Insight Talenta 6 min read

Apa Itu Reimburse dan Manfaatnya Untuk Karyawan? Berikut Ulasannya

By Guest GuestPublished 08 Mar, 2022

Sudah tahukah Anda apa itu reimburse? Bagi sebagian orang mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah ini. Terutama bagi karyawan yang bekerja di perusahaan besar.

Reimburse atau reimbursement adalah waktu yang dinanti-nanti oleh para karyawan. Kenapa begitu? Karena dalam kegiatan reimbursement, apabila terdapat uang pribadi karyawan yang turut digunakan dalam kepentingan perusahaan, maka melalui kegiatan ini karyawan akan memperoleh gantinya.

Pada dasarnya, kegiatan reimburse adalah kegiatan ganti rugi yang diberikan kepada para karyawan yang mana keuangan pribadi karyawan tersebut telah digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Biasanya, dalam memenuhi tugas yang perusahaan berikan, mengharuskan kita untuk mengeluarkan uang pribadi. Seringkali suatu perusahaan tidak membayar secara langsung untuk beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional perusahaan, sehingga karyawan diminta untuk membayar terlebih dahulu.

Namun, selama uang tersebut telah digunakan untuk kepentingan perusahaan, karyawan dapat mengeluarkan pengembalian dana.

Tapi apa itu pengembalian dana? Apa yang harus kami lakukan untuk dapat mengeluarkan pengembalian dana? Untuk penjelasan lebih lengkapnya, simak artikel di bawah ini.

reimburse karyawan

Pengertian Reimburse 

Reimburse adalah kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan usaha Perusahaan. Yang membayar ganti rugi tentu saja perusahaan. Biasanya, kompensasi biaya ini berkaitan dengan perjalanan bisnis yang mencakup hotel, makan, dan transportasi darat. , dan Tiket Pesawat Jangan lupa bahwa karyawan umumnya memiliki anggaran penggantian yang berbeda berdasarkan posisi dan jabatannya.

Sangat penting bagi kita untuk mengetahui kebijakan yang berlaku jika kita ingin mengeluarkan refund, karena tidak semua uang yang telah dikeluarkan oleh karyawan secara pribadi dapat dikembalikan oleh perusahaan. Perusahaan tentu saja akan mengisi kembali dana yang dikeluarkan oleh karyawan di negara tersebut. Mereka harus memberikan bukti pembayaran, faktur, kuitansi, dll.

Jenis – jenis Reimburse

Biasanya, terdapat beberapa jenis reimbursement, berikut ulasannya:

  • Penggantian biaya transportasi

Ada begitu banyak karyawan yang bepergian baik dalam maupun luar kota. Uang yang dihabiskan untuk perjalanan akan dikembalikan. Biaya biasanya datang dalam bentuk tiket pesawat, sewa hotel dan akomodasi lainnya. Kita harus ingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebijakan kompensasi yang berbeda.

  • Biaya ganti rugi kesehatan (Medical)

Pada tipe ini, perusahaan memberikan fasilitas kesehatan kepada karyawannya, biasanya berupa jaminan kesehatan, seperti BPJS, dan tunjangan kesehatan, dan jika karyawan mengalami kecelakaan di tempat kerja, juga dimungkinkan untuk meminta pengembalian dana dari perusahaan.

  • Reimbursement operasional bisnis

Akhirnya, karyawan terkadang harus membayar sumber daya operasi yang berasal dari sumber pribadi. Tentu saja, Anda dapat meminta penggantian biaya ini. Contoh yang sering muncul adalah ketika Anda berdebat dengan pelanggan yang menggunakan ponsel yang biaya pulsa, akses internet dan banyak lagi.

Hal-hal Apa Saja yang Dapat Direimburse?

Setelah memahami apa itu reimbursement, kini Anda perlu memahami hal-hal apa saja yang dapat di-reimbursement, meskipun setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda dalam penerapannya.

Selain itu, berikut adalah beberapa jenis pengeluaran yang dapat diganti secara umum:

  • Penggantian Biaya Perjalanan

Dalam dunia bisnis, sangat disarankan untuk menjalin hubungan dengan perusahaan atau pihak lain, karena karyawan terpilih biasanya dipesan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis.

Tentu saja, ketika Anda melakukan perjalanan bisnis, ada berbagai biaya, seperti: tiket, akomodasi, makan, dll.

Hal seperti itu dapat Anda ajukan sebagai reimbursement kepada perusahaan. Namun, tetap perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan menerapkan jenis reimbursement yang sama, termasuk dalam hal penggantian biaya perjalanan. Tidak sedikit perusahaan yang kini telah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

  • Pengganti Biaya Bisnis

Dalam dunia bisnis, ada beberapa biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Di antara biaya-biaya yang sudah dianggarkan dengan baik, kemungkinan ada biaya bisnis lain yang tanpa disengaja harus dikeluarkan oleh karyawan.

Sebagai karyawan, Anda dapat mengajukan penggatian biaya bisnis jika uang yang digunakan adalah uang pribadi. Adapun jenis pengeluaran yang dapat Anda klaim ke perusahaan seperti biaya pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembelian perlengkapan kantor, program seminar atau pelatihan karyawan, biaya sewa tempat dan lain sebagainya.

Penting untuk diingat, sertakan data yang lengkap saat mengajukan reimburse. Anda dapat menyertakan data seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal dan hari pengeluaran serta keterangan pengeluaran yang dilakukan.

