Insight Talenta

Apa Itu Reimburse dan Manfaatnya Untuk Karyawan? Berikut Ulasannya

Sudah tahukah Anda apa itu reimburse? Bagi sebagian orang mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah ini. Terutama bagi karyawan yang bekerja di perusahaan besar.

Reimburse atau reimbursement adalah waktu yang dinanti-nanti oleh para karyawan. Kenapa begitu? Karena dalam kegiatan reimbursement, apabila terdapat uang pribadi karyawan yang turut digunakan dalam kepentingan perusahaan, maka melalui kegiatan ini karyawan akan memperoleh gantinya.

Pada dasarnya, kegiatan reimburse adalah kegiatan ganti rugi yang diberikan kepada para karyawan yang mana keuangan pribadi karyawan tersebut telah digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Biasanya, dalam memenuhi tugas yang perusahaan berikan, mengharuskan kita untuk mengeluarkan uang pribadi. Seringkali sebuah perusahaan tidak membayarkan secara langsung beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional perusahaan, sehingga karyawan diminta untuk membayarkannya terlebih dahulu. 

Meski begitu, selama uang tersebut telah terpakai untuk kepentingan perusahaan maka karyawan dapat melakukan reimbursement. Namun apa sih reimburse itu? Apa saja yang harus kita lakukan agar dapat melakukan reimburse? Simak artikel berikut untuk penjelasan lebih lanjut. 

reimburse karyawan

Pengertian Reimburse 

Reimburse adalah kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan bisnis perusahaan. Yang memberikan kompensasi tersebut tentunya adalah pihak perusahaan. Biasanya, kompensasi biaya ini biasanya terkait dengan perjalanan bisnis yang mencakup biaya hotel, makanan, transportasi darat, dan penerbangan. Tidak lupa, biasanya karyawan akan memiliki anggaran reimbursement yang berbeda sesuai dengan posisi dan juga jabatannya.

Sangat penting untuk kita mengetahui kebijakan-kebijakan yang berlaku saat ingin melakukan reimbursement. Karena tidak semua uang yang karyawan yang telah mereka keluarkan secara pribadi dapat perusahaan reimburse. Pastinya, perusahaan akan mengganti dana yang karyawan keluarkan dengan persyaratan harus mempunyai bukti pembayaran, invoice, dan sebagainya.

Jenis – jenis Reimburse

Umumnya, terdapat beberapa jenis reimbursement, berikut ulasannya:

  • Penggantian biaya transportasi

Banyak sekali karyawan yang mendapat tugas untuk bepergian baik dalam kota maupun luar kota. uang yang terpakai dalam perjalan tersebutlah yang mendapatkan reimburse. Biasanya, biayanya berupa tiket perjalanan pesawat, sewa hotel, dan akomodasi lainnya. Perlu kita ingat bahwa ketentuan atas kebijakan ganti rugi setiap perusahaan berbeda-beda. 

  • Biaya ganti rugi kesehatan (Medical)

Dalam jenis ini perusahaan memberikan fasilitas kesehatan pada karyawannya. Hal tersebut biasanya berbentuk asuransi kesehatan, seperti  BPJS, dan tunjangan kesehatan. Selain apabila terdapat seorang karyawan yang mengalami kecelakaan kerja, dapat juga untuk mengajukan reimbursement ke perusahaan.

  • Reimbursement operasional bisnis

Terakhir, terkadang karyawan juga harus mengeluarkan dana operasional yang berasal dari pribadi. Tentu saja Anda dapat mengajukan reimburse untuk mengganti biaya pengeluaran tersebut. Contoh yang biasa terjadi adalah saat sedang berdiskusi dengan klien menggunakan ponsel yang memakan biaya pulsa, akses internet, dan masih banyak yang lainnya.

Hal-hal Apa Saja yang Dapat Direimburse?

