-
Izin kerja adalah hal yang wajar karena setiap karyawan punya kebutuhan di luar kantor, tetapi akan menjadi masalah ketika izin berubah menjadi kebiasaan dan mengganggu produktivitas tim.
-
Untuk membuat proses izin, cuti, dan dokumentasi tindak lanjut lebih rapi serta cepat, HR dapat memanfaatkan Mekari Talenta melalui fitur pengajuan izin dan cuti hingga Reprimand untuk surat teguran.
Setiap karyawan pasti memiliki kehidupan di luar kantor yang terkadang menuntut perhatian lebih. Entah itu masalah kesehatan fisik, mental, atau urusan keluarga.
Namun, menjadi masalah ketika izin kerja menjadi pola kebiasaan (habitual) alih-alih kebutuhan mendesak.
Sebagai HR, kita dituntut peka. Apakah karyawan sering izin karena beban kerja yang burnout, lingkungan kerja yang toxic, atau sekadar kurangnya disiplin diri?
Sebelum produktivitas tim makin terganggu, mari kita bahas cara mengatasi karyawan yang sering izin kerja di artikel berikut ini.
Dasar Hukum terkait Hak Karyawan untuk Izin Kerja
Dalam praktik HR, istilah izin kerja umumnya merujuk pada kondisi karyawan tidak masuk kerja atau berhalangan bekerja, baik karena alasan pribadi, alasan keluarga, maupun alasan kesehatan.
Berdasarkan Undang Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, rujukan utamanya berangkat dari prinsip pengupahan yang dikenal sebagai no work no pay, yaitu upah pada dasarnya tidak dibayar ketika pekerja tidak melakukan pekerjaan.
Prinsip ini menjadi acuan penting saat perusahaan menyusun kebijakan izin, terutama untuk jenis izin di luar ketentuan perundang-undangan atau skema cuti yang sifatnya tidak dibayar.
Namun, HR juga perlu memahami bahwa prinsip no work no pay memiliki pengecualian. Artinya, ada kondisi tertentu ketika karyawan tidak bekerja tetapi perusahaan tetap wajib membayar upah, selama alasan ketidakhadirannya termasuk kategori yang diatur dalam ketentuan ketenagakerjaan dan aturan pengupahan.
Di titik ini, perusahaan tidak bisa menerapkan pemotongan upah secara otomatis hanya karena karyawan tidak hadir, karena ada dasar hukum yang mengatur situasi berhalangan tertentu yang tetap berhak atas upah.
Salah satu jenis izin yang paling sering muncul dalam operasional HR adalah izin sakit dan izin karena alasan penting yang tetap dibayar.
Contohnya izin untuk menikah, menikahkan anak, mengkhitankan anak, membaptiskan anak, istri melahirkan atau keguguran, serta keluarga inti meninggal dunia.
Kategori ini penting untuk dibedakan dari izin biasa, karena secara praktik ketenagakerjaan, alasan-alasan tersebut termasuk kondisi yang menjadi pengecualian dari no work no pay dan dapat memengaruhi kewajiban pembayaran upah.
Selain itu, ada pula hak cuti dan izin yang dasar hukumnya kuat dan sering dijadikan rujukan HR dalam menyusun kebijakan paid leave, seperti cuti tahunan minimal 12 hari kerja setelah karyawan bekerja 12 bulan secara terus-menerus.
Di luar cuti tahunan, terdapat ketentuan khusus untuk cuti haid, cuti melahirkan, dan cuti keguguran, yang dalam implementasinya perlu dijabarkan jelas dalam kebijakan perusahaan agar alur pengajuan, bukti pendukung, dan mekanisme pencatatannya rapi.
Baca juga: 7 Jenis Cuti Karyawan yang Harus Diketahui Perusahaan
Cara Perusahaan Mengatasi Karyawan Yang Sering Izin Tidak Masuk Kerja
Jika karyawan mengajukan izin tidak masuk kerja, perusahaan tetap perlu merujuk pada aturan yang berlaku di perusahaan, perjanjian kerja, serta klasifikasi izin yang termasuk paid leave atau unpaid leave.
Namun, ketika izin terjadi terlalu sering, berulang, dan membentuk pola yang mengganggu operasional, HR perlu menanganinya secara bertahap dan berbasis data agar tetap adil, tegas, dan minim konflik.
Berikut beberapa pertimbangan yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan saat menghadapi karyawan yang sering izin tidak masuk kerja.
