Ini Alasan Mengapa Aplikasi Absensi ESS Penting bagi Perusahaan

Ini Alasan Mengapa Aplikasi Absensi ESS Penting bagi Perusahaan

Perkembangan teknologi di era digital banyak membawa dampak positif bagi perusahaan. Salah satunya adalah kehadiran aplikasi absensi ESS atau Employee Self Service

Sistem absensi berbasis ESS ini merupakan satu dari sekian banyak fitur yang diciptakan untuk membantu mempermudah proses pengelolaan administrasi HR.

Seiring berjalannya waktu, sistem absensi mengalami berbagai perubahan. Dari yang mulanya hanya bermodalkan kertas dan pulpen, berubah menjadi absensi almano dengan memasukkan kertas ke mesin absensi. Kemudian beralih ke absensi menggunakan sidik jari, hingga absensi online yang dapat diakses melalui ponsel pintar. 

Semakin canggih sistem absensi, maka semakin banyak pula manfaatnya bagi perusahaan. Saat ini, tidak sedikit perusahaan yang mulai beralih dari sistem absensi manual ke sistem absensi yang lebih canggih. 

Faktor utamanya adalah sistem absensi manual dianggap tak lagi efektif lantaran risiko terjadinya kecurangan dan manipulasi data  lebih besar. Untuk menghindari hal-hal tersebut sekaligus mempermudah tugas HR dalam mengelola administrasi perusahaan, mulailah dikenalkan sebuah aplikasi absensi yang dilengkapi dengan fitur ESS.

Note : Baca artikel Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

5 Aplikasi Absensi Online Android Gratis Terbaik

Mengenal Employee Self Service

Apa itu Employee Self Service atau ESS? Pada dasarnya ESS adalah sebuah sistem berbasis online yang memungkinkan karyawan untuk mengakses data dan berbagai informasi terkait urusan pekerjaan, atau administrasi lainnya secara mandiri. 

Hadirnya sistem ESS bertujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan administrasi karyawan. Aplikasi ini tidak hanya memberikan keuntungan bagi karyawan, namun juga perusahaan.

Jika sudah masuk ke akun aplikasi ESS, karyawan dapat mempersonalisasikan dan memperbarui data yang berupa absensi, tugas harian, cuti, slip gaji, dan informasi lainnya. Proses izin berhalangan hadir atau pengajuan cuti pun menjadi lebih praktis dan tidak membuang banyak waktu dibandingkan cara manual yang sangat birokratis. 

Sistem ESS tidak hanya diperuntukkan bagi karyawan yang berada di kantor, tetapi juga bagi mereka yang berada di luar ke kantor, misalnya sedang melakukan meeting di tempat lain atau sedang tugas dinas ke luar kota. Hanya dengan bermodalkan ponsel dan jaringan internet, seluruh karyawan dapat mengakses sistem ESS di mana pun dan kapan pun.

Note : Baca artikel Mesin Absensi Jadi Media Baru Penyebaran COVID-19, Bagaimana Bisa?

Mengapa Aplikasi Absensi ESS Penting Dimiliki Perusahaan?

Aplikasi Absensi ESS sangat penting dimiliki oleh perusahaan mengingat besarnya keuntungan yang diperoleh dari pengaplikasiannya. Penerapan sistem ini merupakan sebuah langkah yang besar dalam upaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia. 

Apa saja kelebihan absensi dengan fitur ESS sehingga harus dimiliki perusahaan?

Data Lebih Akurat

Dari segi akurasi, rekapitulasi data kehadiran menggunakan aplikasi absensi dengan fitur EES jauh lebih unggul ketimbang sistem absensi manual. Risiko terjadinya human error juga dapat diminimalisir mengingat aplikasi tersebut sudah dirancang dengan program khusus. 

Kesalahan-kesalahan berupa salah input jam kerja atau nama tidak dapat dianggap sepele karena dapat berdampak langsung terhadap penggajian karyawan. Oleh karena dibutuhkan aplikasi absensi dengan hasil yang akurat dan tepat.

Efisien Waktu 

Penggunaan aplikasi absensi ESS membuat waktu menjadi lebih efisien, khususnya bagi tim HR. Jika sebuah perusahaan memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, tentu akan butuh waktu lama bagi HR untuk mengolah data absensi masing-masing individu. 

Fitur ESS membuat proses pendataan dilakukan secara otomatis dengan sistem yang sudah terintegrasi. Cara ini tentu lebih cepat ketimbang metode pencatatan secara manual, yang selain boros kertas juga cukup berbelit.

Di samping HR, manfaat efisiensi ini juga dirasakan oleh karyawan. Melalui aplikasi absensi dengan fitur ESS, karyawan hanya perlu masuk ke akun menggunakan ponsel dan langsung mencatatkan kehadirannya tanpa perlu repot-repot mengantre.

Selain itu, apabila ada kendala dalam proses absensi seperti lupa clock in atau clock out, karyawan dapat segera melakukan ralat mandiri menggunakan aplikasi absensi atas persetujuan oleh tim HR.  

Note : Baca artikel Persiapan Kantor Agar Tetap Kondusif Hadapi COVID-19

Keamanan Data Terjamin

Sistem absensi secara manual dengan menggunakan buku atau kertas jelas diragukan keamanannya. Pasalnya, data-data absensi itu dapat hilang atau dengan mudah diubah, dimanipulasi bahkan disalahgunakan oleh pihak-pihak tertentu. 

Namun, dengan penyimpanan berbasis cloud yang ada pada fitur ESS, kerahasiaan dan keamanan data karyawan akan terjamin. Hal itu dikarenakan seluruh data yang masuk pada sistem komputasi cloud akan langsung diolah dan dienkripsi secara otomatis.

Oleh karena itu, penggunaan aplikasi absensi dengan sistem ESS sangat memberi kemudahan bagi karyawan maupun perusahaan. Setelah memahami betapa pentingnya ESS bagi perusahaan dan karyawan, kini saatnya menentukan aplikasi absensi online yang menyediakan fitur ESS terbaik. 

Talenta adalah salah satu aplikasi absensi yang memiliki fitur ESS dan dapat diakses melalui handphone. Sehingga karyawan dapat melakukan absensi kehadiran dan ketidakhadiran dengan mudah dan praktis. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Note : Baca artikel Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

CTA Talenta


PUBLISHED01 Sep 2020
Poppy
Poppy