift, cari aplikasi absensi karyawan yang juga sudah memiliki fitur tersebut. Sehingga pelacakan jam kerja karyawan dapat disesuaikan dengan shift kerja mereka dan Anda tidak perlu memantau 24/7 karena hasilnya sudah direkap secara otomatis oleh aplikasi. 

Akan lebih baik lagi, jika Anda menggunakan aplikasi absensi berbasis GPS, walaupun karyawan berada dari rumah masing-masing, tetapi jika setiap hari berbeda-beda lokasinya tentu dapat Anda curigai.

Itu lebay. Saya tidak mau terlalu posesif.”

Percayalah, Anda memang harus mengikat erat-erat hubungan dengan karyawan selama WFH.

Bahkan, kalau perlu tambahkan lagi selfie mereka ketika akan dan selesai bekerja. Misal, dengan selfie di depan laptop atau selfie di depan tumpukan dokumen dan sebagainya. Hal ini juga bisa jadi meme tersendiri bagi mereka jika Anda meminta karyawan dengan pembawaan yang santai. 

Tetapi penggunaan absensi online juga dapat dicurangi, mereka bisa saja absen lalu tidur lagi, makan atau malah nonton film kesukaan mereka tanpa mengerjakan tugas atau tugas yang dikerjakan lebih lama selesai dibandingkan ketika mereka bekerja di kantor. Oleh karena itu, setelah karyawan melakukan absensi secara online, Anda harus memantau mereka secara implisit.

Contoh Pengelolaan Absensi Karyawan WFH secara Implisit

Untuk memantau kehadiran mereka secara halus, gunakan video call untuk menanya kabar mereka, pekerjaan mereka serta memberi tugas keseharian yang harus dikerjakan. Secara sekilas, video call terjadi sebagai pengganti komunikasi langsung di kantor. Secara terselubung, Anda dapat melihat karyawan mana yang bekerja, karyawan mana yang tidak dapat dihubungi karena tidur siang, karyawan mana yang ketika dihubungi tidak berada di rumah. Karyawan secara tidak langsung memaksakan diri mereka untuk tetap siap sedia. 

Tapi mungkin, tidak semua karyawan menggunakan jam kerja yang seharusnya karena memang pekerjaan mereka bisa dilakukan kapan saja. Anda dapat meminta mereka untuk menggunakan google calendar. Setiap karyawan memiliki kalender dengan kode warna mereka sendiri dan menandai apa yang mereka kerjakan setiap hari di kalender. Dengan membuat kalender bersama, alur kerja, rapat dan proyek dapat diketahui bersama. Anda dapat beralasan juga kalau hal ini agar Anda dapat menghubungi mereka di waktu yang telah mereka sesuaikan sendiri. 

Luangkan juga waktu bersama setiap tim per minggu atau per hari untuk saling berkomunikasi. Ini dapat menggunakan video call sekaligus google calendar. Buat garis besar apa yang akan didiskusikan dan sisakan ruang untuk diskusi hal lainnya. 

Baca juga : Aplikasi Absensi Online: Solusi Terbaik HRD saat WFH

Kesimpulan

Mengelola absensi karyawan nyatanya sangat berguna untuk tetap mempertahankan atau bahkan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Pengelolaan absensi secara eksplisit dan implisit memang saling membutuhkan. Tidak selamanya Anda dapat menghubungi mereka dan melacak satu-satu google calendar mereka dan tidak selamanya juga karyawan dapat bekerja pada waktu yang sama. 

Jika Anda masih bingung akan menggunakan aplikasi absensi online mana yang terbaik bagi perusahaan, Anda dapat mencoba Talenta. Talenta sebagai aplikasi yang sudah memberi fitur lengkap untuk mengelola absensi karyawan perusahaan Anda. Bahkan, terdapat juga pengelolaan shift, pengajuan cuti dan lembur karyawan sehingga memudahkan perusahaan memantau keseharian karyawan WFH.

Cari tahu selengkapnya  produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba aplikasi secara gratis. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan  gratis 3 bulan dengan melakukan aktivasi di bulan April 2020.

CTA Talenta


PUBLISHED15 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah