Software HR Berbasis Cloud dan Tujuh Kemudahan yang Diberikan

Software HR Berbasis Cloud dan Tujuh Kemudahan yang Diberikan

Belakangan pengelolaan sumber daya manusia atau SDM dapat dilakukan secara otomatis atau digital menggunakan software dimana data-data terkait SDM diolah dalam penyimpanan cloud.

Software HR berbasis cloud memungkinkan Anda untuk mengelola aktivitas operasional SDM dengan mudah dan cepat karena seluruh pemrosesan data dilakukan secara otomatis.

Cloud sendiri merupakan sistem komputasi berbasis internet sebagai wadah penyimpanan dan pengolahan data. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola data di mana dan kapan pun selagi ada sambungan internet.

Selain kemudahan, ada banyak fitur software HR yang dapat mempermudah pekerjaan SDM lainnya. Lantas apa saja fitur-fitur tersebut?

Absensi Online

Fitur penting pertama pada software HR berbasis cloud adalah absensi online. Dengan adanya absensi online, Anda bisa menerapkan aturan kerja dari rumah atau work from home baik secara penuh maupun parsial.

Cara kerja absensi online adalah karyawan memasang aplikasi absensi dari software HR perusahaan. Kemudian karyawan masuk ke aplikasi absensi menggunakan akun yang diberikan oleh perusahaan melalui smartphone

Setelah berhasil masuk ke aplikasi, karyawan bisa langsung check in  melalui smartphone pribadi. Hal ini menguntungkan karena karyawan bisa absen saat sedang perjalanan dinas atau bekerja di lapangan. Selain itu, karyawan tidak perlu kembali ke kantor hanya untuk melakukan check out.

Fungsi absensi online juga semakin menjadi urgensi ketika pandemi COVID-19. Dimana kontak fisik baik dengan sesama manusia maupun dengan benda perantara seperti mesin absensi sangat dilarang guna mencegah penularan.

Dengan adanya absensi online juga memudahkan tugas personalia karena tidak perlu lagi melakukan ekspor data dari mesin absensi ke sistem pengelolaan SDM. Absensi karyawan juga bisa dipantau secara real-time sehingga mengurangi risiko kecurangan.

Simak: 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif

Pengajuan Cuti dan Lembur

Sama seperti absensi, karyawan juga dapat dengan mudah untuk melakukan pengajuan cuti dan lembur melalui smartphone. Karyawan bisa mengajukan beragam cuti sesuai dengan UU ketenagakerjaan dan juga perusahaan.

Dengan software HR berbasis cloud, personalia juga bisa mengatur jatah cuti, menyesuaikan aturan cuti, dan juga otomatis menghitung pengambilan jatah cuti dan lembur yang akan dimasukkan dalam perhitungan gaji.

Proses rekap data cuti, lembur dan juga perhitungan gaji pun dapat menghemat waktu hingga 60%

Penjadwalan Kerja

Perusahaan yang memiliki kerja shift, atau memiliki kantor virtual, atau bahkan hanya memiliki karyawan freelance membutuhkan sistem penjadwalan kerja. 

Tidak cukup dengan mencatatnya di excel atau note, penjadwalan kerja harus dilakukan secara akurat, otomatis, dan juga real-time menggunakan software HR berbasis cloud.

Hal tersebut bertujuan agar tidak ada penjadwalan kerja yang bertumpuk atau berselisih. otomasi penjadwalan kerja atau shift rostering juga berguna agar tidak ada shift ganda pada waktu shift kerja malam yang merugikan karyawan yang memiliki jatah di waktu tersebut.

Perhitungan Gaji Otomatis

Software Payroll sebagai Solusi

Seperti yang telah disinggung pada poin sebelumnya, software HR berbasis cloud membantu Anda untuk menghitung gaji secara otomatis.

Anda bisa menghitung gaji berdasarkan rekap data absensi, cuti, lembur, dan juga kompensasi yang didapatkan oleh karyawan.

Perhitungan pajak penghasilan, potongan BPJS ketenagakerjaan, dan juga THR juga bisa dilakukan dengan otomatis tanpa harus khawatir adanya salah perhitungan. Perhitungan gaji yang biasanya memakan waktu lama dapat dipangkas dengan software HR.

Rekap Data secara Real-Time

Kemudahan lainnya adalah Anda juga bisa melakukan rekap dan pemantauan data karyawan seperti absensi, pinjaman karyawan, cuti, dan transfer gaji secara real-time.

Selain mengurangi praktik kecurangan data oleh karyawan, rekap data secara real-time juga memudahkan personalia untuk mengetahui waktu aktivitas karyawan seperti absensi, atau transfer gaji secara langsung sehingga mengurangi kesalahan input data akibat dari human error.

Baca juga: Ini Alasan Mengapa Aplikasi Absensi ESS Penting bagi Perusahaan

Expense Management

Saat ini software HR tidak hanya berfokus pada pengelolaan data saja, namun juga mengelola pengeluaran perusahaan atau expense management yang berkaitan dengan SDM. Misalnya saja pinjaman karyawan, kasbon, atau reimbursement.

Fitur manajemen pengeluaran wajib ada pada software HR yang akan Anda gunakan. Hal tersebut agar perusahaan tetap dapat memenuhi kebutuhan pengeluaran tanpa harus mengganggu arus kas perusahaan.

Dengan fitur expense management memungkinkan bagi personalia untuk melacak sisa waktu cicilan, waktu pinjaman, dan juga detail reimbursement yang diajukan karyawan.

Benefit Karyawan

Kompensasi dan benefit karyawan adalah dua hal yang berbeda. Kompensasi adalah balas jasa yang diberikan perusahaan karena telah melakukan pencapaian kerja.

Sedangkan benefit adalah sesuatu yang diberikan perusahaan diluar gaji. Benefit karyawan adalah faktor penting bagaimana karyawan Anda bisa bertahan dan produktif saat bekerja.

Dengan menggunakan software HR berbasis cloud, Anda bisa mengatur benefit yang bisa didapatkan karyawan hingga besaran benefit yang diberikan.

Salah satu benefit yang diberikan karyawan misalnya ketika WFH, perusahaan memberikan pulsa internet atau jika Anda sakit berupa biaya berobat dengan limit yang telah ditentukan.

Itulah fitur wajib yang harus ada pada software HR berbasis cloud. Pada era industri digital bahkan saat pandemi berlangsung, fleksibilitas karyawan dengan menerapkan kerja dari rumah merupakan waktu yang tepat untuk beralih ke software HR.

Anda bisa mempercayakan segala kebutuhan HRIS Anda bersama Talenta. Software HRIS Talenta membantu Anda dalam mempermudah dalam pengelolaan SDM perusahaan Anda di era industri digital terutama saat pandemi. Anda dapat mencoba gratis Talenta dan konsultasikan masalah HR Anda pada kami di sini.

 

 


PUBLISHED08 Sep 2020
Hafidh
Hafidh