Dear Personalia, Ini Keuntungan Menggunakan Software HRIS

Dear Personalia, Ini Keuntungan Menggunakan Software HRIS

Bagi personalia, penggunaan aplikasi sangat penting terutama dalam mengelola kebutuhan karyawan. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan personalia adalah HRIS  Human Resources Information System

HRIS merupakan sistem informasi sumber daya manusia yang memudahkan HR maupun personalia mengatur dan mengelola data karyawannya. Mulai dari absensi, cuti, lembur, tunjangan, hingga penggajian.

Note : Baca artikel Dear HR Manager, Ini Pentingnya Gunakan HRIS

HRIS saat ini berbentuk perangkat lunak atau pelantar daring yang membantu kerja HRD dengan mengintegrasikan pengelolaan data karyawan dengan kinerja tugas umum HRD. Penggunaan software HRIS dimaksudkan untuk meningkatkan dan memudahkan kinerja HRD agar lebih efisien.

Seperti diketahui, HRD merupakan divisi yang paling berperan dalam menjalankan suatu perusahaan. Selain mengurus administrasi serta pengelolaan karyawan dan perusahaan, HRD juga bertanggung jawab untuk mencari dan menyediakan calon kandidat terbaik yang diharapkan mampu berkontribusi dalam memenuhi visi dan misi perusahaan. 

Karena banyaknya tugas HRD, penggunaan software HRIS dapat membantu meringankan tugas tersebut. 

Keuntungan Menggunakan Software HRIS bagi Personalia

Pengelolaan manajemen dan administrasi perusahaan akan dirasa lebih mudah dan praktis apabila dilakukan menggunakan aplikasi personalia seperti software HRIS dibandingkan dengan cara manual. Beberapa keuntungan penggunaan software HRIS bagi personalia di antaranya adalah sebagai berikut:

apa itu hris (human resources information system)?

Terdapat Fitur ESS

Software HRIS menyediakan fitur yang bernama ESS (Employee Self-Service). Pada dasarnya, fitur ESS merupakan sistem yang bisa diakses langsung oleh karyawan untuk melihat informasi serta data karyawan secara mandiri terkait pekerjaan dan urusan dengan sumber daya manusia.

Data-data yang dapat diakses langsung oleh karyawan misalnya adalah personalisasi data pribadi, tugas harian, data absensi, data cuti karyawan, dan slip gaji. Jadi pada intinya, fitur ESS ini memudahkan karyawan mengakses data dari HRD yang bisa dibuka melalui komputer atau ponsel dengan sambungan internet. 

Berbasis cloud, penyimpanan data di sistem ESS terjamin kerahasiaan dan keamanannya. Karena data yang masuk pada sistem komputasi cloud langsung diolah dan dienkripsi secara otomatis.

Dengan adanya ESS berbasis cloud, karyawan tidak perlu repot membongkar tumpukan berkas atau melewati birokrasi HR untuk mendapatkan atau mengubah data, melainkan hanya perlu mengakses data yang sudah ada pada sistem ini. Prosesnya cepat dan dapat dilakukan di mana serta kapan saja.

Selain itu, sistem ESS ini juga dinilai sebagai sistem yang bersifat ramah lingkungan karena dapat mengurangi penggunaan kertas (paperless).

aplikasi HRIS Indonesia

Adanya Absensi Online

Data kehadiran karyawan merupakan hal penting untuk mengukur indikator kinerja dan kedisiplinan karyawan. Penggunaan absensi online yang terdapat dalam software HRIS tentu akan memudahkan baik karyawan maupun pihak HRD.

Keuntungan bagi karyawan dengan adanya absensi online adalah dapat diakses langsung lewat ponsel pintar masing-masing. Hal ini sangat menguntungkan, terutama bagi karyawan yang bekerja di lapangan, karena tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk mengisi absensi terlebih dahulu.

Sedangkan bagi pihak HRD, adanya sistem absensi online bermanfaat karena dapat merekapitulasi data absen karyawan secara langsung atau real time melalui software HRIS. Jadi HRD tidak perlu lagi menginput manual data karyawan satu per satu. Dengan begitu, tugas HRD akan jauh lebih ringan dan dapat meningkatkan kinerja dan performa.

Note : Baca artikel Seluk Beluk HR Manager, Berikut Hal-hal yang Wajib Diketauhi

Proses Payroll Lebih Cepat

Software HRIS juga menyediakan sistem payroll yang merupakan sistem administrasi penggajian. Proses pengelolaan gaji karyawan yang dilakukan secara manual tentunya akan menyita waktu dan tenaga, khususnya bagi perusahaan berskala besar dengan jumlah karyawan banyak.

Sistem payroll dapat meringankan tugas rutin HRD setiap bulan dalam menghitung gaji karyawan yang perlu dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transportasi/makan, uang lembur serta berbagai potongan lain seperti BPJS dan pajak.

Dengan menggunakan sistem payroll dalam software HRIS, HRD dapat memantau performa karyawan dalam satu bulan. Sistem payroll juga terhubung dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan secara otomatis mendapat pemotongan gaji jika tidak masuk kerja. Proses penghitungan gaji karyawan dilakukan secara otomatis dengan sistem payroll ini.

Demikianlah beberapa keuntungan menggunakan software HRIS yang perlu diketahui. Banyaknya kemudahan yang ditawarkan membuat perusahaan mulai beralih menggunakan HRIS. Ingat bahwa perusahaan berkualitas pasti memiliki pengelolaan dan administrasi yang baik pula. 

Sebagai salah satu software HRIS terbaik, Talenta menawarkan banyak sekali manfaat dan solusi cerdas yang dapat membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah dan praktis. Dibekali dengan berbagai fitur canggih seperti time and attendance management hingga payroll management, Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Ada pula berbagai fitur HRIS Talenta yang menarik berupa pemenuhan kompensasi karyawan, reimbursement, dan juga absensi berbasis gps dan selfie. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda pada kami.

Note : Baca artikel Digitalisasi HRIS, Apa Saja Kelebihannya?

CTA Talenta


PUBLISHED03 Aug 2020
Poppy
Poppy