Setelah paham apa itu reimburse, sekarang Anda harus memahami hal-hal apa saja yang dapat di-reimburse, meski masing-masing perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dalam penerapannya.

Terlepas dari itu, di bawah ini kami paparkan beberapa bentuk pengeluaran yang umumnya dapat diajukan re-imburse:

  • Penggantian Biaya Perjalanan

Dalam dunia bisnis, menjalin hubungan dengan perusahaan atau pihak lain sangat dianjurkan. Nah, biasanya karyawan pilihan akan diperintahkan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis.

Saat melakukan perjalanan bisnis pastinya Anda akan mengeluarkan beberapa biaya, seperti tiket transportasi, akomodasi, makan dan lain sebagainya.

Hal seperti itu dapat Anda ajukan sebagai reimbursement kepada perusahaan. Namun, tetap perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan menerapkan jenis reimbursement yang sama, termasuk dalam hal penggantian biaya perjalanan. Tidak sedikit perusahaan yang kini telah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

  • Pengganti Biaya Bisnis

Dalam dunia bisnis, ada beberapa biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Di antara biaya-biaya yang sudah dianggarkan dengan baik, kemungkinan ada biaya bisnis lain yang tanpa disengaja harus dikeluarkan oleh karyawan.

Sebagai karyawan, Anda dapat mengajukan penggatian biaya bisnis jika uang yang digunakan adalah uang pribadi. Adapun jenis pengeluaran yang dapat Anda klaim ke perusahaan seperti biaya pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembelian perlengkapan kantor, program seminar atau pelatihan karyawan, biaya sewa tempat dan lain sebagainya.

Penting untuk diingat, sertakan data yang lengkap saat mengajukan reimburse. Anda dapat menyertakan data seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal dan hari pengeluaran serta keterangan pengeluaran yang dilakukan.

  • Pengganti Biaya Kesehatan

Meskipun banyak perusahaan yang telah memberikan jaminan kesehatan kepada karyawannya melalui tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, namun masih ada beberapa perusahaan yang tetap menyediakan reimbursement dalam bidang kesehatan.

Perusahaan menyediakan reimbursement dalam kesehatan pada karyawannya ketika terjadi pengeluaran biaya untuk kesehatan, perawatan maupun obat-obatan.

Tips Mengajukan Reimburse

Dalam pengajuan reimbursement terdapat beberapa tips untuk para karyawan yang ingin melakukannya. Berikut beberapa ulasan mengenai tips dalam mengajukan reimbursement:

  • Persiapkan dokumen yang dibutuhkan

Yang pasti, hal yang menjadi syarat utama adalah kelengkapan dokumen sebelum melakukan reimbursement. Dokumennya berupa invoice, bukti pembayaran dan lainnya. Tidak lupa untuk menjaga dokumen tersebut sebelum melakukan reimburse. Pastikan juga dokumen tersebut asli, dan tersimpan secara rapi agar mudah Anda temukan.

  • Lakukan reimbursement secepatnya

Perusahaan biasanya memerlukan waktu cukup lama untuk memproses pengajuan dari karyawan lainnya. Untuk itu, lakukanlah secepat mungkin jika ingin reimburse dana pribadi yang terpakai. Karena seperti yang sudah dibahas tadi, perusahaan memiliki kebijakan berbeda dalam proses reimburse. Terdapat beberapa perusahaan yang menetapkan batas waktu untuk mengajukan penggantian dana.

  • Pahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement

Seperti poin pertama bahwa untuk melakukan reimburse terdapat beberapa persyaratan. Jika syarat tersebut tidak terpenuhi, maka kemungkinan besar reimburse tidak akan dapat kita ajukan. Oleh karena itu, pahamilah syarat apa saja yang Anda butuhkan. Sehingga nantinya pengajuan reimburse berhasil, dan dana pribadi akan perusahaan ganti.