  • Pengganti Biaya Kesehatan

Meskipun banyak perusahaan yang telah memberikan jaminan kesehatan kepada karyawannya melalui tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, namun masih ada beberapa perusahaan yang tetap menyediakan reimbursement dalam bidang kesehatan.

Perusahaan menyediakan reimbursement dalam kesehatan pada karyawannya ketika terjadi pengeluaran biaya untuk kesehatan, perawatan maupun obat-obatan.

Tips Mengajukan Reimburse

Saat mengajukan reimbursement, ada beberapa tips bagi karyawan yang ingin melakukannya. Berikut adalah beberapa ulasan tentang tips untuk meminta reimbursement:

  • Persiapkan dokumen yang dibutuhkan

Tanpa ragu, syarat utama adalah integritas dokumen sebelum melakukan reimbursement. Dokumen tersebut berupa invoice, bukti pembayaran dan lain-lain.

Jangan lupa untuk menyimpan dokumen sebelum mengeluarkan reimbursement. Pastikan juga dokumen tersebut asli dan terpelihara dengan baik agar mudah ditemukan.

  • Lakukan reimbursement secepatnya

Perusahaan seringkali membutuhkan waktu lama untuk memproses lamaran dari karyawan lain. Lakukan ini sesegera mungkin jika Anda ingin mengembalikan dana pribadi yang digunakan.

Karena seperti yang disebutkan di atas, perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dalam proses refund. Ada beberapa perusahaan. menetapkan tenggat waktu untuk mengajukan penggantian.

  • Pahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement

Sebagai poin pertama untuk melakukan refund, ada beberapa prasyarat. Jika kondisi ini tidak terpenuhi, kami tidak mungkin dapat memberikan pengembalian dana. Oleh karena itu, pahami kondisi apa yang Anda perlukan agar pengajuan pengembalian dana berhasil, dan dana pribadi akan digunakan untuk perubahan bisnis.

  • Cek kembali apa yang ingin diajukan

Kami harus berhati-hati sebelum mengirim pengembalian dana karena ini dianggap sebagai penipuan karena penggunaan pribadi dan kebutuhan non-bisnis. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa uang yang ingin kita kembalikan sebelumnya. pengiriman ke perusahaan.

  • Hitung kembali pengembalian dana

Kami perlu menghitung ulang permintaan pengembalian dana yang disetujui oleh perusahaan. Jika perusahaan membayarnya, coba hitung ulang dananya. Kami dapat meminta perusahaan untuk mengembalikannya jika tidak ada cukup uang setelah mengajukan pengembalian dana.

Gunakan Accounting Software dari Talenta untuk pencatatan arus keuangan perusahaan lebih akurat dan otomatis.

Kecurangan-kecurangan dalam Proses Reimburse

Karyawan terkadang melakukan tindakan curang saat menuntut penggantian dari perusahaan, sehingga perusahaan harus secara aktif memantau pengeluaran setiap karyawan yang ingin mengajukan klaim. Berikut beberapa tanda penipuan dalam proses reimburse:

  • Ajukan klaim untuk bukti pembayaran milik seseorang yang tidak memiliki kebutuhan bisnis.
  • Memalsukan pengeluaran atau melakukan pembelian untuk mengklaim pengembalian uang.
  • Secara sadar meningkatkan upaya nominal dari nilai nyata.
  • Menyerahkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran bisnis.
  • Maksimalkan penggunaan kartu kredit perusahaan.

Pertimbangan Dasar yang Menjadi Acuan dalam Menilai Kecurangan pada Proses Reimburse

Untuk mengungkap kasus fraud yang dilakukan oleh karyawan tentunya ada acuan penilaian fraud dalam proses reimbursement. Berikut beberapa referensi untuk menilai kecurangan dalam proses refund, yaitu:

  • Pengeluaran karyawan lebih tinggi daripada biaya karyawan lain di posisi yang sama.
  • Klaim biaya yang sama dua kali.
  • Penyampaian laporan pengeluaran non-perusahaan.
  • Mengumpulkan pengeluaran, memaksimalkan penggunaan kartu kredit, dll.

Jangan lupa untuk menggunakan document software dari Talenta untuk melakukan pengurusan dokumen perusahaan secara digital dan terpusat.

Contoh Form Reimbursement

Contoh form reimbursement operasional dan transportasi

Contoh form reimbursement

Sumber: scrbid.com

Itulah pembahasan mengenai reimbursement. Pada intinya hal tersebut merupakan kompensasi atas uang pribadi yang kita keluarkan untuk kepentingan perusahaan. Perlu kita ingat, bahwa dalam pengajuan reimburse terdapat beberapa hal yang perlu kita perhatikan. Sehingga reimbursement yang telah kita ajukan akan perusahaan setujui.

Kelola Reimbursement Karyawan dengan Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, bahkan benefit karyawan.

Fitur benefit karyawan dari Talenta akan mempermudah Anda dalam memberi tunjangan karyawan tanpa harus menunggu lama karena rekapitulasi dikerjakan oleh sistem yang terintegrasi dengan fitur payroll. Akses tautan berikut https://mekari.com/produk/mekari-flex/ untuk lebih lengkapnya.

Sehingga hadirnya Talenta by Mekari  memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan menjadi aplikasi ESS yang memudahkan karyawan dalam mengajukan lembur, cuti, bahkan reimbursement hanya dari smartphone mereka. Kunjungi link berikut untuk mengetahui benefit lainnya yang akan Anda dapatkan dari Talenta https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

  • Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!

Guest Guest