1. Lakukan Analisis Pola Izin dan Validasi Administrasi
Langkah pertama adalah memastikan data izin karyawan tercatat lengkap dan bisa dibaca polanya, bukan hanya menghitung โberapa kali izinโ.
HR perlu melihat tren seperti izin yang sering terjadi di hari tertentu, menjelang atau setelah libur, saat peak workload, atau ketika jadwal shift tertentu.
Setelah itu, validasi administrasinya, apakah izin diajukan sesuai prosedur, ada bukti pendukung bila diperlukan, dan apakah statusnya termasuk izin yang berbayar atau tidak berbayar sesuai kebijakan perusahaan.
Dengan data dan pola yang jelas, HR punya dasar objektif sebelum mengambil tindakan, sehingga keputusan tidak terasa subjektif atau pilih kasih.
2. Ambil Langkah Persuasif lewat Diskusi Terarah
Jika pola izin mulai tidak wajar, jangan langsung menghukum.
Panggil karyawan untuk diskusi terarah dengan tujuan mencari akar masalah yang paling mungkin, misalnya masalah keluarga, kendala transportasi, urusan pribadi yang berulang, konflik dengan atasan, beban kerja yang tidak seimbang, atau sekadar masalah kedisiplinan.
HR berperan sebagai jembatan, jadi penting untuk menggali dua sisi sekaligus, kondisi personal karyawan dan kondisi kerja di timnya.
Dari diskusi ini, HR bisa menentukan apakah solusinya berupa penyesuaian jadwal, penegasan aturan, atau rencana perbaikan perilaku yang lebih tegas.
3. Tetapkan Ekspektasi dan Rencana Perbaikan yang Jelas
Setelah diskusi, HR perlu membuat ekspektasi yang konkret dan terukur, bukan sekadar imbauan. Misalnya target kehadiran dalam periode tertentu, batas maksimal izin mendadak, serta kewajiban mengajukan izin sesuai alur yang ditetapkan.
Jika diperlukan, dokumentasikan kesepakatan dalam bentuk catatan pembinaan agar ada jejak tindak lanjut.
Rencana perbaikan seperti ini membantu karyawan memahami konsekuensi sejak awal dan memberi HR dasar yang kuat jika masalah berulang.
4. Terapkan Aturan Secara Bertahap melalui Surat Peringatan
Jika karyawan tetap sering izin tanpa perbaikan yang signifikan, perusahaan dapat menerapkan kebijakan yang lebih tegas sesuai peraturan perusahaan, misalnya surat peringatan bertahap.
Mekanismenya bisa berupa SP 1, SP 2, sampai SP 3 sesuai tingkat pelanggaran dan frekuensi kejadian, dengan catatan seluruh prosesnya konsisten antar karyawan dan terdokumentasi rapi.
Tujuan surat peringatan bukan untuk langsung menuju PHK, tetapi sebagai bentuk penegasan bahwa perilaku tersebut mengganggu operasional dan harus dihentikan.
Dengan tahapan yang jelas, HR mengurangi risiko sengketa karena karyawan sudah diberi kesempatan memperbaiki diri.
5. Pertimbangkan Tindakan Lanjutan bila Tidak Ada Perubahan
Jika seluruh langkah persuasif dan disipliner sudah dilakukan tetapi tidak ada perubahan, perusahaan dapat mempertimbangkan tindakan lanjutan sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Ini termasuk evaluasi kinerja, penyesuaian peran bila relevan, hingga opsi pemutusan hubungan kerja sebagai langkah terakhir.
Yang penting, keputusan dibuat berbasis bukti, prosesnya adil, dan komunikasinya profesional agar kedua pihak tetap saling menghormati hak dan kewajiban masing-masing.
Baca juga: Contoh Surat Peringatan Kerja Berdasarkan Aturan di Indonesia
Kelola Izin Dan Cuti Karyawan Lebih Mudah dengan Aplikasi Mekari Talenta
Menggunakan aplikasi adalah salah satu cara untuk atasi masalah karyawan sering izin, tanpa ganggu produktivitas.
Dengan memanfaatkan ini, Karyawan dapat melakukan pengajuan izin sakit hanya menggunakan satu aplikasi yang terintegrasi dengan solusi software HR.
Salah satu software yang memiliki fitur ijin sakit melalui aplikasi adalah Mekari Talenta.
Selain izin sakit, Anda juga dapat mengajukan cuti tahunan hingga cuti lahiran.
Mekari Talenta berguna untuk memudahkan Anda mengelola karyawan terutama yang sering izin, terutama dalam hal pembuatan surat teguran karyawan serta langsung mengirim melalui fitur Reprimand.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda!