  • Cek kembali apa yang ingin diajukan

Kita harus berhati-hati sebelum melakukan pengajuan reimbursement. Karena dan pribadi yang terpakai dan sifatnya tidak ada kaitannya dengan kebutuhan perusahaan, hal tersebut akan ternilai sebagai kecurangan. Oleh karena itu, penting untuk melakukan pengecekan ulang terhadap dana yang ingin kita reimburse sebelum melakukan pengajuan ke perusahaan.

  • Hitung kembali pengembalian dana

Perlu kita lakukan penghitungan ulang terhadap pengajuan reimburse yang telah perusahaan setujui. Jika perusahaan sudah membayarnya, cobalah untuk menghitung kembali dana tersebut. Kita bisa meminta kembali pada perusahaan jika setelah pengajuan reimburse terdapat dana yang kurang.

Gunakan Accounting Software dari Talenta untuk pencatatan arus keuangan perusahaan lebih akurat dan otomatis.

Kecurangan-kecurangan dalam Proses Reimburse

Sebagian karyawan terkadang ada yang melakukan tindakan kecurangan dalam mengajukan reimbursement di perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan wajib aktif memantau pengeluaran setiap pekerja yang hendak mengajukan klaim. Berikut beberapa indikator mengenai kecurangan-kecurangan dalam proses reimburse:

  • Mengajukan klaim untuk beberapa bentuk bukti pembayaran yang dimiliki diluar keperluan perusahaan
  • Memalsukan pengeluaran atau mengarang pembelian untuk mengajukan penggantian biaya
  • Dengan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari nilai sebenarnya
  • Mengajukkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran perusahaan. 
  • Memaksimalkan penggunaan kartu kredit perusahaan

Pertimbangan Dasar yang Menjadi Acuan dalam Menilai Kecurangan pada Proses Reimburse

Untuk mengetahui kecurangan yang dilakukan karyawan tentunya terdapat acuan untuk menilai kecurangan dalam proses reimburse. Berikut beberapa acuan dalam penilaian kecurangan pada proses reimburse yaitu:

  • Pengeluaran karyawan lebih besar dibandingkan pengeluaran karyawan lainnya dengan jabatan yang sama
  • Melakukan klaim dua kali untuk pengeluaran yang sama
  • Pengajuan klaim pengeluaran yang tidak berkaitan dengan perusahaan 
  • Membulatkan jumlah pengeluaran, memaksimalkan penggunaan kartu kredit, dan sebagainya

Jangan lupa untuk menggunakan document software dari Talenta untuk melakukan pengurusan dokumen perusahaan secara digital dan terpusat.

Contoh Form Reimbursement

Contoh form reimbursement operasional dan transportasi

Contoh form reimbursement

Sumber: scrbid.com

Itulah pembahasan mengenai reimbursement. Pada intinya hal tersebut merupakan kompensasi atas uang pribadi yang kita keluarkan untuk kepentingan perusahaan. Perlu kita ingat, bahwa dalam pengajuan reimburse terdapat beberapa hal yang perlu kita perhatikan. Sehingga reimbursement yang telah kita ajukan akan perusahaan setujui.

Kelola Reimbursement Karyawan dengan Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, bahkan benefit karyawan.

Fitur benefit karyawan dari Talenta akan mempermudah Anda dalam memberi tunjangan karyawan tanpa harus menunggu lama karena rekapitulasi dikerjakan oleh sistem yang terintegrasi dengan fitur payroll. Akses tautan berikut https://mekari.com/produk/mekari-flex/ untuk lebih lengkapnya.

Sehingga hadirnya Talenta by Mekari  memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan menjadi aplikasi ESS yang memudahkan karyawan dalam mengajukan lembur, cuti, bahkan reimbursement hanya dari smartphone mereka. Kunjungi link berikut untuk mengetahui benefit lainnya yang akan Anda dapatkan dari Talenta https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

  • Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!

 

 


PUBLISHED08 Mar 2022
Made
Made