4 Kesalahan yang Harus Dihindari Meski Telah Menggunakan Software HRD

4 Kesalahan yang Harus Dihindari Meski Telah Menggunakan Software HRD

DSaat ini banyak perusahaan yang sudah beralih dari proses perhitungan gaji manual ke perhitungan otomatis. Pertumbuhan perusahaan yang meningkat menjadi salah satu faktor yang mendorong perusahaan untuk menggunakan software HRD untuk mengelola karyawan. Dengan pemilihan software HRD yang tepat, Anda sebagai HRD bisa melakukan banyak hal secara lebih mudah dan cepat, mulai dari mengelola absensi karyawan, mengelola cuti, menghitung lembur, BPJS Ketenagakerjaan, menghitung pajak, dan sebagainya. Di mana, semua komponen tersebut berkaitan erat dengan proses perhitungan penggajian karyawan.

Namun, meski sudah dibantu dengan bantuan software payroll, tidak sedikit HR yang melakukan berbagai kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Hal ini tentu berakibat fatal bagi keuangan perusahaan yang mengakibatkan kegagalan perusahaan. Di bawah ini Talenta akan menjabarkan beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam proses penggajian meski sudah menggunakan software payroll.

Pendokumentasian Data yang Tidak Lengkap

Salah satu manfaat software HRD adalah mengelola data perusahaan dan karyawan dengan baik. Namun, ketika data yang tersedia kurang lengkap, perusahaan perhitungan gaji karyawan pun akan terganggu dan bisa berakibat salah perhitungan. Untuk memastikan perhitungan penggajian karyawan dengan benar, pastikan Anda telah memastikan beberapa data seperti absensi, kontrak kerja, status karyawan, pajak karyawan, dan sebagainya telah tersimpan di dalam sistem tersebut.

Ketika Anda melakukan satu kesalahan, misalnya status karyawan yang tidak sesuai, maka proses penggajian akan menjadi tidak akurat dan membuat proses penggajian semakin rumit.

Selain itu, pastikan catatan penggajian perusahaan seperti time sheet, canceled check, tax form dan slip gaji Anda simpan dengan baik selama tiga tahun. Kemudian, dasar perhitungannya sendiri tidak boleh dihapus selama 2 tahun. Jadi, pastikan software yang Anda gunakan mampu menyimpan seluruh data tersebut hingga minimal 3 tahun. 

Mengabaikan Pembayaran Pajak

Ketika perusahaan mendapatkan kondisi keuangan yang kurang baik, biasanya perusahaan akan cenderung melakukan pembayaran tagihan yang berhubungan dengan produktivitas, seperti gaji karyawan, pembayaran supplier, listrik dan internet, dan masih banyak lagi. Tidak jarang hal ini tanpa disadari membuat pembayaran pajak diabaikan hingga mendapati kondisi denda pajak yang membengkak. Apalagi, semakin banyak jumlah karyawan, semakin besar pula denda pajak yang harus dibayar. Selain itu, perusahaan juga bisa terkena sanksi lainnya jika ditemukan indikasi penggelapan pajak. Hal ini tentu bisa membuat aset aset perusahaan disita atau izin operasional dibekukan!

Salah satu jenis pajak yang sulit untuk dihitung adalah Pajak Penghasilan Pasal 21 atau PPh 21. Hal ini dikarenakan banyaknya jenis karyawan yang berbeda-beda di setiap perusahaan. Jadi, ketika Anda ingin menggunakan software payroll, pastikan software HRD tersebut memiliki fitur yang dapat digunakan secara compatible dengan peraturan pajak yang terbaru dan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.

Baca juga : Exit Interview, Hal Penting yang Sering Dilupakan HRD

Menganggap Karyawan sebagai Subkontraktor

Banyak perusahaan yang ingin menghindari pajak berganda dengan memperlakukan karyawan selayaknya kontraktor atau vendor independen. Di mana, perbedaan status karyawan dengan dengan posisi kontraktor dapat berpengaruh dalam proses perhitungan gaji karyawan dan tentunya akan merugikan karyawan tersebut.

Jadi, sebelum Anda menggunakan software payroll, pastikan Anda telah memahami hak dan kewajiban karyawan; baik karyawan kontrak maupun karyawan tetap, agar tidak ada kesalahan dalam transaksi penggajian yang akan merugikan para pihak.

Pengelompokan Golongan Karyawan yang Kurang Tepat

Umumnya, karyawan dibedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu exempt employee dan non-exempt employee. Di mana, golongan exempt employee tidak mendapatkan hak atas upah lembur ketika mereka bekerja di luar jam kerja normal atau operasional. Hak ini dikarenakan mereka menempati posisi yang strategis. Karyawan dalam golongan ini biasanya disebut karyawan white collar seperti manajerial dan sebagainya,

Sedangkan golongan non exempt adalah karyawan yang pengupahannya diatur berdasarkan UU Ketenagakerjaan dan berhak mendapatkan upah lembur sesuai peraturan yang berlaku. Golongan karyawan di sini sering dikenal juga dengan istilah karyawan blue collar. Untuk melindungi karyawan dalam golongan ini, pemerintah membuat aturan-aturan yang menjelaskan tentang tata cara menghitung lembur. Di mana, jika karyawan lembur dikarenakan hal yang sangat krusial bagi operasional perusahaan, maka HR dapat menggunakan aplikasi penggajian yang terkoneksi dengan absensi online. Di mana, data absen online yang valid inilah yang membantu Anda sebagai HR dalam mempermudah perhitungan gaji dan pembayaran upah.

Itulah beberapa kesalahan yang sering terjadi dan dilakukan HR meski telah menggunakan bantuan software HR dan payroll dalam menjalankan tugas administrasinya. Sebagai HR yang baik, Anda harus bisa memastikan, software yang Anda gunakan telah berjalan dengan baik, sehingga seluruh pekerjaan Anda bisa dilakukan secara otomatis tanpa perasaan was-was salah perhitungan gaji.

Baca juga : Mengapa Software HR Berbasis Cloud Lebih Baik dari yang On-Premise?

Di mana, dengan kesalahan perhitungan gaji, bukan hanya karyawan yang akan merugi, perusahaan juga akan mendapatkan kerugian yang cukup besar, mulai dari kerugian materi hingga kehilangan kredibilitas yang berakibat penurunan citra perusahaan. Jadi, sebelum Anda menggunakan dan memilih software payroll, pastikan Anda telah melakukan integrasi data dengan baik untuk menghindari beberapa kesalahan di atas.

Talenta merupakan salah satu software payroll yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan perhitungan gaji dengan lebih akurat dan realtime sesuai dengan data yang tersimpan di dalam sistem. Selain itu, Anda juga bisa meminta bantuan tim talenta dalam pemindahan data yang Anda miliki ke dalam sistem Talenta. Sehingga, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan seperti yang telah disebutkan di atas. Jadi segera ajukan demo Talenta sekarang!


PUBLISHED12 Jan 2020
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami